Porozumenie procesom ukladania a načítania informácií

William Bout, cez Unsplash

Informačné systémy a ich vlastnosti

Informačné systémy sa starajú, vytvárajú, spracúvajú, distribuujú a kontrolujú údaje, aby pomohli zvýšiť efektivitu a účinnosť organizácie. Medzi príklady informačných systémov patria:

• Systém spracovania transakcií (TPS): Zodpovedný za spracovanie obchodných transakcií. Typy transakcií sa medzi organizáciami líšia, ale príkladom môže byť zadávanie objednávok, fakturácia, šeky, vklady, mzdové systémy, rezervačné systémy a skladové hospodárstvo. Pomáhajú udržiavať, pridávať, meniť a odstraňovať údaje.
• Manažérsky informačný systém: Pomáha pri plnení úloh potrebných na riešenie problémov a rozhodovanie. Pomáhajú manažmentu monitorovaním výkonu, efektívnosti, účtovníctva a transakčných údajov. Niektoré príklady zahŕňajú systémy riadenia predaja, rozpočtovanie, personál a kontrolu zásob. Tieto informácie musia byť presné a relevantné.
• Systémy na podporu rozhodovania: Pomáha manažérom pri rozhodovaní. Využíva interné a externé zdroje na analýzu existujúcich informácií a projektovanie účinkov. Pomáhajú sumarizovať správy, prognózy a grafy. Niektoré príklady zahŕňajú logistické systémy a tabuľky.
• Systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM): Majitelia firiem používajú systémy vzťahov so zákazníkmi na zhromažďovanie a sledovanie aktivít zákazníkov, vrátane nákupov, defektov výrobkov a otázok zákazníkov.
• Business Intelligence Systems (BIS): Poskytujte analýzy, ktoré predpovedajú budúce modely predaja, sumarizujú súčasné náklady a predpovedajú výnosy z predaja.

Právne a organizačné požiadavky na informácie

Je dôležité mať pravidlá týkajúce sa bezpečnosti a dôvernosti informácií, pretože môžu obsahovať citlivé údaje, ako napríklad:

• Osobné záznamy
• Evidencia miezd
• Evidencia ľudských zdrojov
• Finančné údaje

V nesprávnych rukách by tieto informácie mohli predstavovať hrozbu pre podnik a jeho zákazníkov alebo byť použité na spáchanie podvodu, diskriminácie a iného porušenia.

Existujú zákony, ako napríklad zákon o ochrane údajov z roku 1998, ktoré by v prípade nedodržania mohli viesť k právnym krokom.

Výber informácií, ktoré sa majú uložiť

Organizácie nemôžu uchovávať všetky informácie, ktoré získajú. Ukladanie nesprávnych alebo irelevantných informácií je zbytočné a zaberá cenné miesto, ktoré sťažuje načítanie informácií.

Pri rozhodovaní o tom, ktoré informácie by sa mali uchovávať, bude rozhodnutie závisieť predovšetkým od právnych požiadaviek týkajúcich sa každého konkrétneho typu informácií. Napríklad právne požiadavky stanovujú, že:

• Organizácia musí uchovávať záznamy o ľudských zdrojoch šesť rokov po skončení zamestnania zamestnanca
• Záznamy o bezpečnosti a ochrane zdravia sa musia trvale uchovávať
• Evidencia účtov sa musí uchovávať tri až šesť rokov, v závislosti od typu organizácie

Informácie, ako sú osobné údaje týkajúce sa bývalých zákazníkov, musia byť zlikvidované, keď už nebudú použité. Podľa týchto pokynov môžete zabezpečiť, aby sa ukladali iba relevantné informácie, ktoré uľahčujú vyhľadanie v prípade potreby.

Markus Spiske, cez Unsplash

Zaistenie presnosti informácií

Zákon o ochrane údajov z roku 1998 ukladá podnikom povinnosti zabezpečiť presnosť ich osobných údajov. Tieto informácie musia byť v prípade potreby vždy aktualizované. Medzi tieto spôsoby patrí:

• Používanie pravidelne aktualizovaných databáz a tabuliek
• Nastavením upozornení na informácie o zákazníkoch a zamestnancoch zaistíte, aby boli kontaktovaní pri aktualizácii systémov
• Využitie externých a interných auditov
• Kontrola a revízia vašich metód zhromažďovania údajov

Formátovanie a doručenie informácií o čase

Informácie, ktoré nie sú dodané v správnom formáte, budú musieť byť pred použitím preformátované, čo spôsobí oneskorenie a vytvorí riziko náhodnej zmeny informácií. Informácie, ktoré nie sú poskytnuté v dohodnutých časových rámcoch, nemusia byť k ničomu, pretože nemusí byť dostatok času na interpretáciu údajov.

Výber informácií, ktoré sa majú odstrániť

Organizácie stanovujú svoje vlastné pokyny týkajúce sa toho, kedy a aké informácie môžu byť odstránené. Tieto pokyny závisia od typu a veľkosti organizácie, priestoru dostupného v živom alebo aktuálnom registračnom systéme a typu informácií.

Informácie, ktoré sú irelevantné, neaktuálne alebo nepresné, môžu byť vymazané.

Informácie z archivovaných súborov možno vymazať, iba ak vypršala doba ich uchovania. Osobné údaje sa nebudú uchovávať dlhšie, ako je nevyhnutné. Likvidácia osobných údajov, ak už nie sú potrebné, znižuje riziko, že budú nepresné, neaktuálne alebo irelevantné.

Riešenie problémov s informačnými systémami

Medzi problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť v informačných systémoch a spôsoby ich riešenia, patria:

• Informácie sa neukladajú správnym spôsobom. Napríklad: v nesprávnom poradí; zbytočné súbory sa uchovávajú; ukladané duplikáty; a chýbajúce súbory. Spôsob, ako tento problém prekonať, je dosiahnuť, aby organizácia stanovila pokyny, ako ukladať informácie, čo uľahčuje a urýchľuje získavanie informácií v prípade potreby. Ak chýbajú informácie, je potrebné informovať správcov, pretože by to mohlo porušiť zákony na ochranu údajov. Ďalším spôsobom, ako udržať prehľad o informáciách, je mať systém, ktorý pravidelne kontroluje a likviduje nepotrebné informácie.
• Problémy s počítačovými systémami, ako sú vírusy. Je potrebné ich nahlásiť IT manažérovi alebo IT technikom.
• V organizáciách môže dôjsť k poruchám komunikácie, ktoré vedú k tomu, že informácie nebudú prenášané správnym spôsobom. Tieto problémy je potrebné vyriešiť medzi tímami alebo nahlásiť manažérovi, ak ich nie je možné vyriešiť okamžite.
• Väčšina organizácií používa systémy na spracovanie transakcií na zhromažďovanie, ukladanie, spracovanie a výstup funkcií hlavných operácií podniku. Informačné systémy TPS zhromažďujú údaje zo vstupov používateľov a potom generujú výstupy na základe zhromaždených údajov. Tieto systémy sa používajú na spracovanie stoviek transakcií a vyžadujú od mnohých používateľov, aby pracovali na rovnakom súbore údajov súčasne. Niekedy to spôsobí zlyhanie systému. V prípade havárie je nevyhnutné, aby mala organizácia zálohovaný svoj systém tak, aby nedošlo k strate informácií. Je dôležité, aby sa stanovili pravidlá a postupovali podľa nich, aby sa transakcia mohla považovať za úspešnú.

Účelom ukladania informácií je, aby boli uchovávané v bezpečnom a chránenom prostredí, v súlade so zákonmi o ochrane údajov. Je tiež zákonnou požiadavkou, aby organizácie ukladali určité informácie.