Diplom NVQ: Softvér na spracovanie textu v obchode a administratíve alebo IT

deli-stationery.org

Po identifikácii informácií požadovaných pre dokument, použití všetkých štýlov a formátovania a dosiahnutí požadovaného štýlu a rozloženia je potrebné dokument finalizovať na prezentáciu alebo na tlač a distribúciu. Potrebujete vedieť, ako použiť rôzne dostupné techniky a nástroje na finalizáciu dokumentu na prezentáciu

Príprava na diplom úrovne 2 alebo 3

Tieto informácie sú písané na základe softvérovej jednotky na spracovanie textu pre kandidátov, ktorí pracujú na dosiahnutí diplomu z podnikania a administratívy alebo IT na úrovni 2 alebo 3. Očakáva sa, že uchádzači budú mať zručnosti v spracovaní textu na strednej úrovni, ak sú používateľmi IT.

Hodnotenie pre väčšinu častí tejto jednotky ( pokrýva všetky oddiely ) sa vykonáva zadaním úloh, pozorovaním a dotazovaním a prezretím predtým vytvorených dokumentov kandidátom.

V tejto časti sa pozrieme na to, ako používať textovú aplikáciu alebo softvérový program na formátovanie dokumentu na prezentáciu alebo tlač alebo distribúciu. Musíte sa ubezpečiť, že dokument vyzerá zmysluplne, má zmysluplný obsah a dodržiava štandardy stanovené organizáciou. Pred dokončením tiež skontrolujte formátovanie, kontrolu pravopisu, kontrolu gramatiky a ďalšie rozloženia.

Pomocou softvérových nástrojov na spracovanie textu môžete efektívne formátovať a prezentovať dokumenty tak, aby vyhovovali požiadavkám

Pre ľahšie pochopenie som pridal screenshoty a čo najviac inštrukcií. Screenshoty pochádzajú z aplikácie Microsoft Word 2003.

3.1 Identifikujte, ako by mal byť dokument formátovaný, aby pomohol zmyslu

Dokument by mal byť čitateľný a vyzerať zmysluplne s prehľadným rozložením, formátom, štruktúrou a štýlmi. Aby sme to dosiahli, je potrebné dokument naformátovať tak, aby bol a aby vyzeral zmysluplne a formátovanie je jednou zo základných vecí, ktoré dokument potrebuje. Dobré formátovanie poskytuje jasný prehľad každému, kto si dokument pozrie.

Formát, odsek, odrážky, nastavenie stránky, tlač, ukážka tlače: Word 2003

Osvedčené postupy pre formátovanie

Počas formátovania nezabudnite nastaviť okraje na požadovaný štandard, používať správne polohy tabulátorov, v prípade potreby použiť hlavičky a päty a poznámky pod čiarou. Použite štýly, kedykoľvek je to možné, napríklad štýl nadpisu, štýl odseku, štýly znakov, a skontrolujte, či sú medzery medzi riadkami a odsekmi prijateľné. Text je potrebné odôvodniť podľa potrieb a štandardov dokumentu.

Vyberte vhodné písmo, veľkosti a farbu písma. Napríklad v profesionálnom dokumente nepoužívajte štýlové a funky vyzerajúce písma. V prípade potreby čo najlepšie využite tučné písmo, kurzívu a podčiarknutie ( ak je to potrebné). Môžete zvýrazniť dôležitý text, použiť odrážky a číslovanie, aby ste prehľadne vymenovali body, aby ste ich ľahšie prečítali.

Ak je to možné, používajte tabuľky, grafy a grafy spolu s grafikou na vysvetlenie pojmov, porovnanie čísel a na presné vystavenie určitých informácií. Orámovanie, tieňovanie a pozadie nie sú nevyhnutnosťou, môžu však vylepšiť vzhľad dokumentu a spôsobiť, že človek bude chcieť čítať.

Zarovnajte text v závislosti od typu dokumentu. Napríklad novinové články prichádzajú v stĺpcoch, nie v odsekoch.

Ďalším dôležitým faktorom, ktorý je potrebné vziať do úvahy, je, že či už používate šablónu, alebo ste si vytvorili vlastnú šablónu alebo dokument vytvárate úplne od začiatku, musíte tento dokument navrhnúť účelne.

Napríklad faktúra by mala vyzerať ako faktúra so správnym rozložením, štandardmi a informáciami, list by mal vyzerať ako list s informáciami umiestnenými v správnom formáte a štandardom, písomný článok alebo časopis musia zodpovedať štandardom časopisu. a tak ďalej.

3.2 Vyberte a použite vhodné techniky na formátovanie znakov a odsekov

Práve sme sa pozreli na to, prečo je formátovanie dôležité a aké faktory je potrebné brať do úvahy alebo na ktoré treba pamätať pri formátovaní dokumentu. Keď poznáte účel dokumentu, rozloženie a štruktúru, vizuálnu predstavivosť konečného vzhľadu dokumentu a druh formátovania, ktorý dokument vyžaduje, budete musieť použiť príslušné techniky, ktoré sú k dispozícii na formátovanie dokumentu. znaky a odseky dokumentu.

Text tipu nástroja na riadkovanie

Ak chcete zmeniť nastavenie písma, vyberte text, pre ktorý chcete zmeniť nastavenie, kliknite na Formát - Písmo

1/5

Formátovanie znakov

Znaky je možné formátovať zmenou veľkosti znakov ( veľkosť písma ), zmenou typu znaku ( štýl písma ), pridaním farieb k znakom na vylepšenie dokumentu pomocou jednoduchých nástrojov, ako sú tučné písmo, kurzíva a podčiarknutie, aby ste zvýraznili dôležité časti alebo oblasti dokumentu ( na uľahčenie súhrnného čítania ), je tu tiež možnosť zvýraznenia, ktorá zvýrazní konkrétnu oblasť alebo slová alebo časti dokumentu, ktoré si vyžadujú väčšiu pozornosť atď.

Okrem toho, keď používate dolný a horný index ( častejšie sa používajú v oblastiach, kde existujú vzorce alebo iné matematické výpočty ), musíte na paneli s nástrojmi na formátovanie použiť dolný a horný index. Existujú aj symboly, ktoré môžete použiť v oblastiach, kde požadujete vloženie symbolu.

Prejdite na Vložiť -> Symbol -> Vyberte symbol, ktorý chcete zobraziť.

Klávesové skratky

Naučiť sa klávesové skratky týchto jednoduchých nástrojov môže byť užitočné. Ak chcete použiť formátovanie, nemusíte neustále klikať na panel s nástrojmi, môžete ich však rýchlejšie použiť stlačením klávesov na klávesnici.

Napríklad máte vybranú oblasť textu alebo znakov, ktoré musia byť zobrazené tučne. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať požadovaný text a stlačiť Ctrl + B. Ctrl + B je klávesová skratka pre tučné písmo.

Podobne Ctrl + I pre kurzívu, Ctrl + U pre podčiarknutie atď.

Tiež si ich ľahko zapamätáte. Napríklad Ctrl + prvé písmeno akcie, napríklad Ctrl + B pre tučné písmo, kde B je skratka pre Bold, Ctrl + I pre kurzívu, kde ja pre kurzívu atď. K dispozícii je tiež ponuka Formát, ktorá má viac možností použiť formátovanie na písma a odseky.

Formátovanie odsekov

Ďalším aspektom formátovania po formátovaní znakov je formátovanie odsekov. Text v odseku musí byť zarovnaný a máte na výber tri možnosti; zarovnať doľava, zarovnať doprava a na stred.

Väčšinou sú dokumenty zarovnané doľava, čo pomáha pri ľahkom čítaní. Kdekoľvek je zoznam položiek, naformátujte ich buď odrážkami alebo číslovaním, pretože to poskytne dokumentu čistý a štandardný vzhľad. V prípade online dokumentov pomôže odrážanie a číslovanie softvéru podpornej technológie rozpoznať ich ako zoznam.

Medzery medzi odsekmi a riadkami: Word 2003

Riadkovanie

Ďalším formátovaním je riadkovanie, ktoré je veľmi dôležité. Existujú normy pre rôzne dokumenty. Predvolene je v programe Word 2003 riadkovanie niekde medzi 1 a 1,5. Ak potrebujete zmeniť riadkovanie, môžete to urobiť pomocou nástroja Riadkovanie na paneli s nástrojmi formátovania.

Orámovanie a tieňovanie pre stránky a tabuľky je možné použiť pomocou možnosti orámovanie a tieňovanie v ponuke Formát.

Ovládanie vdovy / siroty

Livingsta

Vdova a sirota Kontrola odsekov

Ďalej nasleduje kontrola vdov a sirôt, ktorú je potrebné nastaviť na odseky. Napríklad, ak máme odsek, ktorý má iba tri riadky, ak je posledný riadok odseku rozdelený na ďalšiu stránku ( vdovu ), nebude to vyzerať dobre a sťažuje to aj čítanie. Aj to, že v poslednom riadku odseku ( osirelé ) je iba jedno slovo, môže dokument vyzerať zvláštne. Aby ste sa tomu vyhli, môžete v oblasti formátovania odseku použiť ovládací prvok vdovy / osirelosti.

Karty a zarážky

Karty a zarážky sú ďalšou sadou nástrojov, ktoré sa používajú na formátovanie odsekov.

Existujú štyri typy zarážok; Ľavé odsadenie, pravé odsadenie, odsadenie prvého riadku a zavesenie odsadenia. Ľavá a pravá zarážka určujú medzeru pre odsek medzi okrajmi medzery. Odsadenie prvého riadku sa používa na odsadenie prvého riadku odseku a závesné odsadenie pomáha odsadiť riadky, ktoré nasledujú za prvým riadkom odseku, najmä pri odrážkach alebo číslovaní.

Karty sa používajú na riadenie spôsobu umiestnenia textu do dokumentu. Zarovnávajú text pozdĺž rôznych umiestnení kariet. Karty môžete nastaviť v dialógovom okne Karty.

Okrem toho sa uistite, že máte v celom dokumente správny pravopis, gramatiku a interpunkciu. Skontrolujte aj drobné chyby, napríklad skontrolujte, či sa všetky vety začínajú veľkým písmenom a končia bodkou. Chyby sa môžu odraziť na normách organizácie a mať závažný vplyv.

Klávesové skratky pre bežné symboly

Je tiež dobré poznať klávesové skratky pre symboly, ktoré používate pomerne často. Napríklad

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Jednoduché formátovanie môže spôsobiť obrovský rozdiel v celkovej prezentácii a dojme z dokumentu.

3.3 Vyberte a použite príslušné rozloženia stránok a sekcií na prezentáciu a tlač dokumentov

Teraz, keď je dokument pripravený so všetkým potrebným a vhodným formátovaním a štýlmi, musíte vedieť, ako vybrať stránky a časti na prezentáciu alebo tlač. V závislosti od typu dokumentov budete musieť do celého dokumentu alebo jeho časti pridať stĺpce. Možno budete musieť na určité miesta v dokumente vložiť zlomy strán a zlomy stĺpcov. Budete musieť sledovať veľkosť okrajov, čísla strán a tiež najdôležitejšie zahrnúť hlavičky, päty a poznámky pod čiarou v závislosti od dokumentu a jeho požiadaviek.

Ak chcete pre stránku nastaviť okraje a orientáciu, kliknite na položku Súbor - Nastavenie stránky

1/11

Okraje

Pre všetky dokumenty existujú štandardné veľkosti okrajov a samotné slovo je dodávané s predvoleným nastavením. Ak potrebujete zmeniť nastavenia, budete musieť prejsť na

Súbor -> Vzhľad stránky -> Okraje -> Tu budete musieť nastaviť veľkosť okraja dokumentu. Môžete tiež zmeniť orientáciu rôznych stránok, pretože v niektorých prípadoch budú musieť byť tabuľky, grafy alebo iné štatistické znázornenia zdokumentované v usporiadaní na šírku.

Stĺpce

Ak chcete do dokumentu pridať stĺpce, kliknite na ikonu

Formát -> Stĺpce -> Vyberte počet stĺpcov a tiež vyberte, či má byť celý dokument alebo od tohto bodu ďalej, a kliknite na tlačidlo OK.

Šírku stĺpcov môžete tiež nastaviť manuálne. Ak chcete použiť stĺpce na konkrétnu časť dokumentu, vyberte príslušnú časť a potom použite stĺpce. Konce stĺpcov je možné pridať tak, aby sa stĺpec zlomil v konkrétnom bode a preniesol text do ďalšieho stĺpca.

Skontrolujte, či sú obrázky a iná grafika zarovnané na správnom mieste, a tiež sa uistite, že sú zarovnané s textom v dokumente.

Konce stránok, hlavičky a päty

Konce stránok je možné pridať do oblastí, kde chcete, aby sa text alebo obsah dokumentu zlomil a presunuli sa na ďalšiu stránku.

Vložte záhlavie a pätu textov, ktoré sa musia zobraziť v hornej a dolnej časti všetkých stránok v dokumente. Niektoré dokumenty môžu vyžadovať ako referenciu poznámky pod čiarou. V týchto prípadoch vložte do dokumentov poznámky pod čiarou. Čísla strán sú dôležitou súčasťou dokumentu, ktorý má viac strán.

Ako použitie dokumentu vedie rozloženie

Pri nastavovaní rozloženia dokumentu je potrebné rozhodnúť sa o formáte a rozložení v závislosti od toho, ako sa dokument použije.

Napríklad ak sa dokument vytlačí, musí byť naformátovaný, aby sa dal vytlačiť na papier štandardnej veľkosti. Ak má byť dokument publikovaný v papierovej podobe, musí byť podľa toho usporiadané a formátované. Dokumenty, ktoré budú zverejnené na webovej stránke, musia byť naformátované zodpovedajúcim spôsobom ako rôzne zobrazenia, ktoré zmenia veľkosť a rozlíšenie dokumentu, a preto sa na webové publikovanie odporúčajú jednoduché formáty a rozloženia.

Je tiež potrebné vziať do úvahy veľkosť dokumentu a obrázkov v dokumente, pretože ak je veľkosť príliš veľká, načítanie webovej stránky bude chvíľu trvať. Je preto potrebné dbať na zmenu veľkosti obrázkov bez veľkých strát na kvalite.

Tlač

Ak potrebujete vytlačiť dokument, môžete tlačiť rôznymi spôsobmi. Podľa potreby môžete vytlačiť výber stránok alebo časť stránky, ktorá predstavuje iba vybratý text, alebo celý dokument. Môžete tlačiť jednostranné alebo obojstranné dokumenty. Dialógové okno tlače obsahuje všetky možnosti a nastavenia, ktoré je potrebné urobiť alebo ktoré je možné vykonať pred vytlačením dokumentu. Dokumenty, ktoré je potrebné vytlačiť, by tiež nemali mať animovaný alebo blikajúci text, pretože sa na dokument nevytlačí správne.

Rýchly kontrolný zoznam

Niektoré body na zapamätanie:

• Skontrolujte, či sú všade, kde je to potrebné, použité zvýraznenie, tučné písmo, kurzíva, podčiarknutie, odrážky a číslovanie
• Skontrolujte, či sú vypnuté komentáre a formátovanie odhalenia
• Využite štýly na formátovanie
• Skontrolujte, či sú obrázky označené titulkami.
• Skontrolujte, či sú tabuľky správne zarovnané a či sú správne naformátované a označené
• Skontrolujte, či odkazy alebo adresy URL fungujú.
• Prezrite si dokument v ukážke pred tlačou, aby ste zistili, či vyzerá uspokojivo.
• Dokument uložte s zmysluplným názvom súboru, ktorý nemá medzery ani špeciálne znaky.
• Skontrolujte vlastnosti dokumentu, ako je autor, názov, jazyk atď., A tiež skontrolujte obsah.

Pred tlačou sa vždy musíte uistiť, či je tlač nevyhnutná, pretože šetrenie papiera môže šetriť životné prostredie.

Tlač, zoznamy a základné formátovanie: Word 2003

3.4 Popíšte akékoľvek problémy s kvalitou dokumentov

Väčšina problémov, ktoré sa vyskytujú v súvislosti s problémami s kvalitou, sú tieto:

• Formátovanie dokumentu nie je počas tlače na mieste - ak formátujete dokument a nepoužívate požadované formátovanie alebo štýly správnym spôsobom, dokument môže potom vyzerať zle s nesprávnym vložením údajov a nízkej kvality s textom, obrázkami, objektmi a znakmi mimo miesto.
• Problémy so zarovnaním a umiestnením tabuliek, grafov a grafov - Pri umiestňovaní tabuliek a vlastností nastavení musíte zabezpečiť, aby ste vykonali potrebné nastavenia toho, ako má tabuľka vyzerať a ako chcete formátovať obsah tabuľky.. Inak nebude mať výstup alebo výsledný dokument kvalitu. To isté platí pre tabuľky a grafy, ktoré umiestňujete na dokumenty
• Odkazy alebo adresy URL nefungujú - Keď vkladáte alebo pridávate odkazy alebo adresy URL do dokumentu, uistite sa, že ste ho zadali v správnom formáte a či je odkaz funkčný. Odkaz môže slúžiť ako referencia alebo pomoc. Ak nefunguje, dokument bude neúplný a používateľ bude frustrovaný.

• Pravopisné chyby, chyby v interpunkcii a gramatike, zlé formátovanie a používanie štýlov - tieto chyby sa môžu, pokiaľ nebudú opravené, prejaviť na kvalite organizácie a jej zamestnancov.
• Obsah dokumentu nie je dostatočný alebo nedodržiava štandardy - Vždy sa uistite, že v dokumente používate vysoko kvalitné a štandardné informácie, aby bol čitateľ spokojný s tým, čo očakávali.
• Chybné informácie v dokumente a nízka kvalita obsahu - údaje v dokumente musia byť bezchybné a všetky informácie musia byť najnovšie a aktualizované. Nízka kvalita a nesprávne informácie v dokumente čitateľov neprilákajú a tiež označia dokument za bezcenný.
• Príliš veľa zvýraznení a zvýraznení, vďaka čomu dokument vyzerá neprofesionálne - Tučné a zvýraznenie používajte v texte iba tam, kde je to vhodné a potrebné. Príliš veľa zvýraznenia a tučného textu môže byť ťažko čitateľné a dokument môže vyzerať neprehľadne

• Farby, ktoré nie sú rovnaké na originálnom a vytlačenom dokumente - Toto je problém, s ktorým sa väčšina z nás stretáva pri tlači dokumentov. Ak farby nie sú dobré, je potrebné skontrolovať nastavenie tlačiarne a použiť kvalitný atrament a kompatibilný atrament určený pre túto konkrétnu tlačiareň a papier. Kvalita papiera môže mať vplyv aj na farby.
• Rozmazané alebo skreslené obrázky, nízka kvalita obrázkov, rozdielna veľkosť obrázka, skreslenie zarovnania - Tieto chyby sú spôsobené formátovaním a štýlom a nastavením zarovnania v dokumente. Ak sú všetky nastavenia bezchybné a pri vytváraní a formátovaní dokumentu sú dodržané správne postupy, týmto typom chýb sa dá vyhnúť.
• Čas - Chyby v dokumente pri vytváraní dokumentu spôsobia, že človek prejde všetkými nastaveniami, formátovaním a ďalšími problémami v dokumente, a tým strávi veľa času. Takže, aby sme ušetrili čas, je potrebné urobiť maximum a vytvoriť kvalitné dokumenty, ktoré kontrolujú každú časť a krok pri vytváraní samotného dokumentu.

3.5 Skontrolujte, či dokumenty vyhovujú potrebám, pomocou nástrojov IT a vykonaním potrebných opráv

Pred tlačou alebo distribúciou dokumentu je potrebné dokument dôkladne skontrolovať, aby zistil, či vyhovuje potrebám publika a organizácie alebo či bol vytvorený akýkoľvek účel. Už sme videli, aké kroky je potrebné podniknúť a čomu sa treba vyhnúť, aby dokument vyzeral dobre s vysoko kvalitným obsahom. Musíte použiť nástroje dostupné v softvéri na spracovanie textu, ktorý používate, aby ste sa ubezpečili, že dokument zodpovedá potrebám a požiadavkám.

Kontrola pravopisu a gramatiky

Livingsta

Kontrola pravopisu a kontrola gramatiky - Toto je veľmi užitočný nástroj, avšak textový procesor nemusí vždy zvýrazňovať všetky chyby, a preto je vhodná manuálna kontrola pravopisu a gramatiky.

Skontrolujte zneužitie veľkých písmen, interpunkčných znamienok, gramatiky a ďalších súvisiacich chýb. Niekoľko krát skontrolujte chyby a požiadajte ostatných, aby tiež vykonali korektúru, pretože veľa chýb je ťažko viditeľných osobám, ktoré dokument vytvorili. Dokument môžete na niekoľko dní odložiť a potom skontrolovať chyby, keď ste v inom rozpoložení. To vám pomôže ľahko identifikovať chyby.

Existuje tiež veľa slov, ktoré znejú rovnako, ale majú rôzny pravopis a význam. Musíte byť veľmi opatrní, pretože čitatelia potom nepochopia, čo ste mysleli. Vždy používajte správny pravopis. Chyby môžu viesť k nesprávnej komunikácii a majú obrovský dopad na organizáciu a jej podnikanie. Čítanie dokumentu nahlas tiež odhalí chyby, ktoré ste nezistili pri čítaní iba vizuálne.

Čísla a výpočty - Skontrolujte, či čísla použité v dokumente majú správny počet desatinných miest a či sú čísla presné. Skontrolujte, či sú výpočty správne a bezchybné, pretože nesprávne čísla môžu byť zavádzajúce a mať katastrofálne výsledky. Dokument, ktorý vytvárate, môže byť jedným z najdôležitejších dokumentov, ktoré súvisia s hlavnými obchodnými informáciami spoločnosti, takže vždy musíte byť opatrní

Jazyk a slovník - Používaným jazykom by mal byť odborný jazyk. Je potrebné vyhnúť sa slangom a neformálnym jazykom. Niektoré slová sú v americkej a britskej angličtine napísané odlišne, a preto vám nastavenie jazykov a slovníkov pomôže.

Presnosť a dôslednosť - Musíte si prečítať dokument, aby ste zistili, či sú poskytované informácie dostatočné, či sú jasné a či je potrebné ich vylepšiť. To pomôže čitateľovi pochopiť, akú správu sa snažíte dostať.

Písmo a veľkosť písma - Použité písma a veľkosti písma musia byť štandardné. Uistite sa, že na profesionálne dokumenty nepoužívate štýlové ani funky písma. Veľkosť by nemala byť ani príliš malá, ani príliš veľká, ale mala by byť štandardná. Aj farby písma musia byť štandardné.

Delenie slov - namiesto zoznamových spojovníkov vždy používajte pre zoznamy odrážky a čísla. Týmto sa dokument prehľadne naformátuje pomocou vhodných zarážok a tabulátorov. Použitím odrážok a čísel sa tiež asistenčným technologickým softvérom povie, že ide o zoznam.

Rozloženie stránky a okraje - Dodržujte štandardné hodnoty a orientácie okrajov a rozložení. Skontrolujte, či sú hlavičky, päty a poznámky pod čiarou bezchybné a správne zarovnané.

Konce riadkov, strán, stĺpcov a odsekov - Toto sú užitočné nástroje na formátovanie dokumentu s elegantným vzhľadom. Tieto nástroje používajte všade, kde je to potrebné, aby ste sa vyhli vdovám a sirotám.

Tabuľky, obrázky, iná grafika - Skontrolujte, či sú všetky nastavenia týchto objektov správne a či sú správne zarovnané s ostatnými znakmi a textom v dokumente. Pri pridávaní obrázkov a grafiky do dokumentov musíte skontrolovať nastavenie textu v obrázkoch a objektoch a okolo nich.

Rozloženie pre tlač - Po skontrolovaní a oprave všetkého sa pozrite na dokument vo forme rozloženia pre tlač. Toto vám ukáže, ako presne bude dokument vyzerať, keď sa tlačí. V dialógovom okne tlače môžete tiež vykonať nastavenie rozloženia tlače a tlačového papiera atď. Ak dokument nevyzerá uspokojivo, budete sa musieť vrátiť späť a zmeniť nastavenia, kým nebude dokument bezchybný a správne naformátovaný.

3.6 Vhodne reagujte na problémy s kvalitou a dokumenty, aby výsledky zodpovedali potrebám

Keď sú všetky kontroly hotové a človek má pocit, že je dokument pripravený na tlač, distribúciu alebo publikáciu, môžete to urobiť. Niekedy existujú situácie, keď by diváci alebo používateľ cítili, že by iný štýl alebo štruktúra alebo usporiadanie bolo lepšie. V takýchto situáciách môžete dostávať dotazy a spätnú väzbu s otázkou, či je to možné vylepšiť alebo zmeniť.

Učenie sa zo spätnej väzby

Spätnú väzbu vždy berte pozitívne a učte sa z nej. Je potrebné mať na pamäti, že vytvárajú dokument pre publikum, ktorý musí potešiť publikum a nie vás, a preto je pri vytváraní dokumentu potrebné zohľadniť všetky tieto faktory.

Keď nastanú problémy s kvalitou, počúvajte ich a konajte podľa toho. Musíte konať primerane a primerane reagovať na problémy. Užívateľ alebo publikum môže chcieť inú štruktúru alebo štýl, len preto, že je pre neho jednoduché a pohodlné čítanie. Možno budú potrebovať inú veľkosť obrázka, pretože niekedy môžu obrovské obrázky alebo ich orientácia pôsobiť rušivo.

Pokiaľ ide o čísla, z dôvodu presnosti môžu niektorí používatelia požadovať viac ako dve desatinné miesta. Niekedy môžu byť vo výpočtoch menšie chyby. Dozviete sa tak o svojom publiku, keď dostanete spätnú väzbu, a viete, ako sa týmto chybám v budúcnosti vyhnúť, alebo viete, aké rozloženie použiť pre rôzne publikum.

Keď sa dokumenty nedajú otvoriť

Ďalším častým problémom, s ktorým sa v každodennej obchodnej činnosti stretávame všetci, sú dokumenty, ktoré sa neotvárajú. Týka sa to problémov s kompatibilitou alebo konfliktu so softvérom, v ktorom bol dokument vytvorený alebo sa dokument otvára. V takýchto situáciách je najlepšie kontaktovať prijímač, prejsť s nimi softvér, ktorý používajú, opýtať sa, aké chyby sa objavujú, a problém vyriešiť.

Dokument môžete previesť do iného kompatibilného formátu a znova ho odoslať, alebo ak to prijímač dokáže, môžete ho týmto procesom sprevádzať. Tento bod tu opakujem; pokúste sa dokumenty ukladať vždy v čo najjednoduchšom formáte.

Vysvetlite radšej ako argumentujte

Buďte pokojní a konajte podľa dotazu. Môžu sa vyskytnúť chvíle, keď ste z určitého dôvodu alebo účelu použili konkrétny štýl alebo štruktúru alebo formát alebo orientáciu. Môžete to používateľovi vysvetliť ( nehádať sa ) a zistiť, či danej skutočnosti rozumie a je ochotný ju prijať. To všetko nakoniec vytvorí dokument, ktorý bude zodpovedať štandardom a bude účelne spĺňať všetky kvalitatívne požiadavky.

Vždy pamätajte na to, že kvalita je dôležitá, pretože zaisťuje schopnosť podniku!

Rekapitulácia tejto jednotky

Dúfam, že máte dobré vedomosti a porozumenie

• Ako používať textovú aplikáciu alebo softvér na formátovanie dokumentu na prezentáciu alebo tlač alebo distribúciu.
• Ako sa ubezpečiť, že dokument vyzerá zmysluplne, má zmysluplný obsah a dodržiava štandardy stanovené organizáciou.
• Pred dokončením kontrola formátovania, kontroly pravopisu, gramatiky a ďalších rozložení.

Dúfam, že to pre vás malo nejaké využitie. Ak si chcete prečítať predchádzajúce časti tejto jednotky, postupujte podľa nasledujúcich odkazov:

Oddiel 1 - Presné zadávanie a kombinovanie textu a ďalších informácií v rámci dokumentov textového editora (softvér na spracovanie textu, otázky 1.1 až 1.7)

Oddiel 2 - Vytváranie a úprava rozloženia a štruktúr pre dokumenty textového editora (softvér na spracovanie textu, otázky 2.1 až 2.4)

Neváhajte a zanechajte svoje pripomienky a spätnú väzbu. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte sa opýtať. Všetko najlepšie!

Podeľte sa o svoju spätnú väzbu