Odpoveď na žiadosť o návrh (rfp) pre audítora zavlažovania krajiny

Ak vlastníte spoločnosť zameranú na terénne úpravy a chcete sa rozšíriť o iný druh služieb, môžete zvážiť vykonanie auditov zavlažovania krajiny (auditov vonkajšej vody) pre verejné služby a vládne agentúry.

Ak vaši pracovníci robia nasledujúce úlohy ako bežnú súčasť vášho podnikania, existuje veľká šanca, že by ste sa kvalifikovali, pokiaľ sú vaše schopnosti vysoké a vaši zákazníci o vás hovoria.

• Ovládače plánujte podľa typu výsadby a miestnych poveternostných podmienok.
• Prispôsobte typy trysiek typom polievaných rastlín.
• Zriaďte rôzne stanice pre rôzne potreby polievania.
• Vysádzajte natívne čo najčastejšie.
• Dajte pozor na netesnosti a rozbité postrekovače, v prípade potreby ich opravte a vymeňte.
• Celý zavlažovací systém otestujte aspoň raz mesačne - ovládače, stanice a dýzy.
• Zavlažovací systém prepláchnite každý rok.

Vykonanie zavlažovacieho auditu zahŕňa kontrolu každého postrekovača, aby ste sa ubezpečili, že postrekuje správne, a potom si urobte poznámky o tom, čo je potrebné opraviť.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Čo je to zavlažovací audit?

Rozdiel medzi tým, čo by ste bežne robili, a tým, čo by ste robili pri formálnom zavlažovacom audite, závisí od vynikajúcich schopností, ktoré poskytujete, od druhu podávania správ a od spôsobu fakturácie služieb.

Audit je čisto diagnostický - identifikujete problémy a potrebné úpravy zavlažovacieho systému nehnuteľnosti, ktorú vám pridelil najímajúci orgán alebo komunálna spoločnosť, ale nerobíte nič pre ich odstránenie (pokiaľ to nie je súčasťou zmluvy). Kráčate so správcom nehnuteľnosti a poukazujete na pozorovania, keď testujete jednotlivé súčasti systému. Všetko si zapisujete do kontrolného zoznamu, takže svoje zistenia môžete zhromaždiť neskôr v správe pre agentúru - nie pre správcu nehnuteľnosti, hoci kópiu nakoniec dostanú.

Prostredníctvom agentúry získavate účty za vodu za porovnanie so skutočnou vodou použitou za posledný rok. Porovnanie použitej vody s tým, čo vidíte na zemi, vám pomôže diagnostikovať sezónne problémy, zistiť potenciálnu existenciu skrytých únikov a tiež predpovedať, koľko vody by sa dalo ušetriť pri zmenách, ktoré budete odporúčať.

Ukážte zákazníkom, koľko vody môžu ušetriť, v porovnaní s tým, koľko v súčasnosti používajú.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autorka)

S touto predpoveďou môžete vypočítať potenciálne úspory v dolároch pre každý hlavný typ zmeny, ktorú odporúčate, napr. Peniaze, ktoré by bolo možné ušetriť upgradom existujúcich ovládačov na ovládače na základe zavlažovania podľa počasia (WBIC) alebo výmenou postrekovacích trysiek na kvapkové zavlažovanie. Poskytuje agentúre a vlastníkovi nehnuteľnosti predstavu o tom, čo môžu najskôr vybaviť.

Neoddeliteľnou súčasťou vykonávania zavlažovacieho auditu je kontrola programovania ovládača. Ako dlho je nastavená každá stanica? Aké typy postrekovačov sú na tejto stanici a ako často fungujú?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Čo je žiadosť o ponuku (RFP)?

Povedzme, že už robíte všetko na zozname s odrážkami a viete, že zvyšok môžete urobiť vy, takže ste nadšení, že túto možnosť preskúmate. Čo je to RFP, kde ho nájdete a ako požiadate o zmluvu?

Každá projektová agentúra, ktorá závisí od vládneho financovania, je povinná vydať Žiadosť o ponuku, keď projekt dosiahne určitú sumu v dolároch. Pre menšie projekty si môžu vybrať dodávateľa a jednoducho im dať objednávku, pre väčšie projekty však musia získať konkurenciu. RFP vytvára konkurenciu. Je to dokument, ktorý hovorí, aké služby hľadajú, parametre týchto služieb, ako napísať váš návrh, ako ho ohodnotia a ako a kedy ho podať.

Titulná strana RFP

Public Domain, prostredníctvom siete

Hľadajú sa žiadosti o ponuku

Mnoho vládnych agentúr používa online systémy ponúk. Takmer všetci poskytovatelia vody v južnej Kalifornii sú prepojení do systému s názvom „Sieť“. Budete sa musieť zaregistrovať a uviesť názov spoločnosti, veľkosť, umiestnenie, typy služieb, ktoré poskytujete, a ďalšie informácie. Potom si môžete prezrieť iba ponuky, ktoré sa týkajú vašich služieb alebo všetky ponúkané ponuky, len aby ste videli, čo tam je. Systém vás automaticky upozorní, kedykoľvek agentúra zverejní žiadosť o cenovú ponuku, ktorá sa zhoduje s jedným z kódov NIGP, ktoré ste vybrali (kódy, ktoré identifikujú vaše služby).

Ak narazíte na RFP pre veľkého audítora krajiny, geodeta, spoločnosť na vykonávanie auditov vonkajšieho zavlažovania (všetky sú rovnaké), pokračujte a stiahnite si ho. Agentúra, ktorá žiada o ponuku, vo všeobecnosti požaduje audity svojich zákazníkov, či už sú poskytovateľmi služieb, alebo sídel a / alebo firiem v okolí, ak sú mestom alebo krajom. Žiadosť o cenovú ponuku môže požadovať číslo (napríklad celkovo 75 auditov) alebo časové obdobie (napr. Dva roky na vykonanie auditov).

Niektoré agentúry majú vlastný systém ponúk, takže je dôležité skontrolovať webovú stránku každej agentúry, pre ktorú chcete pracovať. Vyhľadajte časť o nákupe alebo niečo podobné. Ak sú pripojení k sieti The Network, ich webová stránka vás o tom bude informovať a s najväčšou pravdepodobnosťou vám poskytne odkaz.

Konferencia o predbežných ponukách

Pri sťahovaní žiadosti o ponuku je dôležité pozrieť sa najskôr na jej časovú os s ohľadom na termíny splatnosti. V dokumente sa môže uvádzať, že účasť na „konferencii pred podaním ponuky“ je povinná a každý predajca, ktorý sa nezúčastní, bude automaticky diskvalifikovaný. Predbežná ponuka je stretnutie so zmluvnou agentúrou pre všetkých potenciálnych záujemcov, aby sa mohli navzájom stretnúť a pýtať sa na akékoľvek otázky, na ktoré majú k dispozícii odpovede, kde môžu odpovedať všetci. Ak je to komplikovaná zmluva, ktorá vyžaduje viac ako len zavlažovacie audity, môžete sa tam spojiť s inými poskytovateľmi služieb, ktorí by mohli mať nárok na časti zmluvy, ktoré nemáte. Jeden z vás sa potom stane hlavným dodávateľom, zatiaľ čo druhý je subdodávateľom.

Je to zriedkavé, ale niektoré konferencie pred podaním ponuky sa konajú priamo na mieste, takže uchádzači môžu vidieť rozsah zmluvy, o ktorú sa uchádzajú. Účasť na jednom z nich je dobrý spôsob, ako získať odpovede na otázky, rozšíriť svoju konkurenciu a tiež nájsť potenciálnych partnerov.

Mesto Portland ALEBO, verejná doména, prostredníctvom webovej stránky mesta

Nie všetky žiadosti o cenovú ponuku vyžadujú účasť na predbežnej ponuke a veľa z nich ju robí nepovinnou. V každom prípade bude existovať časové obdobie, v ktorom môže predajca klásť otázky telefonicky alebo e-mailom. Odporúčam im zavolať. Vždy je dobré spojiť sa osobne, aby vedeli, kto ste, keď pošlete svoj návrh.

Po uplynutí lehoty na zodpovedanie otázok a odpovedí (zvyčajne dva týždne) zašle agentúra každému predajcovi odpovede na všetky otázky. Prípadne môžu uverejniť odpovede v sieti s ponukami (z ktorej ste získali RFP), ktorú si môžete stiahnuť.

Najbližší termín, s ktorým sa pravdepodobne stretnete, bude dátum a čas, kedy má byť váš návrh doručený, spolu s prijateľnými spôsobmi doručenia. Potom vám zvyčajne povedia, kedy očakávajú pohovor s najlepšími uchádzačmi, kedy očakávajú zadanie zákazky alebo kedy dúfajú, že na zákazke začnú pracovať. To vám pomôže naplánovať si načasovanie.

Integrované písanie návrhov

Po zadaní lehôt začnite písať svoj návrh tak, že sa pozriete na žiadosť o cenovú ponuku, aby ste zistili, ako to chce. Väčšina RFP vám dá presné poradie, v akom chcú návrh spísať. Je to tak, aby všetky záznamy mali podobný formát, čo agentúre uľahčí ich porovnanie počas procesu hodnotenia.

Podľa toho pripravte obrys svojho návrhu s nadpismi a titulkami a stránkami navyše, napríklad obsah vpredu a prílohu vzadu. Určte jeho celkový vzhľad, všetky farby, ktoré chcete umiestniť do záhlavia a päty na každej stránke, a to, ako má vyzerať titulná stránka (všeobecne). Po nastavení rámca odneste RFP na pokojné miesto, vezmite si so sebou tablet, pero a zvýrazňovač a začnite si robiť poznámky.

Spočiatku nepíšte, iba čítajte, vstrebávajte a zapisujte si pár vecí, ktoré si chcete zapamätať. Zvýraznite oblasti, v ktorých si myslíte, že vaša spoločnosť vynikne (pripomienka, aby ste ich zdôraznili v návrhu), a predstavte si, že vaša spoločnosť skutočne realizuje projekt. Tento vizuál by vám mal pomôcť stručne napísať návrh. Chcete, aby videli, kto v skutočnosti ste a aké by bolo pre nich skvelé, keby s vami spolupracovali.

Tiež by ste chceli predstaviť svoju spoločnosť s čo najväčšou integritou, pretože to otvára cestu dôvery. Bez dôvery nikdy nemôžete mať skutočne dobrý a trvalý vzťah (to znamená taký, ktorý je príjemný, plynulý a vedie k ďalším zmluvám).

Zatraktívnite a informujte svoj návrh.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identifikácia vašich najlepších kvalifikácií

Po dokončení tejto fázy by kvalifikácia, ktorú chcete zdôrazniť, mala byť zrejmá. Viditeľné budú aj vaše slabšie oblasti. Vezmite na vedomie tieto slabšie oblasti a asi za mesiac, kedy vám bude potrebné vypracovať návrh, sa dozviete, čo môžete urobiť, aby ste svojim ľuďom poskytli viac skúseností v týchto oblastiach - napríklad bezplatné audity existujúcim zákazníkom krajiny.

Je veľmi dôležité neklamať. Ak musíte, minimalizujte alebo neuvádzajte v návrhu svoje slabé miesta, ale prinajmenšom to nastavte tak, aby mali vaši zamestnanci skúsenosti do času, keď v budúcnosti požiadate o ďalší návrh.

Teraz hľadajte zručnosti alebo prevádzkové metódy, ktoré nie sú požadované, o ktorých si myslíte, že by mohli pre agentúru predstavovať ďalší prínos. Ak váš personál hovorí plynulo španielsky, dajte túto skutočnosť na popredné miesto v návrhu, pretože veľa pracovníkov krajiny v lokalitách, ktoré pravdepodobne skontrolujete, je hispánsky. Ak je váš personál zručný v práci s pôvodnými rastlinami, dá vám to inú výhodu, takže túto skutočnosť zahrňte aj do svojho návrhu. Ak máte ich fotografie, ako vykonávajú niektorú z týchto činností, umiestnite ich blízko miesta, kde uvádzate tieto kvalifikácie, aby ste ich tam upútali.

Špeciálna kvalifikácia: Veľká väčšina krajinárov a pracovníkov v tejto oblasti sú hispánci. Pretože väčšina pracovníkov v teréne našej spoločnosti ovláda plynule španielsky jazyk, sme schopní v teréne komunikovať lepšie ako väčšina našich konkurentov.

Tu vykonávame test úlovkov, ktorý určuje, ako rovnomerne postrekujú postrekovače. Je to štandardný postup, ktorý vedie jedného, ​​ale nie všetci. Ak to vaši ľudia majú, nezabudnite to spomenúť.

Dokončenie a odoslanie návrhu

Agentúra bude chcieť poznať vašu históriu, skúsenosti a bude chcieť posudky, ak ich máte… tak ich pozbieraj. Ak ešte nemáte poruke referencie, pošlite klientom, ktorí vás majú obzvlášť radi, listy, povedzte im, o čom je zmluva, dajte im termín a požiadajte ich, aby napísali vetu alebo dve vety o tom, ako sú spokojní vaše služby. Tieto posudky zahrňte do návrhu v špeciálnych farebných blokoch, ako sú citácie, ktoré sú v nich.

Po dokončení písania textu ponuky skontrolujte grafiku (grafy, grafy, časové osi) a ďalšie fotografie, ktoré môžete pridať. Nezabudnite ich použiť hlavne na zvýraznenie informácií, ktorým má agentúra venovať pozornosť, na poskytnutie trocha ďalších údajov a na odľahčenie inak zdĺhavo vyzerajúcej stránky textu. Pritom hľadajte tiež reprezentatívnu fotografiu, ktorú môžete pridať na titulnú stránku. Titulná strana by mala byť naformátovaná atraktívnym spôsobom a mala by byť upravená a usporiadaná, pretože to bude prvá vec, ktorú hodnotiteľ uvidí.

Potom prejdite kontrolným zoznamom RFP a uistite sa, že ste zahrnuli všetko, čo agentúra požadovala. Prezrite si tiež ich bodovací systém a uistite sa, že máte úplné informácie v tých častiach, ktoré budú mať väčšiu váhu. Potom upravte. Potom dajte návrh niekomu inému na úpravu čerstvým okom. To je zásadné, pretože do tejto doby bude vaše oko vyčerpané a vaša myseľ pravdepodobne vyčerpaná.

Uistite sa, že ste návrh spojili do typu väzieb, ktoré požaduje RFP, alebo ho pošlite prostredníctvom e-mailu, ak je to povolené. Nezabudnite ho tiež poslať osobe určenej v RFP. Ak sa blížite k termínu na odoslanie, zaplatte ďalšie peniaze za odoslanie cez noc - nemá zmysel robiť všetku túto prácu a nechať ju doraziť neskoro. Väčšina agentúr je ohľadom termínov na predkladanie návrhov naozaj prísna.

V nadväznosti na predloženie návrhu

Pretože stále máte RFP, môžete si dať ďalšie kroky do kalendára, na ktoré budete po neskoršom odpočinku nadväzovať. Agentúra možno uviedla, že si pred výberom vyberie z niekoľkých najlepších kandidátov, ktorí budú na užší výber, na pohovory, alebo mohli dať iba konečný termín na uzavretie zmluvy. V každom prípade je dobrým protokolom poslať im list, v ktorom sa dozviete, kto zákazku získal, buď poďakovať za zákazku alebo za možnosť požiadať o ňu. Tak či onak vás v budúcnosti nastaví na pozitívne interakcie. Ak vám bola zadaná zákazka, radujte sa! Ste na dobrej ceste k tomu, aby ste pomohli ľuďom šetriť peniaze za účty za vodu.

Tu je zdroj, ktorý vám pomôže lepšie pochopiť proces ponúk a kvalifikácií:

• Autori ponúk, Federálne zdroje na písanie návrhov, RFP Zdroj na

  písanie návrhov pre autorov federálnych návrhov. Napíšte víťazný federálny návrh, odpovedzte na žiadosť o ponuku pomocou šablón návrhov, textu modelu ponuky.