Dohodnite si rozpočet: odhady, priority a finančné zdroje, účel a výhody rozpočtovania

Tento článok je napísaný na základe jednotky NVQ „ Dohodnite si rozpočet “. Toto je jednotka úrovne 3 s hodnotou kreditu 4.

Táto jednotka obsahuje dve časti; prvá časť sa hodnotí na základe vedomostí a porozumenia, osobných výpovedí, kladenia otázok, diskusií a iných dôkazov. Druhá časť je hodnotená na základe dôkazov rôznymi postupmi.

Čo znamená dohodnúť rozpočet

Ak máte nejaké kvantifikované ciele, ktoré musíte dosiahnuť, alebo viete, že musíte zvládnuť kritické situácie, ktoré môžu kedykoľvek nastať, budete potrebovať plán. Budete si musieť naplánovať svoje úspory, príjmy a výdavky, čo platí pre osobné aj obchodné ciele. Stručne povedané, budete sa musieť „dohodnúť na rozpočte“.

Čo je to rozpočet?

Rozpočet je finančný dokument, ktorý plánuje budúce úspory, výdavky, príjmy a výdavky. Rozpočet môžu naplánovať jednotlivci alebo podniky alebo organizácie tak, aby predpovedali, či môžu pracovať so svojimi plánovanými príjmami a výdavkami. Rozpočet tiež poskytne predstavu o tom, ako si bude podnikanie počínať v nasledujúcom finančnom roku.

Mnoho typov rozpočtov

Môže existovať veľa rôznych typov rozpočtov založených na situácii alebo časti predmetného podnikania a tiež dostupných finančných údajoch.

Ak nie sú k dispozícii dostatočné finančné údaje, rozpočet sa zostaví na základe odhadov z predchádzajúceho roka a nazýva sa to Prognózovaný rozpočet.
Rozpočet, ktorý je založený na tom, koľko hotovosti sa použije v nasledujúcom finančnom roku, sa nazýva hotovostný rozpočet.
Ak sa počítajú náklady na začatie nového podnikania vrátane nákladov na všetky aktíva potrebné na začatie podnikania, nazýva sa to rozpočet na začatie podnikania.
Existujú výkonnostné rozpočty založené na službách alebo projektoch, kde sa rozpočty vytvárajú na základe posúdenia jednotlivých položiek.
Odhad budúceho predaja spoločnosti sa nazýva rozpočet predaja.

Existuje oveľa viac typov rozpočtov, všetko závisí od účelu, cieľov a ďalších súvisiacich faktorov.

Prečo je dôležité vytvárať rozpočet?

Plánovanie s rozpočtom vám poskytne jasný obraz o tom, koľko peňazí bude prichádzať a koľko budete míňať. Takže skôr ako na niečo skutočne miniete, môžete sa rozhodnúť, či to bude alebo nebude mať vplyv na financie za daný rok. Môžete uprednostňovať, dosahovať ciele, znižovať nežiaduce výdavky a efektívne spravovať peniaze. Vytvorenie rozpočtu vás zbaví stresu a pochybností, pretože už viete, čo máte a čo môžete čakať.

Zručnosti a procesy potrebné na vypracovanie rozpočtu

Pred vypracovaním a schválením rozpočtu je potrebné poznať a pochopiť rôzne procesy. Niektoré z nich sú uvedené nižšie:

Ako používať odhady pri príprave návrhu rozpočtu (oddiel 1.1)
Ako určiť priority a finančné zdroje potrebné pri príprave rozpočtu (oddiel 1.2)
Účel a výhody identifikácie priorít pri príprave rozpočtu (oddiel 1.3)
Účel a prínosy hodnotenia a odôvodnenia odhadovaných nákladov a výnosov (oddiel 1.4)

Pochopte, ako zostaviť rozpočet

Vypracovanie rozpočtu má rôzne fázy a je potrebné brať do úvahy aj rôzne faktory. Vytvorí sa návrh rozpočtu, ktorý obsahuje návrhy výdavkov a investícií na uvedené rozpočtové obdobie.

Vysvetlite, ako používať odhady pri príprave návrhu rozpočtu (oddiel 1.1)

Pri vypracúvaní návrhu rozpočtu sa berie do úvahy rozpočet predchádzajúcich finančných rokov, výkazy ziskov a strát a peňažné toky pre podnikanie. Pri projektovaní príjmov a výdavkov buďte veľmi opatrní a konzervatívni a vždy, keď ich máte v ruke, používajte správne a konečné skutočné hodnoty. Buďte tiež pripravení na správu odchýlok v odhadovaných hodnotách rozpočtu.

Poznámka: Ak nemáte skutočné údaje, pri odhade výdavkov odhadujte najvyššiu možnú hodnotu, napríklad najvyšší účet za energie; pri odhadovaní príjmu hádajte nízku hodnotu, napríklad vezmite hodnotu, ktorá za službu priniesla najmenší príjem.

Pri použití odhadov na vypracovanie návrhu rozpočtu pripravte zoznam všetkých zdrojov, ktoré budete na zostavenie rozpočtu potrebovať. Zhromaždite všetky zdroje a potom ich nakoniec zostavte, aby sa vytvoril rozpočet. Toto si budete musieť pripraviť pred začiatkom finančného (fiškálneho) roku.

Pri dodržaní vyššie uvedeného postupu je potrebné dodržiavať nasledujúce skutočnosti:

Musíte si vytvoriť zoznam všetkých výdavkov. Samostatne kategorizujte výdavky a zostavte zoznam. Napríklad kancelárske potreby, vybavenie, platy a poistenie. Pripravte zoznam odhadovaných výdavkov a na porovnanie použite výdavky z predchádzajúceho roka.
Pozrite sa na obmedzenia, ako je maximálna alebo minimálna výška výdavkov alebo časové úseky pridelené na určité úlohy a projekty, a zohľadnite ich.
Ďalším krokom je vytvorenie zoznamu všetkých príjmov. Kategorizujte vyššie uvedené kategórie a pripravte si zoznam všetkých zdrojov, z ktorých budete mať príjem, a odhadovanú výšku každého z nich. Napríklad príjmy z poskytovaných služieb, dodaných produktov, externého financovania, daní, predaja alebo akýchkoľvek zbierkových akcií.
Vytvorte prepojenie medzi príjmami a výdavkami. Máte zoznam príjmov aj výdavkov. Zistite zdroj príjmu, ktorý vám pomôže s výdavkami, a vytvorte interaktívny prehľad.

Najlepšie je pri príprave rozpočtu si nechať poradiť od skúsených a zručných ľudí, pretože nie každý je schopný zostaviť rozpočet sám, najmä vo veľkých organizáciách alebo spoločnostiach.
Aj keď máte zoznam výdavkov, pripravte si zoznam priorít, ktorý zohľadní, aké výdavky prispievajú k rozvoju organizácie alebo k dosiahnutiu konkrétneho cieľa. Zapíšte si odhadované výdavky na každú prioritnú úlohu (zohľadnite všetky výdavky, ako sú personálne zabezpečenie, plat, doprava, zdroje, účty a ďalšie súvisiace náklady).
Nepredpokladajte, že medzi príjmami a výdavkami bude úzka súvislosť. Neočakávané výdavky môžu vzniknúť kedykoľvek, a preto je rozumné mať peniaze vyhradené na rôzne výdavky.

Urobte si zoznam vecí, ktoré by ste chceli implementovať prvýkrát v novom fiškálnom roku; napríklad zvýšenie platov alebo rozšírenie alebo rekonštrukcia kancelárskych priestorov. Vytvorte zoznam odhadovaných výdavkov na tieto veci.
Najlepším spôsobom, ako uviesť všetky vyššie uvedené údaje, je použiť tabuľku s príjmami a výdavkami uvedenými spolu so zdrojmi. Ak sú predpokladané hodnoty príjmov a výdavkov približne rovnaké, potom sa rozpočet nazýva vyrovnaný rozpočet. Ak sú vaše výdavky nižšie ako príjmy, potom máte prebytok a môžete sa pozrieť, či sa s nimi nedá niečo urobiť pre zlepšenie podnikania alebo organizácie. Ak sú výdavky vyššie ako príjmy, dôjde k deficitu a organizácia bude musieť hľadať spôsoby, ako znížiť výdavky; napríklad znižovanie platieb za elektrinu a kancelárske potreby alebo hľadanie zbierok alebo darov.

Poznámka: Keď získate skúsenosti s vývojom rozpočtov, zostavovanie rozpočtov na nasledujúce roky bude jednoduchšie. Budete vedieť, kde hľadať informácie a zdroje a ako určiť priority.

Vysvetlite, ako určiť priority a finančné zdroje potrebné pri príprave rozpočtu (oddiel 1.2).

Aby ste udržali podnikanie na dobrej ceste, je potrebné správne určiť priority (rozpočtovanie podľa priorít) a dobre naplánované a riadené financie.

Logika rozpočtovania zameraného na priority spočíva v tom, že finančné zdroje musia byť pridelené rozpočtovým položkám - napríklad službám alebo projektom - na základe efektívnosti, ktorú má táto rozpočtová položka pri dosahovaní cieľov a zámerov, ktoré majú pre organizáciu vysokú hodnotu. Položky rozpočtu sú teda zoradené na základe vyššie uvedených skutočností a financovanie je zodpovedajúcim spôsobom pridelené.

Teraz sa musíme pozrieť na spôsoby identifikácie priorít a finančných zdrojov.

Ako môže niekto určiť priority?

Potrebujete zručnosti, skúsenosti, logické myslenie a dobrú znalosť fungovania alebo fungovania organizácie. Ak ste zostavili rozpočet na predchádzajúci rok, budete mať predstavu o tom, ako ste identifikovali tieto faktory, čo vám uľahčí úlohu. Prioritnými položkami sú služby, ktoré ponúkajú najvyššiu hodnotu pre organizáciu alebo spoločnosť.

Niektoré spôsoby, ako môžete určiť priority pri zostavovaní rozpočtu

Ak ste zostavovali rozpočty v minulých rokoch, použite ako základ tieto zoznamy plánovaných príjmov a výdavkov. Na údaje o tržbách a zisku použite nedávny finančný výkaz spoločnosti alebo organizácie. V určitých číslach môžu nastať malé zmeny alebo výkyvy a zmenili by sa aj priority. Poznačte si všetky tieto zmeny a pri zostavovaní rozpočtu zohľadnite všetky vyššie uvedené faktory.

Pri určovaní priorít položiek v rozpočte dôkladne preskúmajte každú položku a jej význam pre organizáciu. Preskúmajte oblasti, na ktoré bude mať táto položka vplyv, a uveďte zoznam oddelení, ktoré sú od toho závislé; napríklad zlepšenie IT služieb, vylepšené technológie, zníženie nákladov, produktivita pracoviska atď. Požiadajte správnych ľudí o informácie a nápady - napríklad vedúcich zamestnancov alebo manažérov v závislosti od organizácie - a dospejte k rozhodnutiu, aby sa položka stala prioritou.
Hľadajte základné účely, pre ktoré organizácia riadi, napríklad blahobyt komunity, podpora zdravého života, poskytovanie kvalitných služieb pre starších ľudí alebo poskytovanie kvalitných domácich výrobkov za rozumné ceny. Vytvorte strategický plán na identifikáciu priorít.
Môžete vykonávať prieskumy, stretnutia alebo cieľové skupiny, a to aj s verejnosťou, aby ste dospeli k rozhodnutiu o stanovení priority služby.

Po logickom rozhodnutí o zozname priorít musíme na tieto veci prideliť zdroje. Aby sme to dosiahli, musíme určiť finančné zdroje.

Spôsoby identifikácie finančných zdrojov potrebných pri príprave rozpočtu

Budú potrebné zdroje na priebežné výdavky, krátkodobé výdavky a jednorazové výdavky.

Prejdite si zoznam priorít pre výdavky, ktoré máte. Môžete sa odvolať na vzorec alokácie zdrojov z predchádzajúceho roka a riadiť sa ním, alebo vykonať zmeny, ak je k dispozícii praktickejšia a prospešnejšia alternatíva. Jedna položka môže vyžadovať viac finančných prostriedkov ako iná, len preto, že má vyššiu prioritu. Niektoré služby môžu byť financované spoločne.
Prezrite si každý výdavok a nakreslite obrys všetkého, čo závisí od konkrétneho výdavku; napríklad oddelenia, oblasti služieb a oblasti prevádzky. Preskúmajte vplyvy rozpočtu na tieto oblasti činnosti a pomocou týchto informácií zostavte zoznam priorít. Pozrite si predchádzajúcu účtovnú závierku. Zistite, aké sú výdavky výdavkov na tieto oblasti, pričom ich považujte za prioritu.
Skontrolujte, či sú k dispozícii dostatočné zdroje na všetky položky, ktoré majú jednoznačnú prioritu. Ak je ich nedostatok, môžete vyhľadať sponzorov, usporiadať akcie na získanie peňazí alebo spolupracovať s partnerskými organizáciami na znížení alebo zdieľaní výdavkov.

Poznámka: V závislosti od organizácie alebo spoločnosti, pre ktorú pracujete, jej veľkosti a spôsobu fungovania, budete možno potrebovať jeden celkový rozpočet alebo viac individuálnych rozpočtov pre rôzne operácie.

Vysvetlite účel a výhody určenia priorít pri príprave rozpočtu (oddiel 1.3).

Vedieť určiť priority pre zostavenie rozpočtu má tiež veľa výhod.

Účel a výhody identifikácie priorít pri príprave rozpočtu sú:

Rozpočet vám pomôže veľmi efektívne spravovať dostupné peniaze.
Identifikácia priorít a zdrojov, ktoré sú k dispozícii, pomôže človeku alokovať príslušné zdroje na príslušné alebo prioritné projekty.
Keď budete mať pripravený dobre naplánovaný rozpočet, môžete efektívne monitorovať výkonnosť organizácie a zistiť, či boli ciele a ciele splnené. Akákoľvek chyba, ktorá sa vyskytla v rozpočtových rozhodnutiach alebo akákoľvek slabá / nízka výkonnosť v podnikaní v dôsledku neúčinného rozpočtovania, sa môže použiť na zlepšenie rozhodovacieho procesu v budúcnosti.

Ste schopní plánovať budúce ciele, zámery a výkonnosť organizácie.
Efektívna identifikácia priorít vám pomôže presnejšie nastaviť budúce rozpočty.
Budete mať jasnú predstavu, kedy podniknúť potrebné kroky, ak sa niečo stane mimo plánu.
Pri monitorovaní rozpočtu budete schopní identifikovať problémy ešte skôr, ako sa vyskytnú: napríklad núdzové finančné potreby alebo problémy s hotovostným tokom.
Správne zostavenie rozpočtu podľa priorít pomôže plynulému fungovaniu organizácie a zvýši motiváciu zamestnancov.

Vysvetlite účel a prínosy vyhodnotenia a odôvodnenia predpokladaných nákladov a výnosov (oddiel 1.4).

Po identifikácii priorít a zdrojov pre rozpočtové položky si musíte vyčleniť náklady na každú položku v rozpočte. Aby ste to dosiahli efektívne, musíte preskúmať a vyhodnotiť sumu, ktorá je požadovaná pre každú položku rozpočtu. V tomto procese sa vykonáva analýza nákladov a prínosov.

Ste schopní vyhodnotiť, či je niektorá položka rozpočtu v súlade s princípmi fungovania organizácie.
Môžete zistiť, či prínos akcie prevýši náklady, alebo či sa produktivita v dôsledku rozpočtu zvýši.
Budete schopní zistiť, či sú potrebné ďalšie rozpočtové prostriedky, či je to odôvodnené alebo oprávnené.
Môžete sa vyhnúť zmenám na poslednú chvíľu alebo revidovať nadchádzajúce rozpočtové plány a byť pripravení čeliť im.
Môžete určiť oblasti, ktoré môžu vyžadovať ďalšie výdavky, napríklad projekty, ktoré môžu prísť s ďalšími výdavkami, a byť pripravení
Môžete si byť istí, že odhady sú realistické a presné a môžete ich bez obáv implementovať.
Pri hodnotení môžete znížiť náklady alebo sa im vyhnúť. Ak zistíte, že náklady nie sú požiadavkou alebo potrebou.
Budete sa môcť ľahko rozhodnúť, či budú zmluvy (odovzdanie projektu zmluvným agentúram) nákladovo efektívnejšie ako organizácia priamo pracujúca na projekte.

Tu je sprievodný článok o vyjednávaní nahradených rozpočtov a zručnostiach potrebných na schválenie rozpočtu.

Dúfam, že tu nájdete užitočné informácie. Neváhajte a zanechajte svoje návrhy, skúsenosti a nápady v sekcii komentárov nižšie.

Ďakujem, že ste sa zastavili.

Všetko najlepšie!

Livingsta