2. blok: organizácia cesty a ubytovania v podnikaní

Poznámka: Tieto informácie vám pomôžu s diplomom úrovne 2 v odbore obchod a správa. Nekopírujte.

Rôzne typy stretnutí

Typy stretnutí závisia od veľkosti organizácie, problémov, ktoré je potrebné prediskutovať, a počtu ľudí, ktorí sa prípadne zúčastnia.

Stále stretnutie je presne to, čo znie: stretnutie v stoji. Tieto stretnutia manažér často koná každodenne na krátke časové obdobia. Spravidla sa používajú, keď musí manažér informovať zamestnancov o jednoduchých zmenách alebo úlohách, ktoré je potrebné začať a dokončiť.
Konferencia je veľmi plánovaná a organizovaná stretnutí a konferencií sa výrazne vychádza z diskusie a názorov. Koná ich predseda, aby diskutovali o jednej alebo viacerých témach, a často majú vysokú účasť rôznych ľudí v organizácii. Niekedy sa uskutočňujú konferenčné hovory. Môžu zahŕňať jedného alebo viacerých ľudí.
Prezentácia je stretnutie, ktoré sa koná informovať zamestnancov o zmenách rutinných, pravidiel a postupov. Plánovanie prezentácie je často veľmi časovo náročné, pretože je nevyhnutné, aby všetky informácie boli presné a podrobné. V prezentácii je často jeden alebo dvaja prezentujúci a účastníci majú zvyčajne možnosť na konci diskutovať o akýchkoľvek otázkach.
Lokálne stretnutie je stretnutie, ktoré sa koná diskutovať jeden individuálny tému.
Núdzové stretnutia sa konajú náhle, často bez veľkého plánovania a upozornenia. Spravidla zahŕňajú diskusie o vnútornej alebo vonkajšej kríze organizácie. Na mimoriadnom stretnutí sa budú musieť zúčastniť všetci členovia tímu, čo by mohlo spôsobiť narušenie dennej práce, napriek tomu je to veľmi dôležité. Program mimoriadnej schôdze nie je potrebný z dôvodu krátkej doby; počas stretnutia alebo po ňom by si však mali byť zaznamenané zápisnice.

Administratívna podpora pre stretnutia

Je nevyhnutné, aby sa na schôdzach poskytovala administratívna podpora. Pred uskutočnením stretnutia by mal byť zostavený zoznam všetkých účastníkov a mali by byť zhromaždené stručné informácie o účele stretnutia. Keď ľudia vstupujú na stretnutie, je dôležité, aby si niekto všimol, kto prichádza.

Vždy by mal byť nejaký príjemca minút; sú to ľudia, ktorí zaznamenávajú diskusie a dohody, ktoré sa uskutočnia počas stretnutia, a umožňujú tak ľuďom odkazovať na ne. Keď ľudia vstupujú do oblasti, kde sa koná schôdza, je dôležité, aby niekto zapísal mená tamojších osôb pre prípad, že by bolo potrebné uskutočniť druhé stretnutie s rovnakými účastníkmi. To tiež umožňuje manažérovi atď. Vedieť, kto dostal nové ciele alebo kto si je vedomý nových výsledkov.

Potrebná je aj administratívna podpora pri plánovaní a organizovaní stretnutia (s čím pomáhajú v otázke 3).

Organizovanie stretnutí

Pri organizovaní stretnutia zvážte jej účel a to, kto bude „vedúcim“ stretnutia. Mal by byť dohodnutý vhodný čas, aby stretnutie nebolo v rozpore so žiadnymi dôležitými menovaniami osôb zúčastnených na stretnutí. Je potrebné naplánovať dĺžku stretnutia, ako aj zoznam účastníkov, ktorí sa zúčastnia, a zvoliť vhodné miesto konania (také, ktoré budú môcť získať všetci účastníci). Mal by sa vytvoriť program; toto je zoznam položiek, v ktorých sú uvedené témy, o ktorých sa bude diskutovať na schôdzi.

Ak sa má poskytnúť nejaké občerstvenie, malo by sa myslieť na množstvo a podľa toho, ako ďaleko / blízko je schôdza, by sa malo občerstvenie kúpiť a správne uskladniť. Mali by sa brať do úvahy špeciálne diéty.

Na podporu účastníkov by sa mal brať do úvahy bezbariérový prístup. Ak je to potrebné, malo by sa skontrolovať miesto konania schôdze, aby sa zabezpečilo, že je vhodná pre vozíčkarov atď. Na pomoc pri komunikácii je možné zamestnať alebo pozvať tlmočníkov posunkového jazyka.

Obchodné ubytovanie

Ak cestujete za obchodným účelom, môže to byť miestna alebo medzinárodná oblasť. Je dôležité, aby ste pred rezerváciou preskúmali všetky rôzne možnosti cestovania, aby ste porovnali vhodnosť a spoľahlivosť, ako aj rôzne typy ubytovania.

Rôzne možnosti cestovania: Auto, taxi, autobus, autobus, vlak, loď / trajekt, lietadlo
Rôzne typy ubytovania: hotel, nocľah s raňajkami.

V podnikateľskom sektore je veľmi dôležité potvrdiť pokyny a požiadavky na služobné cesty a ubytovanie. Pri sprostredkovaní služobných ciest s ubytovaním je veľmi dôležitý plánovací proces. Aby bolo možné v procese plánovania pokročiť, bude potrebné zistiť množstvo cestujúcich a rozpočet.

Najskôr by mali byť známe rôzne typy pracovných ciest; bude cestovanie miestne alebo medzinárodné? Po potvrdení polohy by ste mali starostlivo zvoliť ubytovanie.

Hotely často poskytujú tri štvorcové jedlá denne (ktoré môžu zahŕňať obedový balíček), ale môžu byť dosť drahé. Poskytujú však návštevníkom množstvo rôznych zariadení vrátane verejných miestností v hoteli a môžu tiež poskytnúť bezplatné Wi-Fi pripojenie na internet, ktoré obchodným pracovníkom umožní mať aktuálne informácie o svojich úlohách v miestnosti a umožní im komunikovať so spolupracovníkmi.
B&B (nocľahy s raňajkami) vždy poskytujú raňajky ráno, čo je vrátane nákladov na pobyt niekoho. Zariadenia v niektorých penziónoch sú obmedzené, čo by nemalo byť príliš znepokojujúce, pretože keď je na služobnej ceste pravdepodobné, že pracovník nebude často v pridelenej miestnosti.

Rezervácia cesty

Pri rezervácii cesty je dôležité vykonať ďalší výskum. Ak má hotel / penzión čas na zákaz rezervácie, je nevyhnutné, aby tam obchodný pracovník pricestoval skôr. V niektorých prípadoch je jednoduchšie cestovať deň vopred, usadiť sa v miestnosti a relaxovať, kým nezačne práca. Výdavky bude potrebné starostlivo skontrolovať, aby náklady boli v rámci rozpočtu.

Cestovné lístky a hotelové izby / izby s raňajkami je potrebné rezervovať vopred, aby nedošlo k sklamaniu a stresu. V niektorých prípadoch môže byť obchodným cestujúcim poskytnutá určitá suma peňazí na nákup jedla, na cestu autobusom alebo taxíkom a na zabezpečenie iných potrieb.

Po dokončení plánovania by mali byť všetkým zamestnancom zúčastňujúcim sa na služobnej ceste poskytnuté podrobnosti o ceste a ubytovaní, aby boli schopní pripraviť sa a dozvedieť sa presné informácie o tom, čo robia.

Je dôležité viesť záznamy o obchodných cestách a ubytovaní, aby ste mali prehľad o peňažných tokoch a ziskoch spoločností, pretože peniaze použité na služobné cesty sú často stanovené v rozpočte. Ak sa budú uchovávať podrobnosti o cestovaní a ubytovaní, napríklad koľko peňazí stoja a ich vhodnosť, môže sa v budúcnosti záznam vrátiť, aby sa ušetrili peniaze a / alebo našli lepšie ubytovanie.

Je tiež užitočné viesť záznamy, pretože to umožňuje komunikáciu so zamestnancami o možných zmenách počas ich ciest.

Typy kancelárskeho vybavenia

Kancelárske potreby: Kancelárske potreby sa väčšinou používajú v kancelárii. Príklady kancelárskych potrieb: perá, ceruzky, zošívačky, sponky na papier, poznámky post-it, pravítka.

Bezpečnostný systém: Na mojom pracovisku sú všetky dvere kancelárie zatvorené a majú kódované zámky. To má zabezpečiť, aby verejnosť a neoprávnené osoby nemali prístup k spisom pacientov a k drobným hotovostiam. V recepcii aj mimo budovy sú tiež CCTV kamery, ktoré zaisťujú bezpečnosť interných aj externých zákazníkov. Všetky počítače zamestnancov majú špeciálne „panické“ tlačidlo, ktoré sa po stlačení zobrazí ako výstraha na ostatných počítačoch zamestnancov. Toto ich varuje, že ste v núdzi, a je našou politikou, že ak k tomu dôjde, keď nebudeme mať do činenia s pacientom, musíme ísť za zamestnancom, ktorý aktivoval panické tlačidlo, aby sme zistili, čo je zlé.

Počítač: Počítač je jednou z hlavných častí vybavenia používaného v kancelárii. Obsahujú rôzny softvér, napríklad Microsoft Word, ktorý umožňuje zamestnancom vytvárať listy atď. Počítače sú zvyčajne pripojené k internetu, ktorý umožňuje online komunikáciu a výskum. Na všetky počítače by mal byť nainštalovaný špeciálny antivírusový softvér na bezpečné použitie pri používaní internetu. Je tiež dôležité, aby bola všetka práca zálohovaná, aby nedošlo k strate práce. Väčšina softvéru v počítačoch môže byť šifrovaná heslom, aby umožňovala iba autorizovaný prístup a chránila dôvernosť.

Tlačiareň / kopírka: Kopírky sa používajú na výrobu kópií dokumentov na papieri. Vždy je užitočné mať kópie informácií, najmä ak sa týkajú zákazníka.

Skener: Skenery sú pripojené k počítačom a slúžia na prenos niečoho z papiera do počítača. Mojou úlohou na mojom pracovisku je používať skener na vkladanie poznámok od pacientov a listov nemocníc do systému na prideľovanie.

Pracovné stoly a stoličky: Väčšina zamestnancov v kancelárskej organizácii je pridelená k svojim vlastným pracovným stolom. V niektorých organizáciách je „hot desk“ zamestnancov. To znamená, že nemajú svoju vlastnú oblasť, iba si berú všade, kde je k dispozícii.

Fax: Faxy sa používajú na kopírovanie dokumentov do externého podniku. Každý fax má svoje individuálne číslo, podobné telefónnemu číslu, ktoré umožňuje ostatným firmám okamžite vám posielať informácie.

Frankovačka: Frankovačky sa používajú na váženie a „tlač“ na obálky (listy / balíky), aby bolo možné ich zaúčtovať. Kúpi sa kredit a vstupuje do stroja na úhradu nákladov na pečiatku, ktoré je možné zmeniť na 1. alebo 2. triedu. (ďalšie informácie o frankovacích strojoch nájdete v jednotke 12)

Laminátor: Papier alebo kartón sa vloží do laminátora, ktorý sa potom „zalepí“ do plastového obalu, aby ich chránil pred poškodením vodou a roztrhnutím. Dokumenty sú často laminované, ak majú byť vystavené, napríklad plagáty alebo pokyny.

Pevný telefón: Telefóny sa takmer vždy používajú v kancelárii. Môžu byť použité na príjem / príjem externých aj interných hovorov. Na mojom pracovisku sa telefóny používajú na komunikáciu s ostatnými zamestnancami a na volanie do iných zdravotníckych firiem a pacientov. Dostávame tiež prichádzajúce hovory od pacientov, ktorí môžu mať dopyt alebo si chcú rezervovať termín. Každý telefón má tiež „poštovú schránku“, v ktorej môžu volajúci zanechať správu, ak na ňu nemôžete odpovedať. Môžu byť tiež prepnuté do režimu „Nerušiť“.

Registratúrna skriňa: Registračná skrinka sa používa na usporiadanie a ukladanie dokumentov. Často majú viac zásuviek a sekcií, ktoré je možné označiť štítkom, čo pomáha pri organizácii. Na mojom pracovisku máme registračné skrinky, zvlášť pre pacientov, osobné údaje, ktoré sú zoradené v abecednom poradí podľa priezviska a je možné ich uzamknúť. Výhodou mnohých z nich je, že sú ohňovzdorné, takže dôležité informácie nebudú zničené, ak dôjde k požiaru.

Drvič: Drviče môžu byť použité v kancelárii na likvidáciu súkromných a dôverných informácií o inom zamestnancovi alebo zákazníkovi / pacientovi. To zaisťuje, že informácie nemôžu získať žiadne neoprávnené osoby. Zákon o ochrane údajov uvádza, že osobné informácie by sa nemali „uchovávať dlhšie, ako je nevyhnutne potrebné“. Na mojom pracovisku skartujeme všetky dôverné informácie, ktoré už nie sú potrebné.

Trezor: Trezor je dôležitým „vybavením“ pre kanceláriu, ak dôjde k uskladneniu peňazí. Trezor bezpečne uloží peniaze a iba oprávnené osoby by mali vedieť, ako k nim získať prístup buď pomocou kľúča, alebo kódu. Kľúč (kľúče) od trezoru by sa mal tiež uchovávať na bezpečnom mieste, aby sa zabránilo strate alebo odcudzeniu.

Používanie kancelárskeho vybavenia

Pri výbere kancelárskeho vybavenia na dokončenie úlohy je potrebné vziať do úvahy to, čo od vás úloha vyžaduje. Ak musíte napísať list, môžete sa rozhodnúť použiť program Microsoft Word na počítači a potom použiť tlačiareň. (Zvážte dostupné zdroje: na tlač nemusí byť dostatok papiera.)

Je tiež dôležité vziať do úvahy čas, ktorý musíte na dokončenie úlohy. Napríklad, ak sa od vás vyžaduje, aby ste vytvorili graf, bude trvať dlhšie, kým ho nakreslíte rukou, ako keď používate softvér na počítači.

Ak úloha spočíva v poskytovaní informácií iným ľuďom, je potrebné to urobiť rýchlo alebo nie je rýchlosť príliš dôležitá? Faxovanie a používanie telefónnej komunikácie sú takmer okamžité, zatiaľ čo odosielanie e-mailov závisí od toho, ako dlho trvá niekomu prístup a prečítanie tohto záznamu.

Pri vykonávaní úlohy bude potrebné brať do úvahy aj náklady a kvalitu. Niektoré kancelárske zariadenia môžu produkovať dokumenty vyššej kvality, ale pri vysokých nákladoch to bude potrebné starostlivo naplánovať.

Znižovanie množstva odpadu

Je dôležité, aby ste v pracovnom prostredí obmedzili odpad na minimum, pretože výkon bude efektívnejší a zákazníci / pacienti sa budú cítiť viac v pohode. Všetkým zamestnancom by malo byť poskytnuté správne školenie vrátane toho, ako identifikovať a minimalizovať odpad.

Používanie e-mailov pomáha znižovať plytvanie papierom, pretože zápisy zo stretnutí, informačné vestníky atď. Môžu byť zasielané zamestnancom na e-maily namiesto toho, aby im boli poskytované na papieri.
Ak zamestnanec používa tlačiareň, mal by vytlačiť iba toľko strán, koľko potrebuje, a ak je to možné, duplexovať ich. To platí aj pri použití kopírky.
„Elektrický odpad“ je tiež veľmi dôležitý na zníženie: účty budú nižšie a budova a životné prostredie budú ekonomickejšie. Po skončení pracovného dňa by mali byť zhasnuté všetky svetlá a tiež počítače a ich súčasti (skenery, tlačiarne, kopírky). Ústredné kúrenie alebo klimatizácia by sa mali používať iba v prípade potreby.

Systémy denníkov

Tlačená verzia alebo systém manuálneho denníka má často podobu viazanej alebo krúžkovo viazanej knihy. Dodávajú sa v rôznych formátoch deň / mesiac, takže pred výberom bude potrebné zvážiť, koľko záznamov bude do denníka vložených. Nevýhodou tohto systému je možnosť straty a použitie papiera. Vo viazanom denníku môže byť obmedzený priestor, čo by mohlo viesť k nejasným zápisom. Môže to mať za následok nesprávne čítanie záznamov. V rámci mojej organizácie je v každej miestnosti udržiavanej zamestnancami jeden alebo viac plánovačov stien, ktoré sú pravidelne aktualizované. Sú užitočné, pretože sú vždy na očiach. Je to osobné rozhodnutie, či použijeme diár v „knižnom štýle“ alebo nie.

Systémy elektronického diára môžu byť vytvorené na počítači, telefóne alebo elektrickom organizéri. V počítači je veľa rôznych programov, ktoré môžete použiť na vytvorenie systému denníkov, takže záleží len na vašich osobných preferenciách. Ak sú systémy denníkov elektronické, vždy existuje možnosť ich šifrovania heslom, aby sa zabezpečilo, že ich budú môcť prezerať a upravovať iba ľudia s autorizovaným prístupom.

Výhody diárového systému

Používanie denníkových systémov vám umožňuje efektívne plánovať a organizovať si čas rovnako ako ostatní. Ak sú systémy denníkov prístupné ostatným zamestnancom, bude to informovať o vašej všeobecnej dostupnosti pre stretnutia, školiace dni a na mojom pracovisku, keď budú ich administrátorské dni. Systémy diárov pomáhajú pri plánovaní stretnutí a udalostí, pretože budete schopní zabezpečiť, aby sa s nimi nič neprekrývalo.

Pri objednávaní zdrojov je často dobré viesť si denník o tom, čo bolo objednané, kedy a aké množstvo bolo objednané. To pomáha manažérovi a vedúcemu drobnej hotovosti sledovať, ako často sa zdroje vyčerpávajú, a mohlo by to pomôcť pri riešení problémov zameraných na zníženie plytvania zdrojmi.

Je veľmi dôležité zahrnúť do diárového systému dátumy a časy. Ak je to potrebné, mali by za nimi nasledovať mená a mali by sa zaznamenať informácie o udalosti alebo udalosti. Systémy diárov by mali byť vždy presné a správne a mali by obsahovať všetky potrebné podrobnosti.

Príklad používaného systému

Získanie správnych informácií pri zadávaní denníka je nevyhnutné. Na mojom pracovisku používame softvér s názvom „SystmOne“. Obsahuje typ elektronického diárového systému pre rezerváciu termínov a telefonické konzultácie. Je dôležité, aby informácie o tejto skutočnosti boli správne, aby sa zabránilo kolízii pri menovaní, aby sa pomohlo pri ochrane pacientov, zabezpečilo sa, aby bol zadaný správny pacient, a aby lekár alebo predpisujúci pracovník vedel malé zhrnutie týkajúce sa symptómov / potrieb pacientov.

Máme tiež možnosť viesť si vlastné denníkové systémy na zadávanie dátumov stretnutí tímov a tréningových dní. Sledovanie týchto dátumov nám pomáha udržiavať voľný čas k dispozícii. Účasť na stretnutiach a školiacich dňoch nám umožňuje komunikovať s ostatnými kolegami, zlepšovať akékoľvek problémy, ktoré by sme mohli mať v ordinácii, a pomáha nám rozširovať si vedomosti.