Ako zistiť, ktorá mapa procesu je pre vás to pravé

Dozviete sa viac o druhoch procesných máp a na čo sa jednotlivé typy používajú.

Canva

Čo je mapovanie procesov a ako vám môže pomôcť pri prijímaní dobrých obchodných rozhodnutí? Ako vieš, kde začať? Aké mapy sú pre vás to pravé? Krátka odpoveď je: Záleží.

Čo sú mapy procesov?

Mapy procesov sa používajú na dokumentovanie procesov a postupov, ktoré definujú, ako sa vykonáva práca v rámci entity. Mapovanie umožňuje obchodným lídrom pozrieť sa na to, čo sa deje teraz, a určiť, kde môžu zmeny zabrániť redundancii, ušetriť peniaze a zlepšiť pracovný tok. Mapa je v podstate obrazom toho, ako sa veci dejú. Aj keď mapovanie vašich procesov vyžaduje čas a úsilie, odmena za zlepšenie kvality takmer vždy vedie k pozitívnej návratnosti investícií (ROI).

Rôzne typy procesných máp

Jednoduché (nízka úroveň)
Zhora nadol
Krížové funkcie (plavecké dráhy)
Podrobne
Pracovný postup s obrázkami
Vykreslené toky procesov
Úroveň systému

Jednoduchá mapa (na nízkej úrovni).

1. Jednoduché (nízka úroveň)

Najzákladnejšie obchodné procesy je možné demonštrovať pomocou veľmi jednoduchých máp. Tieto mapy sa používajú na znázornenie každodenných postupov, ktoré udržujú podnik v prevádzke. Je potrebných len veľmi málo symbolov, aby ich mohol urobiť ktokoľvek.

Šípky majú tendenciu tiecť jedným smerom.
Procesy sú zobrazené štvorcovým symbolom toku procesu.
Body rozhodnutí sú v týchto tokoch zreteľne označené diamantmi.

Mapy je možné spájať spolu s konektormi, aby čitatelia videli, ako jedna sada procesov prúdi do druhej. Keď je podnik dobre zdokumentovaný, každý tok procesu by sa mal pripojiť k jednému alebo viacerým tokom procesu, pretože žiadna obchodná akcia by nemala byť samostatná.

Mapa zhora nadol.

2. Zhora nadol

Mapy zhora nadol používajú na zdokumentovanie procesu a krokov, ktoré ho podporujú, iba jeden symbol. Rozhodovacie body nie sú zahrnuté. Procesy najlepšie zdokumentované týmto tokom sú veľmi jednoduché a pohybujú sa iba jedným smerom. Sila týchto tokov je schopnosť spojiť príslušné kroky s každým procesom. Čitatelia môžu tieto toky použiť na identifikáciu spôsobov, ako dosiahnuť efektívnosť v štandardných pracovných procesoch, a to tak, že skontrolujú kroky zamerané na duplicitné úsilie a zbytočné kroky.

Mapa plaveckých pruhov.

3. Cross Functional (Swim Lanes)

Cross-funkčné mapy sa nazývajú Swim Lanes kvôli vodorovným čiaram použitým na oddelenie funkčných oblastí, ktoré pripomínajú plavecké dráhy v bazéne. Tieto mapy sa často používajú na zobrazenie procesov predstavujúcich prácu, rozhodnutia a údaje pri prechode každého procesu z jednej funkčnej oblasti do druhej. Tieto mapy môžu byť jednoduché alebo podrobné.

Postupy procesu Swim Lane sa často používajú na odhalenie hrdiel fliaš a cestných blokov. Pomocou týchto máp je jednoduchšie demonštrovať spôsoby, ako môže lepší tok informácií a údajov pomôcť podniku fungovať efektívnejšie a efektívnejšie. Tieto mapy sú veľmi populárne pre certifikáciu ISO.

Podrobná mapa.

4. Podrobné

Rovnako ako jednoduché mapy procesov, aj podrobná mapa procesov používa symboly na podrobnejšie demonštrovanie komplikovanejších procesov. Tieto mapy používajú viac symbolov na vizuálne oddelenie procesov, čiastkových procesov, dokumentácie, údajov atď.

Mapy je možné opäť navliecť spolu s konektormi a ukázať, ako každý proces prúdi do druhého. Často sa používajú legendy, ktoré čitateľovi pomôžu lepšie sledovať mapu. Použite tieto toky na zdokumentovanie zložitejších výrobných, distribučných, inžinierskych, technických a obchodných procesov. Tieto mapy sú vynikajúce pre certifikáty ISO 9000.

Mapa pracovného toku s obrázkami.

5. Pracovný postup s obrázkami

Diagramy pracovných postupov sa vzdávajú štandardných symbolov máp pre prívetivejšie obrázky. Často sa používajú na demonštráciu procesov pre publikum, ktoré nie je oboznámené s technikami toku procesov. Symboly sa musia používať dôsledne. Udržiavanie legendy pomáha. Tieto mapy sa často používajú na tréningoch.

6. Vykreslené toky procesov

Vykreslené mapy idú o krok ďalej ako diagramy pracovných tokov, aby boli mapy priateľské pridaním farieb a rozdelením informácií do ohraničených oblastí. Na jednej mape je často dokumentovaných viac tokov procesov.

Tieto mapy môžu byť dosť komplikované. Každý tok je dokumentovaný inou farbou, aby čitateľ ľahšie sledoval každý tok. Legendy pomáhajú čitateľom určiť význam symbolov. Najčastejšie sa používajú na mapovanie toku údajov, pretože podporujú obchodné procesy v organizácii.

Mapa na úrovni systému.

7. Úroveň systému

Mapy na úrovni systému zobrazujú najvyššiu úroveň obchodných procesov v organizácii. Tieto mapy sa používajú na demonštráciu hospodárskych cyklov. Cykly ako peňažný tok, plnenie objednávky, výroba, vývoj systému atď. Je možné zobraziť pomocou tohto typu mapy. Viaceré symboly a šípky zobrazujú tok aktivít, poradie procesov spolu s postupnosťou na vysokej úrovni a interakciami medzi obchodnými oblasťami. Ostatné mapy procesov sa často zrolujú na mapy vysokej úrovne.

Manažérske tímy používajú tieto mapy na lepšie pochopenie organizácie a interakcie divízie alebo celej spoločnosti. Na získanie certifikácie ISO 9001 sú často potrebné aj systémové mapy.