Bubliny a silá vo firemnom procese

Prasknutie bubliny

Až budete nabudúce v práci, rozhliadnite sa. Ako dobre spolupracujú jednotlivé oddelenia?

Povedali by ste, že dobre rozumiete tomu, ako jednotlivé oddelenia fungujú? Alebo ako ich roly zapadajú do tých vašich?

Každý si rád myslí, že najdôležitejšia je jeho vlastná rola, že by podnikanie bez jeho oddelenia nemohlo fungovať.

Omyl!

Jedna vec, ktorú často vidíme v internom audite, je, že každé oddelenie pracuje v sile a zostáva vo svojej vlastnej malej pracovnej bubline, bez ohľadu na to, čo sa okolo neho deje v podnikaní.

Aj keď sa zameranie na detaily všetkého, čo robíte, je dobrá vec, nemalo by to byť na úkor celkového obrazu.

Bez ohľadu na odvetvie nemôže žiadne podnikanie fungovať iba s jedným oddelením. Dokonca aj malé podniky s jedným operátorom vyžadujú, aby ste pri plnení rôznych rolí vo svojom podnikaní nosili viac klobúkov.

Proces viacerých oddelení spoločnosti

Pozrime sa na jednoduchý príklad krokov pri výrobe existujúceho produktu a jeho predaji našim zákazníkom. Než začnete uvažovať o tom, ako zarobiť viac, musíte si určiť:

• koľko produktu máte momentálne na sklade
• či má dátum spotreby
• či sa jedná o sezónny produkt vyžadovaný iba v určitých ročných obdobiach
• či je v súčasnosti potrebné urobiť niečo navyše
• či má podnik v tejto chvíli zdroje na to, aby zarobil viac

Vyššie uvedené otázky zvyčajne posudzuje niekto v rámci plánovacieho oddelenia. Taktiež určia, koľko produktu sa má vyrobiť a aké množstvo surovín bude potrebné kúpiť.

Informácie sa potom zvyčajne odovzdajú vedeniu, aby schválilo výrobu, nákup surovín a množstvo času a personálu potrebného na dokončenie výroby produktu. V súčasnosti sú zvyčajne zahrnuté diskusie s finančným oddelením, aby sa zaistilo, že podnik bude mať k dispozícii finančné prostriedky na dokončenie všetkých úloh.

Po dokončení a schválení plánovacieho procesu sa údaje o potrebách surovín odovzdajú nákupnému oddeleniu. Tu budú mať zoznam schválených dodávateľov, ktorých používajú na vypracovanie objednávok na nákup potrebných surovín. Pred odoslaním dodávateľom ich bude musieť opäť schváliť spravidla vedenie.

Po objednaní surovín musí finančné oddelenie uvoľniť platbu, aby sa zabezpečilo, že je tovar doručený včas. Je potrebné aktualizovať finančné záznamy, aby odrážali to, koľko peňazí podnik minul a za čo. Neskôr budú tiež musieť spojiť túto platbu s faktúrami prijatými v rámci procesu vyrovnania.

Takže sme si objednali naše suroviny; zvyšok by mal byť ľahký, že?

Dodávatelia začali dodávať naše suroviny, takže teraz ich musí niekto skontrolovať, či sú objednávky správne a či je tovar v použiteľnom stave. Najlepšie to urobíte, ak porovnáte nákupné objednávky a faktúry s prijatým tovarom.

V závislosti od veľkosti podniku a typu prijatého materiálu to môže byť ktokoľvek od recepčného po zamestnanca skladu alebo majstra miesta. Vo väčších podnikoch a v závislosti od typu tovaru môžete mať jednu osobu, ktorá sa odhlási, aby potvrdila, že tovar bol prijatý na mieste, a druhou, ktorá kontroluje kvalitu surovín.

Bude potrebné uchovať všetky doklady týkajúce sa suroviny a kópie možno bude potrebné zaslať rôznym oddeleniam, aby sa zabezpečila presnosť ich záznamov. Ak je to spojené s papierovaním, tu sa môžu veci stať chaotickými, ak chýba komunikácia alebo ak nerozumiete, prečo ich ostatné oddelenia potrebujú a v akom časovom rámci ich potrebujú.

Ak neviete, čo platíte, nemôžete zaplatiť faktúru. Tiež by ste nemali prijímať tovar na mieste, ak nepoznáte produkty a množstvá, ktoré by tam mali byť.

Teraz, keď máme svoje materiály, môžeme vyrábať naše výrobky.

To, ako sa suroviny skladujú, zaznamenávajú a distribuujú na použitie, môže opäť veľmi závisieť od veľkosti a nastavenia podniku. Jeden bod, ktorý by mal zostať rovnaký, je to, že by sa to malo zaznamenať, keď sa každý materiál použije, kto a koľko. Bez týchto informácií nebudete vedieť, čo potrebujete, keď začnete proces plánovania nabudúce, keď budete chcieť produkt vyrobiť.

Náš produkt začíname vyrábať podľa pracovných pokynov, ktoré sme vyvinuli predtým, ako sme tento výrobok pôvodne začali vyrábať. Pracovné pokyny slúžia na zabezpečenie toho, aby bol každý výrobok vyrobený presne rovnakým spôsobom a mal konzistentnú kvalitu.

Zakaždým, keď niekto objaví spôsob, ako vylepšiť výrobný proces, je potrebné aktualizovať pracovné pokyny a ďalšie dokumenty týkajúce sa tohto procesu, aby zostali aktuálne. Proces môže skontrolovať aj vaše oddelenie interného auditu, aby sa ubezpečil, že sa skutočne dodržiavajú pracovné pokyny.

Ak na výrobu svojich výrobkov používate akékoľvek zariadenie, musíte sa ubezpečiť, že je v dobrom prevádzkovom stave. Oddelenie údržby musí mať naplánovaný program na testovanie, opravu a výmenu zariadení podľa potreby. Pri vytváraní týchto harmonogramov môžu pomôcť rokovania s pracovníkmi riadenia rizík a / alebo interného auditu.

Tiež by bolo potrebné zaznamenať, prešetriť a vyriešiť akýkoľvek incident, ktorý sa stal počas výrobného procesu, ako napríklad porucha zariadenia, nedokončenie výrobného procesu alebo zranenie personálu.

Predtým, ako bude možné produkt predať, je potrebné skontrolovať jeho kvalitu; nechcete predávať podradný alebo chybný produkt.

Teraz máme v predajni hotový výrobok, ktorý čaká na predaj, ale komu a za koľko ho predávame?

A pokračuje to

„Koľko“ by predtým vypracovalo vedenie, opäť by bolo zapojené finančné oddelenie, ktoré by potvrdilo, koľko vás stálo vyrobenie produktu a aký vysoký zisk ste chceli dosiahnuť.

Prieskum trhu uskutočnený niekým, kto sa podieľa na výskume a vývoji, by bol na začiatku potrebný, aby sa dalo zistiť, za čo sa podobné produkty predávajú a za čo by boli ľudia ochotní zaplatiť.

Pokiaľ ide o to, komu predať, váš prieskum trhu by sa už na začiatku zaoberal tým, aby ste už vedeli, kto sú vaši zákazníci. Marketingové oddelenie zostaví kampaň zameranú na správnych zákazníkov a ponechá na obchodné oddelenie, aby produkt dostalo k zákazníkovi.

Toto je už dosť zapojený proces, ale ešte sme neskončili.

Podobne ako pri objednávaní a nákupe surovín, aj teraz musíme tento proces obrátiť, aby sme dostali výrobky z nášho skladovacieho priestoru a k zákazníkovi.

Naše baliace oddelenie by pre zákazníkov muselo zabaliť správne množstvo každého produktu. Potrebovali by sme vytvoriť faktúry, ktoré by zákazník musel zaplatiť. Sklad by musel potvrdiť, že správne výrobky putovali správnemu zákazníkovi. A naše finančné oddelenie by sa malo ubezpečiť, že zákazník zaplatil a že platby boli zaznamenané a správne zosúladené.

Pretože sme mali zamestnancov, ktorí vyrábajú tieto produkty, naše mzdové oddelenie by muselo vedieť, kto pracuje a v akom čase pracoval, aby zaň mohol dostať zaplatený čas.

Aj keď sa deje všetko uvedené, stále existujú niektoré oddelenia pracujúce v pozadí. Dva hlavné, ktoré treba zvážiť, sú oddelenie IT, ktoré zaisťuje, aby mali zamestnanci prístup k systémom a informáciám, ktoré potrebujú.

Druhou sú naše upratovačky. Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete použiť interných zamestnancov alebo externú upratovaciu spoločnosť, niekto musí udržiavať pracovný priestor čistý, uprataný a bez potenciálnych rizík.

Kto bol zapojený?

Pri pohľade na vyššie uvedený príklad náš jednoduchý výrobný a predajný proces zahŕňal nasledujúce oddelenia:

• Zvládanie
• Plánovanie
• Nákup
• Financie
• Sklad
• Kontrola kvality
• Správa dokumentov
• Výroba
• Údržba
• Marketing
• IT
• Balenie
• Predaj
• Výskum a vývoj
• Riadenie rizík
• Interný audit
• Vyšetrovanie nehôd
• Mzda
• Čistenie

Ako vidíte, je zapojené každé oddelenie. Ak by ste z mixu vytiahli iba jedno z týchto oddelení, veci by sa veľmi rýchlo znepríjemnili! Môžu chýbať kontrolné kontroly, nemusíte mať zdroje, ktoré potrebujete na dokončenie výroby alebo zaplatiť zamestnancov, môžu vám chýbať obchodné príležitosti alebo, čo je dôležitejšie, môžete predávať produkt, ktorý nie je vhodný na použitie a môže byť nebezpečný.

Ako odstránime sila?

Ak počas interného auditu zistím, že došlo k prerušeniu komunikácie, alebo ak si zamestnanci nie sú istí úlohami v rôznych oblastiach, dosť často odporúčam, aby zamestnanci z jedného oddelenia odišli na krátky čas za tieňovými zamestnancami z iných oddelení. Prinútim ich, aby išli sedieť a videli, čo to vlastne robia ostatní členovia personálu. Dostávajú príležitosť klásť otázky a lepšie pochopiť, ako oddelenia spolupracujú.

V podstate začínajú vidieť tento biznis ako skladačku so všetkými dielmi, ktoré spolu ladia, aby vytvorili celok, a nie zbierku jednotlivých sil.

© 2017 Katrina McKenzie