Nvq úroveň 3: komunikujte v obchodnom prostredí

Táto jednotka pokrýva vhodnú komunikáciu v obchodnom prostredí.

Foto Anténa na Unsplash

Komunikácia v podnikateľskom prostredí je povinná jednotka s tromi kreditmi pre skupinu A pre národný diplom z odboru kvalifikácie v podnikaní a administratíve úrovne 3, ponúkaná v Anglicku, Walese a Severnom Írsku. Tento modul pomáha uchádzačovi dosiahnuť dôkladné pochopenie účelu komunikácie. Uchádzači sa tiež naučia, ako komunikovať verbálne aj písomne, ako vyhľadávať a využívať spätnú väzbu (a jej dôležitosť) a ako rozvíjať komunikačné schopnosti pre ďalšie úrovne.

Tento článok sa bude venovať každému z výsledkov modulu, vysvetlí, čo to znamená, a prediskutuje, ako ich dosiahnuť. Pomôže vám to pochopiť, čo sa od kandidátov očakáva, že budú písať všeobecne. V závislosti na konkrétnom zamestnaní budete musieť pri príprave vlastného portfólia upraviť, čo je tu napísané, pre svoju prácu a organizáciu.

Ako používať tento článok

Tento článok sa venuje výstupom 1 a 2 jednotky 304 pre diplom NVQ úrovne 3 v odbore obchod a správa, ktorý sa týka prvkov komunikácie na pracovisku.

Má iba informatívny charakter a má vás sprevádzať procesom zostavovania vlastného portfólia. Nekopírujte sem priamo svoj súbor, pretože váš súbor musí byť prispôsobený špecifikám vašej práce a organizácie. Priame kopírovanie jazyka z tohto článku je nielen neúprimné, ale aj oslabuje váš súbor.

Výsledok 1: Pochopte účel plánovania komunikácie

1.1 Vysvetlite výhody poznania účelu komunikácie

Komunikácia sa týka prenosu myšlienok alebo obsahu medzi jednotlivcami, skupinami alebo jednotlivcami a skupinami. Komunikácia pozostáva z:

Zdroj: osoba alebo ľudia, ktorí vytvorili správu.
Správa: obsah komunikácie.
Stredné: spôsob prenosu komunikácie (e-mail, telefón, osobne atď.).
Prijímateľ : publikum alebo osoba, ktorej sa komunikuje. Medzi prijímacie schopnosti patrí efektívne počúvanie a čítanie.

V obchodnom prostredí komunikujeme počúvaním problémov druhých a spoločným riešením každodenných problémov.

1.2 Vysvetlite dôvody, prečo je potrebné poznať publikum, ktorému sa komunikácia predstavuje

Ak rozumiete svojmu publiku, môžete s ním efektívnejšie komunikovať a presvedčiť ho.

Aby ste zaistili dobré prijatie vašej správy, musíte sa dozvedieť, čo vaše publikum očakáva, akú má náladu a na aké otázky môže chcieť, aby ste mu odpovedali.

1.3 Vysvetlite účel poznania zamýšľaných výsledkov komunikácie

Pochopenie „zamýšľaného výsledku“ komunikácie znamená porozumenie vašej vlastnej správy a toho, ako ju môžu diváci prijať.

Publikum môže byť:

Sám spolupracovník
Mnoho ľudí na stretnutí
Miestnosť plná ľudí

Pri komunikácii by ste mali vedieť, či sa snažíte:

Sprostredkovať informácie
Presviedčať
Pobaviť

Efektívnosť vašej komunikácie závisí od toho, ako dobre rozumiete tomu, ako sa váš účel prelína s pozíciou a očakávaniami publika.

1.4 Popíšte rôzne spôsoby komunikácie a kedy ich použiť

Komunikáciu možno klasifikovať ako: verbálnu alebo neverbálnu, formálnu alebo neformálnu.

Slovné

Verbálna komunikácia je najdôležitejší, najbežnejší a najefektívnejší typ komunikácie. Priamy prejav a počúvanie nám pomáha porozumieť emocionálnym potrebám ostatných.
Efektívna verbálna komunikácia súvisí s tým, ako dobre počúvate ostatných, ako s tým, ako s nimi hovoríte.

Neverbálne

Neverbálna komunikácia znamená písanie, ale tiež sa týka posunkovej reči, mimiky a gest. Neverbálna komunikácia je menej efektívna ako verbálna komunikácia - vždy je lepšie byť priamy -, ale stále je dôležité, aby ste zachytili neverbálne podnety.
Neverbálna komunikácia môže zlepšiť verbálnu komunikáciu. Reč tela a mimika sú zvyčajne úprimné a môžu pomôcť vyjadriť úprimnosť.
Niektorí ľudia - vrátane (ale nielen) sluchovo postihnutých ľudí - primárne používajú neverbálnu komunikáciu vo forme posunkovej reči, gestikulácie a mimiky.

Neformálna komunikácia sú osobné interakcie, ktoré sa vyskytujú mimochodom v priebehu dňa. Môžu súvisieť s prácou alebo nie, slovne alebo neverbálne.
Niekoľko príkladov je: rozhovor o niečom, čo nesúvisí s prácou v obedovej miestnosti, rýchly e-mail s otázkou o stave projektu alebo lepkavá poznámka so žiadosťou o improvizované stretnutie.

Formálna komunikácia

Niektoré typy komunikácie zodpovedajú oficiálnym očakávaniam alebo protokolu, sú nejakým spôsobom zaznamenávané alebo sú plánované a skúšané vopred.
Príkladom formálnej verbálnej komunikácie by mohla byť skriptovaná prezentácia. Neverbálna formálna komunikácia zahŕňa písomné položky, ako sú výročné správy, podmienky zamestnania a zmluvy.

Výsledok 2: Pochopte, ako komunikovať písomne

2.1 Identifikujte relevantné zdroje informácií, ktoré môžu byť použité pri príprave písomnej komunikácie

Zdroje informácií možno klasifikovať ako primárne alebo sekundárne.

Primárny zdroj

Počas udalosti sa vytvorí primárny zdroj. Tento typ informácií zhromažďuje osoba, ktorá je v priamom kontakte s incidentom alebo udalosťou.
Týmito zdrojmi môžu byť denníky, listy, noviny, súdne záznamy, rozhovory, prieskumy atď.
Primárne zdroje sú zvyčajne nefalšované a majú najbližšie k samotným udalostiam.

Sekundárny zdroj

Tento typ informácií sa filtruje cez osobu odstránenú z primárnej udalosti.
Tieto zdroje môžu byť interpretované alebo analyzované z literatúry primárneho zdroja a zahŕňajú knihy, interpretačné dokumenty alebo správu o udalosti, ktorú poskytli outsideri.
Sekundárne zdroje zvyčajne interpretujú udalosť a môžu byť vyrobené po nej.

2.2 Popíšte komunikačné princípy používania elektronických foriem písomnej komunikácie v podnikateľskom prostredí

Elektronická komunikácia znamená e-mail, fax alebo inú písomnú komunikáciu prenášanú a ukladanú elektronicky.

Efektívna elektronická komunikácia si vyžaduje istý stupeň technického zvládnutia. Mali by ste byť dostatočne zruční na to, aby ste mohli prenášať informácie prostredníctvom telekomunikačných technológií, a vedieť, ako používať požadovaný softvér.
Pri výbere elektronickej komunikácie na výmenu informácií by ste si mali dobre premyslieť a rozhodnúť sa, ktorá je najlepšia a najefektívnejšia metóda komunikácie.
V kancelárskom prostredí by ste mali byť schopní interpretovať informácie z elektronických zdrojov a mať dobré parafrázovacie schopnosti.

2.3 Vysvetlite rôzne štýly a tóny jazyka a situácie, v ktorých sa môžu použiť na písomnú komunikáciu

Hovorové, neformálne a formálne písanie sú rôzne štýly s vlastnými očakávaniami a výsledkami. Štýl písania, ktorý použijete, závisí od vašich zámerov, média a publika.

Príležitostný jazyk je neformálny a konverzačný. Takto píšete v priateľských textových správach alebo rozhovoroch. Je pravdepodobné, že v práci rozumne používate iba príležitostný jazyk, najmä u svojich nadriadených. Príležitostný jazyk je spôsob, akým hovoríte so svojimi rovesníkmi.
Hovorový jazyk je podobný a označuje jazyk, ktorý používame na komunikáciu s rodinou a blízkymi priateľmi. Hovorový jazyk zahŕňa slang a dialekt.
Formálny jazyk sa používa v obchodnej komunikácii a používa sa, ak na neho chcete naraziť ako na profesionálneho a autoritatívneho. Závisí to aj od použitých slov a tónu. Pri formálnom písaní by mal mať váš jazyk správnu syntax, slovnú zásobu a gramatiku.

2.4 Vysvetlite dôvody výberu a používania jazyka, ktorý vyhovuje účelu písomnej komunikácie

Komunikácia je proces výmeny informácií, nápadov, myšlienok, pocitov a emócií prostredníctvom reči, signálov, písania alebo správania. Jazyk, ktorý používame, by mal byť ľahko zrozumiteľný, presný a taktný.

Každý typ správy - sťažnosti, zápisnice a sťažnosti, aby sme vymenovali aspoň niektoré - si vyžaduje inú úroveň taktnosti.

Najmä keď píšete niečo kritické, vždy sa snažte osloviť organizáciu alebo skupinu všeobecne, a nie to urobiť osobným.
Začnite s kladnými bodmi pred zápornými, aby prijímač nebol okamžite uvedený do defenzívy.
Vysvetlite fakty priamo a radšej nepoužívajte vágne alebo nepriame výrazy.
Počas písania nepoužívajte tučné alebo veľké písmená. V písomnej komunikácii sa to javí ako nepriateľské.

2.5 Popíšte spôsoby organizovania, štruktúrovania a prezentácie písomných informácií tak, aby vyhovovali potrebám rozličného publika

Pri organizovaní, štruktúrovaní a predkladaní písomných informácií nezabúdajte na toto:

Pri prezentácii si vopred pripravte všetky potrebné dokumenty. Môžu to byť prezentácie v PowerPointe (alebo podobný softvér na prezentáciu), podklady alebo vlastný skript.
Dokumenty uchovávajte v správnom poradí, aby komunikácia prebiehala bez zmätkov a chýb. Predbežne skontrolujte objednávku.
Pri prezentácii majte jasno vo svojich cieľoch. Poskytnite úvod o tom, čo sa chystáte predstaviť, o vašich motívoch pri prezentácii, o tom, prečo sú tam prítomní účastníci, a prečo je téma dôležitá.
Prezentujte svoju prácu krok za krokom, v prípade potreby zreteľne pomocou správnych referencií.
Nakoniec to vysvetlite tak, ako boli splnené všetky vaše ciele.
Nájdite si čas na zodpovedanie otázok.

2.6 Popíšte spôsoby kontroly presnosti obsahu písomných informácií

Akákoľvek písomná komunikácia musí byť presná, profesionálne formátovaná a bez pravopisných alebo gramatických chýb. Pred finalizáciou dokumentu, ktorý sa má odoslať príjemcom, skontrolujte nasledovné.

Skontrolujte presnosť bodov

Nepresnosti môžu poškodiť vašu reputáciu a reputáciu vašej organizácie. V závislosti od problému môžu byť jeho účinky rôzne, od trápnych až po katastrofálne.
Podrobnosti, ktoré je potrebné dvakrát skontrolovať, sú: dátumy, mená, štatistiky, udalosti a ponuky.
Ak si nie ste niečím istý, overte si to u niekoho, kto má skúsenosti alebo skúsenosti.

Skontrolujte pravopis a gramatiku

Väčšina textových procesorov a e-mailových systémov má zabudované kontroly pravopisu. Použite však svoj úsudok, pretože nie sú vždy presné, najmä pokiaľ ide o mená ľudí alebo odvetvový žargón.
Pred dokončením si dokument vždy dvakrát prečítajte.
Nechajte dokument prečítať a upraviť za niekoho iného. Nové oči si všimnú chyby, ktoré ste vynechali.

Použite šablónu

Mnoho organizácií má interné štýly rôznych dokumentov. Všetky budú k dispozícii ako šablóny, do ktorých môžete ľahko zadávať informácie.
Ak komunikácia nemá predpísanú šablónu, mali by ste preskúmať správny štýl v závislosti od potrieb vašej organizácie alebo oddelenia. Požiadajte svojich kolegov alebo vyhľadajte podobné dokumenty, aby ste získali dojem o správnom štýle.

2.7 Vysvetlite účel presného použitia gramatiky, interpunkcie a pravopisu

Správna gramatika, interpunkcia a pravopis zaisťujú, že váš čitateľ bude mať ľahký čas na prečítanie vašej komunikácie a zefektívni ju.
Ak dokument obsahuje faktické chyby, čitatelia majú tendenciu nedôverovať celej veci. Vnímaná nespoľahlivosť by mohla mať negatívny dopad na vašu reputáciu a tým aj na postavenie vo vašej organizácii.

2.8 Vysvetlite, čo znamená obyčajná angličtina a prečo sa používa

Jednoduchá angličtina je jazyk, ktorý zdôrazňuje jasnosť a vyhýba sa odbornému jazyku alebo žargónu. Je to obzvlášť dôležité, keď sa rozprávate s ľuďmi mimo vášho povolania, ktorí potrebujú technický jazyk preložený do niečoho ľahšie zrozumiteľného.

Obyčajná angličtina:

Môže byť použitý na komunikáciu s kýmkoľvek bez ohľadu na jeho čitateľské schopnosti alebo vedomosti.
Jasné a priame, s ničím skrytým, bez zbytočných slov alebo nápadov.
Bez technického žargónu alebo slangu.

2.9 Vysvetlite účel korektúry a kontroly písomnej práce

Mali by ste skontrolovať všetky písomné práce. Má to niekoľko dôvodov:

Gramaticky správne písanie sa dobre odráža na vašej profesionalite a náročnosti, ako aj na vašej organizácii. Ostatní vás budú súdiť podľa toho, ako vyzerá vaša písomná práca.
Dobre napísaná próza je pre čitateľa časovo menej náročná ako text s chybami a je tak efektívnejšia písomná komunikácia.

Všetky písomné práce, od e-mailov cez zápisy zo schôdzí až po formálne správy, by mali byť korektne skontrolované.

2.10 Vysvetlite účel uznania práce, ktorá je dôležitá a práce, ktorá je urgentná

V našej každodennej práci máme zmes úloh, niektoré dôležité, niektoré urgentné a niektoré s nízkou prioritou. Všetky úlohy majú termíny, ktoré je potrebné dodržať. Dôležitosť a naliehavosť sú však dve odlišné veci. Niektoré úlohy môžu byť oboje, ale je potrebné rozpoznať, ktoré úlohy to sú