Sprievodca základnou terminológiou miezd

Nedávno som nastúpil do práce pre globálnu spoločnosť v oblasti ľudských zdrojov na ich oddelení služieb zákazníkom a absolvoval som 10-týždňový školiaci kurz miezd. Toto bola nová obchodná cesta, ktorej som nikdy predtým nebol vystavený. Počas tréningu som sa naučil základy mzdovej agendy.

Tento článok sa bude zaoberať terminológiou miezd a ich daní, ktorá je užitočná pri pokuse naučiť sa vykonávať požadované povinnosti.

Najprv začnime definíciou miezd, ktorá je:

Posielanie výplat zamestnancom, a to buď živým šekom, alebo priamym vkladom.
Vedenie evidencie platových taríf zamestnancov, zrážok daní, zrážok, plateného voľna atď.
Účtovanie celkových zárobkov každého zamestnanca vo fiškálnom roku.

Hrubá mzda vs. čistá mzda

Aký je rozdiel medzi hrubou a čistou mzdou. Je to vlastne celkom jednoduché.

Hrubá mzda

Táto suma zahŕňa celkovú mzdu zamestnanca vypočítanú pred tým, ako sa niečo vyberie (napríklad dane, odpočty atď.). Ako vypočítate hrubú mzdu pre platených alebo hodinových zamestnancov?

Hodinové: Mzda vynásobená odpracovanými hodinami sa rovná celkovej hrubej mzde.
Plat: Nastavená výška platu pre zamestnanca na dané mzdové obdobie sa rovná celkovej hrubej mzde.

Čistá mzda

Táto suma zahŕňa hrubú mzdu zamestnanca alebo celkovú sumu mínus všetky zrážky a odpočty daní. Čistá mzda sa rovná sume, ktorá je zamestnancovi vyplatená na výplatnej páske alebo z priameho vkladu.

Overte minimálne mzdové požiadavky na štátnej aj federálnej úrovni

Ak sa chcete dozvedieť, aké zákony nariaďujú minimálnu mzdu vo vašom štáte, obráťte sa na svoje ministerstvo práce alebo ministerstvo práce USA. V prípadoch, keď váš zamestnanec podlieha federálnym aj štátnym požiadavkám na minimálnu mzdu, ste povinní zaplatiť zamestnancovi vyššiu sadzbu z týchto dvoch minimálnych mzdových sadzieb.

Časové výkazy

Mala by sa použiť metóda na sledovanie času každého zamestnanca, pokiaľ ide o čas príchodu a odchodu z práce, obed a akékoľvek osobné voľno čerpané počas pracovného dňa. To je obzvlášť dôležité pre hodinových zamestnancov, pretože ich odpracované hodiny sa používajú na výpočet ich pravidelného platu, ako aj všetkých nadčasov. Existujú dva bežné spôsoby zhromažďovania času zamestnanca:

Ručné dierne karty: Toto je karta, ktorá identifikuje zamestnanca a slúži na manuálne dierovanie do stroja, ktorý na kartu umiestňuje časovú pečiatku. Neskôr mzdová osoba manuálne zadá tento čas do svojho systému.
Elektronické sledovanie času: Na vyzvanie stroja k elektronickému zaznamenaniu času pre zamestnanca je možné použiť magnetickú kartu alebo pečiatku palca. Tieto časy nemusí nikto zadávať manuálne, pretože sa zaznamenávajú v čase razenia zamestnanca.

Bez ohľadu na to, ktorá metóda sa použije, účelom je presne zaznamenať čas zamestnanca, aby bol zaplatený za správny počet odpracovaných hodín.

Pravidelné hodiny vs. predĺženie

Aký je rozdiel medzi bežnými hodinami a nadčasmi?

Pravidelná sadzba: Toto je bežná mzda zamestnanca alebo rovná mzda. Je to ich bežná mzda, napríklad 12 dolárov za hodinu. Táto suma sa vynásobí ich prvých 40 odpracovaných hodín.
Nadčasy: Ak zamestnanec pracuje viac ako 40 hodín, za nadbytočné hodiny sa mu platí nadčas. Toto je ich bežná mzda, ktorá sa uvádza ako čas plus polovica ich bežnej mzdovej tarify, ktorá sa uvádza ako „a pol“. Túto sumu vynásobíte počtom odpracovaných hodín, aby ste dostali sadzbu nadčasov.

V uvedenom príklade, ak je bežná sadzba zamestnanca 12 dolárov za hodinu, jeho sadzba za prácu nadčas je 18 dolárov za hodinu (12 dolárov + 6 dolárov = 18 dolárov). Môžete tiež vypočítať nadčasy zamestnanca takto: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) alebo ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Ako vypočítate nadčas, ak zamestnanec pracoval 42 hodín?

40 hodín X 12 dolárov = 480 dolárov pravidelná výplata

2 hodiny X 18 dolárov = 36 dolárov za predĺženie

Spolu = (480 dolárov za riadnu prácu + 36 dolárov za nadčasy) = 516 dolárov v hrubom

Zrážky na dani

Zamestnanci na plný úväzok: Zamestnancom, ktorí sa nepovažujú za zamestnancov na dohodu, zráža z ich výplat dane za federálne, štátne a miestne dane z príjmu. Zrážky na dani každého zamestnanca sa určujú odlišne na základe ich W-4, ktoré absolvoval v čase prijatia do zamestnania. Zamestnávatelia by sa mali ubezpečiť, že pre každého zamestnanca zadržiavajú správnu sumu federálneho, zdravotného a sociálneho zabezpečenia.
Zmluvní zamestnanci: Títo zamestnanci sú zodpovední za platenie svojich daní z príjmu na konci roka, pretože zamestnávateľ im zrážky z daní nezráža.

Nové formuláre na prenájom

Existuje niekoľko formulárov, ktoré musí zamestnanec vyplniť v čase prijatia do zamestnania. Tieto formuláre zahŕňajú W-4 pre federálnu zrážku dane z príjmu, štátny formulár zrážky dane z príjmu a formulár I-9 pre oprávnenie na zamestnanie.

Formulár žiadosti o zamestnanie : Informácie uvedené v žiadosti o zamestnanie možno použiť na vstup do vášho mzdového systému, pokiaľ ide o meno, adresu, kontaktné informácie atď. Zamestnanca. Tieto informácie je možné overiť, napríklad predchádzajúci zamestnávatelia alebo vzdelanie.
W4 Federálny formulár na zrážku z dane z príjmu : Tento formulár poskytuje informácie o rodinnom stave zamestnanca, počte závislých osôb a ich volených ďalších zrážkových sumách.
Štátny formulár zrážky z dane z príjmu: Najprv sa musíte zaregistrovať na štátnom oddelení finančnej agentúry ako zamestnávateľ v danom štáte. Budú vás informovať o tom, aké tlačivá a akú daň zraziť zamestnancovi.
Formulár I-9 - Tento formulár slúži na overenie spôsobilosti na zamestnanie a vyžaduje, aby nový zamestnávateľ predložil doklad o spôsobilosti, ktorý môže pozostávať z rodného listu alebo zelenej karty. Zamestnávateľ tieto informácie overí, ale nie je potrebné ich zasielať štátnej agentúre.

Ďalšie dôležité veci, ktoré treba vedieť

E-verifikácia: Zamestnávateľ môže pomocou systému e-verifikácie skontrolovať svoju I-9 a porovnať ju s federálnymi databázami, aby sa ubezpečil, že zamestnanec je oprávnený pracovať v USA.
Štátny systém oznamovania zamestnania: Zamestnávatelia musia zaregistrovať svojich zamestnancov u štátu, čo štátu umožňuje zhromažďovať od týchto zamestnancov informácie a platby, ako napríklad exekúcie (napr. Výživné na deti, zádržné práva atď.).

Existuje niekoľko formulárov, ktoré musíte vyplniť, a to ako zamestnanec, aj ako zamestnávateľ, aby vaša mzda a dane fungovali hladko.

phasinphoto

Výplatné lehoty

Toto je opakujúce sa časové obdobie, v ktorom sú zamestnanci platení. Môže to byť týždenné, dvojtýždenné, polmesačné alebo mesačné časové obdobie. Poznanie výšky platu za ročné obdobie je dôležité pre výpočet, koľko majú zamestnanci dostať za každé výplatné obdobie.

Týždenne: 52 výplatných období / rok
Dvojtýždenník: 26 výplatných období / rok
Polmesiac: 24 výplatných období / rok
Mesačne: 12 výplatných období / rok

Štvrťročné a koncoročné mzdové požiadavky

Nasledujúce formuláre možno použiť na registráciu daní zamestnávateľov v IRS alebo vo vašej štátnej agentúre:

Formulár 941 (štvrťročný): Tento formulár IRS sumarizuje vyplatené mzdy a používajú ho zamestnávatelia bez ohľadu na to, či sú alebo nie sú oslobodené od dane. Zamestnávateľ bude každý štvrťrok vykazovať výšku zrazených federálnych daní zo mzdy, daní zo sociálneho zabezpečenia, daní z lekárskych dávok a akýchkoľvek ďalších súvisiacich platieb a / alebo zrážok.
Formulár 940 (ročný): Tento formulár IRS používajú zamestnávatelia na hlásenie vyplatených miezd a federálnych daní z nezamestnanosti, ktoré sa nahromadili pri mzdách podliehajúcich FUTA za celý rok.
Štátne dane z nezamestnanosti: Väčšina zamestnávateľov platí federálne aj štátne dane z nezamestnanosti.
Formulár W-2: Poskytnite W-2 svojim zamestnancom pred stanoveným termínom. Budete musieť podať formuláre W-2 na Správe sociálneho zabezpečenia buď elektronickým podaním, alebo vyplnením skutočných formulárov.