Jednajte so zákazníkmi písomne ​​alebo elektronicky - časť 2

Úvod:

Komunikácia prostredníctvom písma a elektronicky si často vyžaduje použitie vybavenia. Aby uchádzač úspešne komunikoval, mal by vedieť, ako efektívne pracovať s príslušným zariadením. Ak dôjde k predpokladanému oneskoreniu v reakcii na komunikáciu, musí byť zákazník informovaný o situácii a vývoji.

Elektronická a písomná komunikácia môže byť riskantná, ak sa dokumenty nedostanú do rúk správnej osoby. Je potrebné dbať na bezpečné dodanie vyššie uvedených komunikačných prostriedkov.

Toto je jednotka úrovne 3 s kreditnou hodnotou 6. Táto jednotka bola rozdelená na dve časti pre ľahšie pochopenie a nie preplnenie príliš veľa informácií do jedného uzla.

Ak si chcete prečítať prvú časť tejto jednotky, kliknite na odkaz nižšie:

Jednať so zákazníkmi písomne ​​alebo elektronicky - 1. časť

123rf.com

4.6 Vysvetlite, ako obsluhovať zariadenia používané na výrobu a odosielanie písomnej alebo elektronickej komunikácie.

Písomná a elektronická komunikácia sa môže uskutočňovať rôznymi spôsobmi a na rôzne typy komunikácií sa používa rôzne zariadenie. Na efektívne odosielanie a prijímanie týchto komunikácií je potrebné vedieť, ako tieto zariadenia obsluhovať.

Pri písomnej komunikácii je potrebné mať zručnosti v písaní a tiež používať správne pero, papier a ceruzky vhodné pre túto komunikáciu. Ak sa má komunikácia tlačiť a odosielať, je potrebné vedieť, ako tlačiareň používať. V elektronickej komunikácii používame buď počítač, alebo fax. Osoba, ktorá komunikuje, musí preto vedieť, ako obsluhovať počítač, notebook a fax. Faxované materiály môžu byť ručne alebo tlačené a môžu vyžadovať znalosť obsluhy faxu, počítača a tlačiarne.

Na výrobu dokumentov potrebujeme

• Počítač s klávesnicou, myšou a monitorom alebo notebook alebo pero a papier
• Tlačiareň

Na odoslanie dokumentov potrebujeme

• Fax
• Počítač s klávesnicou, myšou a monitorom alebo notebookom
• Obálky a pečiatky

Prevádzka počítača:

• Potrebujete počítač alebo procesor s klávesnicou, monitorom a myšou a pripojenou tlačiarňou.
• Počítač musí mať operačný systém, ktorým je v našej organizácii Windows XP.
• Pred zapnutím počítača sa musíte ubezpečiť, že sú napájacie káble dokonale pripevnené na zadnom paneli procesora, obrazové káble v monitore a káble do elektrickej zásuvky, a tiež či sú myš a klávesnica zapojené v príslušnej polohe. prístavy.
• Po tejto kontrole sa na CPU zapne vypínač.
• Zariadenie si vyžiada používateľské meno a heslo na prihlásenie do systému. To sa bude líšiť pre každú organizáciu v závislosti od toho, ako sú počítače nastavené u.
• Môžu existovať ďalšie prihlásenia pre systémy alebo softvér špecifické pre spoločnosť, aby bolo možné používať zdroje a softvér, pristupovať k pevným diskom atď.
• Jeden by mal vedieť používať softvér na spracovanie textu, aplikácie Microsoft a ďalšie aplikácie, ktoré organizácia používa na výrobu dokumentov.

Po príprave dokumentu by mal človek vedieť, ako ho pripojiť k e-mailu, a odoslať ich pomocou e-mailových služieb poskytovaných organizáciou, napríklad Microsoft Outlook, alebo tlačiť, ak je potrebné ich odoslať poštou, v závislosti od spôsobu, ktorým sa budú dokumenty používať. poslať komunikáciu.

Niekedy bude možno potrebné odoslať dokument šifrovaný na flash disky, CD alebo DVD. V týchto situáciách potrebujete vedieť, ako skopírovať súbory na jednotku flash a zašifrovať ich, a ak ich chcete napáliť na disky CD alebo DVD, musíte vedieť, ako používať softvér na napaľovanie alebo zápis.

wikihow.com

Prevádzka faxu:

Faxové prístroje sa väčšinou používajú, keď nie je možné odosielať dokumenty e-mailom, alebo keď sa organizácie domnievajú, že e-mailová komunikácia nie je pre konkrétny typ dokumentu zabezpečená, alebo by doručenie dokumentov poštou mohlo trvať niekoľko dní. Aby ste mohli posielať dokumenty faxom, musíte vedieť, ako obsluhovať fax. Na prevádzku faxového prístroja potrebujete faxové číslo, faxové číslo príjemcu, kazetu alebo pásku alebo toner v závislosti od modelu faxového prístroja, požadované dokumenty, ktoré je potrebné odoslať, spolu s krycím listom a čistými bielymi papiermi, ak prijímate fax. faxom.

Pred použitím je potrebné nastaviť a nakonfigurovať faxové zariadenie. Spočiatku je potrebné zapojiť napájaciu a telefónnu linku a zapnúť napájanie. Telefónna linka musí byť zapojená do pravej zásuvky podľa pokynov v návode. Skontrolujte, či je k dispozícii oznamovací tón. Väčšina organizácií má pre faxovú linku vyhradené telefónne číslo, a preto je možné fax nastaviť na automatický príjem. Uistite sa, že je vložený toner / kazeta / páska a že v zásobníku je vždy potrebné množstvo papiera pre príjem faxu.

Pre účely evidencie je dobré nastaviť stránku s potvrdením pre fax, ktorá vás informuje, či bolo odoslanie úspešné alebo či sa vyskytli nejaké chyby. Pomáha pri odosielaní dôverných a dôležitých alebo právnych dokumentov. Ak ale na jednoduché záležitosti používate iba fax, môžete túto funkciu vypnúť, aby ste šetrili papier.

Ďalším užitočným nastavením je možnosť hlavičky, ktorá bude obsahovať riadok v hornej časti dokumentu, ktorý bude obsahovať informáciu, odkiaľ je fax, plus dátum, čas a faxové číslo. To bude veľmi užitočné na identifikáciu údajov o odosielateľovi a tiež na komunikáciu s odosielateľom v prípade potreby prostredníctvom faxu.

Pri odosielaní faxu sa uistite, že je zapnuté napájanie, a vždy pošlite krycí papier pre fax, v ktorom budú uvedené podrobnosti o odoslaných dokumentoch, kto ich odosiela a na aký účel sa odosiela. Vďaka tomu budú veci veľmi jasné a ľahké. Vložte dokumenty do správneho zásobníka na správnu pozíciu a vytočte číslo, na ktoré chcete poslať fax. Stlačte tlačidlo odoslať a počkajte, kým sa naskenujú všetky papiere a neodošle fax. Po dokončení procesu faxové zariadenie vytlačí potvrdzujúcu správu, v závislosti od nastavení.

Ak je zariadenie správne nastavené, je vložený zásobník papiera a kazeta alebo toner sú pripravené, príjem faxu je veľmi ľahký proces. Ak je faxové zariadenie nastavené na automatický príjem faxov, po zazvonení faxovej linky zariadenie automaticky prijme fax a vytlačí ho. Nastavenie automatického odpovedania na fax je veľmi užitočné, aby vám neunikli dôležité dokumenty prichádzajúce v ktorúkoľvek dennú dobu.

Prevádzka tlačiarne:

Aby ste mohli odoslať strojom zadaný dokument prostredníctvom poštových služieb alebo faxu, musíte si ich najskôr vytlačiť. Na tlač dokumentov potrebujete tlačiareň pripojenú k počítaču alebo k sieti, ku ktorej je počítač pripojený. Je to veľmi podobné ako u faxového prístroja. Musíte sa uistiť, že je tlačiareň pripojená k elektrickej sieti a napájanie je zapnuté. V závislosti od typu tlačiarne, či už ide o atramentovú alebo laserovú tlačiareň, budú mať tlačiarne atramentovú kazetu alebo tonerovú kazetu. Uistite sa, že je v priehradke pre náplň atrament alebo toner. V závislosti od typu tlačiarne môžete mať rôzne zásobníky pre rôzne typy papiera a rôzne veľkosti papiera. Skontrolujte, či sú vložené zásobníky papiera. Na tlačiarni urobte niekoľko počiatočných nastavení pre kvalitu tlače, obojstrannú tlač atď.

Ak chcete vytlačiť dokument, použite ponuku súborov na dokumente, ktorý ste vytvorili, a vyberte možnosť tlače. V poli, ktoré sa zobrazí, bude tlačidlo možností alebo vlastností na nastavenie tlače. Farebné výtlačky je možné v prípade potreby vykonať na farebnej tlačiarni. Pre úsporu papiera je možné vykonať obojstrannú tlač.

Aj keď sa všetky tieto zariadenia používajú každý deň v kancelárskom prostredí, nezabudnite každý deň vypnúť počítače a tlačiarne, aby ste šetrili energiu. Pomáha tiež s dlhou životnosťou zariadení.

4.7 Vysvetlite dôležitosť informovania zákazníka, ak je pravdepodobné, že dôjde k oneskoreniu v reakcii na komunikáciu.

Starostlivosť o zákazníka je veľmi dôležitým prvkom v každej organizácii. Kontakty a vzťahy so zákazníkmi sú veľmi dôležité a pre bezproblémový chod organizácie je potrebné ich neustále udržiavať. Informovanie zákazníkov je veľmi dôležitá úloha a súčasť služieb zákazníkom. Pomôže vyhnúť sa toľkým problémom, nedorozumeniam a frustráciám a väčšinou pomôže upevniť vzťahy so zákazníkmi. Zákazníci budú radšej, keď sa dozvedia o probléme od spoločnosti alebo organizácie, než aby ho zistili sami. Proaktívny prístup je teda oveľa lepší ako reaktívny prístup.

Napríklad (z pohľadu mojej práce), ak viete, že nastal problém a na prijatých odporúčaniach je zoznam čakateľov, môžete zazvoniť zákazníkom, aby ste ich informovali o meškaní a dôvode, prečo k meškaniu došlo a dajte im tiež časový rámec, v ktorom sa problém bude triediť. Môžete tiež poslať list s uvedením dôvodov oneskorenia a času, kedy bude podniknuté kroky. Ak to neurobíte, zákazníci znova zazvonia, a keď dostanú negatívnu odpoveď, budú frustrovaní alebo vyhľadajú iné organizácie alebo spoločnosti.

Zdieľanie informácií so zákazníkmi o oneskoreniach v službách alebo akýchkoľvek oneskoreniach v reakcii na komunikáciu alebo služby povedie zákazníkom, že sa o ne spoločnosť starala. Zákazníkom tiež zabráni volať v starostlivosti o zákazníkov a obávať sa alebo frustrovať. Pomôže to posilniť vzťah so zákazníkom. Vždy sa stavte do pozície zákazníka a myslite na to, čo by ste čakali. To isté a ďalšie bude musieť byť poskytnuté zákazníkom.

Keď dostanete požiadavku od zákazníka, čaká zákazníka v očakávaní, či bude alebo nebude splnená jeho požiadavka. Mohli by sa dokonca čudovať, či sa ich žiadosť k vám dostala. Ako prvý krok je teda dobré potvrdiť prijatie a informovať zákazníka, že ste žiadosť dostali a bude sa ňou zaoberať alebo na nej pracovať. Ak je to požiadavka, ktorej vyriešenie bude nejaký čas trvať, informujte zákazníka o pokroku. To pomôže zákazníkovi zostať v pokoji s vedomím, že prebiehajúce práce prebiehajú a je o nich postarané.

Keď sa problém vyrieši, nezabudnite zavolať zákazníkovi a informovať ho. Nečakajte, kým vám zákazník požiada o informácie. To pomôže zákazníkovi zostať v pokoji a zvýšiť produktivitu, inak podľa zákazníka problémy stále pretrvávajú nevyriešené.

Neustále informovanie zákazníka zvyšuje spokojnosť zákazníka. Či už sú to dobré alebo zlé správy, musia byť informovaní, aby vedeli, že si ich pamätajú a nie ignorujú.

viseven.com

4.8 Vysvetlite riziká spojené s dôvernosťou písomnej alebo elektronickej komunikácie.

Všetky formy komunikácie nie sú úplne bezpečné. Vo všetkých formách komunikácie existujú medzery a nevýhody.

Riziká spojené s dôvernosťou písomnej komunikácie:

Akákoľvek forma písomnej komunikácie bude uložená ako tlačená kópia alebo odoslaná prostredníctvom poštových služieb. Komunikácia môže obsahovať dôverné informácie, ktoré neoprávnené osoby nemôžu čítať ani do nich nahliadať.

Riziká spojené s dôvernosťou elektronickej komunikácie:

Medzi elektronické formy komunikácie patria telefóny, mobilné telefóny, faxy a e-mail.

• Telefóny: Komunikácia, ktorá sa uskutočňuje prostredníctvom pevnej linky, nie je úplne bezpečná, pretože existujú prípady, kedy boli odpočúvané telefónne linky. V rámci procesu a postupov môžu telefónne spoločnosti monitorovať telefónne hovory, čo z hľadiska utajenia predstavuje opäť závažný problém. Existujú aj linky, ktoré môžu mať viac prípon, kde môžu konverzáciu jednej osoby vypočuť iní ľudia, a tým narušiť dôvernosť.

• Mobilné telefóny: Komunikácia mobilných telefónov využíva rádiové vlny, ktoré je možné ľahko zachytiť. Akékoľvek správy prijaté mobilnými telefónmi, pokiaľ nie je uzamknutý heslom, môže vidieť ktokoľvek, ak sa dostane do rúk nesprávnym ľuďom. Aj smartphony majú jednoduchšie možnosti nastavenia e-mailov a ďalších funkcií. Ak nie sú zabezpečené heslom, tieto funkcie smartphonu môžu spôsobiť vážne problémy s dôvernosťou, ak odosielajú informácie do rúk osobám, ktoré nemajú oprávnenie na prístup k týmto informáciám.

• Faxy: Aj keď sú faxové prístroje bezpečným spôsobom odosielania a prijímania informácií, pri odosielaní informácií faxom je potrebné postupovať veľmi opatrne. Ak pri odosielaní faxu zadáte nesprávne číslo, aj keď je nesprávna jedna číslica, dôverné údaje sa môžu dostať do rúk nesprávnym osobám, dokonca aj v právnej veci voči protistrane. Pred stlačením tlačidla odoslania alebo prenosu je teda potrebné dvakrát skontrolovať číslo, na ktoré odosielajú fax. Na konci prijímača môže byť tiež neoprávnený prístup k faxom. Vždy je dobré sa u príjemcu informovať, či je správny čas na odoslanie faxu a či príjemca prijal dokumenty v ruke. Aj vo vašej kancelárii musia byť faxové prístroje uschované tam, kde k nim majú prístup iba oprávnené osoby, pretože inak by sa mohli k dôverným dokumentom dostať nesprávni ľudia.

• E-maily: Rovnako ako pri faxovom prenose, aj pri komunikácii prostredníctvom e-mailov je potrebné postupovať veľmi opatrne. Musíte sa uistiť, že ste zadali e-mailovú adresu správne a znova skontrolovať, či je správna, inak môžu e-maily prichádzať do doručenej pošty nesprávneho príjemcu. Pri komunikácii prostredníctvom e-mailov existujú ďalšie hrozby. E-maily a ich prílohy môžu čítať a vidieť správcovia systému a hackeri. Pri odosielaní dôverných a citlivých informácií by ste sa teda mali vyhnúť používaniu verejných sietí a šifrovaným spôsobom.

Všeobecne je vždy dobré informovať zákazníkov alebo príjemcov komunikácie o tom, že pri písomnej a elektronickej komunikácii sú spojené riziká a že najlepším spôsobom sú osobné stretnutia.

Naša organizácia prijala opatrenia na udržanie bezpečnosti údajov pri používaní výpočtovej techniky.

E-maily

Ak si chcete prečítať prvú časť tejto jednotky, kliknite na odkaz nižšie:

Dohodnite sa so zákazníkom písomne ​​alebo elektronicky - 1. časť

Dúfam, že vám informácie v tomto centre boli užitočné. Toto slúži iba na informačné účely. Ak máte akékoľvek otázky alebo sa chcete podeliť o svoje skúsenosti, urobte tak v sekcii komentárov nižšie.

Všetko najlepšie!