Štíhla kancelária: kancelária z 5. rokov

5S Office, The Lean Office

Implementácia 5S Office alebo Lean Office môže vytvoriť obrovské výhody pre vaše podnikanie. 5S je rovnako použiteľný v kancelárii ako v továrni.

Organizácia pracoviska je dôležitá bez ohľadu na pracovisko.

Až príliš veľa ľudí si myslí, že nástroje štíhlej výroby, ako napríklad 5S, sú určené iba pre váš výrobný proces, ale sú použiteľné pre akýkoľvek proces a vaša kancelária je iba ďalším procesom. Úrad berie informácie, pracuje na nich a prevádza ich na inú formu informácií, čím sa nijako nelíši od akejkoľvek inej formy výroby. Tento štíhly proces pre vašu kanceláriu môže vylepšiť vaše dodacie lehoty a mnoho ďalších oblastí.

Často zistíte, že viac vašich oneskorení a problémov pochádza z vašich kancelárskych procesov ako z procesov vo vašej dielni. Ako často sa ľudia vo vašej výrobe sťažujú, že dostanú šesťdňové upozornenie zo šesťtýždňovej dodacej lehoty, ktorú zákazník poskytol?

5S pre kanceláriu

Kroky kancelárie 5S sú:

• Seiri / triediť
• Seiton / Nastavené v poriadku
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / štandardizovať
• Shitsuke / Sustain

5S je o zefektívnení pracoviska odstránením všetkého nepotrebného neporiadku, ergonomickým a bezpečným rozložením zvyšných položiek a udržiavaním a neustálym zlepšovaním týchto zmien.

5S odstraňuje kancelársky odpad

5S efektívna štíhla kancelária

LeanMan

5S na odstránenie kancelárskeho odpadu

LeanMan

5S v Lean Office

Nasledujúce časti popisujú každý z krokov kancelárskeho 5S a spôsoby, ako ich možno aplikovať v kancelárskom prostredí. Najlepšie je to urobiť s pomocou odborníka, ktorý vašim zamestnancom poskytne školenie 5S a motivuje ich a trénuje ich v tomto procese.

Výhody štíhlej výroby, najmä 5S, môžu byť prekvapujúce, nie je nezvyčajné dosiahnuť zvýšenie efektívnosti až o 30% implementáciou 5S ako súčasti štíhlej výroby. Hlavným cieľom akejkoľvek implementácie 5S je odstrániť odpad z vašich procesov, pričom tieto odpady sú siedmimi odpadmi štíhlej výroby.

Kancelária 5S

5S Seiri v kancelárii

LeanMan

5S Seiri / triedenie v štíhlej kancelárii

Prvý krok 5S je rovnako použiteľný, ak nie viac, podľa toho, čo som videl v kancelárii. Často sú tu staré dokumenty, spisy, katalógy, kusy vybavenia, starodávne vzorky a kopa iného neporiadku, ktoré sedia na stoloch, schované v skrinkách a za nimi a všeobecne zaberajú miesto a bránia nám v ceste.

Buďte pevní v tom, čo odstránite; ak to nie je potrebné, vyhodte to. Príliš veľa ľudí si veci uchováva a hromadí staré katalógy len preto, že by im jedného dňa mohli prísť vhod, ale ako často? Nie veľmi často!

Postupujte rovnako ako pri akejkoľvek inej implementácii 5S vo vašich výrobných procesoch. Vyhoďte zjavný odpad, neznáme predmety vložte do karantény, označte všetky, ktoré nie je možné ľahko odstrániť, ak nie sú požadované alebo nefungujú, červenou značkou. (Áno, črepníkovú rastlinu si môžete nechať, ale udržujte ju mimo toku práce!)

Keď odstránite zjavný neporiadok, skontrolujte položky v karanténe a dohodnite sa na ich tímovom usporiadaní. Ak je to potrebné, dajte ich tam, kde je to potrebné, ak je to možné archivovať, urobte to pre každú položku atď.

Office 5S sa pokazil

5S Seiton / Set in Order for the Lean Office

Toto je bod, v ktorom sa veľa ľudí uviazne a v niektorých prípadoch zachádza príliš ďaleko. Neusilujeme sa označiť každý dierovač a zošívačku a nechať na stoloch prelepiť malé štvorčeky, ktoré identifikujú, kam patria, pre každého člena kancelárie, aj keď to môže byť rozumný krok pre stôl vedľa kopírky, ak ľudia stále hľadajú tu zošívačka!

Zmyslom v kancelárii je zvážiť proces a tok v kancelárii, nie typické stacionárne časti, ktoré má každý človek. Zvážte, aké informácie vstupujú do kancelárie a kde. Máte na každom stole usporiadané tácky? Rozdeľuje sa práca do systému holubov? Nech sú veci akokoľvek usporiadané, zvážte, ako sa dostanú k osobe, ktorá ich potrebuje. Pamätajte, že chceme veci priblížiť tam, kde sú potrebné.

Zvážte umiestnenie kancelárskeho vybavenia. je kopírka uviaznutá v ďalekom rohu, kde k nej musia všetci kráčať? Je papier pre stroj v opačnom rohu z dôvodu nedostatku miesta. Je toner uložený v sklade, pretože je príliš drahý, aby ste ho nechali ležať? Kto si to vezme domov? Prineste ho na najlepšie miesto pre tých, ktorí to potrebujú.

Pozrite sa na kancelárske tlačiarne: má ich každý, alebo ste ako väčšina moderných kancelárií s niekoľkými sieťovými tlačiarňami? Sú na správnom mieste a majú po ruke spotrebný materiál, aby si mohli kráčať po veciach?

Zaistite, aby boli registračné skrinky správne usporiadané a umiestnené tam, kde je to potrebné, nie všetky uložené v rade na opačnej strane kancelárie. Brožúry a katalógy nájdete v miestach, kde ich používajú ľudia, a nie v knižnici, do ktorej musia chodiť.

Súbory s farebným kódom a podobne pre konkrétne oblasti práce, ako je napríklad začervenanie všetkých súborov s objednávkami zákazníkov, modrých súborov s dodávateľmi atď. Vďaka tomu bude okamžite jasné, čo je čo a kam patrí.

Zoberme si tu virtuálnu kanceláriu a „kartotéky“. Koľko z vašich ľudí naozaj vie, ako usporiadať svoje dokumenty na svojich počítačoch? Koľkokrát ste o niečo požiadali a potom ste čakali, kým niekto prehľadá ich adresáre a hľadá dokument, ktorý si nie je istý, kam to vložil? Ako často ste to robili sami?

5S kancelárske video

5S Seiso / Shine a kontrola v Lean Office

Rovnako ako vo výrobnej oblasti, miesto dôkladne vyčistite a udržujte to tak, prideľujte zodpovednosti a presne definujte, čo treba urobiť.

Video Lean Office

5S Seiketsu / štandardizácia v štíhlej kancelárii

Malý rozdiel oproti dielni: Navrhnite a vykonajte svoje audity, či už na úrovni kancelárie alebo jednotlivcov. Usporiadajte tiež súťaže, rovnako ako v prípade výrobných oblastí. Používajte fotografie a tak ďalej. Po týchto auditoch som vždy dostal fotografiu svojho stola, pretože môj bol vždy najnepriehľadnejší! Možno by som sa mal pokúsiť praktizovať to, čo kážem.

Kancelária 5S

5S Shitsuke / Sustain in the Lean Office

Najťažšou časťou v kancelárii, ako je to v továrni, je často udržanie vylepšenia 5S, ktoré sme vykonali, a to, že sú súčasťou našej každodennej rutiny. V tomto kroku príliš často zlyhávame a zmeny, ktoré sme vykonali, a vylepšenia, ktoré sme vytvorili, sa pomaly začali vytrácať, až kým nestratíme výhody, ktoré sme získali.

Je veľmi dôležité, aby sa všetky predchádzajúce kroky opakovali a udržiavali, aby ste nestratili výhody práce, ktorú ste vykonali. Zaistite, aby boli noví zamestnanci vyškolení v zásadách štíhlej výroby a 5S a aby úplne pochopili, ako môžu prispieť k fungovaniu spoločnosti ako celku.

Školenie pre kanceláriu 5S

Spôsobom, akým by ste implementovali 5S v továrni, budete musieť prizvať konzultanta alebo školiteľa, ktorý vám pomôže pri implementácii tohto nástroja štíhlej výroby. Privedenie externej pomoci zaručí, že projekt bude braný vážne a externí školitelia budú mať cenné skúsenosti s tým, čo je možné urobiť, aby sa vašim kanceláriám podarilo zefektívniť a spríjemniť prácu vašim zamestnancom.

Výber a prenájom trénera na implementáciu kancelárie 5S je takmer rovnaký proces, aký by ste prešli pri prenájme trénera pre vaše výrobné oblasti.

Potrebujete vo svojej kancelárii 5S?

© 2010 Tony