Šesť tajomstiev pre produktívnejšie stretnutia

Stretnutia, na ktorých som sa zúčastnil

Každý chce mať lepšie stretnutia

Ok, všetci sme tam boli… len sme sedeli na schôdzke, čo sa javilo ako neprimerane dlho a vyzeralo to ako kolosálny odpad. Každý veľa hovoril, niektoré z nich boli úplne mimo témy a nie je zrejmé, čo sa vlastne podarilo. Znie to vôbec povedome?

Našťastie existujú spôsoby, ako viesť schôdzky, vďaka ktorým budú produktívnejší. Produktívne stretnutia majú vždy svoj účel, sú efektívne v tom, ako sa uskutočňujú, a sú naplánované na správne množstvo času.

Nasledujúcich šesť tipov môže pomôcť zmeniť vaše ďalšie stretnutie:

Skvelé stretnutia sa neriadia samy.
Plánovanie sa začína tým, že sa pamätá na koniec.
Vždy existuje formálna agenda.
Základné pravidlá sú výslovne vyjadrené a odsúhlasené.
Aby schôdzka bola stále na dobrej ceste, existujú kľúčové úlohy, ktoré jej boli pridelené.
Existuje akčný plán pre ďalšie kroky.

Poďme spolu na nejaký čas preskúmať ich podrobnejšie.

1. Skvelé stretnutia sa neriadia

Niekto musí dirigovať orchester, aby mohol každý hrať v harmónii, dávať pozor na cenu, viesť spredu… hmm, získať obraz? Keď sa všetci na stretnutí zameriavajú na svoju jedinečnú úlohu, mala by sa určiť jedna osoba ako sprostredkovateľ, ktorá zmenší zobrazenie, aby videla celkový obraz vývoja diskusií a usmerňovala proces efektívnej komunikácie.

Dobré uľahčenie pomáha účastníkom plynule prechádzať itinerárom a vyriešiť problémy tam, kde k nim dôjde. Facilitátor by mal byť dobrý komunikátor a môže ním byť predseda schôdzky, jeden z účastníkov alebo externá osoba, ktorá sa nezúčastňuje diskusií na schôdzi.

2. Plánovanie sa začína koncom mysle

Položte si nasledujúce otázky:

Čo sa snažíme dosiahnuť schôdzou? Aké sú požadované výsledky?
Je stretnutie najlepšou voľbou alebo je možné dosiahnuť niektoré alebo všetky ciele pomocou e-mailu alebo iných komunikačných prostriedkov?
Kto sa musí zúčastniť? Ako identifikujeme správnych účastníkov a správny počet účastníkov?
Aká úroveň prípravy je potrebná na čo najlepšie dosiahnutie konečného výsledku?
Aké procesy musíme začleniť do schôdzky? Napríklad musíme zvážiť zahrnutie brainstormingu, aby ste vygenerovali nové nápady, alebo si nechať zabezpečiť individuálne prezentácie pre informovanejšiu spoluprácu?

Počnúc výsledkami, ktoré je potrebné dosiahnuť, môžete lepšie identifikovať účastníkov a spracovať množstvo času a práce, ktoré môžu byť potrebné na efektívne stretnutie.

3. Vždy existuje formálny program

Najefektívnejšie stretnutia majú program, tj zoznam položiek, ktoré je potrebné na stretnutí prediskutovať. Aj keď sme zvyknutí na programy, ktoré obsahujú iba body, o ktorých sa bude diskutovať, lepším spôsobom je zahrnúť zámer (objektívny) a požadovaný výsledok každého bodu programu tak, aby boli všetci účastníci schôdze na jednej stránke.

Ak sa program vytvorí týmto spôsobom, bude zrejmé, že diskusia sa vymyká iným smerom, je úplná alebo keď je čas posunúť sa ďalej. Formálne ciele povedia účastníkom, ako najlepšie prispieť, a výsledky poskytujú mieru efektívnosti diskusie. Je to tiež vynikajúci nástroj pre facilitátora alebo predsedu, ktorý vedie stretnutie k úspešnému záveru.

Príklad programu s harmonogramom, výsledkami a cieľmi

4. Základné pravidlá sú výslovne vyjadrené a odsúhlasené

Implementácia správnych základných pravidiel môže viesť k stretnutiam s väčšou plynulosťou a menším trením. Spravidla, keď počujete výraz základné pravidlá, môžete si myslieť, že „telefóny sú vibrované“ alebo „choďte načas“ alebo „použite zlaté pravidlo“ atď. Môžu to byť najčastejšie používané normy, ale základné pravidlá pre plodné stretnutia by sa mali zamerať aj na zlepšenie komunikácie pre väčšie zapojenie do skupiny.

Dobrý výber základných pravidiel, ktoré to dokazujú, pochádza od Rogera Schwarza (Schwarz, 2016). Uvádza osem pravidiel pre efektívne stretnutia: „Názory štátov a kladenie skutočných otázok; zdieľanie všetkých relevantných informácií; použitie konkrétnych príkladov a súhlas s tým, čo dôležité slová znamenajú; vysvetlenie dôvodov a zámerov; zameranie na záujmy, nie na pozície; testovacie predpoklady a závery; spoločne navrhnúť ďalšie kroky; prediskutovať neprediskutovateľné problémy. ““

Tieto pravidlá boli navrhnuté tak, aby usmerňovali správanie individuálnych a skupinových diskusií k rozsiahlejšiemu dialógu, sú však iba príkladom niektorých protokolov, ktoré by mohli podporiť pozitívnu účasť. Vytvorenie alebo prispôsobenie vlastného súboru procedurálnych noriem a noriem správania môže viesť k riadeniu a nasmerovaniu stretnutia k bohatším výsledkom.

Pre účastníkov je dôležité úplné pochopenie každého základného pravidla na začiatku každého stretnutia, aby sa dohodli a pokúsili sa vyhovieť požadovaným štandardom.

5. Existujú kľúčové úlohy, vďaka ktorým je možné schôdzku sledovať

Najúspešnejšie stretnutia majú niekoľko základných rolí, ktoré môžu byť pridelené účastníkom ako dvojrole alebo externým osobám. Priradené roly budú závisieť od dĺžky stretnutia, počtu účastníkov a účelu stretnutia.

Časomerač

Požiadajte dobrovoľníka, aby sledoval čas na základe programu. To možno preniesť do zodpovednosti predsedu alebo sprostredkovateľa stretnutia. Ak je však stretnutie zdĺhavé alebo sa očakáva, že bude mať zložitú povahu, môže byť najlepšie požiadať o samostatného dobrovoľníka.

Úlohou časomerača je upozorniť účastníkov, keď sa čas chýli ku koncu konkrétneho bodu programu, aby skupina mohla rozhodnúť o ďalšom čase, ak sa výsledok nedosiahol, alebo súhlasiť s pokračovaním.

Flipchart / Tabuľa na zaznamenávanie poznámok

Keď niekto zmapuje priebeh stretnutia na stojane alebo tabuli flipchartu, poskytne to široký pohľad na to, ako schôdzka napreduje.

Vytváranie diagramov príspevkov môže stimulovať nové nápady alebo vytvárať prepojenia medzi konceptmi, ktoré by sa možno inak neuskutočnili. Môže tiež povzbudiť osoby, ktoré môžu váhať, aby sa podelili, najmä v skupine hlasných účastníkov, ktorí majú tendenciu presadiť sa nad ostatnými. Naopak, mohlo by to tiež zmierniť tieto osoby, najmä ak ich tendencie vychádzajú z pocitu, že nikto nepočúva alebo neberie ich nápady vážne. Po zachytení myšlienok je možné na ne odkazovať, ak sa opakujú.

Poznámky k flipchartu by mali byť čitateľné a mali by presne zachytávať kľúčové príspevky. Môžu byť reprezentované alebo sprevádzané vizuálnymi symbolmi alebo skratkami pre ľahkosť a prehľadnosť. Na konci stretnutia ich možno prepísať a pridať k formálnym poznámkam alebo uložiť a použiť ako referenciu na nasledujúcich schôdzach.

Osoba prijímajúca poznámky / minúty

Nikdy neexistuje záruka, že vy a ostatní členovia schôdzky budete mať neskôr rovnaké pochopenie toho, o čom sa diskutovalo alebo sa dohodlo, bez ohľadu na to, aké krátke alebo jednoduché stretnutie mohlo byť. Poznámky alebo zápisnice zo schôdze by mali poskytovať záznam dôležitých rozhodnutí, dohôd, diskusií a akcií.

Pretože môžu existovať rôzne interpretácie pojmov „zápisnice zo schôdze“ alebo „poznámky zo schôdzky“, je dobré vopred poskytnúť šablónu alebo sa dohodnúť na formáte.

Osoba zodpovedná za zaznamenanie poznámok môže byť účastník stretnutia alebo externá osoba, ktorej jediným účelom je vytvoriť presný záznam o stretnutí.

6. Existuje akčný plán následných opatrení

Posledným tajomstvom úspešných stretnutí je zabezpečiť, aby stretnutie nebolo iba „talkshopom“. Ak existuje položka, ktorú je potrebné sledovať, potom by mala mať pridelený časový harmonogram a zodpovednú osobu alebo osoby. Zoznam bodov, časových harmonogramov a zodpovedných osôb by sa mal vytvoriť a odsúhlasiť ako súčasť rekapitulácie na konci stretnutia. Toto by nemalo byť pochované v tele zápisnice / poznámky o stretnutí, ale malo by mať samostatnú časť, kde na ne bude možné jasne odkazovať.

Uplatňovanie týchto tipov

Takže to máte, šesť jednoduchých tipov na hodnotnejšie stretnutia. Môžete si byť istí produktívnejším stretnutím, pri ktorom sa uplatnia všetky alebo niektoré z týchto tipov.

Ak plánujete pridať ktorýkoľvek z týchto návrhov na svoju nasledujúcu schôdzku, môžete ich implementovať postupne, aby to pre vás alebo ďalšie osoby zúčastnené na schôdzi nebolo drvivou zmenou.

Referencie:

Schwarz, R. (2016). 8 základných pravidiel pre veľké stretnutia. Získané 23. júla 2019.