Ako správne automatizovať systém firemných telefónov

Telefonická recepčná

Obrázok so súhlasom FreeDigitalPhotos.net

Táto príručka sa vzťahuje na akýkoľvek typ automatizovaného telefónneho systému pre firmy. Budete to potrebovať po nainštalovaní systému s dokončeným všetkým káblovým a telefónnym pripojením.

Dám vám informácie, ktoré potrebujete, aby ste mohli naprogramovať svojho automatického obsluhu tak, aby efektívne obsluhovala vašich volajúcich.

Správna konfigurácia je zásadná pre zabezpečenie vynikajúceho prvého dojmu z vašej firmy.

Systém firemného telefónu má tri časti:

Hlavnou zložkou je ústredňa, čo je skratka pre " P Riva B ranč E x zmene ." Od živej osoby sa vyžaduje, aby odpovedala a smerovala prichádzajúce hovory, pokiaľ systém neobsahuje položku „2“ uvedenú nižšie.
Automatizovaný sprievodca poskytuje ponuku možností, ktoré môžu volajúci použiť na presmerovanie hovorov bez potreby živého recepčného.
Nakoniec komponent hlasovej schránky umožní volajúcim zanechávať správy pre personál.

Výhody automatizovaného telefónneho systému

Obchodné hovory môžu narušiť koncentráciu zamestnancov a dať im ďalšiu zodpovednosť za prijímanie správ pre ostatných zamestnancov. Automatizovaný telefónny systém umožňuje personálu zvýšiť produktivitu, ale iba ak je naprogramovaný na správne smerovanie volajúcich.

Volajúcich je možné presmerovať na konkrétne telefóny v kancelárii automaticky. V mnohých prípadoch môže personál dokonca presmerovať svoje pobočky na vonkajšie miesta alebo na mobilné telefóny.

So zahrnutou hlasovou schránkou bude systém prijímať správy pre zaneprázdnený personál. Každý jednotlivec môže zaznamenať svoj pozdrav, ktorý prehrá volajúcemu, ak neodpovie.

Automatický sprievodca môže volajúcim tiež umožniť počúvať zaznamenané informácie bez toho, aby čakali, kým živý človek odpovie na bežné otázky. To je skvelé pre poskytovanie pracovnej doby, pokynov do vašej kancelárie, výpisu pracovných ponúk a odpovedí na ďalšie často kladené otázky.

Ako sa k jednému číslu dostane viac volajúcich?

Ak máte iba jednu telefónnu linku, prejde iba jeden volajúci. Druhý volajúci dostane signál obsadenia, pretože vaša telefónna spoločnosť nemôže uskutočniť druhý hovor.

Ak nechcete, aby vaši volajúci dostávali rušné signály, potrebujete pre každého súčasného volajúceho samostatnú telefónnu linku.

Potrebujete zodpovedajúci počet telefónnych liniek na podporu požadovaného objemu hovorov a váš telefónny systém musí podporovať ďalšie linky.

Napríklad, ak máte desať pobočiek a päť ľudí zvyčajne telefonuje naraz, budete potrebovať päť telefónnych liniek prichádzajúcich od vašej telefónnej spoločnosti. Ak sa používa všetkých päť liniek, ďalší volajúci dostane signál obsadenia.

Aktuálny spôsob doručovania prichádzajúcich hovorov je funkciou telefónnej spoločnosti. Každý volajúci vytočí to isté číslo, vaše hlavné firemné číslo. Telefónna spoločnosť poskytuje funkciu nazývanú rollover service . Ak je prvý riadok obsadený, ďalší volajúci sa presunie na nasledujúcu dostupnú linku.

Rušným signálom sa dá vyhnúť dostatkom telefónnych liniek na doručenie všetkých možných súčasných volajúcich.

Ako si vyrobiť telefónny systém pre firmy správne zaobchádzať so svojimi volajúcimi

Pri programovaní možností ponuky je potrebné brať do úvahy logické rozmiestnenie oddelení a personálu vo vašej spoločnosti. Dobre organizované menu telefónu pomôže volajúcim rýchlo sa dostať cez.

Budete chcieť nasmerovať volajúceho správnym smerom bez toho, aby ste zamieňali výber. Ľahko sledovateľné menu je zásadné s možnosťami pre konkrétne oddelenia, personál alebo ďalšie informácie.

Ako postupujete pri plánovaní správnej štruktúry vášho jedálnička? Popremýšľajte, na čo väčšina vašich volajúcich volá a čo od vás potrebujú. Zvážte tiež to, ako dobre vaši zákazníci poznajú vašu spoločnosť.

Kontaktujú bežne konkrétny personál?
Poznajú čísla pobočiek?
Poznajú priezvisko vašich zamestnancov?
Alebo majú iba hmlistú predstavu o tom, na aké oddelenie sa musia dostať?

S týmto vedomím môžete navrhnúť ponuku svojho telefónu tak, aby vyhovovala potrebám vašich zákazníkov.

Ak veľa ľudí volá s bežnými otázkami alebo potrebujete informácie o vašich produktoch, uveďte možnosť ako „ Stlačením 5 zobrazíte informácie o našich widgetoch “.

Ak vaši zákazníci poznajú vašich zamestnancov podľa mena, potom je užitočné ponúknuť adresár dial-by-name. Volajúci dostane pokyn, aby vytočil priezvisko na klávesnici telefónu.

Pamätajte, že ak niekto opustí vašu spoločnosť alebo najmete iných, musíte udržiavať telefónny zoznam aktuálny.

Ako bezpečnostné opatrenie, aby ste nestratili volajúceho, je vždy užitočné dať volajúcemu možnosť dostať sa k operátorovi stlačením nuly. Váš operátor môže byť váš recepčný alebo ktokoľvek, kto môže pomôcť volajúcim, ktorí potrebujú vedenie.

Telefonický kontakt volajúceho po stlačení možností ponuky

Obrázok Pete Linforth z Pixabay

Automatická etiketa telefónneho systému pre firmy

Je dobrým obchodným postupom, aby ste svojim volajúcim čo najjednoduchšie pomohli dostať sa k príslušnej osobe, ktorá im pomôže. Nasledujúce body sú zásadné.

Poskytujte užitočné možnosti ponuky

Je obvyklé umiestňovať oddelenia do ponuky a prideľovať rozšírenia pre personál. V niektorých prípadoch možno budete chcieť do menu umiestniť ľudí, aby volajúci počul: „Pre Sally Jonesovú stlačte 1, pre Johna Smitha stlačte 2 atď.“

Upozorňujeme, že v tomto prípade poskytujete volajúcemu predstavu o veľkosti vašej spoločnosti. Tomu sa môžete vyhnúť pomocou funkcie Dial-by-name a vykonaním jednej z možností ponuky.

Poskytnite volajúcim osobu naživo s možnosťou Zero

Mnoho ľudí je v zhone a niekto nemá trpezlivosť počúvať celé menu. Nechcete týchto potenciálnych zákazníkov stratiť a určite ich nechcete frustrovať. Mnohokrát chcú títo volajúci stlačiť nulu pre okamžitú pozornosť skutočnej osoby. Preto je vhodné nechať možnosť ponuky nulové zvonenie obsluhe, ktorá im môže pomôcť alebo nasmerovať hovor.

Nemiešajte obchodné a osobné pozdravy

Ďalšou dôležitou vecou je nemiešať obchodné a osobné pozdravy. Keď vaši zamestnanci preposielajú svoje prípojky na svoje mobilné telefóny alebo domáce telefóny, možno nebudú chcieť, aby ich volajúci počuli odchádzajúcu uvítaciu správu, ak na prijatý hovor neprijmú.

Skríning hovorov je možné použiť na blokovanie osobného pozdravu cieľového miesta, takže volajúci počuje iba profesionálny pozdrav poskytnutý pod príponou. Ak odpovie hlasová schránka mobilného telefónu, volajúci nebude pripojený. Namiesto toho bude volajúci prijatý späť a umiestnený do hlasovej schránky obchodného systému s príslušným pozdravom súvisiacim s podnikaním.

Screening hovorov

Namiesto spojenia, keď je odpoveď, najskôr prehrá meno volajúceho s príjemcom. Potom môžu stlačením klávesu prijať hovor. Ak hlasová schránka odpovie, nevráti žiadny tón, takže telefónny systém prijme volajúceho späť, ako som vysvetlil vyššie.

Spracovanie hovoru, ak nie sú k dispozícii pracovníci

Váš personál nemusí byť vždy k dispozícii na prijímanie hovorov. Je však potrebné postarať sa o svojich zákazníkov, keď telefonujú.

Pokiaľ teda hovor neprijímate, rýchle presmerovanie volajúceho do príslušnej hlasovej schránky s pokynmi v pozdravu pomôže vášmu volajúcemu, že bude o neho okamžite postarané.

Ak váš personál potrebuje na splnenie príslušných úloh súkromie, jeho rozšírenia je možné nastaviť do režimu „Nerušiť“, aby dôležití volajúci iba nepočuli zvonenie alebo nespadli do väzenia „ Voice Mail Jail “.

Namiesto toho, keď je prípona nastavená na možnosť Nerušiť, prehrá alternatívny pozdrav, ktorý si používateľ poštovej schránky nastavil na vybavovanie volajúcich, keď nie sú k dispozícii. Tento pozdrav sa nazýva „Nedostupný pozdrav“. Poskytuje volajúcemu pokyny, napríklad, na akú pobočku má vytočiť číslo, aby ho mohol okamžite poskytnúť iný zamestnanec.

Skutočnosť, že užívateľ poštovej schránky môže zaznamenať bežný pozdrav aj nedostupný pozdrav, uľahčuje prepnutie do režimu bez vyrušení (alebo nedostupného režimu) a späť bez potreby nahrávania nového pozdravu.

Nezabudnite, že musíte sledovať všetky správy. Váš personál musí preto pravidelne kontrolovať svoje hlasové schránky alebo mať povolenú metódu oznamovania správ.

Ako pripojiť vzdialených pracovníkov prostredníctvom telefónneho systému

Ak máte mobilnú pracovnú silu, zamestnávate pracovníkov Work-at-Home alebo máte satelitné kancelárie, musíte všetkých svojich pracovníkov spojiť do jednotného telefónneho systému, aby boli prístupní vašim volajúcim.

Niektoré telefónne systémy umožňujú programové prípojky smerovať hovory na vonkajšie čísla. Ak máte túto funkciu, vytvorte rozšírenia pre všetkých vzdialených pracovníkov, ktorí musia byť prístupní.

Správne používanie rozšírených mobilných telefónov

Ak sa váš vzdialený personál nenachádza na konkrétnych miestach, môžete naprogramovať rozšírenia telefónneho systému tak, aby smerovali hovory do ich mobilných telefónov. Volajúci, ktorý vytočí svoju linku, sa spojí s mobilným telefónom bez toho, aby vedel, že sa fyzicky nenachádza v kancelárii.

Možno však budete chcieť zvážiť, že zmeškané hovory zostávajúce v hlasovej schránke sa nemusia zdvihnúť a vrátiť včas. Riešením je zakázať skríning hovorov a nechať všetky hovory spadnúť do hlasovej schránky ich mobilných telefónov, ak nie je odpoveď.

Výhodou je, že nebudú musieť kontrolovať správy na dvoch miestach. Potrebujú len skontrolovať mobilný telefón, ktorý má pravdepodobne signál čakajúci na oznámenie zmeškaného hovoru.

Upozorňujeme, že volajúci bude počuť osobný pozdrav na mobilnom telefóne, ak neodpovie. Ak sa teda použije táto metóda, pozdrav sa musí týkať firmy, pokiaľ váš systém nemôže tento pozdrav obísť, ako som už spomínal.

Správne plánovanie urobí na vašich volajúcich skvelý dojem, keď zistia, že je ľahké spojiť sa s príslušným personálom, aby dosiahli svoje určené ciele. Je to prospešné pre vás aj pre vašich klientov.

Vzdialený pracovník odpovedajúci na telefón

Obrázok Gref_exe z Pixabay

Príprava telefónneho systému na uspokojovanie vašich potrieb

Zvážte flexibilitu použitia a to, ako vaši volajúci budú môcť čo najlepšie využívať vaše vlastné automatické menu obsluhy.

Mali by ste sa rozhodnúť, ktoré funkcie použijete a ako ich správne implementovať. Nechcete používať funkciu od vašej telefónnej spoločnosti, ktorá narúša telefónny systém.

Tu je stručný prehľad niektorých bežných funkcií a spôsobov ich integrácie:

Hlasová schránka

Ak je ktorýkoľvek z vašich pracovníkov zaneprázdnený telefónom, správa bude prijatá jeho hlasovou schránkou. Každá prípona telefónu by mala mať svoju vlastnú hlasovú schránku s vlastným osobným pozdravom.

Ak v telefóne používate funkciu hlasovej schránky, je od telefónnej spoločnosti nevyhnutné zakázať hlasovú schránku.

Presmerovanie hovorov

Ak máte pracovníkov na vzdialených miestach, možno budete chcieť povoliť prenos volajúcich, ktorí vytočia svoju linku, na svoje mobilné telefóny.

Dobrý telefónny systém by mal byť schopný zvládnuť rôzne typy funkcií prenosu, ktoré poskytuje vaša telefónna spoločnosť, ako napríklad trojstranné volanie alebo prenos a uvoľnenie, čo je funkcia známa ako Centrex.

Ak nemáte so svojou telefónnou spoločnosťou žiadne možnosti prenosu, potom by slušný telefónny systém mal byť schopný prepojiť volajúceho na iné číslo opravou hovoru prostredníctvom dvoch telefónnych liniek.

Nakoniec overte, či váš telefónny systém vytvára dobrý prvý dojem

Nakoniec, keď máte nastavený automatizovaný systém a dokončíte programovanie, zavolajte na svoje telefónne číslo a vypočujte si pozdrav spoločnosti. Vyskúšajte všetky možnosti v ponuke, aby ste sa uistili, že všetko funguje tak, ako ste zamýšľali.

Nechcete, aby vaši volajúci narazili na niečo zvláštne. Môžete to chytiť a opraviť skôr, ako volajúci zistí niečo zlé, čo ich dráždi.

Pamätajte, že váš telefónny systém je prvá vec, ktorú vaši zákazníci a klienti zažijú, keď vám zavolajú. Urobte teda vynikajúci prvý dojem.