NVQ: Vysvetlite postupy pre ukladanie a načítanie informácií

Dozviete sa viac o účele a postupoch týkajúcich sa ukladania a vyhľadávania informácií v podnikovej správe.

Foto Simon Abrams na serveri Unsplash

Tento článok je určený pre kandidátov pracujúcich na dosiahnutí diplomu NVQ úrovne 2 alebo 3 v odbore obchod a administratíva. Toto je jednotka úrovne 2 s celkovým počtom 3 kreditov. Táto jednotka sa zaoberá ukladaním a vyhľadávaním informácií pre firmy alebo organizácie v súlade s požiadavkami na bezpečnosť a dôvernosť. Zastrešujem prvú časť výsledku vzdelávania, ktorá pomôže človeku pochopiť procesy a postupy pre ukladanie a načítanie informácií.

Stručne prediskutujeme:

• Účel ukladania a získavania požadovaných informácií.
• Rôzne typy informačných systémov a ich vlastnosti.
• Účel právnych a organizačných požiadaviek na bezpečnosť a dôvernosť informácií.
• Účelom potvrdenia informácií, ktoré sa majú uložiť a vyhľadať.
• Spôsoby kontroly presnosti informácií a dôvod.
• Ako poskytovať informácie v dohodnutom formáte a časovom harmonograme.
• Typy informácií, ktoré sa môžu vymazať.
• Problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť v informačných systémoch a ich riešení.

Tento článok je zdrojom pre tých, ktorí pracujú na diplomoch NVQ úrovne 2 alebo 3 v odbore obchod a administratíva.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Čo sú informácie?

Informácie možno definovať ako fakty, ktoré niekto poskytol alebo sa o niekom alebo niečom dozvedel, alebo fakty, ktoré sa zhromaždili pomocou výskumu alebo inými prostriedkami. Môže sa tiež definovať ako správa, ktorá sa prenáša nejakými prostriedkami. Informácie je možné zaznamenávať a prenášať, čo je veľmi dôležité, pretože pomáha pri výsledkoch a rozhodovaní. Musí byť presný a pripravený včas. Musí to byť konkrétne a držať sa nevyhnutnosti alebo účelu (byť relevantný), mať zmysel a zmysel, ktoré pomôžu porozumieť.

Informácie môžu byť fyzické alebo elektronické a je potrebné s nimi zaobchádzať efektívne. Za správu informácií zodpovedá organizácia, kde sa zhromažďuje, spravuje, ukladá, zdieľa, uchováva, vyhľadáva a dodáva.

1.1 Vysvetlite účel ukladania a načítania požadovaných informácií

Ukladanie informácií je proces, pri ktorom sa informácie ukladajú alebo ukladajú do skladu (skrinky, pevný disk, pamäťové karty atď.), A získavanie informácií je proces získavania uložených informačných zdrojov relevantných pre dané potreby.

Hlavným účelom ukladania akýchkoľvek informácií je ľahké vyhľadanie v budúcnosti, keď je to potrebné. Je tiež súčasťou obchodnej praxe spoločnosti. Ukladanie dokumentov musí byť vykonané správnym spôsobom, aby bolo možné ich ľahšie nájsť. V závislosti od typu informácie môžu byť informácie uložené buď v ohňovzdorných skriniach na pevné kópie alebo na pevných diskoch alebo v iných elektronických úložných zariadeniach na mäkké kópie.

V závislosti od povahy spoločnosti, organizácie alebo podniku budú musieť byť uložené rôzne typy informácií. Môžu to byť tajomstvá týkajúce sa spoločnosti, vysoko dôverné súbory týkajúce sa spoločnosti alebo zamestnancov alebo zákazníkov / klientov. Súbory musia byť preto uložené v súlade so všetkými postupmi ochrany dôverných údajov a chránené podľa zákona o ochrane údajov, pretože ide o informácie potrebné na poskytovanie kvalitných služieb a tiež na zabezpečenie plynulého chodu spoločnosti.

Účelom vyhľadávania informácií je poskytnúť kvalitné služby správnej osobe v správnom čase so všetkými potrebnými informáciami v ruke. Iba v prípade, že sú údaje uložené procedurálnym spôsobom, je možné ich ľahko získať. Informácie možno získať na marketingové účely, na komunikáciu, na účely monitorovania, na účely prieskumov a iných výskumov, ktoré by mohla organizácia alebo podnik vykonať. Informácie sa tiež získajú v situáciách, keď je potrebné, aby boli zdieľané s partnerskými spoločnosťami a s políciou alebo daňovým úradom.

Uchovávanie a získavanie údajov hrá hlavnú úlohu pri zlepšovaní výkonnosti spoločnosti, čo sa môže diať offline alebo online a v rôznych formátoch.

1.2 Popíšte rôzne informačné systémy a ich hlavné vlastnosti

Informačné systémy sú zbierka hardvérovej a softvérovej siete, údajov a postupov, ktoré ľudia a organizácie používajú pri postupe ukladania a vyhľadávania informácií. Stará sa o zber dát, ich vytváranie, spracovanie, distribúciu a získavanie. Pomáha zvyšovať efektívnosť a účinnosť organizácie.

Skorší informačný systém mal iba tri typy.

• Systém spracovania transakcií: Tento systém je zodpovedný za spracovanie každodenných obchodných transakcií. Typy transakcií sa líšia od organizácie k organizácii. Pomáha pri údržbe, pridávaní, zmene a odstraňovaní údajov. Niektoré príklady sú zadávanie objednávok, fakturácia, šeky, vklady, mzdové systémy, rezervačné systémy, kontrola zásob atď. Tento systém používajú pracovníci prvej línie.
• Manažérsky informačný systém: Tento systém pomáha pri vykonávaní úloh potrebných na riešenie problémov a rozhodovanie. Jedná sa o systémy na úrovni riadenia a pomáhajú s plynulým chodom organizácie. Pomáha pri generovaní správ potrebných na spustenie a sledovanie úrovní výkonu a efektívnosti, údajov pre účtovníctvo a ďalších transakcií. Niektoré príklady sú systémy riadenia predaja, rozpočtovanie, personál, kontrola zásob atď. Tieto informácie musia byť veľmi presné a relevantné.
• Systémy na podporu rozhodovania: Tento systém pomáha pri dlhodobom rozhodovaní a slúži na pomoc manažérom. Tento systém využíva interné a externé zdroje a slúži na analýzu existujúcich informácií a projektovanie účinkov. Pomáhajú so súhrnnými správami, prognózami, grafmi atď. Niektoré príklady sú logistické systémy, modely tabuliek a pod.

Nedávno bolo pridaných niekoľko ďalších informačných systémov, ktoré aj sú

• Výkonný informačný systém: Tento systém pomáha pri toku informácií, vykazovaní a analýze údajov pre organizáciu. Používajú ho riadiaci pracovníci a vyšší manažéri na predpovedanie budúcnosti spoločnosti a tento systém prezentuje údaje z externých aj interných zdrojov. Pomáha pri súhrnných správach a predpovediach.
• Dátový sklad: Tento systém pomáha pri elektronickom ukladaní informácií a tiež pomáha pri analýze, načítaní, zdieľaní a správe údajov.
• Kancelárska automatizácia: Tento systém je počítačový informačný systém, ktorý pomáha vytvárať, upravovať a zhromažďovať informácie v digitálnom formáte. Boli vyvinuté na zvýšenie efektívnosti administratívnych pracovníkov, administratívnych asistentov, manažérov, odborníkov, sekretárok a všetkých, ktorí používajú počítač na ukladanie a načítanie informácií a údajov.

1.3 Vysvetlite účel právnych a organizačných požiadaviek na bezpečnosť a dôvernosť informácií

Všetky informácie uložené v organizácii musia byť v súlade s bezpečnostnými a dôvernými postupmi. Bezpečnosť a dôvernosť informácií je proces, pri ktorom sú údaje chránené pred neoprávneným prístupom, zverejnením, zničením, použitím alebo úpravami. Vzťahuje sa na fyzické aj elektronické údaje. Všetky organizácie ukladajú veľké množstvo dôverných informácií o svojich zamestnancoch, zákazníkoch, stave spoločnosti, produktoch, prieskumoch, financiách atď. Pri zaobchádzaní s týmito informáciami je preto potrebné dbať na dodržiavanie bezpečnostných a dôverných postupov, pretože ak sa informácie dostanú do nesprávnymi rukami by to mohlo viesť k vážnym negatívnym následkom. Ovplyvní to tiež etiku a chod organizácie a povedie k podniknutiu právnych krokov.

Aj pri poskytovaní informácií iným organizáciám alebo jednotlivcom je potrebné dodržiavať postupy týkajúce sa dôvernosti a ochrany údajov. Dôverné informácie, ako je dátum narodenia, údaje o kreditnej a debetnej karte, náboženstvo, etnická príslušnosť, finančný stav atď., Je možné poskytnúť iba osobám, ktoré majú oprávnenie alebo pre ktoré vlastník dal súhlas, a musia tiež dodržiavať zákony o dôvernosti a predpisov.

Je dôležité zaistiť presnosť a aktuálnosť uložených údajov.

Public Domain, cez Pixabay

1.4 Vysvetlite účel potvrdenia informácií, ktoré sa majú uložiť a vyhľadať

Organizácie, podniky a spoločnosti ukladajú veľké množstvo informácií, ale ukladanie nesprávnych informácií je zbytočné. Pred uložením informácií je teda potrebné postupovať opatrne vo fáze zhromažďovania alebo zhromažďovania údajov. Je potrebné dbať na to, aby boli údaje správne a aktuálne. Vzťahuje sa tiež na získavanie údajov. Ako sme už diskutovali, vyhľadávanie údajov slúži na určitý účel a je zbytočné získavať údaje, ktoré sú zastarané. Systémy musia byť preto neustále aktualizované pravidelnou kontrolou zastaraných záznamov v danom časovom rozmedzí.

Účelom potvrdenia informácií, ktoré sa majú uložiť alebo vyhľadať, je teda zabrániť nepresným informáciám, nesprávnym informáciám, chybám a tiež zabrániť zbytočným nákladom a problémom, ktoré by mohli vzniknúť v dôsledku nesprávnych informácií. Chybné informácie môžu viesť k vážnym výsledkom. Napríklad zastaraná adresa zákazníka môže viesť k tomu, že akákoľvek komunikácia odoslaná zákazníkovi skončí v rukách nesprávnej alebo nebezpečnej osoby, čo môže mať katastrofálne následky na spoločnosť a zákazníka.

1.5 Popíšte spôsoby kontroly presnosti informácií

Presnosť informácií je vždy potrebné skontrolovať, pretože nepresné informácie môžu viesť k vážnym výsledkom. Informácie môžu byť relatívne k čomukoľvek, čo sa týka organizácie. Pokiaľ ide o zákazníkov, môže to byť ich adresa, telefónne číslo alebo neuhradené platby, pokiaľ ide o zamestnancov, môže to byť ich ocenenie, plat, opäť ich adresa a telefónne čísla, a pre podnik to môžu byť financie podniku, zisky, údaje o zamestnancoch a zákazníkoch a rôzne ďalšie informácie.

Výstrahy je možné nastaviť na informáciách o zákazníkoch a zamestnancoch, aby ste sa uistili, že sú kontaktovaní, aby bol systém neustále aktualizovaný. Používanie dobrého softvéru na databázové účely pomôže pri presnom udržiavaní informácií. Ďalším spôsobom, ako aktualizovať informácie, sú externé a interné audity.

1.6 Vysvetlite účel kontroly presnosti informácií

Všetky podniky a organizácie musia skontrolovať, či sú informácie, ktoré uložili, presné. Napríklad peniaze, ktoré prichádzajú a odchádzajú, musia byť správne zaznamenané, inak to bude vyzerať, akoby spoločnosť nedosiahla veľký zisk, a to môže ovplyvniť ceny akcií spoločnosti, ovplyvniť zamestnancov, pretože spoločnosť nemusí byť schopná platiť zamestnancom a bude musieť obmedziť počet zamestnancov, veritelia nebudú súhlasiť s požičiavaním peňazí atď.

Nesprávne informácie môžu mať vážne negatívne účinky a môžu mať vplyv na finančný stav a hodnoty spoločnosti. Presnosť informácií pomôže vedúcim pracovníkom plánovať dopredu do budúcnosti a stanovovať ciele. Tiež si budú môcť nedostatky vopred naplánovať.

1.7 Vysvetlite účel poskytovania informácií v dohodnutom formáte a časových harmonogramoch

Informácie na požiadanie musia byť v dohodnutom formáte a musia byť predložené alebo poskytnuté v dohodnutých časových harmonogramoch. Každá organizácia bude mať štandardný obchodný formát pre všetky dokumenty, ktoré spracúva. Aj pri rokovaniach s inými spoločnosťami sa dohodnú formáty, v ktorých bude potrebné predložiť informácie. Ak informácie nie sú poskytnuté v dohodnutom formáte, bude si to vyžadovať preformátovanie, ktoré bude vyžadovať viac času a tiež prinesie organizácii zlú povesť.

Veľmi podobné informácie, ak nie sú poskytnuté v správnom formáte, môžu trvať istý čas ich preformátovaním, čím zabránia podniku v dodržaní časového harmonogramu. Ak informácie nie sú poskytnuté v dohodnutých časových harmonogramoch a prídu po stanovenom termíne, nebude ich už možné ďalej používať, pretože už uplynul čas, alebo nebude čas na tlmočenie informácií, ak sa to od nich vyžaduje. Nepomôže to k bezproblémovému chodu organizácie. Takže ako súčasť politík a postupov organizácií musia byť informácie poskytované včas v dohodnutom formáte.

1.8 Popíšte typy informácií, ktoré môžu byť vymazané

Spoločnosť môže v priebehu podnikania neustále zhromažďovať a zhromažďovať informácie. Napríklad, ak má spoločnosť záznamy o klientoch alebo zákazníkoch, budú neustále prichádzať noví zákazníci a databáza bude mať čoraz viac informácií, ako bude spoločnosť rásť, a nakoniec bude mať staré, nepoužité údaje, nepodstatné údaje -datované údaje atď., ktoré zaberú iba nechcený úložný priestor. Každá spoločnosť bude mať politiku, ktorá určuje, ako dlho je potrebné uchovávať údaje v ich databáze, alebo ako dlho je potrebné uchovávať fyzické súbory v kancelárskych skriniach. Po uplynutí tejto doby môžu byť nežiaduce informácie odstránené a nežiaduce fyzické súbory môžu byť zničené pomocou postupov zabezpečenia a dôvernosti. Vymazanie (elektronické súbory) a skartácia (fyzické súbory) sú procesy, ktoré sa používajú na odstránenie informácií.Zaznamenané informácie by sa mali pravidelne preskúmať a mali by sa zaviesť automatizované systémy, ktoré záznamy na kontrolu označia, a potom sa podľa potreby odstránia.

Ak sa údaje zdieľajú medzi partnerskými spoločnosťami alebo organizáciami, je potrebné uzavrieť dohodu o tom, ako dlho sa budú údaje uchovávať v ich databáze a potom sa po uplynutí tejto doby vymažú. Všetky zastarané a nepresné informácie musia byť bezpečne odstránené, aby sa zabránilo chybám a škodlivým účinkom.

Popíšte problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť v informačných systémoch, a spôsob riešenia týchto problémov, keď je to potrebné

Informačné systémy sú pre organizáciu dôležitým majetkom. Existuje veľa problémov, ktoré môžu spôsobiť problémy s informačnými systémami. Na elektronické informácie môžu útočiť vírusy alebo hackeri. Informácie o fyzickom súbore sa môžu poškodiť v dôsledku požiaru alebo povodne. Dôvernosť môžu narušiť ľudia, ktorí nemajú oprávnenie na prístup k informáciám. Nedostatok komunikácie môže tiež viesť k zneužitiu alebo nesprávnemu uloženiu informácií.

Počítačový vírus môže infikovať programy a všetky informácie v počítači alebo v sieti. Aby sa zabránilo útokom vírusov a hackermi, je potrebné použiť správny bezpečnostný (antivírusový) softvér a brány firewall a neustále je potrebné monitorovať systémy. Zdieľaniu informácií by sa malo v čo najväčšej miere zabrániť cez internet a v prípade potreby je potrebné dodržiavať zabezpečené e-maily a komunikačné postupy. E-maily z neznámych, podozrivých alebo nedôveryhodných zdrojov by mali byť vymazané. Podozrivé e-mailové prílohy by nikdy nemali byť otvorené. Pri sťahovaní súborov z internetu je potrebné postupovať opatrne, sťahujte iba z dôveryhodných zdrojov. Udržujte antivírusový softvér aktualizovaný, aby rozpoznával nové vírusy a zaobchádzal s nimi.

Informácie by tiež mali byť chránené heslom, aby k týmto informáciám nemali prístup nesprávni alebo neoprávnení ľudia. V prípadoch, keď je potrebné údaje skopírovať na externé prenosné zariadenia, je najlepšie údaje zašifrovať. Je potrebné postupovať opatrne, aby ste nezdieľali informácie s ľuďmi, ktorí nemajú oprávnenie na prístup k informáciám. Najlepšie je mať vždy zálohu všetkých údajov, takže v prípade akýchkoľvek problémov so systémami bude mať spoločnosť zálohu, s ktorou bude možné pracovať a nestratiť všetky cenné informácie. V prípade fyzických informácií je najlepšie ich uložiť v ohňovzdorných skriniach a na bezpečných miestach, ktoré sú menej náchylné na prírodné katastrofy.

Informácie musia byť chránené pred korupciou a musí sa kontrolovať prístup k nim. Je potrebné dbať na ochranu informácií pred neoprávneným vyhľadaním zavedením autorizovaných postupov vyhľadávania.

Veľa šťastia v štúdiu

Tento článok bol napísaný so všeobecnou myšlienkou ohľadom ukladania a vyhľadávania informácií. Pri písaní svojho zadania si pripravte odpovede týkajúce sa firmy alebo organizácie, pre ktorú pracujete. Tento článok bol odoslaný sem, aby ste získali prehľad o tom, čo sa od vás bude od vašich papierovaní očakávať.

Veľa šťastia a dúfam, že to bude užitočné!

Otázky a odpovede

Otázka: Ako sú informácie zaznamenávané presne a bezpečne uložené v súlade s požiadavkami systému?

Odpoveď: Prečítajte si túto časť v mojom článku: 1.5 Popíšte spôsoby kontroly presnosti informácií.

Otázka: Ako by sa dalo vysvetliť, ako sú informácie zaznamenávané presne a bezpečne uložené v súlade s požiadavkami systému?

Odpoveď: Vaša otázka bola zodpovedaná v bodoch 1.3 a 1.6. Pozri nižšie:

„1.3 Vysvetlite účel právnych a organizačných požiadaviek na bezpečnosť a dôvernosť informácií

Všetky informácie uložené v organizácii musia byť v súlade s bezpečnostnými a dôvernými postupmi. Bezpečnosť a dôvernosť informácií je proces, pri ktorom sú údaje chránené pred neoprávneným prístupom, zverejnením, zničením, použitím alebo úpravami. Vzťahuje sa na fyzické aj elektronické údaje. Všetky organizácie ukladajú veľké množstvo dôverných informácií o svojich zamestnancoch, zákazníkoch, stave spoločnosti, produktoch, prieskumoch, financiách atď. Pri zaobchádzaní s týmito informáciami je potrebné dbať na dodržiavanie postupov zabezpečenia a dôvernosti, pretože ak sa informácie dostanú do nesprávnymi rukami, mohlo by to mať vážne negatívne následky. Ovplyvní to tiež etiku a chod organizácie a povedie to k právnym krokom.

Pri poskytovaní informácií iným organizáciám alebo jednotlivcom je potrebné dodržiavať postupy týkajúce sa dôvernosti a ochrany údajov. Dôverné informácie, ako sú dátum narodenia, údaje o kreditnej a debetnej karte, náboženské vyznanie, etnický pôvod, finančný stav atď., Je možné poskytnúť iba osobám, ktoré majú oprávnenie alebo ku ktorým vlastník dal súhlas, a musia tiež postupovať podľa zákony a nariadenia o dôvernosti. “

„1.6 Vysvetlite účel kontroly presnosti informácií

Všetky podniky a organizácie musia skontrolovať, či sú informácie, ktoré uložili, presné. Napríklad peniaze prichádzajúce a odchádzajúce musia byť správne zaznamenané, inak to bude vyzerať, akoby spoločnosť nemala veľký zisk. To môže mať vplyv na ceny akcií spoločnosti a zamestnancov, pretože spoločnosť nemusí byť schopná zaplatiť zamestnancom a bude musieť znížiť počet zamestnancov a veritelia nebudú súhlasiť s požičiavaním peňazí atď.

Nesprávne informácie môžu mať vážne negatívne účinky a môžu mať vplyv na finančný stav a hodnoty spoločnosti. Presnosť informácií pomôže vedúcim pracovníkom plánovať dopredu do budúcnosti a stanovovať ciele. Tiež si budú môcť nedostatky vopred naplánovať. ““

Otázka: Prečo musí spoločnosť prepojiť svoj harmonogram vývoja systému s časovým rozsahom svojich požadovaných informácií?

Odpoveď: Bez harmonogramu vývoja spojeného s časovým rozsahom nebude spoločnosť schopná pripraviť plán alebo mať predstavu o tom, ako dokončí projekt. Bez ohľadu na veľkosť alebo rozsah projektu je harmonogram vždy kľúčovou súčasťou riadenia projektu. Toto informuje spoločnosť a tím, kedy by sa mali robiť jednotlivé činnosti, čo sa už dokončilo a postupnosť vecí, ktoré je potrebné dokončiť. Takto sa vízia spoločnosti týkajúca sa projektu premení na časový plán.