Obsah:
- Dôležitosť e-mailu pre firmy
- Anketa
- 9 efektívnych stratégií využívania e-mailu v práci
- Právne dôsledky a politické úvahy
- Základné súčasti e-mailovej politiky pre firmy
- Anketa
Posielanie a prijímanie e-mailov je bežné v podnikaní takmer v každej komunite.
Lori Truzy
Dôležitosť e-mailu pre firmy
Niektoré odhady odhadujú globálne množstvo dennej korešpondencie online obchodu na takmer 130 miliárd. E-mail je efektívnym nástrojom pre podniky, ale s elektronickými správami sa musí zaobchádzať s maximálnou profesionalitou. Napriek dôležitosti e-mailu v obchodných interakciách väčšina zamestnávateľov školenie o používaní elektronickej pošty poskytuje len zriedka. Zhodou okolností musia pracovníci pri využívaní obchodných zdrojov pochopiť rozdiel medzi osobnou a obchodnou korešpondenciou.
Ak nebudú obchodné interakcie s e-mailom správne, môžu byť skutočne škodlivé. Ako rehabilitačný poradca som pracoval s klientmi na zdokonalení písomných a slovných schopností pre podnikateľské prostredie. Okrem toho som pomáhal zamestnávateľom pri implementácii stratégií efektívnej komunikácie s e-mailom. Ďalej uvádzame techniky, ktoré sa osvedčili, a nápady na vytvorenie užitočnej politiky.
Anketa
E-mailové interakcie prebiehajú počas celého pracovného dňa.
Lori Truzy
9 efektívnych stratégií využívania e-mailu v práci
1. Vyhýbajte sa neprimeraným vtipom. Používanie určitých slov a fráz na očierňovanie jednotlivca môže byť dôvodom na okamžité prepustenie. Mnoho organizácií má politiku proti používaniu explicitného jazyka, tj. Škôl. Medzi typy urážlivých komentárov v e-mailoch a iných komunikáciách patria: rasové nadávky, bigotné vyhlásenia o národnom pôvode, zaujaté komentáre o zdravotnom postihnutí osoby a urážky týkajúce sa sexuálnej orientácie. Výskum následne ukázal, že podniky majú úžitok z toho, že majú rešpektovanú reputáciu voči zamestnancom i širokej verejnosti. Obmedzte svoj osobný pohľad na komédiu z obchodnej komunikácie vrátane e-mailov.
2. Zvážte dennú dobu. Denná doba môže ovplyvniť reakcie na e-mail. Na konci dňa môže osoba poslať online korešpondenciu v stručnom jazyku, ktorý nemusí odrážať to, čo viete o zamestnancovi, zákazníkovi alebo kontraktorovi. Okrem toho zvážte, či je odosielanie e-mailov v mimopracovných hodinách vhodné. Napríklad posielanie správ nadriadenému večer, keď je s rodinou, nemusí byť skvelý nápad. (Ako urgentne potrebujete odpoveď? Je problém lepšie vyriešený počas nasledujúceho pracovného dňa?)
3. Snažte sa neposielať e-maily počas prestávok a obeda. Ľudia využívajú prestávky a čas na obed na dobitie sa od stresu v práci. Počas týchto období sa môžu zaoberať aj osobnými problémami. Z týchto dôvodov môže kontaktovanie inej osoby prostredníctvom e-mailu viesť k narýchlo zostaveným odpovediam so slabo vyjadrenými nápadmi v čase obeda alebo prestávky. Odborníci často používajú techniku, ktorá si vyhradzuje čas počas pracovného dňa na odpovedanie a písanie e-mailov, aby bola zachovaná prehľadnosť a sústredenie.
4. Zistite, kedy e-mail nemusí byť najlepšou voľbou. Témy týkajúce sa zdĺhavých rozhovorov je možné najlepšie vyriešiť formou osobných kontaktov alebo telefonického hovoru. Okrem toho by ste sa pri výmene e-mailov na pracovisku nemali vyhýbať dôverným záležitostiam alebo citlivým subjektom, pokiaľ s nimi nie je spojený vhodný personál alebo manažér. Medzi tieto problémy patrí: potenciálna diskriminácia, rozdiely v odmeňovaní a zdravotné problémy. Rovnako aj brainstorming si vyžaduje čas a úsilie, vďaka čomu je takáto činnosť vhodnejšia pre inú formu komunikácie. V zásade nemusia byť pre e-mail vhodné diskusné oblasti, ktorých vyriešenie si vyžaduje viac ako pár minút.
5. Nereaguj v hneve. Príjem elektronickej pošty vás môže dostať do defenzívneho myslenia. Pred odoslaním odpovede sa však upokojte. V dnešnom pracovnom prostredí je zobrazovanie taktu u zamestnancov veľmi ceneným atribútom. Okrem toho sa zdržte používania profánnej slovnej zásoby. Zvážte túto skutočnosť: rozzúrený e-mail, ktorý napíšete, sa môže stať súčasťou spravodajského cyklu nasledujúceho dňa alebo zverejnený na sociálnych sieťach. Stručne povedané, možno si budete chcieť udržať svoju prácu a zároveň budovať produktívne vzťahy v organizácii i mimo nej. Inými slovami, preukázanie schopnosti emocionálneho obmedzenia môže byť prospešné pre váš celkový kariérny postup.
6. Predtým, ako pošlete svoj e-mail, porozmýšľajte. Najprv si psychicky premyslite výber slova pre korešpondenciu. Potom napíšte koncept e-mailu. Nakoniec to skontrolujte a podľa potreby urobte zmeny. Ak to čas dovoľuje, umožnite inej osobe, aby vám poskytla spätnú väzbu. Uistite sa, že téma je stredobodom interakcie.
7. Ak je to možné, použite šablóny. Zavedenie systému znižuje niektoré problémy spojené s e-mailom. Mnoho spoločností a organizácií vyvíja a udržuje naformátované e-maily pre rôzne situácie, ktoré sú pre podnikanie bežné. Odmietnutie alebo schválenie služieb, vrátenie produktov spolu s plánovaním stretnutí sú len niektoré z oblastí, ktoré sú vhodné pre šablóny. Keď organizácia urobí takýto krok, môže sa zvýšiť kvalita služieb pri súčasnom znížení počtu prešľapov pri písomných výmenách. Šablóny sú tiež vynikajúcim nástrojom na úsporu času.
8. Vaša správa by mala byť stručná a zdvorilá. Vytvorte svoju správu s porozumením, že píšete inej ľudskej bytosti. Použite zdvorilý pozdrav a záver. Neustále sa sústreďte na účel e-mailu a vyhýbajte sa slangu a volaniu na meno. Dostaňte sa k veci diplomaticky. Nevyvolávajte nesúvisiace obavy.
9. Na vašom tóne záleží. Nešikanujte svojich spolupracovníkov, dodávateľov alebo spotrebiteľov písomne ani žiadnou inou formou komunikácie. Vyhrážanie sa jazykom môže mať vážne následky. Udržujte tón e-mailu pozitívny. Ukážte myslenie vpred zahrnutím viet, ktoré preukazujú ochotu vyriešiť problémy. Príkladom môže byť: „Som si istý, že môžeme nájsť riešenie problému.“
Ak budete konať príliš rýchlo, môžete mať následky
Lori Truzy
Právne dôsledky a politické úvahy
Môžu sa vyskytnúť právne dôsledky súvisiace s e-mailmi odosielanými narýchlo. Súdy skutočne uznali online korešpondenciu ako písomný záznam. E-mail preto chápte ako obchodné memorandá, elektronickú dokumentáciu alebo vyhlásenia, ktoré je možné v prípade potreby preskúmať. Pri školení nových zamestnancov by spoločnostiam prospelo, keby sa im umožnilo precvičovať si rôzne scenáre, aby si zlepšili svoje zručnosti pri práci s e-mailom. Vypracovanie politiky a účasť na školení o interakcii e-mailov v zásade pomáha organizácii vyhnúť sa súdnym sporom. Ďalej uvádzame niektoré dôležité súčasti účinnej politiky týkajúcej sa používania e-mailov. Pred implementáciou politiky na pracovisku však môžu vlastníci firiem konzultovať s právnikom.
Základné súčasti e-mailovej politiky pre firmy
- Uveďte, ako rýchlo musia zamestnanci odpovedať na legitímne správy online.
- Uveďte, že každý zamestnanec musí trénovať príslušné použitie šablón.
- Informovať zamestnancov online korešpondenciu s využitím zdrojov spoločnosti podlieha kontrole podľa uváženia zamestnávateľa alebo v prípade potreby úradmi.
- Definujte, kedy môžu zamestnanci kontaktovať iných zamestnancov, zákazníkov alebo dodávateľov prostredníctvom e-mailu. (Mali by byť telefóny počas stretnutí vypnuté? Mali by sa osobné problémy riešiť prostredníctvom e-mailu počas pracovnej doby? Kedy sú ich výnimky?)
- Vypracujte, čo robiť za neobvyklých okolností. (V prípade obzvlášť znepokojujúcej e-správy, na koho sa treba obrátiť? Mali by byť príslušné orgány informované?)
- Ako sa bude reagovať na nereagovanie na elektronickú poštu? Mal by byť e-mail tiež ignorovaný alebo preposlaný nadriadenému?
- Presne uveďte, aký jazyk e-mail nemôže obsahovať. Napríklad: „Naše organizácie majú nulovú toleranciu voči rasovým alebo rodovým nadávkam v ústnej alebo písomnej korešpondencii vrátane e-mailu.
- Uveďte dôsledky porušenia pravidiel. Napríklad „Ak sa v našom e-mailovom systéme zistí, že zamestnanec používa šikanovanie, bude predmetom kontroly personálnym oddelením s ohľadom na ukončenie pracovného pomeru.
Zastavte sa a odrážajte pred stlačením tlačidla odoslať
Lori Truzy