9 Oblasti projektového riadenia (a prečo sú dôležité)

Veci úspechu projektu

Faktom je, že v živote aj v podnikaní väčšina projektov zlyháva. Na úspechu však záleží. Kedykoľvek projekt zlyhá, strácajú sa čas a peniaze. Niekedy sú životy stratené, napríklad pri záchrannej misii po hurikáne alebo inej prírodnej katastrofe.

Existujú dva typy projektov. Jedným z nich je podľa obchodného guru Josepha M. Jurana „Problém je naplánovaný na riešenie“. Ak projekt ako tento zlyhá, zbytočne sa míňa všetok čas, úsilie a peniaze a problém stále zostáva v nás. Ďalším typom projektu je snaha premeniť sen na skutočnosť. Keď tento typ projektu zlyhá, sen sa nikdy nestane skutočnosťou. Napríklad začiatkom tohto mesiaca zavrela svoje brány spoločnosť s veľkou víziou. Poznám dvadsať ľudí, ktorí prišli o veľkú časť svojich príjmov, a boli ďalšie stovky. A spoločnosť pomohla tisícom, ale je preč.

Faktom je, že viac ako polovica všetkých projektov zlyhá - a to sa týka dobre navrhnutých, dobre riadených projektov a v úspechu zahŕňa aj projekty, ktoré sa dodávajú neskoro a majú nadmerný rozpočet. Skutočná úspešnosť - projekty, ktoré prinášajú prijateľné alebo úžasné výsledky včas a za nižší rozpočet, sú priveľmi malé.

Dokážeme to oveľa lepšie. Robíme to tak, že venujeme pozornosť všetkým častiam projektu, to znamená riadením deviatich oblastí projektového riadenia, ktoré sa uplatňujú na náš projekt.

V tomto článku

Pozrime sa na:

• Definícia úspechu projektu
• Ako definovať cieľ projektu
• Deväť oblastí projektového riadenia
• Ako som tieto oblasti použil v príklade scenára z reálneho života
• Tri fázy projektu vrátane prípravy, uskutočnenia a následného postupu

Cieľ: Úspech projektu

„Úspech projektu“ znie ako strašne neurčitý cieľ. V skutočnosti to nie je vágne, ale je to príliš všeobecné.

Ľahko ho môžeme urobiť konkrétnym pre každý projekt. A v skutočnosti je táto konkrétna definícia cieľa projektu prvým krokom k úspechu projektu. Inštitút pre riadenie projektu (PMI) formálne definuje projekt ako „dočasné úsilie vynaložené na vytvorenie jedinečného produktu, služby alebo výsledku“. Kľúčové prvky sú:

• Každý projekt je dočasný. Nebude to trvať večne. Začína sa to v určitý deň a končí sa to neskôr.
• Každý projekt je jedinečný. Každý projekt prináša nové, nové a odlišné výsledky.
• Každý produkt prináša po dokončení nejaký konkrétny výsledok.

Definovanie cieľa projektu

Tu je niekoľko príkladov cieľov projektu:

• 20. júna nás čaká nádherná svadba s 300 hosťami.
• Nový štvorprúdový most medzi ostrovom Marcos a pevninou bude pre automobilovú dopravu otvorený 30. novembra za cenu nižšiu ako 4 milióny dolárov.
• Naše najnovšie vydanie softvéru Amazing Planning, verzia 10.0, vyjde 20. augusta za cenu 29,99 dolárov so všetkými známymi chybami z beta testu a s nákladmi na vývoj pod 50 000 dolárov.

Ako vidíte, projekty sú jednak osobné, jednak aj obchodné. Uvidíte tiež, že dobrá definícia projektu zahŕňa to, čo bude dodané, kedy a koľko to bude stáť. (Za svadbu sa platia určité náklady, ale to je osobné. Nezahrnul som to, pretože to nie je vaša vec.)

Tieto príklady ilustrujú prvé tri oblasti projektu, ktoré musíme riadiť.

• Rozsah je fantazijné slovo pre to, čo robíme.
• Časové adresy: kedy sa projekt začne; kedy sa skončí, prinesie výsledky; trvanie od začiatku do konca; a množstvo úsilia (osobohodiny) práce.
• Náklady sú definíciou ceny, ktorú bude projekt stáť.

Toto sú prvé tri oblasti projektu, ktoré definujeme, a nazývame ich faktormi Results (r), pretože ich možno merať z hľadiska jasných, definovateľných výsledkov. Pokiaľ ide o rozsah, buď sa cieľ dosiahne, alebo nie. Pokiaľ ide o čas: Buď je to raz, alebo je neskoro. Pokiaľ ide o náklady: Buď sme zostali v rámci rozpočtu, alebo sme prekročili rozpočet. Ak sa chcete dozvedieť viac informácií o týchto výsledkových faktoroch a o tom, prečo sa im hovorí Železný trojuholník, môžete si prečítať Ako zostaviť plán riadenia projektu.

Výsledky (r) však nie sú dostatočné. Ak budeme pracovať iba s týmito tromi prvkami, náš projekt zlyhá.

Čo je deväť oblastí projektového riadenia?

Rozsah, čas, náklady, riziko, kvalita, komunikácia, ľudské zdroje, obstarávanie, integrácia

Príklad zo skutočného života: Celodenný výlet

Asi pred rokmi sme mali s manželkou skutočne zábavný deň. Ako projektový manažér chcem povedať, že to bolo tým, že som to riadil ako projekt. Je to každopádne dobrý príklad toho, ako sa úspech projektu spolieha na viac než len na tri faktory (r): rozsah, čas a náklady.

Naším plánom bolo vziať si júnovú sobotu a zbierať liči (milujeme ovocie liči) na farme liči, ktorú si vlastníte, asi hodinu severne od miesta, kde sme bývali. Chceli sme si domov doniesť päť kíl liči, čo stačilo na to, aby nám vydržalo celé leto. Liči stáli 4 doláre / libru a benzín na cestu bol asi 10 dolárov, takže celkové náklady na projekt boli 30 dolárov.

Výsledky sa spoliehajú na procesy

Znie to jednoducho. Väčšina projektov znie jednoducho. Ale keď sa zastavíte a myslíte si, koľko vecí sa pokazí, povedie to iný príbeh. Tu je veľa vecí, ktoré by sa mohli pokaziť, usporiadané tak, aby ilustrovali deväť oblastí projektového riadenia.

• Rozsah. Keby sme sa stratili, a nikdy by sme nenašli liči farmy - žiadne liči!
• Čas. Keby sme začali neskoro, dorazili by sme uprostred dňa. Zbierať liči na prudkom slnku nie je vôbec žiadna zábava. A na jednodenný výlet nie je žiadna zábava zlyhaním projektu!
• Náklady. Ojoj! Liči sú veľmi citlivé ovocie. Potrebujú chladič a trochu ľadu, inak sa pokazia, než prídeme domov. Pridajte 5 dolárov za chladič polystyrénu a 1 dolár za ľad.
• Riziko. Čo ak sa auto pokazí - nešťastný deň! Než pôjdeme, nechajte si ju vyladiť a skontrolovať.
• Kvalita. Vyberajte opatrne! Chceme si domov doniesť iba tie najlepšie liči.
• Komunikácia. V aute, pol hodiny od domu. „Zlatko, máš mapu?“ "Čo! Myslel som, že máš mapu?"
• Ľudské zdroje. „Zlatko, je čas vstať a vybrať liči?“ "Choď, nemám na to chuť. Okrem toho ma moja kamarátka Barbara berie na brunch." Celodenný výlet sa zmenil na rozvod!
• Obstarávanie. Telefonický hovor skoro v sobotu ráno. "Pán Kemp, veľmi vám ďakujem, že ste včera pristavili svoje auto na vyladenie. Bohužiaľ sme zálohovali a zatiaľ sme na tom nezačali pracovať." „Ale malo sa to urobiť včera večer!“ „Rozumiem, pane, ale naozaj sa snažíme. Všetko je v poriadku. Vaše auto by malo byť k dispozícii dnes okolo piatej hodiny popoludní. Ďakujeme, že ste sa rozhodli pre stredisko služieb rýchleho a spoľahlivého automobilu!“ Žiadne auto, žiadny výlet, žiadne liči!
• Integrácia Vrážame späť do auta s našimi liči. „Zlatko, kde je chladič?“ „Zaplatil som za to, myslel som si, že si to vyniesol z obchodu.“ „Vyniesol som to z obchodu a ty si ho dal do kufra.“ "Nie, otvoril som kufor. Myslel som, že si vložil chladič." „Ale zavrel si kufor.“ „Zavrel som kufor, pretože som si myslel, že si vložil chladič.“ „Nie, položil som chladič na zem, pretože si neotvoril kmeň dosť rýchlo.“ „Takže hovoríš, že je moja chyba, že si nechal chladič na parkovisku s potravinami!“ Žiadny chladič; horúce liči; nahnevaná manželka.

Ako môžete vidieť, mnoho vecí môže ísť do zlého procesu hoci aj jednoduchý jednodňový výlet. O koľko viac sa môže pokaziť obchodný projekt vo výške 10 000 alebo 10 miliónov dolárov!

Ak sa pozrieme úprimne, tieto problémy sa vyskytujú na každom projekte neustále. A preto väčšina projektov zlyháva. Ale úspech je ľahší, ako by ste si mysleli - ak venujete pozornosť všetkým deviatim oblastiam.

Projekt Liči: Zábava a úspech!

Takto vyzerá ovocie liči. Každá je o niečo väčšia ako hrozno.

Wow! Maják! Poďme!

1/8

Liči a majáky