Obsah:
- Úvod
- Časový plán (čas)
- Rozpočet (náklady)
- Rozsah (ciele)
- Kvalita - najvyšší cieľ
- Toto video podrobne vysvetlí Železný trojuholník
- Záver
- Si na ťahu
Úvod
Existuje niekoľko úrovní riadenia. Nejde o vytvorenie hierarchie, ale skôr o delegovanie a oddelenie úloh, aby bolo možné tieto úlohy dokončiť efektívne a včas. Manažéri sú zodpovední za tímy, ktoré sú pod ich dohľadom. To znamená, že preberajú plnú zodpovednosť za akékoľvek chyby alebo správanie svojich tímov. Manažéri musia zabezpečiť kvalitu práce, časové plány a rozpočty svojich členov tímu. Manažér musí delegovať správne úlohy na správnych ľudí, aby optimalizovali kvalitu, vypracovali plány, ktoré maximalizujú využitie času a poskytnú rozpočet, ktorý využíva najmenšie množstvo peňazí na dosiahnutie čo najvyššieho výsledku alebo produkcie. Tri kľúčové aspekty, ktoré budeme analyzovať, sú známe ako „železný trojuholník“ alebo „trojuholník riadenia projektu“. Tri aspekty sú rozsah, plán (čas) a rozpočet.Kvalita je konečným cieľom projektu, a teda bude spadať do všetkých troch aspektov. Toto sú obmedzenia, ktoré obmedzujú kvalitu a výsledok projektu.
Časový plán (čas)
Každý projekt musí byť efektívne riadený s ohľadom na čas pre každú úlohu. Manažér musí vypracovať harmonogram, ktorý pomôže tímu fungovať podľa termínov, čím sa zvýši efektívnosť projektu. Harmonogram bude obsahovať faktory, ako je čas povolený na dokončenie projektu, termíny mikroúloh a hodiny zamestnancov a členov tímu za deň / na úlohu. Cieľom harmonogramu je využiť čo najmenšie množstvo času na dosiahnutie čo najefektívnejšieho výstupu. Z tohto dôvodu je pre manažérov dôležité vykonať hĺbkový prieskum, aby bolo možné efektívne alokovať čas potrebný na rôzne úlohy. Napríklad plánovanie projektu je dosť dôležité a malo by mu byť vyhradené veľa času (niekoľko dní), zatiaľ čo kreslenie myšlienkovej mapy by malo trvať len pár hodín.Niektorí manažéri očakávajú, že tieto harmonogramy a termíny budú dodržané striktne, zatiaľ čo iní manažéri majú tendenciu pripúšťať flexibilitu a harmonogram používajú skôr ako usmernenie a nie ako rigidnú zmluvu.
Rozpočet (náklady)
Ďalším faktorom, ktorý výrazne ovplyvňuje projekt, sú náklady na celý projekt. Manažér alokuje náklady na projekt zohľadnením všetkých faktorov, ktoré sa na projekte podieľajú. Cieľom je nájsť dokonalú rovnováhu medzi nákladmi, výstupmi a kvalitou. Manažér musí minimalizovať náklady a zároveň zvyšovať výkon a udržiavať štandardnú kvalitu produktu alebo služby. Pri zvažovaní nákladového aspektu by sa manažér mal zamerať na nasledujúce faktory; platy a mzdy, náklady na zariadenie, náklady na materiál, náklady na správu a možné náklady na chyby a chyby. Je to len niekoľko faktorov. Náklady sa môžu líšiť v závislosti od veľkosti projektu. Napríklad projekt vývojovej budovy bude oveľa nákladnejší ako reklamná kampaň. Navyše,náklady priamo súvisia s časom v tom, že čím dlhšie bude projekt trvať, tým viac bude zamestnancom potrebné platiť za odpracované hodiny.
Rozsah (ciele)
Rozsah projektu zahŕňa ciele, krátkodobé a dlhodobé ciele, požadované výsledky, možné chyby, plán, implementáciu, proces preskúmania a proces nápravy. Toto je pre manažéra najťažšia výzva, pretože bude musieť analyzovať tieto faktory vo vzťahu k nákladom a času. Manažér musí zabezpečiť, aby celý tím pochopil rozsah projektu a pochopil, čo sa od každého z nich vyžaduje. To je často obmedzenie, ktoré spôsobuje zlyhanie projektu, pretože ciele manažérov sú nereálne vo vzťahu k harmonogramu a rozpočtu, alebo členovia tímu / zamestnanci nerozumejú rozsahu projektu. Rozsah zahŕňa aj opatrenia na prispôsobenie, ak sa zmenia ďalšie faktory. Napríklad, ak je nevyhnutné, aby bol projekt dokončený mesiac pred očakávaným dátumom,potom bude musieť manažér zvýšiť počet zamestnancov alebo strojov, aby vyrovnal krátky termín.
Kvalita - najvyšší cieľ
Kvalita je konečným cieľom každého projektu a vyššie uvedené tri aspekty sú obmedzeniami, ktoré často obmedzujú kvalitu projektu. Rozsah, čas a náklady priamo ovplyvňujú kvalitu projektu. Pozrime sa na príklad súvisiaci s nákladmi, rozpočet klienta s jediným vlastníkom na reklamnú kampaň je iba 100 libier. To obmedzí cieľový trh a dosah, ktorý môže kampaň dosiahnuť. Použime ten istý príklad, pokiaľ ide o aspekt harmonogramu. Klient sa rozhodne, že kampaň musí byť ukončená do dvoch týždňov. To spôsobí, že sa manažér bude zameriavať na nižšiu kvalitu z hľadiska dosahu kampane. Manažér by tiež mohol zvýšiť náklady voči klientovi, aby kompenzoval znížené časové obmedzenie. Zatiaľ máme klienta, ktorý je ochotný minúť 100 libier za dva týždne na reklamnú kampaň.Manažér projektu je teraz obmedzený na tieto časové a nákladové bariéry. Preto bude musieť manažér upraviť rozsah projektu. Môže to urobiť úpravou nákladov. Manažér to môže dosiahnuť znížením sumy, ktorú pridelí na každú mikroúlohu, a prijímaním menej kvalifikovaných zamestnancov. To vedie k zvýšenému riziku potenciálnych chýb v priebehu projektu. Dvojtýždňový časový limit znamená, že manažér bude musieť upraviť čas, ktorý vyhradil pre jednotlivé úlohy. Ak by sa zamestnanci ponáhľali za svojimi úlohami, znížilo by to kvalitu projektu.Manažér to môže dosiahnuť znížením sumy, ktorú pridelí na každú mikroúlohu, a prijímaním menej kvalifikovaných zamestnancov. To vedie k zvýšenému riziku potenciálnych chýb v priebehu projektu. Dvojtýždňový časový limit znamená, že manažér bude musieť upraviť čas, ktorý vyhradil pre jednotlivé úlohy. Ak by sa zamestnanci ponáhľali za svojimi úlohami, znížilo by to kvalitu projektu.Manažér to môže dosiahnuť znížením sumy, ktorú pridelí na každú mikroúlohu, a prijímaním menej kvalifikovaných zamestnancov. To vedie k zvýšenému riziku potenciálnych chýb v priebehu projektu. Dvojtýždňový časový limit znamená, že manažér bude musieť upraviť čas, ktorý vyhradil pre jednotlivé úlohy. Ak by sa zamestnanci ponáhľali za svojimi úlohami, znížilo by to kvalitu projektu.
Na rozdiel od toho uvažujme o veľkom konglomeráte. Tento obrovský podnik bude mať finančné prostriedky na pridelenie tisícov libier na reklamnú kampaň, ktorá trvá 6 mesiacov. Manažér projektu bude mať flexibilitu na zväčšenie rozsahu projektu, čím sa zvýši jeho kvalita.
Toto video podrobne vysvetlí Železný trojuholník
Záver
Na záver je zrejmé, že manažér má tri obmedzenia, a to plán, rozpočet a rozsah, ktoré ovplyvnia kvalitu projektu a následne sa navzájom ovplyvnia. Efektívny a dobrý manažér využije zdroje, ktoré má, na optimalizáciu kvality dosiahnutej z projektu. Za štandardných okolností u priemerného manažéra je trendom to, že kvalita projektu sa zvýši v porovnaní s nákladmi a časom investovaným do neho. Nadradený manažér môže dosiahnuť vysoko kvalitný výsledok s obmedzeným počtom zdrojov.