Za kliešťom: čo pre vás môžu skutočne urobiť interné audity?

Objavte, ako zabezpečiť, aby boli interné audity pre vašu spoločnosť skutočne užitočné - nielen začiarknutie políčka.

Canva

Interný audit z nesprávnych dôvodov

Keď sa teraz stáva interný audit požiadavkou, podniky si niekedy najímajú zamestnancov auditu výlučne na to, aby mohli začiarknuť toto políčko, a už nemajú žiadny nápad, čo s nimi urobiť.

Mnoho audítorov zistí, že iba reprodukujú externé audity, a hoci by to mohlo pomôcť, keď prídu externí audítori na návštevu, neposkytuje to podniku veľa cenných informácií.

Interný audit by mal byť konštruktívnym cvičením určeným na zistenie toho, do akej miery systém riadenia dodržiava svoje vlastné postupy a postupy. Vnútorný audit môže tiež identifikovať zlepšenia obchodných procesov a pomôcť s internou komunikáciou.

Čo sú interné audity?

Aj keď interné audity zvyčajne vykonávajú zamestnanci spoločnosti, došlo k nárastu počtu externých špecialistov prijímaných výlučne na účely auditu. Rovnako ako outsourcujete svoje právne alebo finančné úlohy, môžete outsourcovať aj úlohy auditu.

Váš interný audit je najdôležitejší zo všetkých auditov. Umožňuje podniku pozrieť sa na svoje vlastné systémy, postupy a činnosti a rozhodnúť sa, či sú pre podnik vhodné a či ich zamestnanci skutočne dodržiavajú.

Poskytuje manažmentu informácie o tom, či sa dodržiavajú ich štandardy kvality, či je systém taký efektívny a efektívny, ako by mal byť, a či sú potrebné vylepšenia.

Môžu tiež poskytnúť linku komunikácie v celej spoločnosti a byť veľkým motivátorom.

Na čo sa používajú interné audity?

Kritériom pre interné audity sú zvyčajne vlastné politiky, postupy a pracovné pokyny podniku.

Neusilujete sa o to, aby ste počas interného auditu priamo auditovali konkrétny externý štandard, čo v zásade duplikuje to, čo by urobil audítor tretej strany; namiesto toho sa staráte o to, aby sa vaše vlastné zásady a postupy správne používali pri každodenných úlohách.

Za predpokladu, že interné dokumenty spoločnosti boli vyvinuté v súlade so všetkými požiadavkami na externú zhodu a odkazujú na príslušné štandardy, mali by byť pokryté vaše externé požiadavky. Porozumenie štandardom a požiadavkám však pomáha poskytnúť základ, čo by dokumentácia mala obsahovať.

Auditov sa netreba báť

Väčšina štandardov a kódov vyžaduje audity. Audity by sa mali považovať za prínos pre spoločnosť, a nie za vynútenie alebo vynútenie.

Na zhromaždenie informácií sa použije audit, ktorý sa potom skontroluje a podá o ňom správa. Táto správa bude často pojednávať o potrebe zlepšenia alebo nápravných opatrení.

Audit však nie je honbou na čarodejnice, ktorá by mohla zvádzať vinu na konkrétneho zamestnanca alebo konkrétnu oblasť podnikania. Audity by sa mali vykonávať pozitívne a transparentne. Váš audítor by mal vy a vaši zamestnanci spôsobiť, že sa pri audite budete cítiť v pohode a budete si istí, že nebudete mať strach.

Váš audítor musí s vami spolupracovať, aby sa ubezpečil, že váš audit pracuje za vás, a pritom musí zostať nezávislý a objektívny voči všetkým informáciám, ktoré našiel.

Čo môže urobiť dobrý audit

Potvrďte, či sa dodržiavajú zdokumentované postupy
Poskytnite presné informácie o účinnosti súčasných postupov
Pomáhať s vývojom plánov neustáleho zlepšovania
Zistite, kde sú potrebné zmeny postupov
Zlepšiť povedomie a pochopenie požiadaviek procesu
Pomôžte minimalizovať riziko
Zlepšiť bezpečnosť na pracovisku
Zlepšiť internú komunikáciu
Potvrďte pozitívne pracovné postupy
Poskytnite informácie, ktoré vám pomôžu zvýšiť predaj vašich výrobkov alebo služieb
Umožní vám prijímať informovanejšie rozhodnutia, ktoré pomôžu vášmu podniku rásť

Harmonogramy a rozsahy interného auditu

Pretože sme zistili, že nechcete iba zaškrtnúť políčko a chcete skutočne dobre využiť svoje interné audity, váš rozvrh auditu by mal vychádzať z hodnotení rizík, ktoré absolvujete.

Ktoré oblasti vášho podnikania ukazujú, že si v súčasnosti vyžadujú osobitnú pozornosť?
V ktorých oblastiach by ste chceli získať viac informácií o tom, ako sa im skutočne darí?

Kontrola vašich zdrojov

Pri nastavovaní plánu auditu musíte tiež skontrolovať svoje dostupné zdroje.

Koľko auditov môžete reálne absolvovať za rok?
Koľko by ste ich mali robiť?
Ste schopní absolvovať dostatok auditov, aby ste sa cítili dobre, že plníte svoje externé požiadavky a hľadáte informácie, ktoré skutočne potrebujete?

Rozsah auditu

Rovnako ako pri tvorbe ročného harmonogramu auditov musíte mať prioritu, je to tiež veľká časť pri rozvoji rozsahu auditov. Rozsah stanovuje, čo sa bude v skutočnosti pri individuálnom audite skúmať. Vzhľadom na potenciálnu veľkosť oblastí a procesov, ktoré sa majú podrobiť auditu, je dôležité vedieť, kde je vaša pozornosť najviac potrebná.

Pri vytváraní rozvrhov auditu a rozsahov auditu sa musíte riadiť týmto:

Nedávno dokončené hodnotenia rizika
Informácie týkajúce sa možných finančných, produktových a dodávateľských dopadov
Kvalita vnútorných kontrol: Sú také silné, ako si myslíte, že by mali byť? Používajú sa?
Akékoľvek prijaté sťažnosti zákazníkov
Stupeň zmeny alebo stability: Došlo k veľkej zmene personálu? Boli na oddelení od začiatku jeho fungovania rovnakí pracovníci?
Výsledky poslednej zákazky na audit a všetky uvedené nápravné opatrenia: Urobili sa podľa nich všetky kroky?
Diskusie so zamestnancami na všetkých úrovniach o všetkých oblastiach, ktoré podľa nich potrebujú pozornosť
Vyžadujú sa na dokončenie auditu nejaké špeciálne zručnosti alebo znalosti?

Je to váš audit

Nakoniec - bez ohľadu na to, kto vykonáva vnútorný audit, interní zamestnanci alebo externí dodávatelia - je to váš audit a musíte vedieť, na aké informácie sa chcete pozrieť.

Audity môžu byť také jednoduché alebo také zložité, ako sa vám páči. A pamätajte, že ste jediný, kto skutočne vie, aké informácie sú pre vás cenné.

Ak chcete zistiť, prečo sa zdá, že niektorá oblasť vášho podnikania je lepšia ako iná, alebo aký je najobľúbenejší deň, kedy majú vaši zamestnanci deň voľna, môže vám to zistiť interný audit.