Správny druh disciplíny zamestnancov

Existuje veľa prístupov k zmene správania zamestnancov. Získajte viac informácií o progresívnej disciplíne a o tom, prečo to funguje.

Jack Moreh, CC-BY

Poznajte svoje práva ako zamestnanca

V tejto ére politickej korektnosti a odsúdenia akéhokoľvek vnímaného škodlivého zaobchádzania je často ťažké hovoriť o disciplíne. Všetky organizácie a inštitúcie však musia stanoviť pravidlá a nariadenia, ktoré chránia práva a slobody ostatných a zabezpečujú efektívny výkon na všetkých úrovniach organizácie. Stanovenie hraníc osobnej slobody je receptom na chaos a zlyhanie spoločnosti a jednotlivcov, ktorých zamestnáva.

Existuje tendencia pozerať sa na priekopnícke spoločnosti ako Google, Facebook a ďalšie giganty zo Silicon Valley a zistiť, čo sa zjavne javí ako prostredie, kde si každý môže robiť, čo chce, pokiaľ dosahuje výsledky. Ukázalo sa, že tento typ kultúry podporuje tvorivé myslenie. Zbežný vzhľad však často klame, a to platí pre každú organizáciu.

Pravidlá musia byť súčasťou politiky každej spoločnosti, pretože bez pravidiel môže organizácia vybočiť z cesty. Na novú generáciu sa často kladú obvinenia, že majú tendenciu byť viac zameraní na seba a nedisciplinovaní v pracovnom prostredí. Môže to byť pravda, ale tiež ide o to, ako sa cvičí disciplína. Ak sa použije ako pozitívna sila na poskytnutie spätnej väzby, bude slúžiť ako vhodný motivačný a rastový stimul. O tom by mala byť progresívna firemná disciplína.

Definícia progresívnej disciplíny

Je to proces, ktorý blokuje kontraproduktívne správanie a podporuje schopnosť manažérov efektívne a dôsledne sa vyrovnávať s jeho následkami. Tento typ správania je vážny, pretože sa môže prejaviť v nízkej morálke a zníženej produktivite. Tí, ktorí to praktizujú, môžu vážne infikovať ostatných zamestnancov. Cena môže byť dosť významná s priamym dopadom na hospodársky výsledok.

Bohužiaľ, len málo spoločností sa pokúša pochopiť finančný dopad nedisciplinovaného správania. V záujme dosiahnutia a neustáleho udržiavania dobrých vzťahov so zamestnancami musia všetci zamestnanci pochopiť podstatu disciplinárneho procesu. Musia si uvedomiť, že ak sa správne použijú, môžu byť pre všetkých veľkým prínosom.

Osem inhibítorov disciplíny

Nechuť k disciplíne sa dá pripísať ôsmim bežne sa vyskytujúcim faktorom, ktoré platia plošne pre takmer každú spoločnosť a inštitúciu. Tento zoznam môžete použiť na vykonanie sebahodnotenia alebo na hodnotenie ostatných na škále 1–5.

Nikdy nebolo absolvované správne školenie: Niektorým supervízorom sa nikdy nepreukázalo, ako efektívne (progresívne) vykonávať disciplínu, a preto im chýba sebadôvera pri riešení problémových osôb.
Nedostatok podpory manažmentu: Ak je historickou skúsenosťou, že vrcholový manažment nepodporuje alebo je disciplinovaný, potom sa bude uplatňovať náhodným spôsobom. Stanovenie politiky a pravidiel progresívnej disciplíny by malo byť prioritou.
Strach z odvety: V minulosti sa mohli vyskytnúť prípady násilnej reakcie odporcu. Je na manažmente, aby zabezpečil a podporil prostredie, kde sa každý cíti bezpečne a bezpečne. Na tento druh zastrašovania by nemal byť priestor.
Nedostatok konzistencie: Sú náchylní klásť si otázky, prečo by mali konať, keď sa zdá, že iným to nie je jedno alebo sú zastrašovaní.
Nie je čas: Vykonanie forenzného vyšetrovania na základe dôkazov, pohovor so zúčastnenými stranami, všetko vyžaduje príliš veľa času a úsilia. Na to je možné odpovedať rozdelením nákladov na kontraproduktívne správanie.
Odrazená vina: Môže sa vyskytnúť pocit viny z disciplinovania niekoho iného, ak sa nadriadený správal v minulosti rovnakým spôsobom. Musí sa uznať, že ich rola sa mení, keď dostanú zodpovednosť za ostatných.
Dopad na priateľstvo: Disciplinárne konanie môže spôsobiť stratu priateľstva a odcudzenie od členov pracovnej skupiny. Vedúci pracovníci by mali pri hľadaní dôslednosti pri uplatňovaní disciplíny hľadať rešpekt, nie priateľstvo.
Strach z konfliktu: Niektorí ľudia sa vyhnú konfrontácii s ťažkou situáciou, najmä ak ide o medziľudské konflikty. Niektorí si mýlia to, že sa im páči, s tým, že si ich vážia.

Príčiny a účinky kontraproduktívneho správania

Dobré riadenie zdôrazňuje pozitívny prístup k disciplíne. Bohužiaľ, strach z trestu je stále najviac nasadeným odstrašujúcim prostriedkom mnohých manažérov. Na druhej strane, keď zamestnanci pochopia a prijmú pravidlá, ktoré považujú za rozumné a spravodlivé, stanú sa samoregulačnými a znižujú negatívny dopad kontraproduktívneho správania. To je prípad, keď sa disciplína stáva konštruktívnou a pozitívnou silou, ktorá umožňuje ľuďom spolupracovať. V spoločnostiach, kde sa disciplína považuje iba v úzkom a represívnom zmysle za reakciu, ktorá trestá a napráva, má za následok zlú morálku a ovplyvňuje produktivitu.

Existuje množstvo negatívnych vzorcov správania, ktoré sú vážne rušivé a deštruktívne. Príklady zahŕňajú neposlušnosť, falšovanie pracovných záznamov, bitky, krádeže, pitie, užívanie drog a sexuálne obťažovanie. Vyžadujú si okamžitú pozornosť vedenia a dôraznú reakciu, ktorá môže zahŕňať pozastavenie alebo dokonca ukončenie po dokončení riadneho procesu. Existujú aj ďalšie druhy správania, ktoré sú menej plodné, ale napriek tomu významne bránia efektívnemu výkonu:

Trvalá oneskorenie

Je potrebné pozorne sledovať pretrvávajúcu oneskorenie a neprítomnosť určitých zamestnancov. Aj keď v niektorých prípadoch existuje opodstatnenie, chronické prehrešky by sa mali riešiť progresívnou disciplínou. Toto je veľmi prominentné správanie, ktoré sa dá napraviť prostredníctvom verbálnej a písomnej spätnej väzby. Často je to príčinou značných strát produktivity.

Zlá kvalita práce

Nedisciplinovanosť a zanedbávanie pravidiel často vedú k zlej kvalite. Nedisciplinovaní zamestnanci majú tendenciu menej sa zaujímať o kvalitu práce, ktorú produkujú. Dobré riadenie si vyžaduje prísny monitorovací program, ktorý umožňuje vyradiť tento typ neopatrného správania. Podštandardnú kvalitu zistíte podľa odmietnutia produktu alebo podľa sťažnosti zákazníkov. Toto je vážnejšie, pretože to môže viesť k dodatočným nákladom a trvalej strate budúceho predaja.

Neopatrnosť vedúca k nehodám

Výskum naznačuje existenciu priameho vzťahu medzi nehodami a úmyselným porušovaním bezpečnostných noriem alebo neopatrnosťou. Je preto vhodné zaradiť nehody do zoznamu kontraproduktívnych činností.

Krádež alebo iné prispievanie k strate zásob

Zatiaľ čo určité úbytky materiálu a výrobkov možno pripísať zastaraniu a bežnému odpadu, krádeže zamestnancov, neopatrnosť alebo chybné vedenie záznamov významne prispievajú k stratám zásob. To si vyžaduje sledovanie a použitie starostlivo dodržiavanej disciplíny.

Sabotáž, zanedbávanie a týranie

Stroje a zariadenia sa opotrebúvajú a vyžadujú preventívnu údržbu a opravy. Môžu však tiež byť predmetom sabotáže, zanedbávania alebo zneužívania zamestnancami. Toto extrémne kontraproduktívne správanie môže byť veľmi nákladné, a to tak z hľadiska nákladov na opravy, ako aj zo zníženej úrovne produktivity a bezpečnosti.

Existuje zjavne viac faktorov, ktoré prispievajú k neefektívnosti, ale kontraproduktívne správanie môže pre spoločnosť predstavovať vysoké náklady. Všetky tieto negatívne činnosti je možné ovládať alebo znižovať pomocou osvietenej disciplíny. Jeho cieľom by malo byť vytvorenie pracovného prostredia, ktoré udržuje vysoký stupeň morálky a dosahuje ciele spoločnosti s minimom kontraproduktívneho správania. Disciplína by mala viesť k tomu, aby zamestnanci dobre poznali svoje zamestnanie a spolupracovali pri plnení úloh a včasnom dosahovaní cieľov skupiny.

Ako funguje progresívna disciplína

Progresívna disciplína je definovaná ako postup, ktorý využíva eskaláciu disciplinárnych varovaní a akcií, ktoré sú v rozpore s kontraproduktívnym správaním - od slovných a písomných varovaní po pozastavenie a ukončenie. Tento typ postupu spĺňa rozhodcovské testy na spravodlivý a spravodlivý proces a úspešne reagoval na všetky výzvy v rozhodcovskom aj súdnom konaní. Účelom progresívnej disciplíny je napraviť správanie zamestnanca a obnoviť jeho úlohu ako produktívneho člena pracovnej skupiny. Tiež slúži ako pripomienka pre ostatných zamestnancov, že budú zodpovední rovnakým spôsobom.

Progresívna disciplína je pevne založená na primeraných pravidlách, ktoré odrážajú potreby spoločnosti efektívne predávať svoje výrobky alebo služby a efektívne slúžiť zákazníkovi. Pravidlá musia byť prediskutované so zamestnancami, aby sa zabezpečilo, že im každý zamestnanec porozumie. Pravidlá sa uplatňujú výlučne na pracovisku. Neobmedzujú životy zamestnancov mimo spoločnosti, s výnimkou záležitostí, ktoré by mohli nepriaznivo ovplyvniť reputáciu firmy. Presadzovanie pravidiel musí byť absolútne konzistentné. Pri priestupkoch je potrebné postupovať spravodlivo a trest sa ukladá jednotne.

Šesťstupňový proces analýzy disciplinárnych problémov

Pri analýze problémov v disciplíne je užitočné si uvedomiť, že žiadne dve situácie nie sú úplne rovnaké. Ľudia sú zložití a situačných premenných je veľa. Preto musí nadriadený starostlivo preskúmať a dôkladne zvážiť sedem kľúčových otázok pri dosahovaní stupňa disciplinárneho opatrenia, ktoré je potrebné prijať:

Je to závažný priestupok, ako je zneužívanie drog, ktoré si môže vyžadovať dočasné pozastavenie činnosti pracovných síl, keď sa vedie riadne vyšetrovanie?
Aké bolo časové rozpätie medzi súčasným a iným priestupkom spôsobeným tým istým zamestnancom?
Je incident jedným z opakujúcich sa vzorcov alebo správania?
Aké prednosť má spoločnosť pri riešení podobných situácií?
Boli v zázname zamestnancov spoľahlivý a spolupracujúci pracovník?
Existujú neobvyklé a poľahčujúce faktory, ktoré prispeli k situácii?
Existujú jasne definované pravidlá upravujúce správanie zamestnancov a sú zamestnancom oznámené, najlepšie písomne; a dá sa rozumne očakávať, že ich všetci zamestnanci poznajú?

Iba uplatnenie disciplíny

Primerané varovanie pred následkami určitého neprijateľného správania.
Ukončenie dôkladného vyšetrovania pred vykonaním disciplíny. Takéto vyšetrovanie musí obsahovať písomné vyhlásenia zúčastnených zamestnancov a všetkých ostatných strán, ktoré mohli byť svedkami incidentu.
Vyšetrovanie musí byť spravodlivé a objektívne.
Nevyžaduje sa, aby boli dôkazy presvedčivé alebo aby boli odôvodnene pochybné, s výnimkou prípadov, keď je údajné zneužitie trestnej činnosti alebo závažnej povahy, ktoré môže poškodiť dobré meno zamestnanca a vážne narušiť jeho šance na ďalšie zamestnanie.
Pravidlá, príkazy a pokuty musia byť uplatňované rovnomerne a bez akejkoľvek diskriminácie. Ak bolo presadzovanie v minulosti laxné, vedenie sa nemusí náhle zvrátiť a začať tvrdo zasahovať bez toho, aby zamestnancov vopred upozornilo na svoj zámer.
Trest musí primerane súvisieť so závažnosťou priestupku a minulou minulosťou zamestnancov. Je oprávnené, že dobré historické záznamy o zamestnanosti by mali mať ľahšiu odozvu.
Všetci zamestnanci musia byť hodnotení podľa rovnakých štandardov a pravidlá musia platiť rovnako pre všetkých. Pravidlá musia byť v príručke pre zamestnancov jasne uvedené.
Všetci zamestnanci musia byť chránení pred nespravodlivou disciplínou a musí im byť umožnené napadnúť akékoľvek kroky spoločnosti, ktoré by ich mohli pripraviť o základné práva.