Ako efektívne využívať systém diárov pri práci

Mike Tinnion (CC0) cez Unsplash (upravené pomocou Canva)

Je udržiavaný systém denníkov, ktorý veľmi efektívne a efektívne využíva čas a dokončuje úlohy a schôdzky. Pomáha organizácii ako celku a pomáha spravovať môj čas aj čas iných ľudí. Diáre je možné udržiavať manuálne alebo elektronicky.

Ja osobne mám oba typy diárov. Mám svoj elektronický kalendár v Outlooku, ktorý je zdieľaný s mojím manažérom a ďalšími správcami. Mám tiež manuálny denník, ktorý je možné použiť v čase núdze.

Prečo je dôležité mať manuálny diár?

Manuálny denník, ktorý používam, je viazaná kniha s tromi dňami na stránku, pretože na každý deň nemám veľa záznamov.

Ako som už spomenul vyššie, tento denník používam iba v prípade núdze. Patria sem prípady, keď som chorý alebo som mimo práce a nemám prístup do svojho elektronického denníka alebo keď sú vypnuté počítačové systémy a program Outlook nie je prístupný.

Aké sú výhody elektronického denníka?

Ako som už spomenul, elektronický denník, ktorý si vediem, je v kalendári Outlook v pracovnom počítači.

Tu sú výhody elektronického kalendára:

• Som schopný zdôrazniť možný konflikt medzi menovaniami.
• Potrebujem vložiť pravidelne sa vyskytujúce udalosti iba raz.
• Nepoužíva sa žiadny papier.
• Existuje ochrana heslom.
• Mám k nej prístup odkiaľkoľvek.
• Na obrazovke sú pripomenutia schôdzok.
• Automaticky oznamuje zmeny všetkým zúčastneným, ktorých systémy sú spojené s mojimi.

Ako môžem použiť svoj denník?

Svoj diár používam na veci, ako sú upozornenia a schôdzky.

Najbežnejšie záznamy v mojom denníku budú:

• stretnutia panelov
• tímové stretnutia
• stacionárne objednávky
• školenia
• návštevy
• príprava agend
• riadna dovolenka
• ďalšie kancelárske úlohy
• dohľad
• ďalšie týždenné a dvojtýždňové úlohy, ktoré sa opakujú s určitou frekvenciou (to zaručuje, že mi nebudú chýbať)

Niekedy si musím rezervovať stretnutia a poslať pozvánky na stretnutie kolegom alebo iným delegátom, a deje sa to elektronicky.

Týmto spôsobom riadim tieto typy stretnutí.

• Snažím sa vložiť čo najviac podrobností, ako je dátum, miesto konania, trvanie, návštevníci atď.
• Málokedy sa stretnem so situáciou, keď je schôdza zrušená alebo odložená, ale ak k tomu dôjde, pred súhlasom s ňou skontrolujem účinky, ktoré bude mať požadovaná zmena.
• Zhromažďujem tiež všetky dôležité informácie, aby som zabezpečil, že každý, kto sa zúčastní schôdzky alebo schôdzky, má prístup ku všetkým príslušným podrobnostiam, takže neexistuje priestor pre nedorozumenie.
• Spravidla vybavujem žiadosti a zmeny od ostatných účastníkov v chronologickom poradí, ale pri riešení ich veľkého množstva uprednostním najnaliehavejšie požiadavky.
  • Ak dôjde k odsúhlaseniu akýchkoľvek požiadaviek alebo vykonaniu zmien, zabezpečím, aby boli kontaktované všetky zúčastnené strany a aby to bolo pre nich pohodlné pred potvrdením zmien.
• Tiež sa starám o to, aby mal každý človek zúčastnený na schôdzke alebo stretnutí dostatok času na plánovanie, cestovanie a ďalšie potreby, aby stretnutie prebehlo bez problémov.

Som si vedomý, že denníky musia byť aktualizované, keď sa dohodnú zmeny. Uistite sa, že som odstránil všetky zrušené schôdzky. Denník, ktorý nie je udržiavaný úplne aktuální, môže riskovať všetky druhy zmätkov. Taktiež to podlomí dôveru a povzbudí ľudí, aby cítili potrebu skontrolovať usporiadanie, čo je strata času, alebo ešte horšie, viesť si samostatný denník.

Jedna záverečná poznámka

Ako láskavo nekopírujte nič tu zadané a zobrazte to vo svojom súbore. Toto tu bolo zverejnené iba preto, aby vám pomohlo získať predstavu / porozumieť tomu, čo od vás očakávajú, že budete mať prehľad. Budete sa musieť vzťahovať na svoju vlastnú pracovnú oblasť a organizáciu a držať sa jej pri príprave súborov. Ďakujem za spoluprácu.

© 2012 livingsta