Ako efektívne minúť minúty

Robenie minút počas schôdze.

Livingsta's Photography

Tiež niekedy, keď sa diskusie odchyľujú od hlavnej témy k inej, ktorá je podobná hlavnej téme, môže predseda zabudnúť na prijatie rozhodnutia o tejto položke v dôsledku odchýlok od iných otázok. V takýchto prípadoch môže úzka spolupráca s predsedom pomôcť zapisovateľovi pripomenúť predsedovi, že je potrebné o tejto otázke rozhodnúť skôr, ako prejdeme k ďalšiemu bodu.

Ak máte pochybnosti o tom, či niečo zaznamenať alebo nie, vždy to so stoličkou potvrďte. Vyhnete sa tak zaznamenávaniu nepotrebných vecí a ušetríte čas a námahu.

Pred a po stretnutí

Ešte predtým, ako sa schôdza začne, môže mať účastník rokovania s predsedom diskusiu o tom, ako sa schôdza uskutoční, o bodoch, ktoré sa budú prediskutovať, o tom, ako bude diskusia prebiehať a čo treba nevyhnutne rozpisovať.

Ak po ukončení schôdze majú mať zapisovatelia akékoľvek ťažkosti s rokovaniami, mali by mať s predsedom rýchle slovo, aby veci objasnili, pretože váhanie s tým bude mať za následok nepresné informácie v minút.

Ako efektívne počúvať

Počúvanie je veľmi dôležitá zručnosť a prichádza s praxou. Väčšina ľudí v dnešnej dobe iba počuje veci alebo len počúva, ale aktívne alebo efektívne nepočúva. Medzi počutím, počúvaním a aktívnym počúvaním je veľký rozdiel. Nedávno som veľa preskúmal tieto zručnosti a techniky a dokonca som napísal hub na aktívne počúvanie. Pomáha človeku vo všetkých sférach života, či už osobného alebo profesionálneho, a tiež pomáha zlepšovať jeho osobnosť.

Čo je teda efektívne počúvanie?

Livingsta

Pri písaní zápisnice so záujmom a dôležitosťou počúvate rečníkov, ktorí aktívne absorbujú všetky informácie týkajúce sa diskusie, a potom tieto informácie reprodukujete vo forme dokumentu s názvom zápisnica, ktorý pomáha ľuďom, ktorí sa nezúčastnili schôdze, získať informácie o tom, čo bola prerokovaná na schôdzi. To tiež slúži ako právny dokument pre organizáciu a pomáha pri hľadaní do budúcnosti. Je to tiež trvalý záznam o všetkom, čo sa stalo na stretnutí.

Rozvíjanie posluchových schopností si vyžaduje čas, ale určite sa rozvíja s praxou. Väčšina ľudí vie rozprávať, ale nepočúva. Aj parafrázovanie toho, čo ste počuli, vhodnými spôsobmi, vyžaduje veľa tvorivosti. Jeden si môže precvičiť posluchové schopnosti počúvaním prednášok, debát a iných podobných materiálov, ktoré si vyžadujú sústredenie. Tu budeme diskutovať o tom, ako efektívne počúvať na schôdzke, keď sa stanú diskusie, hádky a nezhody.

Tipy na efektívne počúvanie

Efektívne počúvanie:

• Najprv je potrebné pochopiť skutočnosť, že proces počúvania nezahŕňa iba prijímanie správ, ale tiež závisí od ďalších zložiek, ako sú myslenie, zameranie a aktívna reakcia.
• Človek sa musí sústrediť na rečníka a nenechať svoju myseľ blúdiť. Musíte byť pozorní a uvoľnení
• Robte si poznámky súčasne, ako budete počuť, pretože to vám pomôže sústrediť sa na diskusiu.
• Vypočujte si každé slovo, ktoré rečník povie, a v mysli si predstavte situáciu alebo logiku diskusie
• Sústreďte sa, aj keď je diskusia nudná, pretože ste to práve vy, kto musí do zápisnice uviesť presné informácie.
• Neprerušujte prácu, keď prebieha diskusia alebo keď niekto hovorí. Namiesto toho počkajte na ukončenie diskusie alebo na ukončenie rečníka a potom objasnite svoje otázky
• Budovanie slovnej zásoby vás robí lepším poslucháčom, inak môžete počúvať slová, ktorým nerozumiete
• Vždy si zapíšte všetky nové slová, ktorým ste nerozumeli, a objasnite ich pomocou stoličky
• Ak si pred schôdzou urobíte nejaké základné štúdie o veciach diskusie, pomôže vám to efektívne počúvať a úplne sa zapojíte do procesu počúvania.
• Buďte pripravení so svojím perom a papierom skôr, ako reproduktor začne rozprávať.
• Musíte sa naučiť fyziologicky a psychologicky prispôsobiť situáciám v rokovacej miestnosti a fyzickým faktorom v miestnosti, pretože niektoré z nich môžu mať negatívny vplyv a iné pozitívny vplyv.
• Akcenty rečníkov môžu niekedy brániť efektívnemu počúvaniu, ale ak sa chcete stať efektívnym poslucháčom, je potrebné zlepšiť ich schopnosti prekonávať všetky tieto bariéry.
• Žiadne dve stretnutia nebudú rovnaké, žiadne dve diskusie nebudú rovnaké a dvaja hovoriaci nebudú hovoriť rovnakým spôsobom, takže sa musíte naučiť prispôsobiť situáciám.
• Vždy sa sústreďte na kľúčové / dôležité body
• Počúvajte, akoby ste od nich mali neskôr požadovať, aby ste ich neskôr poskytli inému publiku (urobíte to aj tak vo forme minút), čo vám pomôže sústrediť sa a efektívne počúvať každé slovo, ktoré rečník povie.
• Na stretnutiach, na ktorých sa diskutuje o citlivých otázkach, nezabudnite radšej dávať pozor na reč tela hovoriaceho, než aby ste mali hlavu sklonenú pri písaní poznámok.
• Nenechajte sa ničím a nikým okolo rozptýliť a neobracajte pozornosť na ľudí, ktorí prichádzajú alebo odchádzajú z miestnosti, keď rečník hovorí.
• Vhodnými spôsobmi si robte poznámky v závislosti od typu diskutovaných záležitostí, čo vám pomôže zapojiť sa do počúvania.
• Nepíšte si všetko, iba hlavné body
• Nehýbajte sa a nehrajte sa s ničím vo svojich rukách, ani nedoodle a nepozerajte hodiny. To vám nepomáha počúvať a môže to mať vplyv aj na ľudí okolo vás.
• Na záver si predstavte, ako by ste chceli, aby vaše publikum počúvalo, keby ste hovorili a boli rovnakým druhom poslucháča, čo vám pomôže byť efektívnym poslucháčom.

Ako si robiť poznámky počas diskusií

Robenie poznámok je dôležitou úlohou alebo súčasťou procesu zapisovania minút. Pri robení poznámok si človek nezaznamenáva slová, ktoré boli použité v diskusii, ale zaznamená si diskusie, ktoré sa na schôdzi uskutočnili.

Citát z internetu

Toto je veľmi dôležitá a dosť náročná úloha v závislosti od povahy stretnutia a toho, o čom sa diskutovalo. Závisí to aj od toho, ako dobre schôdzka dopadne, ako členovia spolupracujú, ako pomáha a sumarizuje predsedníctvo a čo je najdôležitejšie, ako dobre ste na stretnutie pripravení. Mali by ste si prezrieť všetky dokumenty týkajúce sa schôdzky, ktoré boli distribuované alebo rozoslané pred schôdzou, aby ste boli oboznámení s tým, o čom sa diskutuje.

Tipy na zapisovanie poznámok do diskusie

Počas diskusií postupujte podľa nasledujúcich pokynov a tipov na vytváranie poznámok:

• Najskôr si poriadne uvedomte, čo sú to minúty, prečo sa spisujú a aký je ich význam. To vám pomôže sledovať diskusiu a zapamätať si dôležité a potrebné informácie, ktoré budú pokračovať. Ako už bolo uvedené vyššie, ak sú k dispozícii dokumenty, vždy sa uistite, že zhromažďujete základné informácie o tom, o čom sa bude diskutovať. Toto výrazne uľahčí vykonávanie poznámok.
• V situáciách, keď sú diskusie alebo rozhovory zdĺhavé a komplikované, sa vždy sústreďte na dôležité aspekty diskusie, napríklad na to, na čo sa diskusia zameriava, aké je rozhodnutie, ak je k dispozícii, prečo bolo prijaté, kto musí konať rozhodnutia a kedy / v akom časovom rámci musí byť rozhodnutie vykonané.
• Predtým, ako začnete písať o diskusii, nezabudnite na jej začiatku zhrnúť diskusiu, pretože tak získate prehľad a predstavu o diskusii pre ľudí, ktorí sa nemohli zúčastniť. Aj keby sa títo ľudia museli zúčastniť na budúcom stretnutí, táto minúta im poskytne všetky potrebné informácie, ktoré budú vyžadovať.
• Zapíšte si dôležité názory a názory všetkých prítomných ľudí.
• Uistite sa, že aktívne a efektívne sledujete diskusiu, aby vám nedovolilo blúdiť alebo premýšľať o čomkoľvek inom. Takto vám neunikne nič dôležité.
• Vyberte si najlepšiu a ľahkú metódu, ktorá vám pomôže pri písaní poznámok.
• Pri zaznamenávaní akčných bodov je vždy najlepšie to urobiť spôsobom, ktorý sa dá ľahšie prehliadnuť, jasne s menami ľudí, ktorí to musia urobiť, a s časovým harmonogramom.
• Použite nadpisy, pretože to vám pomôže postupovať podľa poznámok neskôr, a môžete mať rôzne sekcie schôdzky pod rôznymi nadpismi. Pod každou sekciou nechajte určitý priestor, aby bolo ľahšie pridávať poznámky pod ňu, ak niekto počas postupu schôdze príde s novými bodmi alebo nápadmi.
• Ak viete, že máte krátke ruky, najlepšie je písať si poznámky pomocou krátkej ruky a tiež všade, kde je to možné, používať skratky.
• Precvičte si použitie odrážok, pretože tak budú čitateľnejšie, vyzerajú úhľadnejšie a jednoduchšie pri príprave zápisnice.
• So svojím predsedom vždy objasnite nejasné body alebo diskusie.
• Nezabudnite si vziať jedno alebo dve náhradné perá a ceruzky.

Účel objasnenia bodov, o ktorých si nie ste istí

Objasnenie je proces, pri ktorom vyriešite oblasti zmätku s rečníkom a skontrolujete, či rozumiete diskusii správne. Aby bola zápisnica presná, je potrebné objasniť všetky body, ktorým v priebehu rokovania nerozumejú

Účelom objasnenia bodov, ktoré si nie ste istí, je:

• Hovorí hovoriacemu, že efektívne počúvate správu a snažíte sa jej porozumieť
• Zaisťuje, aby ste pochopili správne informácie
• Pomáha pri kontrole porozumenia
• Podporuje rečníka, aby hovoril otvorene
• Pomáha vám bezchybne zapisovať minúty
• Predchádza nedorozumeniam a nesprávnym interpretáciám
• Zlepšuje medziľudské schopnosti

Ak si chcete prečítať o úlohe schôdzí, o dôvodoch, prečo sa schôdzky konajú, o právnych a organizačných požiadavkách, ktoré sa môžu vzťahovať na vyhotovenie zápisnice, o tom, prečo sa vyhotovuje zápisnica, a o ich výhodách, o dôvode, prečo musí byť zápisnica presná, a o rôznych dokumentoch použitých na schôdzach ako ich súčasť procesu minutia, pred stretnutím a po ňom, nájdete v tomto článku: Zaznamenávanie minút.