Nvq úroveň 3: používanie denníkových systémov (účel, typy a ďalšie)

Skontrolujte použitie systémov diárov v podnikovej správe vrátane typov dostupných diárov, informácií, ktoré by mali byť zahrnuté, a spôsobu bezpečného uloženia záznamov.

Foto Viktor Talashuk na serveri Unsplash

Úvod do tejto jednotky

Toto je voliteľná jednotka skupiny B na úrovni 2 s celkovým počtom 3 kreditov. Po absolvovaní tejto jednotky bude mať kandidát dobré vedomosti o účele diárových systémov, o tom, ako ich používať a prečo ich používať. Budú vedieť, aké informácie sú potrebné na vedenie denníka a prečo, a budú vedieť, ako jasne a presne robiť záznamy do denníka a prečo.

Uchádzači budú poznať účel zmien a spôsob ich uprednostňovania a komunikácie, ako aj pochopenie potreby ich komunikácie. Uchádzači budú tiež vedieť, ako nahlásiť a vyriešiť všetky problémy v denníkoch a ako ich bezpečne uložiť, pretože môžu obsahovať citlivé a dôverné informácie. Zahrnuté je tiež zdieľanie denníkov, vrátane úrovní zdieľania, práv každého človeka na tento denník a spôsobu, ako uchovávať dôverné a súkromné ​​schôdzky mimo všetkých používateľov.

Priložil som aj osobné vyhlásenie.

1.1 Aký je účel používania diárového systému?

Čas je veľmi dôležitý a dá sa využiť veľmi efektívnym spôsobom udržiavaním systému denníka. Efektívne plánovanie a organizácia vášho času a ostatných ľudí je preto jednou z najdôležitejších aktivít, do ktorých sa môžete zapojiť.

Denník je jedným z hlavných zdrojov v kancelárii, bez ktorého by nikto z nás nevedel, kde by sme mali byť a čo by sme mali v danom okamihu robiť.

Denník je možné udržiavať manuálne alebo elektronicky.

1.2 Popíšte rôzne typy denníkových systémov.

Systémy diárov možno v zásade rozdeliť do dvoch typov:

Manuálne systémy

Najbežnejší typ systému manuálneho diára používaný v kanceláriách

je viazaná kniha, v ktorej sú zaznamenané udalosti.

Môžu to byť:

• Jeden deň na stránku
• Dva dni na stránku
• Jeden týždeň na prezeranie
• Dva týždne na prezeranie

Pri výbere najvhodnejšieho typu manuálneho diára, ktorý budete používať, budete musieť zvážiť, koľko záznamov pravdepodobne za jeden deň urobíte.

Alternatívou k viazanej knihe je systém voľných listov, ktorý sa často nazýva manažér času. To má výhodu v tom, že časť diára je súvislá. Nové stránky sa jednoducho pridávajú s pribúdajúcimi rokmi, takže ku koncu každého roka nie je potrebné zaobstarávať si nový diár.

Ďalším, úplne iným, manuálnym systémom je plánovač stien. Zvyčajne ide o laminované mapy, ktoré majú priestor na deň pokrývajúci celý rok.

Elektronické systémy

Elektronické denníky je možné viesť na osobnom počítači, notebooku, dlani alebo na elektronickom organizéri. Oproti manuálnym systémom majú množstvo výhod:

• Zvýraznenie možného konfliktu medzi menovaniami
• Vstup na pravidelné podujatia iba raz
• Používa sa menej papiera.
• Ochrana heslom.
• K dispozícii je viacnásobný prístup.
• Pripomienka udalostí na obrazovke.
• Kompatibilita databáz.
• Elektronický kontakt.

Je dôležité skontrolovať účinky zmien vykonaných v položkách.

123rf.com

1.3 Prečo by ste mali dostávať príslušné informácie o požadovaných záznamoch a zmenách v denníku?

Požiadavky na zmeny sa môžu javiť ako relatívne malé, ale môžu mať prírastkový efekt, ktorý môže mať veľké dôsledky. Meškanie schôdzky môže spôsobiť, že osoba zúčastňujúca sa na stretnutí bude meškať alebo sa nebude môcť zúčastniť iných schôdzí, ktoré sú dohodnuté na neskorší deň. Pred schválením je preto dôležité skontrolovať účinky, ktoré bude mať požadovaná zmena.

Je potrebné získať všetky príslušné informácie, pretože sa musíte ubezpečiť, že všetci, ktorí sa zúčastňujú schôdzky alebo schôdzky, majú pohodlie a sú v nich uvedené všetky podrobnosti, aby na žiadnom konci nedošlo k žiadnej chybe.

2.1 Aké informácie sú potrebné na vykonávanie záznamov do denníka?

Do záznamu do denníka sú potrebné informácie ako čas, čas, dátum, miesto konania, účastníci, stolička, návštevníci.

2.2 / 3 Prečo by ste mali uprednostňovať žiadosti a ako to robíte?

Je nevyhnutné, aby ste uprednostnili činnosti, ktoré musíte podniknúť v prípade, že naraz dostanete niekoľko požiadaviek alebo zmeny v usporiadaní. Je zrejmé, že zmeny sa pravdepodobne budú najlepšie riešiť v chronologickom poradí. Pred potvrdením požiadaviek alebo zmien je tiež potrebné kontaktovať všetkých, ktorí sa zúčastňujú na stretnutí, a ubezpečiť sa, že je to pre všetkých pohodlné. Pred zmenami na schôdzky alebo schôdzky v budúcnosti bude potrebné vykonať zmeny, ktoré ovplyvnia schôdzky v deň, keď dostanete zmeny.

Príklad softvérového denníka.

2.4 Prečo by ste sa mali snažiť vyvážiť potreby všetkých zúčastnených?

Každá osoba zúčastnená na schôdzke alebo stretnutí musí mať dostatok času na plánovanie, cestovanie a na ďalšie potreby, aby stretnutie prebehlo bez problémov a pre kohokoľvek bez problémov. Aby bolo stretnutie úspešné, musia byť prítomní všetci zúčastnení a dostatočný čas na ich prípravu.

2.5 Prečo by ste mali oznamovať zmeny dotknutým osobám?

Zmeny musia byť oznámené včas. Ak ste zodpovední za denníky iných ľudí, je nevyhnutné, aby ste im akékoľvek zmeny oznámili včas, aby sa mohli pripraviť na akékoľvek stretnutie alebo cestu. Je tiež dôležité ponechať im počas dňa dostatok času na riešenie bežných vecí a v prípade potreby dostatok času na cestu medzi schôdzkami.

Ostatní, ktorých sa zmeny dotknú, budú mať vo svojich denníkoch aj ďalšie schôdzky. Je dôležité, aby ste na nich nepôsobili dojmom, že zmeny sa robia ľahko, alebo naopak, pretože prišlo niečo dôležitejšie.

Systémy elektronického denníka môžu automaticky komunikovať zmeny s tými, ktorých systémy sú prepojené s vašimi, budete však musieť kontaktovať každého, koho sa to týka. Podľa časového harmonogramu to možno urobiť telefonicky, e-mailom, faxom, listom alebo ústne.

Ukážka manuálneho denníka.

getentrepreneurial.com

2.6 Prečo by ste mali udržiavať systém diárov aktuálny?

Udržiavanie aktuálneho denníka, keď boli dohodnuté zmeny, je mimoriadne dôležité. Musíte sa ubezpečiť, že ste odstránili všetky zrušené schôdzky. Je nepríjemné a trápne prísť na schôdzku, iba ak sa dozviete, že bola zrušená, a tiež to bude strata času.

Denník, ktorý nie je úplne aktualizovaný, bude mať rôzne zmätky. To spôsobí, že ľudia stratia dôveru a stratia čas.

Pri oznamovaní zmien a doplnení dojednaní môžu byť spojené otázky bezpečnosti a dôvernosti. Môžu prebehnúť rokovania, ktoré by mohli mať vplyv na budúcnosť organizácie. Ak ste si vedomí týchto skutočností v dôsledku usporiadania stretnutí, je dôležité, aby ste tieto informácie nesprístupnili.

Dá sa povedať, že efektivita celej organizácie závisí od správneho udržiavania používaných diárových systémov. Aj keď sa na prvý pohľad zdá, že ide o veľmi malú rolu, bolo by veľmi ťažké, keby si každý zamestnanec musel pamätať, aké schôdzky mal v danom okamihu a kde mali byť.

2.7 Popíšte rôzne typy problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť pri podaní nových požiadaviek, a riešenia týchto problémov.

V systéme diárov je možné zadať nové požiadavky na schôdzku alebo schôdzku alebo na rezerváciu izby alebo na zmenu existujúcej rezervácie. Žiadosti závisia od rolí, do ktorých je držiteľ denníka zapojený. Po zadaní žiadosti si žiadateľ mohol alebo nemusel prezrieť v diárovom systéme dostupné sloty alebo voľné časy, čo môže byť spôsobené tým, že nemajú prístup k potrebným informáciám. Po zadaní novej žiadosti môžu nastať nasledujúce problémy

• Dôsledky pre existujúce požiadavky - môžu byť založené na nasledujúcich faktoroch, ako je prekrývanie a duplikácia
• Prekrývanie viacerých žiadostí - je potrebné dbať na to, aby sa žiadosti neprekrývali, pretože môžu spôsobiť chaos a zabrániť ľuďom zúčastňovať sa na schôdzkach alebo schôdzkach.
• Duplicitné alebo dvojité rezervácie - častá chyba, ktorá sa vyskytne, keď diár vybavuje viac ľudí a komunikácia je zlá
• Nekomunikované požiadavky alebo zmena v požiadavkách - zlá komunikácia zlyhá v celom systéme
• Nepotvrdzovanie žiadostí - žiadosti je potrebné potvrdiť, inak si nebudete istí, či žiadosť bude pokračovať. Niekedy to vedie k tomu, že prevádzkové intervaly zostanú neobsadené a ľudia v núdzi tak budú čakať
• Nezaznamenávanie žiadostí - toto sa zobrazí ako voľné, keď v skutočnosti existuje požiadavka
• Prioritizácia požiadaviek - žiadosť o preplánovanie požiadaviek, keď prídu nejaké žiadosti s vysokou prioritou / pohotovosť / urgentnosť
• Aktualizácia požiadaviek - aby sa zabránilo nesprávnej komunikácii a dezinformáciám
• Ochrana dát
• Bezpečnosť

Riešenia

Riešením týchto problémov je:

• Mať dôkladné znalosti o diárových systémoch, ako ich používať, ako plánovať a koordinovať žiadosti, aby sa zabránilo duplicite a prekrývaniu
• Znalosti o získaní relevantných informácií o žiadosti a druhoch požadovaných informácií
• Stanovenie priorít pre žiadosti podľa potrieb a naliehavosti a ich zaznamenávanie v správnom formáte a tiež poskytnutie prístupu požadovanému personálu
• Komunikácia je ďalším dôležitým aspektom, ktorý, ak sa nepoužije, zlyhá v chode organizácie
• Aktualizácia predchádza sklamaniam a chybám v mnohých ohľadoch
• Dodržiavanie zásad a postupov organizácií týkajúcich sa ochrany a bezpečnosti údajov.
• Používanie prihláseného systému súborov, aby nikto nemal prístup k súborom bez toho, aby bol prihlásený v systéme

Zdieľanie vášho kalendára

2.8 Vysvetlite účel dodržiavania bezpečnostných a dôverných postupov pri používaní denníkového systému.

Denník je možné využiť na rôzne účely. Jeden si do svojho denníka zapisuje osobné alebo dôverné schôdzky, schôdzky, diskusie a ďalšie informácie. Môžu tiež existovať záznamy týkajúce sa dôverných informácií iných osôb, ktoré sú citlivé a osobné. Takže každý záznam v denníku musí mať nastavenie ako „súkromné“ pre súkromné ​​informácie a musí byť zabezpečené, aby všetky záznamy videli iba vhodní ľudia, inak dôjde k porušeniu dôvernosti. Nechceme, aby niekto videl naše alebo ktokoľvek iný dôverné informácie. Príklady sú vymenovanie za zdravie pri práci, formálne preskúmanie, disciplinárne stretnutie, rehabilitačné alebo zabezpečovacie stretnutie atď. Takže prístup ľudí k informáciám musí byť zachovaný a monitorovaný.

Pokiaľ ide o problémy so zabezpečením, ak kalendár alebo denník nebol chránený, ktokoľvek bude mať prístup k informáciám v denníku a môže dokonca upravovať alebo mazať dôležité informácie. Keď sa ľuďom poskytne prístup k kalendárom, získa sa im určitá úroveň povolení pri zvažovaní prístupových práv a práv na úpravy. Denník by mal byť tiež otvorený iba pre ľudí, ktorí vyžadujú konkrétne informácie, a uzavretý od všetkých ostatných.

Aby organizácia alebo oddelenie správne fungovali a fungovali, musia sa dodržiavať postupy dôvernosti a bezpečnostné postupy.

Veľa šťastia v štúdiu

Dúfam, že to pre vás malo nejaké využitie. Neváhajte a zanechajte svoje pripomienky alebo spätnú väzbu. Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete pomoc a radu, neváhajte ma kontaktovať. Ďakujem.