Šesť tipov na väčšiu organizovanosť a pripravenosť v práci

Monica z relácie PRIATELIA

Moji spolupracovníci a priatelia hovoria, že som najorganizovanejší a najštruktúrovanejší človek, akého poznajú. Nie vždy som však žil tento druh života. V skutočnosti som dnes hlavný dôvod, prečo som organizovaný a štruktúrovaný, kvôli tomu, aký viem byť zábudlivý.

Vždy mám veľa na mysli a myslím si, že to je jeden z hlavných dôvodov, prečo tak rýchlo zabúdam. Keď som prvýkrát začal žiť sám mimo rodičov, rozhodol som sa prestať sa ospravedlňovať a urobiť pre seba zmenu. Táto zmena v mojom živote ma nielenže urobila menej zábudlivou, ale pomohla mi uspieť v dnešnej kariére.

1. Použite kalendár alebo plánovač

Žijem zo svojho iCalendar. Toto je funkcia pre Macbooky a iPhony; Ak však tieto zariadenia nemáte, môžete použiť Kalendár Google. Páči sa mi môj kalendár, pretože sa synchronizuje nielen s mojím laptopom, ale aj so smartfónom. Môžem napísať čas, kedy sa udalosť začne, a na mojom smartfóne sa objaví upozornenie niekoľko dní pred tým, ako sa k nej dostanem. Môžem tiež uviesť popis toho, čo musím na túto udalosť priniesť, a kde sa nachádza miesto. Moja obľúbená súčasť môjho digitálneho kalendára je, že môžem organizovať svoje udalosti tak, že budem mať rôzne farby pre konkrétne udalosti.

Majte na pamäti, že ak používate knihu plánovača, musíte sa pravidelne venovať kontrole každý deň. Vedel som, že to neurobím, a preto som si vybral digitálny spôsob plánovania. Digitálny spôsob plánovania mi umožňuje, aby som mohol kedykoľvek a kdekoľvek zvýšiť svoju dostupnosť.

2. Nastavte budík

Nastavenie budíka v telefóne môže byť ľahké a užitočné aj pre malé veci. Niekedy môžem mať krátke stretnutie, do ktorého môžem ísť skoro ráno do práce. Keď bude schôdza vopred ohlásená, viem, že na ňu zabudnem, ak si pre ňu nebudem mať možnosť spomenúť. Okamžite nastavím budík na svojom telefóne na 5 minút pred začiatkom schôdze v konkrétny deň a označím ju ako „schôdzka“.

Považujem to za veľmi užitočné, pretože niekedy nestačí oznámenie. Platí to najmä vtedy, ak máte zaneprázdnenú prácu, kde nemáte čas na kontrolu telefónu počas celého dňa. Páči sa mi, ako sa môj alarm bude naďalej vypínať v kabelke, kým ho nevypnem. Núti ma zastaviť prácu, ktorú robím, pozrieť si pripomienku a stihnúť svoje stretnutie včas.

3. Vytvorte virtuálne rýchle poznámky s Google Keep

Prilepenie lepiacej poznámky na hornú časť obrazovky môjho počítača v práci je ďalší spôsob, ako si pripomínam nadchádzajúce udalosti. Keď mám prácu, v ktorej som neustále zaneprázdnený a chodím okolo, nie vždy mám čas napísať na poznámku, keď to potrebujem. Keď mám dlhý zoznam vecí, ktoré používam, používam digitálne poznámkové bloky, známe ako Google Keep. Môžete ich zaškrtnúť a nastaviť im pripomienky. Digitálne lepiace poznámky môžete zdieľať s kýmkoľvek chcete, aby s vami mohol veci upravovať a prečiarknuť. To je skvelé, keď pracujete na tímovom projekte so spolupracovníkom. Je to skvelý zdroj komunikácie.

Nielen, že k nim máte prístup na svojom počítači, ale môžete k nim získať prístup aj k aplikácii na svojom smartfóne. Najlepšou vlastnosťou je funkcia určovania polohy. Môžete vložiť pripomenutie do rýchlej poznámky v aplikácii Google Keep a nastaviť umiestnenie svojej pracovnej adresy. Hneď ako potiahnete na adresu, na vašom smartfóne sa spustí pripomienka.

4. Vytvorte Disk Google

Toto je registračný systém, ktorý milujem pre digitálne kópie. Disk Google vám umožňuje prístup k súborom kdekoľvek na ľubovoľnom počítači. K svojim súborom môžete dokonca získať prístup zo svojho smartfónu prostredníctvom aplikácie Disk Google. Pohodlie tohto nástroja mi nesmierne pomohlo, najmä keď som na cestách a nemám pri sebe počítač.

5. Použite priečinky a označte ich

Usporiadanie príspevkov do priečinkov je ďalší skvelý spôsob, ako si udržať poriadok. V závislosti od typu vašej práce môže vaša práca vyžadovať veľa papierov alebo kópií, ktoré musíte dodržať. Ak ich dáte všetky na jednu hromadu na jedno miesto, ľahko sa stratia. Zaobstarajte si niekoľko štandardných priečinkov, priečinkov manilla alebo oboch a označte ich štítkom takým spôsobom, ktorý vám pomôže udržať si prehľad o svojich papieroch. Mať konkrétne papiere a kópie na konkrétnych miestach vám z dlhodobého hľadiska spôsobí menšie bolesti hlavy.

6. Používajte spojivo s viacerými záložkami spojiva

Toto je ďalší spôsob, ako usporiadať všetky naše doklady, ak nechcete všade priečinky. Možno tam však nebudete môcť vložiť dôležité papiere, pretože by ste ich museli dierovať. Odporúčam zaobstarať si záložky pre každú kategóriu, do ktorej vaše práce spadajú. Ak nechcete ísť nakupovať karty, môžete si kedykoľvek vytvoriť svoj vlastný. Urobil som to sám, ale trvá to veľa času, pretože boli veľmi chatrné, pretože boli vyrobené zo stavebného papiera.

Vykonajte zmenu

Nenechajte svoju zábudlivosť alebo neporiadok znížiť výkonnosť v práci. Ak to považujete za problém, je na vás, aby ste túto zmenu vykonali. Stanovte si ciele a začleňte organizáciu pomaly do svojho pracovného života, až kým sa nestane druhoradou. Ľudia si to všimnú a vy budete vo svojej kariére úspešnejší.