Pravidlá a tipy na dobrú e-mailovú etiketu

Screenshot z doručenej pošty s užitočnými tipmi.

Postupom hlbšie do digitálneho veku zisťujeme, že stále existujú pravidlá etikety, ktoré musíme dodržiavať. Svet e-mailov má tiež špecifické pravidlá etikety. Zakaždým, keď pošlete e-mail, pošlete aj správu o sebe. Ľudia na základe vášho písania urobia o vás závery, či vás poznajú alebo nie.

Ak budete postupovať podľa týchto šiestich pravidiel e-mailovej etikety, urobíte maximum pre posun vpred. Môžete si byť istí, že urobíte pozitívny dojem. Tieto pravidlá platia najmä na pracovisku.

Pravidlo č. 1 e-mailovej etikety: Zaistite, aby bol formát vašej správy profesionálny

Pri odosielaní e-mailu použite vhodný pozdrav. Môžete osobu osloviť menom alebo dokonca uviesť „ahoj“.
Používajte rodovo neutrálny jazyk.
Ak posielate e-mailom niekomu prvýkrát a neviete, o koho ide, použite adresu „Vážený pán alebo pani“.
E-mail ukončite vhodným zakončením, napríklad poďakovaním, úprimným, úctivým rešpektom a inými podobnými slovami.
Zahrňte elektronický podpis so svojím menom, titulom a e-mailovou adresou alebo inými spôsobmi komunikácie, ako sú telefónne čísla, webové stránky atď.

Pravidlo č. 2 e-mailovej etikety: Vaša správa musí byť krátka

Zahrňte predmet, aby ľudia vedeli, o čom je správa, a aby mohli určiť relevantnosť e-mailu. Ak nezadáte predmet do riadku predmetu, môže sa stať, že váš príjemca bude opatrný a správu neskontroluje.
Text správy by mal byť krátky - choďte okamžite k veci. Všetko, čo potrebujete, by malo byť niekoľko viet.
Váš text by mal obsahovať krátke vety.
Píšte krátke odseky a používajte medzery. To znamená, že píšte pre internet.

Ojoj… To som nechcel poslať

Pravidlo č. 3 e-mailovej etikety: Používajte profesionálny jazyk

E-mailové správy sú menej formálne ako písanie listov, ale nenechajte sa byť nedbanliví.
Skontrolujte správnu gramatiku, interpunkciu a pravopis. Nič nepodkopáva vašu dôveryhodnosť viac ako správa plná chýb.
Vyvarujte sa nadmernému používaniu emotikonov. Ak ich vložíte príliš veľa, mohlo by to narušiť vašu profesionalitu. Niekto by namietal, že použitie emotikonov je vo všeobecnosti neprofesionálne.
Popremýšľajte, aké znenie je vo vašej správe. Je niekedy ťažké písomne vyjadriť tón vášho významu. Vyvarujte sa sarkazmu, pretože váš čitateľ to môže ľahko interpretovať ako urážku.
Vyvarujte sa písania emocionálne náročných správ. Ak ste v emocionálnom stave, počkajte, kým sa nedostanete do pokojnejšieho stavu, než sa pokúsite niečo napísať.
Použitie ALL CAPS znamená, že na niekoho kričíte. Je tiež ťažko čitateľný.

Upravený princíp „KISS“. Menej je viac.

C. Calhoun

Pravidlo č. 4 e-mailovej etikety: Žiadne nevyžiadané správy

Posielanie nevyžiadaných e-mailov ľudí nahnevá a môže vyzvať ich, aby vás blokovali.
Neprikladajte nepotrebné súbory. Ľudia majú pochybnosti o prílohách od neznámych odosielateľov a to oprávnene: môžu obsahovať vírusy.
Nepoužívajte posielanie ďalej. Tieto správy sú neosobné a často ich ľudia pred prečítaním odstránia.
Čítanie efektných typov písma a pozadia môže byť pre vašich čitateľov náročné. Vaše publikum vás môže brať tiež menej vážne. Kto chce byť známy ako Curly Cue Sue - a to nie je odkaz na jej vlasy.

Pravidlo č. 5 e-mailovej etikety: E-mail nie je súkromný

Stále môžete robiť správy osobnými, ale uvedomte si, že vašu správu môžu vidieť iné oči.
Každá správa, ktorú niekomu pošlete, môže byť preposlaná.
Funkciu „CC“ (kopírovanie do) používajte, iba ak táto strana potrebuje poznať príslušné informácie. V opačnom prípade zaplníte niekoho doručenú poštu.
Funkcia „BCC“ (slepá kópia) je vhodná pre hromadné zasielanie pošty, pretože príjemcovia nebudú musieť rolovať veľa e-mailových adries. Ak tajne zapojujete niekoho do konverzácie, nezabudnite, že e-mail NIE JE súkromný.
Uistite sa, že osobná správa, ktorú odosielate, skutočne smeruje ku komu chcete. Veľa e-mailov bolo zaslaných nesprávnej strane na úkor odosielateľa.
Ak hľadáte prácu, nerobte to, NEPOUŽÍVAJTE na vykonávanie tohto druhu podnikania e-mail vášho súčasného zamestnávateľa. Váš budúci zamestnávateľ bude iba predpokladať, že to urobíte znova - ale on.
Pretože e-mail nie je bezpečný, predpokladajme, že váš zamestnávateľ sleduje všetky prichádzajúce a odchádzajúce správy.

Pravidlo č. 6 e-mailovej etikety: Pohotovo odpovedajte na prichádzajúce správy

Ak si na správy odpoviete rýchlo, zachováte si obraz profesionality.
Odpovedzte na otázky, ktoré od vás niekto požadoval, v e-maile. Ľudia niekedy pošlú späť irelevantné informácie a zabudnú odpovedať na pôvodnú otázku.
Dobrým spôsobom, ako otravovať svojho čitateľa, je použitie potvrdeniek „vyžiadať doručenie / prečítať“. Váš príjemca niekedy také správy nebude čítať alebo nebude môcť čítať z dôvodu programov na filtrovanie e-mailov. Vyhnite sa tejto funkcii.