Povedal a povedala: kto hovorí pravdu pri vyšetrovaní na pracovisku?

Vyšetrovanie ľudských zdrojov s cieľom zistiť, kto klame

Je to bežný problém na pracovisku: jeden zamestnanec podáva sťažnosť na iného zamestnanca, ktorý tvrdí, že došlo k nejakému zneužitiu úradnej moci, napríklad sexuálnemu obťažovaniu. Zamestnávateľ musí prijať rýchle nápravné opatrenia, aby sa vyhol zodpovednosti. Niekto z oddelenia ľudských zdrojov zamestnávateľa musí vyšetrovať, aby zistil, čo sa skutočne stalo a či existujú dôvody na disciplínu. Osoba, ktorá vedie personalistiku, robí pohovory s každým zo zamestnancov, aby získala obe strany príbehu. Nie sú žiadni ďalší svedkovia udalosti a obvinený zamestnanec vehementne popiera, že by sa niečo stalo. Tak čo teraz?

Odborník v oblasti ľudských zdrojov môže veriť, že keď sa stretneme so scenárom „povedal, povedala“, nedá sa urobiť nič viac, ako je uvedený vyššie. Nikdy nie je dobrý nápad podniknúť disciplinárne kroky proti obvinenému zamestnancovi bez závažných dôkazov o vine. Ak ale zamestnanec skutočne urobil niečo zlé, zamestnávateľ tým, že ukončí vyšetrovanie ako nepresvedčivé a neurobí žiadne ďalšie kroky, riskuje zodpovednosť za nepriateľské pracovné prostredie. Naučte sa niekoľko základných vyšetrovacích techník a zabráňte tomu, aby vás toto pútavé miesto chytilo. Zamestnávateľ, ktorý vedie efektívne vyšetrovanie na pracovisku, bude mať lepšiu pozíciu pri určovaní toho, kto hovorí pravdu a kto klame.

Krok 1: Zhromažďovanie informácií

Primárnym cieľom vyšetrovania je zistiť platnosť sťažnosti, aby zamestnávateľ mohol obmedziť svoju zodpovednosť zastavením nevhodného správania na pracovisku. Vyšetrovateľ by mal najskôr vytvoriť zoznam problémov, ktoré je potrebné preskúmať, príslušné dokumenty a ďalšie informácie, ktoré sa majú preskúmať, a osôb, s ktorými sa má robiť rozhovor. Tento zoznam sa môže neskôr rozšíriť, keď sa odhalia nové informácie.

Ďalej zhromaždite príslušné dokumenty a záznamy. Zvážte, aké informácie by mohli byť relevantné pre konkrétne tvrdenia o sťažnosti. Ak sťažovateľ tvrdí, že sa v konkrétnom mieste a čase stalo niečo nevhodné, existujú nejaké dokumenty, ktoré by umiestnili obvineného zamestnanca na dané miesto v tú hodinu? Ak je riadený prístup do určitých oblastí pracoviska, môžu existovať bezpečnostné záznamy, ktoré ukazujú, kedy ľudia do tejto oblasti vstúpili a z ktorých odišli. (Takéto záznamy môžu byť užitočné aj na zistenie prítomnosti potenciálnych svedkov.)

Medzi ďalšie príslušné obchodné záznamy môžu patriť telefónne alebo počítačové protokoly, časové výkazy, bezpečnostné pásky a výkazy výdavkov. Vyšetrovateľ by si mal tiež prezrieť personálne spisy sťažovateľa aj obvineného, všetky poznámky vedené nadriadenými zamestnancov, príslušné politiky a postupy spoločnosti, záznamy o predchádzajúcich sťažnostiach a všetku dokumentáciu o údajnom incidente, napríklad písomné svedecké výpovede, Ak je k dispozícii.

Pred rozhovorom s akýmkoľvek zamestnancom si tieto materiály prečítajte, pretože znalosť dokumentov vopred pomáha určiť, kedy svedok klame, a pomocou nich pripraviť otázky na pohovor.

Atribúty dobrého vyšetrovateľa

Nestrannosť v skutočnosti aj vo vnímaní sťažujúceho sa zamestnanca, obvineného a akýchkoľvek ďalších zamestnancov, ktorí sa môžu podieľať na vyšetrovaní.
Schopnosť byť objektívny a zdržiavať sa úsudku, kým nebudú uvedené všetky skutočnosti.
Diskrétnosť a schopnosť zachovávať mlčanlivosť s cieľom zachovať integritu vyšetrovania.
Znalosť platných zákonov a zásad spoločnosti.
Dobré schopnosti počúvania.
Schopnosť hodnotiť dôkazy.
Niekto, kto by bol dobrým svedkom, ak by bol povolaný, aby svedčil o vyšetrovaní a nálezoch.

Krok 2: Vypočúvanie svedkov

Vždy musia byť vypočutí dvaja svedkovia: sťažujúci sa zamestnanec a obvinený. Bez ohľadu na to, akým spôsobom sťažovateľ predtým podal sťažnosť, je dôležité, aby vyšetrovateľ v rámci vyšetrovania uskutočnil formálny rozhovor. Požiadajte zamestnanca, aby opísal, čo sa stalo, ale nenavrhujte nijaké fakty ani závery. Vyšetrovateľ by mal tiež navrhnúť nestrannosť a upozorniť, že zamestnávateľ berie sťažnosť vážne.

Je tiež veľmi dôležité získať verziu udalostí obvineného. Začnite so všeobecnými otázkami („Videli ste v piatok v práci?“ „O čom ste sa v ten deň obaja rozprávali?“) A pokračujte konkrétnejšími otázkami. Ak zamestnanec tvrdí, že druhý klame, preskúmajte možné motívy nepravdivého tvrdenia. Pretože pravda vždy leží niekde v strede, preskúmajte možné dezinterpretácie.

Vo väčšine prípadov nestačí hovoriť iba so sťažovateľmi a obvinenými, najmä ak sa ich príbehy veľmi líšia. Ďalšími možnými svedkami sú osoby identifikované pri preskúmaní dokumentu, osoby označené oboma stranami ako osoby, ktoré majú vedomosti, osoby zodpovedné za dohľad nad stranami a spolupracovníci. Tento zoznam sa môže rozšíriť na základe informácií získaných počas prvých pohovorov.

Ako vypočuť svedkov pri vyšetrovaní na pracovisku:

Robiť si poznámky.
Spýtajte sa na otvorené otázky, nie na tie, ktoré si vyžadujú odpoveď áno alebo nie.
Nezabudnite na päť otázok, aby ste sa dostali k faktom: kto, čo, kde, kedy, ako.
Rozlišujte medzi priamymi pozorovaniami a svedeckými výpoveďami svedkov.
Ak svedok opakuje svoj vlastný zvukový prejav, zistite zdroj informácií. Pochádzalo to od sťažovateľa, obvineného alebo niekoho iného, alebo je to založené iba na povesti a narážkach?
Neprijímajte nezáväzné vyhlásenia ako odpovede, hľadajte „prečo“.
Opýtajte sa na doplňujúce otázky.
Pýtajte sa na potvrdenie alebo vyvrátenie ďalších informácií alebo svedkov. Neuverejňujte však zdroje.
Opýtajte sa, či existujú podporné dokumenty alebo niekto iný s relevantnými informáciami.
Vyčerpajte všetky možnosti vyšetrovania.
Zostaňte neutrálny.
Pozorujte fyzické a slovné reakcie.

Krok 3: Dokumentácia vyšetrovania

Odporúča sa, aby bol na pohovoroch prítomný druhý vedúci pracovník, ktorý podporí vyšetrovateľa a urobí si podrobné poznámky. Poznámky nemusia byť doslovné, ale mali by zachytávať podstatu toho, čo povedal svedok. Mať k dispozícii druhú osobu umožňuje vyšetrovateľovi sústrediť sa na kladenie otázok a formulovanie následných otázok. Druhá osoba tiež pomáha vyhnúť sa ďalšiemu scenáru, „povedala, povedala“, ak svedkovia neskôr zmenia svoje príbehy. Tento „tichý svedok“ by mal mať povesť dôveryhodnosti a dobrej pozornosti venovanej detailom.

Krok 4: Určenie dôveryhodnosti

Ak chýbajú očití svedkovia, riešenie sťažnosti na pracovisku často závisí od rozhodnutia vyšetrovateľa, ktorá strana, žalobca alebo sťažovateľ, je dôveryhodnejšia. Vykonaním dôkladného preskúmania dôkazov pomocou dobrých vyšetrovacích techník by mal mať vyšetrovateľ lepšiu pozíciu na vykonanie tohto určenia.

Pri rozhodovaní, komu veriť, zvážte:

Kvalita dôkazov: Fakty sú lepšie ako závery; priamy dôkaz je lepší ako povesť. Zvážte vzdialenosť a čas. Bol svedok príliš ďaleko na to, aby mal jasný výhľad? Ako dávno sa udalosti stali? Výpoveď svedka by mala zostať vnútorne konzistentná. Akékoľvek nezrovnalosti naznačujú, že svedok môže byť nepravdivý.
Či existujú podporné dôkazy: Ak chýbajú priame dôkazy, môže prevažovať nepriamy dôkaz pred Súdnym dvorom proti jednej alebo druhej strane. Zvážte, či je príbeh svedka v súlade s dokumentáciou. Ak nie sú svedkovia samotného incidentu, vyhľadajte z prvej ruky správy o správaní sa strán bezprostredne pred alebo po stanovenom čase. Súčasné pozorovanie plaču sťažovateľa krátko po tom, ako k incidentu údajne došlo, podporuje zistenie, že sa stalo niečo zlé. Existujú dôkazy o podobných udalostiach v minulosti? To môže vytvoriť vzor alebo postup. Na záver zvážte, či by mali byť podporené dôkazy na podporu príbehu svedka. Ak svedok tvrdí, že niekto telefonoval, existuje záznam o tomto hovore? Tam by mal byť. Ak nie, je rozumné predpokladať, že k hovoru nedošlo.
Záujmy svedkov: Má niekto motív klamať? Niekto, kto sa nepodieľa na výsledku, môže byť dôveryhodnejší ako niekto, kto môže niečo získať alebo stratiť. Vyhlásenia proti úrokom môžu byť tiež dôveryhodnejšie; dá sa bezpečne predpokladať, že ľudia nehovoria, aby vyzerali zle, pokiaľ tieto veci nie sú pravdivé.

Stále si nie ste istí?

Napriek najlepším vyšetrovacím technikám sú niekedy zistenia vyšetrovateľa nepresvedčivé. To neznamená, že zamestnávateľ je mimo dosah. Zamestnávateľ by mal prinajmenšom zopakovať svoje politiky a hľadať príležitosti na opätovné vzdelanie pracovnej sily, aby sa zabránilo ich budúcemu porušovaniu.

Dodatočné zdroje:

Kontrolný zoznam pre zamestnávateľov

pred prepúšťaním zamestnancov Kontrolný zoznam zamestnávateľa na posúdenie možného právneho rizika pred prepustením zamestnanca. Znížte riziko nesprávneho súdneho sporu o absolutórium proaktívnou identifikáciou a riešením právnych rizík ukončenia zamestnanca skôr, ako začnete konať.
Stratégie na zabránenie

odvetným nárokom zamestnancov Nároky na odvetné opatrenia zamestnancov sú na vzostupe. Dozviete sa, čo predstavuje nezákonnú odvetu a čo môžu zamestnávatelia vylúčiť zo zodpovednosti.