Zapisovanie minút: časť i

Livingsta's Photography

Úvod

Tento článok je napísaný na pomoc kandidátom, ktorí získavajú kvalifikáciu v odbore podnikanie a administratíva. To neznamená, že to nebude užitočné alebo užitočné pre ostatných. Tento článok bude prínosom pre každého, kto pracuje pre firmu alebo organizáciu a trvá minúty na to, aby vytvoril presné záznamy o diskusiách a rozhodnutiach prijatých počas stretnutí a protokolovaní akcií ako súčasť svojej pracovnej úlohy.

Aby si človek mohol na stretnutí robiť minúty, mal by mať dobré komunikačné schopnosti, hodnotiace schopnosti, medziľudské schopnosti, organizačné a plánovacie schopnosti. Minúta neznamená iba sedenie na schôdzi a písanie poznámok. Vyžaduje si to veľa prípravy pred stretnutím a po ňom a tiež veľa zručností, aby ste dosiahli najlepší záznam minút.

Predtým, ako sa schôdzka skutočne uskutoční, je potrebné sa na ňu pripraviť z hľadiska miesta konania, účastníkov, programu, občerstvenia, požiadaviek na prístup a potrebných dokumentov. Na akékoľvek prezentácie musíte byť pripravení so všetkým vybavením, ako je laptop, spätné projektory, materiály a dokumenty potrebné na predloženie nápadov.

Pred začiatkom schôdzky si poznačte všetky zmeny programu na poslednú chvíľu. Vždy si nechajte kópiu vecí, ktoré vznikli na poslednom stretnutí, a akčných bodov. Pri zapisovaní je najlepšie mať šablónu, ktorá je relevantná z hľadiska požiadaviek, štýlu a noriem organizácie.

Po absolvovaní tohto oddelenia bude mať uchádzač dobré vedomosti o úlohe schôdzí, o dôvodoch, prečo sa schôdze konajú, o právnych a organizačných požiadavkách, ktoré sa môžu vzťahovať na vyhotovenie zápisnice, o tom, prečo sa zápisnica vyhotovuje, a o jej výhodách, o dôvode, prečo sa zápisnica musí vyhotovovať. presné a rôzne dokumenty použité na stretnutiach ako súčasť procesu zápisnice, pred stretnutím a po ňom.

Uchádzači budú mať tiež vedomosti o rôznych druhoch zápisníc a štýloch písania zápisníc, o tom, ako štruktúrovať zápisnice a písať ich správnym jazykovým jazykom, ako aj o tom, ako ich bezpečne a bezpečne uchovávať. Tieto sú rozoberané v tretej časti tejto série.

Pred spustením tejto jednotky je potrebné poznať definíciu alebo význam minút.

Zápisnica je formálny dokument, ktorý predstavuje súhrn záznamov zo schôdze. Sú presné a obsahujú informácie o tom, o čom sa diskutovalo na stretnutí, aké boli odporúčania, rozhodnutia z diskusií a ich akčné body.

Dobre napísané zápisnice budú stručné, presné a poučné a budú logicky prezentované s jasnými diskusiami, odporúčaniami, rozhodnutiami a akčnými bodmi.

Úloha stretnutí

Slovník definuje stretnutie ako „ Formálne usporiadané zhromaždenie “ alebo „ Spoločenský akt zhromaždenia pre nejaký spoločný účel .“

Stretnutie je zhromaždením dvoch alebo viacerých ľudí za účelom diskusií, zdieľania informácií a dosiahnutia dohody. Stretnutia sa môžu konať rôznymi spôsobmi, ako sú osobné stretnutia, konferenčné hovory, videokonferencie atď. Stretnutie by nemalo byť stratou času a efektívne. Efektívne stretnutia sa uskutočňujú so správnym plánovaním a mali by mať účel a výsledok.

Úlohy stretnutí sú:

• Na koordináciu činnosti, na spoločné dohodnuté rozhodnutie.
• Na dosiahnutie rozhodnutí rýchlejšie ako pomocou telefonátov a e-mailov. Napríklad môže byť frustrujúce zvoniť ľuďom a zanechávať hlasové správy alebo im posielať e-maily a dlho čakať na odpoveď.
• Aby ste napríklad ušetrili čas, niečo, čo vám napísanie na e-mail trvalo viac ako 15 minút, by pre príjemcu mohlo byť stále nejasné, sa dá pri stretnutí z očí do očí prehovoriť za dve minúty.
• Zdieľať informácie, získavať alebo hľadať nápady a informácie a objasňovať veci.
• Vyriešiť problémy alebo problémy a naplánovať pracovné stratégie.
• Podrobne prediskutovať organizačné alebo rezortné záležitosti, keď to môže byť prostredníctvom e-mailovej komunikácie ťažké.
• Aby nedošlo k zámene, konfliktom a nezrovnalostiam.
• Diskutovať o projektoch alebo o čomkoľvek, čo súvisí s prácou a spôsobmi, ako to robiť.
• Na objasnenie a urovnanie konfliktov a ich urovnanie.
• Prijímať rozhodnutia o diskutovaných veciach a pomáhať sledovať kroky proti všetkým rozhodnutiam prijatým v minulosti.
• Aby sme pomohli rýchlejšie sa rozhodovať, pretože každý je na jednom mieste k dispozícii, aby diskutoval a rozhodoval.
• Rokovať o zmluvách a dohodách v závislosti od organizácie alebo príslušných záležitostí.
• Dať každému príležitosť hovoriť a vyjadrovať svoje myšlienky a nápady.
• Prijímať núdzové rozhodnutia a konať v núdzi - krízový manažment.
• Pomáhať pri budovaní tímu a motivácii.
• Pomôcť stanoviť ciele a zámery.

Úlohou stretnutia je vo všeobecnosti viesť určité dôležité diskusie a prijímať rozhodnutia spojením všetkých zúčastnených členov na jednom mieste. Vyhnete sa tak veľkému počtu telefónnych hovorov, e-mailov a zmätkom, ktoré vám môžu pomôcť. Pomáha to prijímať jednoznačné rozhodnutia a priraďovať činnosti príslušnej osobe alebo osobám alebo oddeleniu.

Právne a organizačné požiadavky, ktoré sa môžu vzťahovať na vyhotovenie zápisnice

Zápisnice zo schôdze musia z mnohých dôvodov spĺňať právne a organizačné požiadavky organizácie.

Minimálne požiadavky, ktoré sa od zápisnice očakávajú, sú podrobnosti

• Kde sa stretnutie uskutočnilo?
• Kedy sa stretnutie uskutočnilo vrátane dátumu a času?
• Kto bol prítomný na stretnutí a ich rôzne úlohy na stretnutí?
• Kto chýbal?
• Ako stretnutie prebehlo?
• Čo sa stalo na stretnutí?
• O čom sa hovorilo na schôdzi?
• Čo bolo rozhodnuté a aké sú oficiálne akčné body diskusií a rozhodnutí?

Zápisnica slúži ako právne záväzné dokumenty v mnohých situáciách a v mnohých organizáciách a môže byť vyhotovená ako dôkaz určitých diskusií a rozhodnutí, ak v budúcnosti dôjde k právnym problémom.

Na konci zápisnice musí byť dátum nasledujúcej schôdze a podľa možnosti tiež čas a miesto jej konania. V zápisnici je potrebné zdokumentovať prítomnosť uznášaniaschopnosti, pretože na prijatie väčšiny platných rozhodnutí je potrebný minimálny počet ľudí. Napríklad v mojej organizácii, keď operačný manažér prijíma rozhodnutia na tímovom stretnutí, očakáva, že bude prítomný vedúci tímu, aby bolo rozhodnutie platné ako súčasť právnych a organizačných požiadaviek našej organizácie.

Výhody zápisnice ako presný záznam z diskusií a rozhodnutí

Zápisnice sa vyhotovujú na formálnych aj neformálnych stretnutiach. Stretnutím môže byť krátke zasadnutie alebo schôdza výboru / správnej rady alebo skupinová diskusia atď. Štýl zápisnice sa líši podľa účelu.

Zápisnice sú záznamom o udalosti alebo stretnutí, a preto sa zaznamenávajú, aby mali formálny dôkaz o tom, čo sa stalo, alebo o čom sa rokovalo a rozhodovalo sa na stretnutí. Pomáha ľuďom, ktorí sa nemohli zúčastniť stretnutia, a tiež pomáha organizácii alebo spoločnosti pri hľadaní ďalších referencií. Z tohto dôvodu musia byť minúty presné.

Účelom a výhodami zápisnice ako presného záznamu diskusií a rozhodnutí sú:

• Mnoho spoločností bude mať nielen zaznamenané zápisnice pre vlastnú potrebu a záznam, ale bude tiež musieť zdieľať tieto informácie so svojimi partnerskými spoločnosťami a akcionármi. V týchto prípadoch zápisnica poskytuje dôkazy o výskyte stretnutí a odráža tiež kvalitu a štandardy organizácie.
• Poskytujú záznam diskusií a rozhodnutí, a preto slúžia ako pamäť a história organizácie.
• Pokiaľ ide o verejné riadiace orgány, bude potrebné zápisnicu zdieľať s verejnosťou. Záznamy zo stretnutia budú teda k dispozícii verejnosti, aby ich mohli vidieť, pretože ľudia budú chcieť vedieť o výsledkoch stretnutí a diskusiách a o tom, ako boli prijaté.
• Zo zápisnice je možné sledovať rozhodnutia a kroky uvedené v prípade, že v budúcnosti dôjde ku konfliktu.
• V minútach budú potrebné akčné body, ktoré je potrebné vykonať, a ktoré pomôžu so zmenami a vylepšeniami pre organizáciu, a preto budú minúty pripomínať tieto akcie, osobu, ktorá ich musí vykonať, a v akom časovom rámci je potrebné ich vykonať..
• Zdieľanie zápisníc s dotknutými ľuďmi, ktorí sa nemohli zúčastniť, ich bude informovať o akýchkoľvek zmenách, diskusiách a rozhodnutiach.
• Vo všeobecnosti tieto minúty pomáhajú organizácii rásť a tiež pomáhajú budovať oddelenia a členov tímu.

Ukážková šablóna pre program schôdze

Livingsta - vytvorené v programe MS Word

Dokumenty bežne používané na stretnutiach: Program rokovania, Zápisnice, Vznikajúce záležitosti, Akčné listy

Aby sa každé stretnutie uskutočnilo procedurálnym spôsobom, je potrebných niekoľko dôležitých a potrebných dokumentov, bez ktorých sa stretnutie nezaobíde bez problémov.

Dokumenty potrebné na stretnutie sú:

Program - Program je dokument, ktorý vytvára buď tajomník, správca alebo ktokoľvek na podobnej pozícii alebo pracovnej pozícii. Potom ju predseda schváli a rozošle ostatným členom, ktorí sa zúčastnia schôdze. Môže byť distribuovaný buď elektronicky alebo v tlačenej podobe. Najlepšie je mať vždy k dispozícii niekoľko náhradných kópií.

Agenda obsahuje navrchu podrobnosti o názve stretnutia, dátume stretnutia, čase stretnutia a mieste konania stretnutia. Potom nasledujú účastníci, ospravedlnenie a návštevníci / rečníci. Potom nasledujú body programu, kde sa na začiatku zoznamu nachádzajú urgentné a dôležité veci. Povinnými položkami v zozname sú: predchádzajúca zápisnica alebo potvrdenie predchádzajúcich zápisníc, vzniknuté záležitosti a ďalšie záležitosti. Zvyšok sú položky zhromaždené od príslušných členov zapojených do stretnutia.

Vzorová šablóna pre prezenčnú listinu

Livingsta - vytvorené v programe MS Word

Dochádzka - Tento dokument predstavuje zoznam všetkých účastníkov schôdzky. Aby ste mali presné podrobnosti, obsahuje niekoľko stĺpcov, ako napríklad Meno, Pozícia, Kontaktné číslo, E-mailová adresa. Pomôže to zapisovateľovi zapísať si mená do niekoľkých minút a tiež to pomôže v prípade potreby ich ľahkým kontaktom, najmä ak sa schôdzky zúčastňujú externí členovia. Prečítajte si prosím formát vpravo, ktorý používam v organizácii na dochádzku.

Zvyčajne sa to nepoužíva na interné stretnutia, ale na stretnutia, na ktorých sa zúčastňujú externí zákazníci alebo partnerské organizácie. Ale vždy je dobré mať taký, kde sa na schôdzke zúčastňuje toľko členov alebo rôznych oddelení a môžu existovať ľudia, ktorých neuznávate. Týmto sa tiež skracuje čas na písanie zoznamu účastníkov, najmä ak je ich veľa.

Slovník pojmov a akronymov - Ak bude súčasťou stretnutia diskusia o podnikaní, kde sa budú používať technické termíny a akronymy, a ak budú prítomní účastníci, ktorí nebudú s týmito pojmami a skratkami oboznámení, je vždy najlepšie uviesť ich zoznam stručný popis alebo význam. To im pomôže s ľahkosťou sledovať schôdzku a zabráni tak zbytočnému prerušovaniu.

Ukážka šablóny na ťažbu

Livingsta - vytvorené v programe MS Word

Etický kódex / kódexy správania - nepoužíva sa na všetkých stretnutiach, ale je možné ho použiť na zasadnutiach predstavenstva a na stretnutiach, na ktorých sa zúčastňuje verejnosť atď. Toto je súbor zásad a očakávaní, ktoré sú stanovené členom a ktorými sa riadia pri účasti na stretnutí musia dodržiavať. Je vytýčený pre bezproblémový a úspešný priebeh stretnutia. Na niektorých stretnutiach sa používa na zachovanie slobody slova.

Predchádzajúce zápisnice - Toto sú zápisnice z predchádzajúcej schôdze, ktoré sa prinesú na schôdzu a dajú sa prečítať a potvrdiť. Kontrolujú sa tiež akčné body z predchádzajúcej schôdze, aby sa zistilo, či boli vykonané, alebo v akom stave sú akcie, ak nie sú vykonané, dôvody, ktoré sú predmetom, a sú zaznamenané v zápisnici spolu s potrebnými krokmi alebo rozhodnutiami.

Robenie poznámok (zápisníc) - Robenie poznámok je krok k príprave zápisnice. Toto je hlavný dokument na schôdzi, pretože všetko, čo sa odohráva, diskutuje alebo rozhoduje, je zaznamenané. Poznámky si zapisujú tajomníci alebo správcovia alebo podobná osoba v kancelárii a zapisujú sa dohodnutým spôsobom podľa zásad a postupov organizácie. Na uľahčenie vytvárania poznámok je možné použiť šablónu.

Ukážková šablóna pre poznámky k akcii

Livingsta - vytvorené v programe MS Word

Prílohy k zápisnici - Niekedy na schôdzach môže byť potrebné prečítať a odsúhlasiť politiku alebo postup alebo správu. V takom prípade bude tento dokument prinesený na schôdzu prečítaný členom a bude musieť byť priložený k zápisnici. Podrobnosti o tom, ako sa to deje, budú popísané v inej časti tejto jednotky.

Prezentačné príspevky - Niektoré schôdze budú mať prezentačné príspevky. Aj keď sa prezentácie konajú na veľkej obrazovke pomocou spätných projektorov, vždy je dobré dať všetkým účastníkom kópiu, aby mali záznam o tom, čo bolo prezentované, a tiež im pomôžu zaznamenať dôležité body, ktoré budú užitočné alebo užitočné pre ďalšie referencie, pretože prezentácia bude pokračovať.

Akčné hárky - tento hárok nie je povinný, ale kvôli prehľadnosti a správnej organizácii môžete zhromaždiť všetky akčné body z predchádzajúcej schôdzky a uviesť stav v každej z nich, aby bolo jednoduchšie prejsť počas stretnutia. Na tomto hárku je tiež možné zaznamenať akékoľvek body akcie pre aktuálnu schôdzu, zatiaľ čo niektoré akcie môžu mať odkazy na predchádzajúce akcie. Na konci stretnutia bude tiež jednoduchšie zhrnúť všetky body činnosti z tohto hárku. Toto však nie je povinné. Rôzni ľudia fungujú odlišne, takže môžete použiť akékoľvek metódy, ktoré sú pohodlné a ktoré vám uľahčia a uľahčia procesy.

Okrem toho môžu byť v závislosti od stretnutia a jeho účelu dokumenty použité na stretnutí rôzne ďalšie dokumenty, ako napríklad oznámenie o stretnutí, finančné správy, výskumné správy, správy o projekte, korešpondencia, správa predsedu atď.

Pomocou nasledujúceho odkazu prejdite na ďalšiu časť tejto jednotky, kde nájdete informácie o úlohe predsedu konferencie a jeho zodpovednostiach, o tom, ako spolupracuje minutý spolu s predsedom počas schôdze, ako efektívne počúvať a robiť si poznámky a účel diskutuje sa o objasnení akýchkoľvek pochybností počas stretnutia.

Zápisnica - časť II

Dúfam, že vám to pomohlo. Ďakujem za čítanie. Neváhajte ma kontaktovať v prípade akýchkoľvek otázok alebo akýchkoľvek spätných väzieb týkajúcich sa tohto článku. Ak máte pocit, že to nezahŕňa príslušné témy, poskytnite nám spätnú väzbu!

Ďakujem.

Livingsta