Päť prvkov efektívnej agendy

Objavte 5 základných aspektov efektívnej agendy.

Canva

Päť základných prvkov pre efektívny program

Keby som ti povedal, že existuje jedna jednoduchá vec, ktorú by si mohol urobiť pre zvýšenie účasti a účasti na svojich stretnutiach, preskočil by si to, však? No, byť pripravený skočiť, pretože tam je jedna vec, ktorú môžete ihneď implementovať, ktoré bude vaše stretnutie efektívnejšie a produktívnejšie: Vytvorte program s týmito piatimi základnými prvkami a svoju produktivitu stretnutie sa zvýši dramaticky.

Tvorba a distribúcia programu

Rovnako ako väčšina z vás, som zaplavený papierovaním a niekedy mám pocit, že musím vyhlásiť vojnu na bielom papieri a vytlačiť na inú farbu, aby som mohol hľadať to, čo hľadám, keď to hľadám. Ako už bolo povedané, program nie je na mieste šetriť. Veľkú časť našej produkcie môžeme presunúť do elektronického formátu a do elektronických čítačiek, ale pokiaľ ide o program, tvorba a distribúcia tlačenej verzie na schôdzach je taká kritická, že pri osobnom stretnutí a opätovnom vytváraní vždy vytvorím ďalšie kópie na distribúciu. - pri online stretnutí pošlite kópiu iba programu.

Myslite na agendu ako na plán, ktorý by ste použili pri plánovaní cesty - súčasti sú rovnaké a potrebujete vedieť nasledujúce informácie:

Kto ide s vami, kedy a o koľkej odchádzate a odkiaľ?
Prečo ideš?
Kam idete, aké sú medzníky alebo míľniky, ktoré budete používať na meranie pokroku vpred?
Koľko času tam musíte dostať?
Čo sa stane, ak narazíte na výmoľ a máte byt?

Každá z týchto otázok sa týka podstatného prvku pri vytváraní efektívnej agendy. Pozrime sa na každý prvok.

Essential Element 1: The Agenda Header

Hlavným účelom hlavičky je rýchlo identifikovať:

Subjekt, organizácia alebo výbor, ktorý zvoláva schôdzu
Názov zvolávajúceho orgánu; je to predstavenstvo, poradná skupina, výbor
Aký je dátum a čas začiatku a konca schôdzky
Miesto stretnutia

Aj keď by sa dalo ľahko predpokladať, že ak sa ľudia na schôdzke objavia, musia poznať miesto a čas, tieto informácie v záhlaví však začnú slúžiť ako základ pre niekoľko ďalších prvkov a tiež vytvoria organizačný archív, v ktorom sa bude tvrdiť, že stretnutie sa skutočne uskutočnilo v vhodný dátum, čas a miesto konania - odbremenili všetkých účastníkov, aby si museli pamätať alebo sa pokúsiť spomenúť si, kedy presne sa pri otázke rozhodli niečo urobiť.

Vzorová hlavička môže vyzerať takto:

Miestne združenie starostlivosti o deti

Mesačné zasadnutie predstavenstva

15. apríla 2014 1:00 - 2:00

Verejná knižnica

Hlavičky svojej agendy uprednostňujem nacentrovať, ale funguje aj zarovnanie doľava (kde sú všetky slová zoradené k ľavému okraju). Nech už si vyberiete akúkoľvek možnosť, pre každú schôdzku tohto typu použite rovnaký formát. Jednotnosť sa začína programom.

Účastníci vašej schôdzky ocenia dôležité informácie o schôdzke na jednom mieste v ich agende, aby nemuseli hľadať ten obrúsok alebo kúsok papiera, kde si urobili poznámku o nasledujúcom stretnutí. Existuje tiež určitá úroveň dôveryhodnosti, ktorá je otvorená, informatívna a oficiálna a začína klásť základy toho, že toto stretnutie sa bude brať vážne a nebude to strata času.

Často sa ma pýtajú, kto by mal pripraviť program a rozposlať ho, a táto odpoveď je úplne iný článok, ale krátka odpoveď je, že osoba zodpovedná za zvolanie schôdze by mala vyvinúť iniciatívu a zhromaždiť päť prvkov, o ktorých sa hovorí v tejto časti. článok. Na skutočné napísanie alebo odoslanie dokumentu môže byť už delegovaný alebo poverený niekto iný, ale obsah programu musí byť v rukách osoby zodpovednej za uľahčenie stretnutia.

Základný prvok 2: Cieľ stretnutia

Cieľom stretnutia je odpoveď na otázky: „Prečo sa stretávame? Čo dúfame, že dosiahneme? “

Na samom začiatku programu uveďte účel, na ktorý sa toto stretnutie volá. Odpoveď na otázku „prečo sa stretávame? Čo dúfame, že dosiahneme? “ na začiatku programu pomáha dostať a udržať skupinu sústredenú, najmä ak sa veci začnú vymknúť spod kontroly. Ak je schôdzka pravidelným mesačným stretnutím, napíšte to na program, ak sa chystáte diskutovať o udalosti, probléme alebo téme, uveďte ich podrobnosti. A nakoniec, ak má vaša organizácia poslanie, nezabudnite uviesť jeho poslanie na tomto mieste v agende, aby ste sa sústredili.

Účel stretnutia, ktorý je uvedený v agende, umožňuje facilitátorovi a všetkým účastníkom opätovne zamerať konverzáciu, ktorá sa odbočila na inú tému. Je veľkým zvykom čítať si účel stretnutia a vyhlásenie o poslaní pred jeho uskutočnením ako potvrdenie, že to s tým, čo plánujete dosiahnuť, myslíte vážne a že existuje plán. Účastníci nebudú bezducho diskutovať alebo ohovárať alebo zdieľať navzájom nesúvisiace príbehy, ak majú zmysel pre úmysel, alebo ak sa veci pohnú týmto smerom, je jednoduchou úlohou znova zamerať konverzáciu na daný účel.

Z organizačného archívneho hľadiska vytvorí zoznam účelu stretnutia proces písomnej dokumentácie, ktorý vám umožní spätne sa pozrieť na to, na čom ste pracovali, čo je skutočne užitočné pri plánovaní podobnej udalosti alebo pri pokuse spomenúť si, kedy ste niečo urobili. Ak uvediete účel svojej schôdzky, pomôže vám to zhodnotiť vaše úspechy a posunúť ďalej vpred.

Vzor vyhlásenia o účele programu schôdze:

Cieľ: Stretnutie s cieľom naplánovať výcvik vodcovských schopností

Napísanie účelu stretnutia je také jednoduché ako odpoveď na otázku: „Prečo sa stretávame?“ Ak na túto otázku neexistuje odpoveď alebo je odpoveď „neviem“, potom si schôdzku nenaplánujte alebo ju zrušte, ak ide o opakovanú schôdzku. Čas je príliš cenný na to, aby sme sa stretli kvôli schôdzam.

Základný prvok 3: Telo programu (pracovný plán stretnutia)

Toto je podstata stretnutia, čo je potrebné počas stretnutia stihnúť, najskôr vymenujte najcitlivejšie z času na čas, potom najkontroverznejšie a časovo najnáročnejšie, potom tie najcitlivejšie a najmenej náročné položky a dokončite prácu papierom parkovisko.

V ďalšom prvku (č. 4) budem hovoriť o tom, koľko času treba venovať každej z týchto oblastí, takže neprepadajte panike, keď uvidíte časovo náročné problémy v hornej časti programu - neexistuje nijaká výhovorka zvládnutie nabitej agendy za jednu hodinu. Nielen jedna hodina predstavuje čas, ktorý môžu ľudia zvyčajne venovať alebo venovať jednej skupine, ale naša pozornosť sa venuje iba toľko. Účinné stretnutia s vysoko produktívnymi výsledkami za jednu hodinu sú nielen možné, ale aj normou za jednu hodinu, ak sa využijú všetky tieto prvky.

Najväčšou zodpovednosťou sprostredkovateľa pri riešení efektívneho a efektívneho stretnutia s využitím týchto prvkov je zhromažďovanie obsahu programu schôdze a následné stanovovanie priorít pre jednotlivé časti. To sa dá urobiť rôznymi spôsobmi, najradšej mám rozposlať oznámenie o stretnutí najneskôr 2 týždne pred stretnutím všetkým, ktorí sú zodpovední za účasť, a požiadať ich o spätnú väzbu ku všetkému, o čom by chceli diskutovať cieľu alebo mali nejaké informácie z minulých stretnutí, o ktorých by chceli skupinu aktualizovať.

Užitočný tip - Oznámenie o schôdzi obsahuje všetky informácie z Essential Elements # 1 & # 2, hlavičku a cieľ.

Ak viete o témach, o ktorých sa bude referovať, alebo máte nejaké štandardné správy, ktoré sú požadované alebo požadované pre vašu skupinu, pridajte každý z týchto bodov do programu, ako aj všetky nevyriešené body z poslednej schôdze. Pre tieto typy problémov používam papierové parkovisko.

Užitočný tip na uskutočnenie úspešných stretnutí - nemusíte riešiť každý problém, ktorý je na programe rokovania, jednoducho začnite diskusiu a keď vám chýba pár minút od stanoveného času, navrhnite opätovné preskúmanie oblastí, ktoré zostávajú nevyriešené alebo v spore. na nasledujúcom stretnutí a aby ľudia robili výskumy alebo premýšľali o stratégiách a možnostiach posunutia problému. Bude to fungovať, iba ak zámerne umiestnite problém na parkovisko a potom ho na nasledujúcom stretnutí prednostne umiestnite a skutočne sa k téme vrátite. Aj keď je téma pri ďalšom stretnutí stále diskutabilná alebo časovo náročná, je potrebné ju znova navštíviť, ak hovoríte, že bude znovu navštívená, aj keď ju chcete umiestniť späť na parkovisko alebo naplánovať stretnutie, ktoré je venované riešenie jednej témy alebo problému.

Teraz poďme dať dohromady časť programu (pracovný plán schôdzky):

Ak je skupina taká, ktorá je povinná dodržiavať Robertsov poriadok alebo iné organizačné zásady, musí byť každá z týchto zložiek zahrnutá do programu. Príklady týchto položiek môžu zahŕňať: Výzva na objednávku, Menovkový hovor, Schválenie programu, Čítanie zápisnice z predchádzajúcej schôdze, Schválenie zápisnice z predchádzajúcej schôdze, Správa predsedu, Správy zamestnancov, Nový obchod, Starý obchod, Dátum nasledujúcej schôdze, Odloženie.

V tele vašej agendy môžu byť ďalšie požadované prvky, takže pred vykonaním akýchkoľvek významných zmien nezabudnite potvrdiť všetky nariadenia týkajúce sa vašej konkrétnej skupiny, väčšinu týchto prvkov však začlením, len v trochu inom poradí. a pridať niekoľko prvkov. Ideálny text agendy pre mňa obsahuje nasledujúce položky v tomto poradí:

Volať na objednávku (2 minúty)
- Zvolanie schôdzky na objednávku v plánovanom čase a prečítanie účelu schôdzky
Vitajte a predstavenie (5 minút)
- Každý uvedie svoje meno, úlohu na stretnutí a niečo ďalšie, čo sa týka jeho zodpovednosti v organizácii alebo na stretnutí
Upratovanie (5 minút)
- Skontrolujte formát a prevádzkový poriadok stretnutia
- Pred vstupom do podstaty stretnutia si potvrďte dátum a čas nasledujúcej schôdzky
Preskúmanie programu (2 minúty)
- Opýtajte sa, či má niekto niečo pridať
Schválenie zápisnice z predchádzajúcej schôdze (3 minúty)
- Potvrďte, že zápisy zo schôdze boli distribuované, skontrolované a požiadajte o zmeny alebo opravy
- Podľa potreby schválte alebo na základe rozhodnutia správnej rady, za ktorú ste zodpovedný
Správa predsedu (5 minút)
- Využite tento čas na to, aby sa všetci sústredili a sústredili na danú úlohu, a tak sa mohli podeliť o to, že máme veľa práce alebo najmä o jednej veci, ktorú je potrebné konať, na privítanie nových členov vo výbore atď., Tých pár minút, ktoré facilitátor potrebuje, aby nastavili tón, tým plynulejšie bude stretnutie prebiehať - táto časť by mala trvať iba pár minút.
Správa zamestnancov (5 minút)
- Toto je oblasť, v ktorej vidím, že veľa stretnutí sa zhoršuje. Ak existujú pracovníci, ktorí sa musia zodpovedať skupine, pracujte s nimi tak, aby hlásili iba informácie, ktoré sú rozhodujúce pre úlohy, ktoré sú počas tohto stretnutia dôležité.
- Všetky správy zamestnancov, ktoré hodnotia činnosť organizácie, by mali byť spísané a distribuované pred stretnutím.
- Efektívna správa zamestnancov by nemala byť dlhšia ako 5 minút, ak informujú o probléme alebo téme, o ktorej sa diskutuje počas stretnutia, mali by túto informáciu ohlásiť počas tejto doby (nový alebo starý podnik).
- Ak nemáte zamestnancov, nejde o problém, to isté sa však deje pri podávaní správ výborom, a preto sa budem venovať nasledujúcej riadnej správe výborov.
Správy stáleho výboru, tj. Financie, personál atď. (2 správy za 5 minút - 10)
- Správy stáleho výboru môžu byť prekážkou existencie efektívneho zasadnutia, preto pri zaraďovaní správy stáleho výboru do programu nezabudnite na tieto stratégie:
- Väčšina správ stáleho výboru môže byť predložená písomne a ideálne vopred, ak sa správy nedajú distribuovať skôr ako je dátum schôdze, nechajte si ich zhromaždiť a zabaliť do balíka so všetkými ostatnými vecami, ktoré sa budú počas tohto obdobia distribuovať. stretnutie.
- Ak sa odkazuje na správu, osoba, ktorá podáva správu, by mala zvýrazniť iba tie body, o ktorých musí skupina na danom stretnutí konať, a ak má podať ústnu správu - mali by sa uviesť iba tie správy, o ktorých bude skupina konať (počas tohto stretnutia).
- Ak má výbor nové informácie, ktoré majú podať správu o niečom novom pre skupinu - mali by byť zahrnuté v novom odbore, môže sa na ne však počas správy výboru odkazovať, napríklad „v priebehu nového podnikania odporučíme nový spôsob platby.“ ale to je rozsah správ - ak ľudia chcú vedieť viac, mali by sedieť v tomto výbore.
- Väčšina stálych výborov by mala mať na správu vyhradených 5 minút. Ak neexistuje žiadna iná správa ako písomná (ak konkrétne nemajú správu, o ktorej musí vaša skupina konať), je potrebné ju schváliť.
- Pre efektívne a produktívne stretnutia bavte iba podnikanie, pri ktorom skupina musí konať alebo sa rozhodnúť. Aktualizácie a informačné pozadie môžu byť predložené v písomnej forme vopred alebo distribuované na schôdzi na kontrolu pred ďalšou schôdzou.
Old Business (z parkoviska na predchádzajúcich stretnutiach) (2 akcie @ 5 minút - 10)
- Časovo obmedzená diskusia, podávanie správ a kroky v oblasti podnikania, ktoré sa na predchádzajúcich stretnutiach nevyriešili.
- Uistite sa, že ako sprostredkovateľ schôdzky viete všetko, čo sa bude v tomto období riešiť, a či to budú alebo nebudú informácie, kroky (je potrebné hlasovanie alebo rozhodnutie).
- Ochotne umiestnite problém späť na parkovisko, ak je po stanovenom čase zrejmé, že skupina ešte nie je pripravená konať.
- Ako pravidlo platí, keď problém raz vyjde na parkovisko na viac ako 4 stretnutia a / alebo je okolo problému výrazná emócia alebo energia, alebo je to výrazne zložité - naplánujem stretnutie tak, aby sa začalo pracovať práve na tomto probléme problém. Ak komunita reaguje na urgentný problém, ktorý má niektoré z vyššie spomenutých komponentov, bude užitočné špeciálne špeciálne stretnutie.
- Každému bodu programu v rámci nového obchodu by malo byť pridelených najviac 10 minút.
Nový podnik (2 akcie @ 5 minút - 10 minút)
- Novým podnikaním je akýkoľvek predmet alebo otázka, ktorá vznikne od výboru, zamestnancov alebo skupiny a vyžaduje činnosť alebo rozhodnutie zhromaždenej skupiny.
- Najefektívnejšou metódou vybavovania nových obchodov je triedenie položiek, ktoré budú najskôr vyriešené najkomplexnejším a časovo najnáročnejším spôsobom, a obmedzenie času uvedenia.
- Zmyslom nového podnikania je predstaviť tému, zistiť, aké informácie alebo zdroje budú potrebné na posun vpred, a potom poskytnúť potrebné informácie pred ďalším stretnutím, kde sa problém teraz bude javiť ako starý obchod
- Zvyčajne dávam novému obchodnému artiklu 10 minút, pokiaľ skupina, ktorá problém vydala, nie je ochotná pripraviť skupinu vopred, aby všetci prišli na schôdzku pripravení konať.
Parkovisko (3 minúty)
- V tejto oblasti programu sa nachádzajú problémy, ktoré vyžadujú ďalšie rozlišovanie, zdroje alebo informácie, až kým sa na nasledujúcom stretnutí neobjavia ako Old Business.
- Práve tento bod programu robí kritickým, aby každý mal písomné vyhotovenie, mohol vyplniť prázdne miesta v oblasti parkoviska a použiť ho na zaznamenávanie toho, čo potrebuje pri rozhodovaní o konkrétnej téme alebo probléme.
- V tomto časovom intervale budete rokovať, kde, kedy a ako postupovať pri každej položke)

Toto sú súčasti efektívneho pracovného plánu pre schôdzku, ktorý sa inak nazýva program. Dôležitou vlastnosťou každého, kto má svoje vlastné písomné vyhotovenie, je to, že môže sledovať, ako ďaleko na ceste sú všetci na ceste. Každú položku programu je možné začiarknuť, keď je hotová, a míľnik iba začiarkne. Keď už hovoríme o tikaní…

Hodiny, časovače, zvončeky a hovoriace tyčinky pomáhajú sprostredkovateľovi zabezpečiť, aby schôdzka prebiehala a začala a skončila včas

Kathy Stutzman

Základný prvok 4: Prideliť čas, ponechať si čas a zavolať otázku

Pridelenie a dodržanie času vrátane začiatku a konca času je otázkou jednoduchého rešpektu. Včasné stretnutia ukazujú, že čas účastníka je cenný. Priraďte maximálny čas každému jednotlivému bodu programu a držte sa ho. Aj keď niektorí ľudia nemusia mať pocit, že „položia otázku“, je to jeden z najdôležitejších prvkov produktívneho stretnutia.

Pretože je to také zásadné, rád sa tým zabávam a mám svetovú reputáciu svojich včasných stretnutí, takže si môžete prečítať, že si vážim ľudí, s ktorými sa stretávam. Tu je niekoľko zábavných spôsobov, ako udržať schôdzku včas:

Použite časovač a nastavte ho na začiatku každého prehľadu,
Začnite a skončite včas, nech sa deje čokoľvek. Ak tam nie sú všetci, nekrúžte okolo a zrekapitulovať všetko, čo zameškali, to je ich zodpovednosť. Pretože sa schôdzka blíži a je ešte veľa vecí, ktoré je potrebné splniť, hlasujte v skupine, aby ste zistili, či existuje niečo, čo VYŽADUJE akciu pred jej ukončením, a posuňte ju na vrchol diskusie - všetko ostatné môže choďte vo forme písomnej správy alebo počkajte na ďalšiu schôdzu.
Mám veľmi veľký zvon, ktorý si prinesiem a položím k hlavnému stolu - bolo mi známe, že mu zvoním, aby sa veci pohli ďalej alebo že som zvolal skupiny, ktoré sa rozdelili na menšie skupiny, na ďalšiu diskusiu, a každú chvíľu natrafím na niekoho kto len nie je ochotný prestať rozprávať a bude to slušne zvoniť, aby znovu zvolal skupinu.
Predbežne dávajte správy a zadania na čítanie, aby sa čas nevyužíval na čítanie a prípravu na schôdzku.
Rokujte s ostatnými, ktorí majú naplánované správy o potrebnom čase, ak niekto iný naznačuje, že potrebujú viac času.
Ak je tu jeden problém, ktorý skutočne potrebuje oveľa viac času, naplánujte si samostatnú schôdzku, aby ste sa venovali zložitejším problémom a podali o tom správu ďalšej skupine.
Pomocou hovoriacich kariet alebo mikrofónov dajte všetkým príležitosť hovoriť.

Rozvíjanie reputácie začínajúcich a končiacich včas, ako aj kontrola času, ktorý je naplánovaný na začatie podnikania, zabezpečia, aby sa ľudia zúčastňovali a zúčastňovali sa na schôdzkach, ktoré uľahčujete. Je to jeden z najjednoduchších spôsobov, ako povedať: „Vážim si vás, váš čas a váš príspevok k tomuto stretnutiu.“

Základný prvok 5: Reakcia na urgentné a kritické problémy, ktoré sa objavia

Počas stretnutia nevyhnutne dôjde ku kritickej núdzi a plánovanie tohto problému v programe je mimoriadne dôležité pre dosiahnutie efektívneho a produktívneho stretnutia. Alebo niekto, kto je „odborníkom“, chce vydať svedectvo o svojich vedomostiach alebo vášnivo osloviť niečím mimo témy alebo časom. Flexibilný sprostredkovateľ použije parkovisko, na ktorom „zaparkuje“ kontroverzný, emotívny alebo zložitý problém. Všetky agendy, ktoré vytvorím, majú zahrnutú funkciu parkovacieho miesta.

Nezáleží na závažnosti problému, všetko je možné zaparkovať, aj keď je to dočasne, až do skončenia schôdze alebo až do uskutočnenia nového mimoriadneho stretnutia. Už len skutočnosť, že je miesto na zaparkovanie zložitých problémov, vytvára oprávnenie pre každého účastníka identifikovať, že téma alebo problém bude v priebehu času prechádzať a vyžaduje si ďalšiu pozornosť na inom stretnutí.

Vernosť parkoviska bude iba taká dobrá, ako pozornosť venovaná vyhnaniu týchto záležitostí z partie na ďalšie vhodnejšie alebo včasnejšie stretnutie, aby sa zabezpečilo, že toto je efektívny nástroj, musí sa používať, musí sa používa sa dobre a musí sa používať dôsledne - potom to bude efektívna stratégia pre produktívne stretnutia.

Ak uľahčujete schôdzky alebo sa ich zúčastňujete, týchto 5 základných prvkov pre vytvorenie skvelého plánu vám pomôže naviesť vás do vášho konečného cieľa; stretnutie, kde sa každý cíti oceňovaný, počutý a zasnúbený. To je možné najskôr vypracovaním programu, ale aj jeho distribúciou a následným sledovaním prvkov tu uvedených; výsledky budú rýchle a čoskoro uvidíte zvýšenie účasti a účasti. Ak sa zrazu ocitnete uprostred „ad-hoc“ stretnutia, zastavte skupinu a rýchlo pripravte program, aby sa z neho nestal klebetný festival, pokiaľ to samozrejme nie je brainstorming; a to je ďalší článok.

Ako vždy sa teším na vašu spätnú väzbu o stratégiách, ktoré sa vám javia ako užitočné a zmysluplné pri vytváraní kontaktov medzi ľuďmi.

Dobrá agenda vás povedie ako cestovná mapa k dosiahnutiu úspechu, zvýšeniu produktivity a efektívnosti