Zdroje zlepšenia kvality pre lepšie pracovisko

„Osemdesiatpäť percent dôvodov zlyhania spočívajú skôr v nedostatkoch v systémoch a procesoch, ako v zamestnancoch. Úlohou manažmentu je zmeniť tento proces namiesto toho, aby jednotlivcom, ktorí robia zle, robili lepšie.“ —W. Edwards Deming

Vytvoril Joshua Crowder

Neustále zlepšovanie kvality

Najmä od obdobia boomu dot-com boli podniky - prinajmenšom tie úspešné - zmenenými inštitúciami. V dnešnej dobe špičkové technológie a procesy, ktoré ich poháňajú, v priebehu niekoľkých rokov zastarajú. Aby si podniky udržali konkurencieschopnosť, musia bojovať proti tomuto trendu zlepšovaním kvality výrobkov a procesov.

Nájsť nápady, ako sa zlepšiť, môže byť také ľahké ako vziať do úvahy nápad zamestnanca, zdokumentovať sťažnosť zákazníka alebo dokonca pozrieť sa na prístup inej spoločnosti v porovnaní s tým vašim. Pri vytváraní kvalitnej iniciatívy pre vašu spoločnosť sa najlepšie pozerá na to, čo fungovalo v minulosti.

Ak ste predtým implementovali proces, ktorý zvyšoval kvalitu, a fungoval, prečo ho neimplementovať niekde inde v spoločnosti alebo upraviť tak, aby fungoval? Kľúčovou fázou, do ktorej sa dostávam, je „najmenšia cesta odporu“. Ďalšou vecou, ​​ktorú môžete urobiť pri začatí vylepšovania kvality, je brainstorming o tom, ako zmierniť obmedzenia týkajúce sa vašich existujúcich postupov kvality.

Nemôžem pre vás vypracovať plán zlepšenia kvality, ale pomocou benchmarkingu, spätnej väzby od zamestnancov a spätnej väzby od zákazníkov by ste mali byť schopní nájsť nápady, ktoré vás dostanú na vašu cestu!

Čo je to benchmarking?

„Benchmarking“ znamená porovnanie nákladov, produktivity a času procesov alebo metód so štandardmi a najlepšími postupmi. Benchmarking pomáha spoločnosti pochopiť, kde stojí na štandarde. Ak je štandard považovaný za rovnocenný, potom bude pravdepodobne potrebné zvážiť neustále zlepšovanie, aby sa spoločnosť zlepšila v dodržiavaní tohto štandardu.

Aby bolo možné umožniť porovnávanie, je potrebné najskôr rozhodnúť, ktoré ukazovatele sa použijú. Indikátormi môže byť čas, za ktorý zákaznícky servis pozdraví volajúceho, počet chýb na jednotku alebo akýkoľvek proces, ktorý môže mať určitý druh metriky, ktorú je možné merať. Keď sú známe procesy a metriky merania, môžete nájsť dodávateľa, zákazníka alebo akúkoľvek spoločnosť, ktorá vám umožní porovnať procesy a metriky. Benchmarking môže byť s podobnými spoločnosťami v rámci odvetvia, ale nemusí to nutne byť. Procesný diagram uvedený nižšie je príkladom toho, ako môže spoločnosť nastaviť proces porovnávania.

Tento príklad môže vyzerať ako testovací proces. Procesy sa môžu líšiť.

Vytvoril Joshua Crowder

Proces a výhody benchmarkingu

Ako je zrejmé z vyššie uvedeného diagramu procesu testovania referenčného porovnávania, proces začína rozhodnutím, čo sa má vykonať. Ďalej je potrebné zhromažďovať, monitorovať a dokumentovať údaje. Po overení údajov je možné deklarovať interný základ pre metriky a štandardy použité na porovnanie. Teraz môžete porovnať svoje štandardy s normami iných spoločností a potom svoje zistenia nahlásiť na posúdenie.

Proces testovania pokračuje a môže pokračovať pri mnohých rôznych úlohách, do ktorých je zapojený podnik. Príklad testu, ktorý je možné vytvoriť v priemysle, môže súvisieť s kvalitou merania plastov. Povedzme, že absolvujete nárazovú skúšku špeciálneho druhu plastu v laboratóriu, ale nemáte špecifikácie výrobcu a nemáte minulé údaje o materiáli. V tomto okamihu by bolo dobré nájsť niekoho iného v plastikárskom priemysle, s ktorým môžete porovnať svoje štandardy. Ako som už uviedol predtým, benchmarking sa nemusí zaoberať podobným podnikaním, pokiaľ môžete vyplniť vyššie uvedený graf a porovnať podobné merateľné procesy.

Ako vďaka benchmarkingu je podnik konkurencieschopnejší

Benchmarking môže zvýšiť konkurencieschopnosť firmy v mnohých ohľadoch. Môžu sa prijať a otestovať ďalšie obchodné kultúry, školiace programy a systémy uznávania, ktoré spoločnosti pomôžu nájsť najlepšie obchodné postupy. Slúži ako kolektívna úloha, takže spoločnosti budú musieť byť ochotné zdieľať údaje na oplátku za užitočnú spätnú väzbu.

Ako zhromažďovať a používať spätnú väzbu od zákazníkov

Väčšina kvalitných učení je založená na lepšej službe zákazníkom. Učenie od slávnych guru kvality, ktorí vyvinuli systémy ako Six Sigma a celkové riadenie kvality, sa z dobrého dôvodu zameriava špeciálne na zákazníka. Zákazník je najlepším zdrojom pre určenie toho, aké je najlepšie využitie a úžitok pre všetky produkty a služby.

Existuje veľa spôsobov, ako môže podnik nadviazať nepretržitú komunikáciu so zákazníkom, aby sa pokúsil zistiť, čo si o produkte myslí. Prieskumný systém spoločnosti Amazon je jedným z najväčších v maloobchodnom okruhu v USA, aký kedy bol videný. Amazon vie, kedy balíčky dorazia, a rýchlo žiada o kontrolu, aby mohli vyriešiť prípadné problémy, ktoré vzniknú skôr, ako zákazníci stihnú stratiť trpezlivosť.

Ďalším spôsobom, ako mnoho podnikateľov zhromažďuje údaje z prieskumov od zákazníkov, je vytváranie sociálnych sietí. To je v reštauráciách naozaj obľúbené. Medzi ďalšie spôsoby patrí analýza reči, poznámky systému CRM, karty odpovedí a jednoducho iba rozhovorom so zákazníkmi. Akákoľvek negatívna spätná väzba, ktorá sa vráti, môže pomôcť opraviť chyby alebo vytvoriť nové procesy. Zákazníci tiež pomáhajú pri formulovaní návrhov a zdokonalení budúcich generácií väčšiny produktov.

Obrátenie sa na zamestnancov so žiadosťou o radu, ako zlepšiť podnikanie, je čoraz obľúbenejšie, zatiaľ čo čoraz viac firiem implementuje programy neustáleho zlepšovania. Aj to, že zmocnenie zamestnancov viac sa zapájať, im pomáha dosiahnuť väčšiu motiváciu k úspechu

Ako zhromažďovať a používať spätnú väzbu od zamestnancov

Zamestnanci sú obzvlášť dobrým zdrojom spätnej väzby o kvalite a zlepšovaní procesov. Jedným príkladom, ktorý mám zo svojich skúseností v leteckej výrobe, je doska zlepšujúca kvalitu. Každý zamestnanec v celej spoločnosti môže vyplniť kartu, aby zlepšil proces, opravil zariadenie alebo vyriešil akékoľvek problémy s kvalitou alebo bezpečnosťou.

Tento mechanizmus, ktorý poznám, bola séria držiakov kariet umiestnených na stene. Horizontálne boli priečinky oddelené hodnotovými tokmi. Zamestnanci by dali návrhy do prvého stĺpca svojho hodnotového toku. Po schválení vedúcim oddelenia by návrh posunul ďalší stĺpec a podobne cez sériu schválení. Nakoniec, ak by návrh prešiel všetkými recenziami, správca budovy by tento nápad schválil a určil termín zlepšenia.

Zamestnancov nielen poháňala hlavná cena plynovej karty 100 dolárov, ale mali šancu urobiť pozitívnu zmenu. Viac spoločností musí zaviesť mechanizmy, pomocou ktorých sa zamestnanci budú podieľať na zlepšovaní spoločnosti.

Tento vyššie uvedený nástroj je doskou pre neustále zlepšovanie. Zamestnanci môžu byť splnomocnení predkladať nápady, ktoré riešia problémy, zlepšujú procesy alebo dokonca opravujú pracovné riziká. Karty sa vypĺňajú a vkladajú do prvého stĺpca a postupujú s odd. schválenia.

Vytvoril Joshua Crowder

Používanie kruhov kvality

Niektoré spoločnosti začínajú kruh kvality, aby analyzovali a riešili problémy spojené s kvalitou v rámci spoločnosti. Väčšina zamestnancov zapojených do kruhov kvality má nižšiu úroveň zručností a vedúci skupiny je manažér alebo vedúci. Dôvod, prečo je skupina zložená z zamestnancov na nižšej úrovni, je jednoducho ten, že vedia viac problémov v celej spoločnosti na vlastnej koži. To je prípad veľkého výrobného závodu alebo skladu.

Nemôžete mať skupinu odborníkov, ktorí by sami rozhodovali o tom, aké zlepšovacie opatrenia je potrebné urobiť, keď sa fyzicky nezúčastňujú na pracovnom prostredí.

Buďte si viac vedomí kvality

Je pravdepodobné, že vaša spoločnosť čerpá kvalitné nápady z jednej z troch vyššie uvedených kategórií. Bodom, ktorý sa skutočne snažím odviezť domov, je skutočnosť, že aj keď sa spoločnosti zdá, že sa jej darí, je potrebné ju analyzovať kvôli novším typom metód kvality.

Spoločnosti, ktoré teraz zanedbávajú začatie zlepšovania, skutočne začnú zaostávať. Do roku 2030 bude tretina pracovnej sily nezamestnaná kvôli automatizácii. Ak je vaša spoločnosť pozadu ako jedna zo spoločností, ktorá sa vo veľkej miere spolieha na rovnaké staré metódy, nezvládnete to. Okrem toho už viac ako 50 rokov stojíme za kvalitou Japonska.

© 2018 Joshua Crowder