Tipy na vedenie záznamov pre daňovú sezónu

Tieto tipy vám pomôžu prekonať daňovú sezónu bez obvyklých bolestí.

Olga DeLawrence

Koniec roka je rušný a často stresujúci. Koniec koncov, máme za sebou dve prázdniny, ktoré si vyžadujú čas, peniaze a prípravu. Na vrchole sa, že do decembra 31 ^st, je to vonku so starými a s novým. Nehovorím o upratovaní tvojich skríň alebo búdy. Nie, hovorím o finančných záznamoch, spisoch, príjmových dokladoch a o tom, ako dostať svoje kačice do radu, aby ste ich predstavili strýkovi Samovi.

Odstrašujúce, však?

No nemusí to tak byť. Postupujte podľa týchto tipov a čistenie na konci roka je hračka. Rovnako tak zhromažďujete svoje záznamy v rámci prípravy na podanie ročného daňového priznania.

Tieto tipy majú uľahčiť život tým z nás, ktorí pracujeme z domu ako podnikatelia alebo sóloprenisti. Pán vie, že sme dostatočne zaneprázdnení, tak prečo si neusporiadať záznamy? Ušetrí to čas a kopu stresu. Dôveruj mi!

Majte súbory v aktuálnom roku stále po ruke

Foto: Shauna L Bowling

Usporiadajte si svoje fyzické súbory

Mnohí z nás stále radšej dostávajú svoje faktúry poštou a platia šekom. Vyhraďte zásuvku na pracovnom stole alebo prenosný súborový systém na uloženie príjmových dokladov za aktuálny rok. Vytvorte priečinok pre každého veriteľa a na karte ho označte aktuálnym rokom. Je tiež dobré mať priečinok na liečebné náklady, pretože tieto informácie sa od vás budú vyžadovať v daňovom priznaní.

Ak je to vhodné, vytvorte si tiež priečinok pre aktuálny rok. Po zaznamenaní výdavkov odložte všetky svoje potvrdenky do priečinka. Ak sa vaše potvrdenia zhodujú s výpisom z banky alebo kreditnej karty, urobte si kópiu, ktorá sa bude nachádzať vo vašom firemnom priečinku. (Viac o zaznamenávaní výdavkov spojených s podnikaním ďalej v tomto príspevku).

Ak máte systém archivácie dokladov, ako sú sobášne listy, poistné zmluvy, záruky, tituly vozidiel, daňové priznania atď., (A mali by ste!), Je na konci roka čas ho vyčistiť. Prejdite každý priečinok a vyhodte do koša všetko, čo vypršalo alebo už neplatí pre vašu domácnosť.

Budete si chcieť ponechať bankové výpisy, zaplatené účty a podobne tri roky. Uložte ich do skrinky s uloženými súbormi na dlho. IRS má na audit návratnosti iba tri roky, takže čokoľvek staršie ako toto môžete poslať do súboru trinásť vrátane všetkých záloh.

Skartujte všetky vyraditeľné dokumenty a pridajte ich na hromadu kompostu alebo ich použite ako podpaľovač pre krb.

Teraz, keď ste si usporiadali svoje fyzické súbory, je čas nastaviť systém uchovávania záznamov, ktorý budete pravidelne udržiavať. Tu vstupuje do hry udržiavanie vášho rozumu.

Tabuľky sú vaši priatelia

Teraz už na mňa nechystajte všetky bonkery. Aj keby som nemal účtovnícke vzdelanie, stále ich používam. Sú to najjednoduchší spôsob vedenia záznamov a okamžitého sprístupnenia informácií. Naučiť sa vkladať vzorce do Excelu nie je ťažké. A to, že nemusíte spustiť pásku (na kalkulačke), príde daňový čas, je obrovská úspora času.

Pre tých, ktorí nie sú oboznámení s programom Excel, je tu základný návod, ktorý vás prevedie nastavením tabuľky a formátovania vzorcov:

Ako kopírovať a vkladať v programe Excel

Vždy nezabudnite vymazať všetky údaje, s výnimkou vzorcov. Takto budú výpočty prebiehať automaticky, keď pridáte nové údaje.

Ako vidíte na fotografii nižšie, vymazal som všetky údaje, ale vzorce stále existujú a čakajú na prácu pre mňa!

Odporúčané tabuľky na sledovanie obchodnej aktivity

Mám niekoľko tabuliek, ktoré som udržiaval pre svoje podnikanie a ktoré stále uchovávam pre svoje osobné daňové priznanie. Ďalej uvádzam, čo odporúčam, aby vám uľahčila prácu daňová doba. Tento typ vedenia záznamov vám tiež dobre slúži kedykoľvek, keď potrebujete poskytnúť finančné informácie subjektu, ktorý o ne požiada. Stlačením tlačidla môžete tieto tabuľky pripojiť alebo previesť do formátu PDF a poslať ich e-mailom požadujúcim entitám

Sledujte svoje zárobky podľa zákazníka

Foto: Shauna L Bowling

Príjmy na voľnej nohe

Otvorte nový zošit a pomenujte ho Zisk na voľnej nohe alebo čokoľvek, čo pláva na vašej lodi. Len sa uistite, že je to niečo, na čo si spomeniete, keď to budete musieť hľadať.

Pridajte svoje meno, obchodné meno, názov zošita a rok, ktorého sa týka. (Viď foto).

Vo svojom zošite Nezávislé zárobky som pridal pracovné listy, ktoré sa týkajú môjho podnikania. Sú to tieto:

1. Príjmy 2015
2. Výdavky 2015
3. Kilometre 2015
4. Režijné náklady 2015

Poznámka: Podnikanie na voľnej nohe som ukončil v roku 2015, ale informácie, ktoré uvádzam v tomto článku, sú vždy zelené.

Na karte Príjmy som stĺpce pomenoval takto:

• Stĺpec A - Názov projektu
• Stĺpec B - dátum fakturácie
• Stĺpec C - číslo faktúry
• Stĺpce D až M - každý z nich je priradený zdroju príjmu (klientovi)
• Stĺpec N - Medzisúčet (súčet všetkých čísel v riadku)
• Stĺpec O - súčet (toto je v skutočnosti nadbytočné)
• Stĺpec P — dátum zaplatenia
• Stĺpec Q - Menej poplatkov (niekedy PayPal hodnotí poplatky pre neoverených platiteľov)
• Stĺpec R - Vyplatená suma (čistá suma vyplatená mne)
• Stĺpec S — Zostatok (nevyplatený zostatok)
• Stĺpec T - mesačný súčet (vyžaduje sa samostatný vzorec, ktorý sa líši podľa toho, koľko riadkov položiek mám za mesiac)

V dolnej časti tabuľky mám pre každý stĺpec vzorce. To mi dá na prvý pohľad vedieť, koľko som na každom klientovi zarobil. To sa hodí, keď prehodnocujete svoju klientsku základňu. Je to užitočné aj na konci roka; viete, od ktorých klientov môžete očakávať 1099 (niečo nad 600 dolárov).

Potom tu beží vzorec, ktorý mi dá celkový súčet. Mal by súhlasiť so súčtom v stĺpcoch Q, R, S a T. Toto sa nazýva „dôkaz“. Ak súčty neprebehnú krížovou kontrolou, niekde ste dostali chybu.

V tejto chvíli by som sa chcel prihovárať. Ak sa niektorý z mojich čitateľov bude cítiť zahltený vytváraním tabuliek, urobím to za vás rád. Potom už len musíte stratiť informácie, ktoré sa objavia. Zastreľte mi e-mail prostredníctvom profilovej stránky Bravewarrior (pozrite si časť „e-mail s fanúšikmi“).

Sledujte svoje obchodné výdavky

Foto: Shauna L Bowling

Výdavky

Ďalej prejdeme na pracovný hárok Výdavky. Na tomto mieste budete sledovať všetky svoje výdavky spojené s podnikaním. Tú som nastavil trochu inak. Prvé tri stĺpce sú Dátum, Príjemca platby a Celkom. Štvrtý stĺpec zostáva prázdny, aby ste videli celkový súčet, bez toho aby ste museli prechádzať do posledného stĺpca. Uvidíte, prečo som to takto nastavil, keď uvidíte stĺpce, ktoré som pomenoval. Nezabudnite zahrnúť všetky daňovo uznané prevádzkové náklady, inak známe ako náklady na podnikanie (mimo réžie - tým sa budeme venovať neskôr).

Tu je to, čo by ste mali zahrnúť do tabuľky

• Kancelárske potreby - papier, atrament, toner, perá, ceruzky atď.
• Softvér
• Hardvér - CRT, monitory, notebooky, reproduktory, tlačiarne atď.
• Školenie - akékoľvek semináre, ktoré navštevujete, alebo online školenie, za ktoré platíte poplatok
• Opravy a údržba (R & M) zariadenia - opravy počítačov atď.
• Reklama / Marketing - nezahŕňa počet najazdených kilometrov, ale skutočné náklady na získanie vášho mena. Môžu to byť nálepky na vaše vozidlo, vizitky, poplatky za tlač atď.
• Licencie / dane - tu sa kvalifikuje vaša pracovná licencia a poplatky za registráciu vášho obchodného mena. V tomto stĺpci uvádzam aj svoje ročné poplatky za doménu a webové stránky.
• Poistenie - ak máte samostatné poistenie iba pre svoje podnikanie, napríklad profesijnú zodpovednosť
• Poplatky za účasť v súťaži
• Poplatky (iné) - budú to bankové poplatky, poplatky PayPal a akékoľvek ďalšie poplatky, ktoré absorbujete, aby ste ich mohli zaplatiť.
• Poštovné
• Zábava - ak vezmete klienta na obed alebo na večeru, nezabudnite na jeho potvrdenie napísať meno klienta a to, o čom sa diskutovalo, inak ho nemôžete odpísať.
• Cestovanie - znova to nezahŕňa počet najazdených kilometrov; to je samostatný výpočet. Zahŕňa to letenky, pobyty v hoteloch, prenájmy automobilov atď., Pokiaľ súvisia s podnikaním.

Budete chcieť, aby celkový súčet bežal po každom stĺpci (zvisle), ktorý bude „dôkazom“ súčtov riadkov (vodorovne).

Karta Počet najazdených kilometrov je celkom rovná. V zásade to vyzerá takto:

Zaznamenajte počet najazdených kilometrov

Foto: Shauna L Bowling

Keď sa chystáte na sieťové podujatie, poštu, do obchodu s kancelárskymi potrebami, stretnúť sa s klientom alebo zabaviť klienta na mieste, váš kilometrový výkon je odpočítateľný. IRS zverejňuje každý rok inú sadzbu. Keď zadáte celkový počet najazdených kilometrov, váš daňový softvér alebo účtovník vykoná správny výpočet. Odpočítateľné sú aj parkovné a mýto, nezabudnite si preto uschovať účtenky a prihlásiť sa do nich. V tabuľke najazdených kilometrov zvyčajne nechávam samostatný stĺpec na sledovanie parkovania a mýta (napríklad príklad nájdete v hárku s lekárskymi výdavkami ďalej v tomto príspevku).

Poznámka: Ak používate vozidlo iba na pracovné účely, môžete sa rozhodnúť zahrnúť do oblasti prevádzkových nákladov plyn a olej, opravy a údržbu vozidla. Kilometre však nemôžete odpisovať, ak ide týmto spôsobom. Mali by ste tiež amortizovať vozidlo (v závislosti od jeho veku), ak ide o skutočne firemné vozidlo.

Režijné náklady

Prechod na režijné náklady:

Ak pracujete z domu a máte vyhradenú kanceláriu (moju tretiu spálňu som zmenil na kanceláriu), môžete si odpočítať časť svojich režijných nákladov. Výpočty sú založené na štvorcových metroch vašej kancelárie vydelených celkovým štvorcovým metrom vašej domácnosti. Váš daňový softvér urobí matematiku na základe štvorcových záberov, ktoré poskytnete.

Toto sú položky, ktoré by ste si mali zaznamenávať každý mesiac

• Splátka hypotékou - ak sú do platby zahrnuté vaše dane a poistenie, budete musieť pri podávaní daní porušiť tento princíp. Jednoducho odpočítajte čísla poistenia a dane z nehnuteľnosti z celkovej platby za rok, aby ste dosiahli správny rozpis.
• Elektrické
• Plyn - na ochladenie a zahriatie vašej domácnosti / vody
• Voda
• Opravy domácnosti - to sa týka iba opráv, ktoré sa dotýkajú celého domu, ako je napríklad inštalácia vodovodných konštrukcií, nové rozvody atď.
• Mobilný telefón - ak ho používate na podnikanie.
• Telefón - ak máte vyhradenú telefónnu linku, zahrňte ju radšej do tabuľky výdavkov, ako sem.
• Internet - to platí najmä pre autorov. Každý samostatne zárobkovo činný pracovník, ktorý pri podnikaní spolieha na internet, by mal zahrnúť tieto náklady.

Sledujte svoje režijné náklady

Foto: Shauna L Bowling

Jednoduché tabuľky pre všetkých daňových poplatníkov

Pre všetkých daňových poplatníkov, ktorí podrobne odpočítavajú položky, je dobré udržiavať tabuľky s informáciami o lekárskych / zubných výdajoch a charitatívnych príspevkoch. Sledujte aj počet najazdených kilometrov pre obe kategórie, pretože sa započítavajú do vašich hotových výdavkov a sú odpočítateľné.

Vaša tabuľka pre lekárov a zubných lekárov je veľmi jednoduché rozloženie, ako uvidíte ďalej:

Sledujte svoje liečebné náklady vrátane najazdených kilometrov

Foto: Shauna L Bowling

Vaše poistné je odpočítateľné, rovnako ako recepty, návštevy lekárov, pobyty v nemocnici, laboratórne práce, ambulantné ošetrenie atď. Ak váš lekár predpísal plán chudnutia alebo členstvo v telocvični na liečbu konkrétnej choroby vrátane obezity, tieto sú odpočítateľné ako dobre. Všimnite si, že kľúčové slovo tu je predpísané. Váš lekár, ktorý sa zmienil o tom, že by ste mali schudnúť, vás neoprávňuje na vykonanie tohto odpočtu.

Pre