Aké je to byť projektovým manažérom: deň v živote

Zvažujete kariéru ako projektový manažér? Pokračuj v čítaní…

Canva.com

Pre každú osobu môže byť pre outsidera každá kariéra zaujímavá a očarujúca. Často to môžu byť zložité a stresujúce aspekty práce. Výber správnej kariéry je dôležitý, takže si musíte urobiť prieskum. Ak sa pozriete ďalej ako na lesklé stránky náboru a dozviete sa niečo o každodennej realite práce, budete môcť urobiť informovanejšie rozhodnutie o tom, či je táto kariéra pre vás to pravé.

V tomto článku som zhrnul svoje vlastné skúsenosti a skúsenosti ostatných projektových manažérov, aby som vám nahliadol do toho, ako vyzerá bežný deň. Nechajte si prečítať všetko a zistite, či je to kariéra, ktorú by ste si mohli predstaviť.

Samozrejme, v skutočnosti je každý deň ako projektový manažér veľmi odlišný, ale pre účely tohto článku som štruktúroval niektoré typické činnosti do priemeru 9 - 5 dní.

8:00: začnite pracovať. Skontrolujte e-maily.

Čitateľ s orlými očami si už v mojom článku všimol rozpor. V úvodnom odseku som sa zmienil, že by som vám dal typický 9 - 5 deň, a teraz som namiesto toho začal deň o 8:00.

Toto je prvá realita projektového manažéra: deň je veľmi zriedka 9-5.

Projektový manažment je náročná kariéra. To platí najmä vtedy, keď sa nachádzate v kritickom bode projektu. Projekty sú natoľko neoddeliteľne spojené s časovým harmonogramom, že keď sa situácia zhoršuje, nie je čas na zastavenie a pozastavenie. To v skutočnosti znamená, že počas rušného obdobia môžete pracovať dlho, aby ste podporili svoj tím, zvládli svoje úlohy a zabezpečili dodržanie termínov.

Aby zvládli takúto náročnú prácu, veľa projektových manažérov nastúpi do práce pred ranným návalom telefonátov a stretnutí, aby mali čas na to, aby stihli e-maily. Nie je nezvyčajné, že projektový manažér začne pracovať o 7. alebo 8. hodine. A samozrejme, spoločná veľká e-mailová schránka. Musíte mať dostatočnú organizáciu, aby ste mohli dobre spravovať svoju doručenú poštu a mať prehľad o odpovediach na dôležité e-maily.

9:00: konferenčný hovor

Konferenčné hovory prevzali zo stretnutí najbežnejšiu komunikačnú metódu na projektoch. Prečo? Pretože veľa projektov má teraz vzdialené tímy. Keď pracujete s ľuďmi na mnohých miestach, čas cestovať za schôdzkami sa stáva nereálnym. A s takou pokročilou technológiou môžu byť rovnako efektívne aj telefonické alebo videokonferencie. (Toto nie je vždy pravda. Len pre zaujímavosť, pripojil som sa k videu nižšie, ktoré dáva jedinečný pohľad na to, ako by konferenčný hovor vyzeral v skutočnom živote. Ak ste niekedy zažili konferenčný hovor, toto vás určite rozosmeje.)

Ako projektový manažér budete často zodpovedať za organizovanie konferenčných hovorov a pri ďalších hovoroch týkajúcich sa vášho projektu bude pravdepodobne potrebné pôsobiť ako obchodný zástupca. Výzvy na projekt sú často naplánované tak, aby poskytovali tímu pravidelnú príležitosť rozprávať sa o tom, ako sa im darí s projektom, a prediskutovať prípadné problémy, ktoré môžu mať.

Konferenčný hovor v reálnom živote

10:00: Skontrolujte konferenčné hovory / problémy s projektmi

Predpokladajme teda, že konferenčný hovor o 9:00 je hodinový. To je pre väčší projekt dosť typické. Ako projektový manažér ukončíte konferenčný hovor so súborom poznámok, ktoré ste si v priebehu celého písali. Váš tím vás pravdepodobne upozornil na dokončenú prácu, prebiehajúcu prácu a hlavné problémy projektu. Pravdepodobnosť bude taká, že po ukončení konferenčného hovoru bude potrebné urgentne alebo čiastočne urgentne pracovať na riešení problémov, ktoré boli práve nastolené.

V tento deň teda budete pravdepodobne robiť niekoľko vecí:

1. Aktualizácia projektovej dokumentácie, napr. Plánu projektu, aby odrážala všetko, čo ste práve povedali v konferenčnom hovore
2. Urobte nejaké počiatočné práce na vyriešenie akýchkoľvek urgentných problémov, na ktoré ste boli upozornení, napr. Ak dodávateľ mešká s dodávkou, môžete skontrolovať vplyv, ktorý to bude mať na váš projekt, zavolať dodávateľovi alebo eskalovať problém.
3. Pravdepodobne sa uskutočnia ďalšie e-maily / telefónne hovory / diskusie, ktoré by vám mohli zaberať obrovské množstvo z rána. Je bežné, že projektový manažér dostáva nepretržitý tok e-mailov, problémov a telefónnych hovorov po celý deň, takže budete mať čo vybavovať nové veci, aj keď ste zaneprázdnení riešením problémov, ktoré už máte.

11:00: plánovanie projektu / viac výziev

Takže po predchádzajúcom stretnutí ste pravdepodobne zistili, že je potrebné aktualizovať váš projektový plán. Nečakajte však veľa času na to, aby ste to dosiahli. Pravdepodobne vás vyruší viac hovorov a e-mailov. Aj tak však začnete s plánom.

11:30: Stretnutie špecialistov

Pre túto hlavičku som použil všeobecný termín „špecializované“ stretnutie, ale v skutočnosti by to mohlo byť akékoľvek stretnutie súvisiace s konkrétnou témou vášho projektu. Napríklad, ak ste manažérom IT projektu, môže to byť kontrola softvéru.

Tu však treba poukázať na to, že stretnutia vám zaberú značnú časť dňa. A nezabudnite, dobrý projektový manažér si bude vyžadovať čas na oboch stranách stretnutia, aby sa ubezpečil, že z času vyťažia maximum. Môžu vopred zozbierať referenčný materiál alebo prečítať základné informácie. Potom môžu písať a distribuovať poznámky, ktoré si vytvorili počas stretnutia.

12:30: obed

Takže nechcem maľovať príliš bezútešný obraz, pokiaľ ide o to, aký rušný môže byť život projektového manažéra. Takže o 12:30 je tu doraz na obed. Je dobré, akokoľvek je vaša práca hektická, vziať si vždy čas cez deň. Zistíte, že máte na popoludnie viac energie a môžete sa lepšie sústrediť.

13:00: Prezentácia vedúcim pracovníkom

Očakáva sa od vás, že ako projektový manažér budete musieť urobiť veľa prezentácií. Možno zistíte, že váš manažér, vyšší riadiaci pracovníci alebo sponzor projektu pozorne sledujú vysoko profilovaný projekt a môžu vás požiadať, aby ste im pravidelne poskytovali informácie.

Pravidelná prezentácia samozrejme nie je len hodinovým stretnutím mimo vášho pracovného týždňa. Trvá určitý čas, kým spojíte podrobnosti, ktoré vyšší riadiaci pracovníci očakávajú v prezentácii, a po ukončení schôdzky budete pravdepodobne musieť posielať následné informácie, aby ste mohli odpovedať na všetky otázky alebo obavy, ktoré majú. Byť zručný v prijímaní množstva kritických údajov a ich premene na jasnú a priamu prezentáciu je veľmi dôležitý, ak chcete vo svojej práci podať dobrý výkon.

14:00: písať správy

Projektoví manažéri venujú dokumentácii značné množstvo času, pretože o projekte je potrebné uchovávať a pravidelne aktualizovať množstvo informácií. Okrem prezentácií pre vedúcich pracovníkov možno budete musieť pravidelne poskytovať písomné správy širšiemu publiku alebo zákazníkovi. Kvalitná znalosť písania je dôležitá, pretože chcete, aby vaše správy vyzerali profesionálne a aby ich ľudia ľahšie prečítali a porozumeli im.

15:00: Doháňajte tím

Vašou hlavnou úlohou ako projektového manažéra je udržiavať nad projektom kontrolu a nemalo by sa podceňovať, ako rýchlo sa môže projekt začať posúvať. Jediným spôsobom, ako tomu zabrániť, sú pevné vzťahy so svojím tímom a pravidelná komunikácia s nimi. Je dôležité, aby sa váš tím cítil s vami dostatočne pohodlne, aby vás mohol porozprávať o akýchkoľvek problémoch, ktoré majú, a ktoré by mohli spôsobiť problémy vášmu projektu, takže dobré medziľudské schopnosti sú nevyhnutnosťou.

Počas tejto doby môžete aktívne telefonicky alebo osobne doháňať jednotlivých členov tímu, prípadne môžete uprednostniť určitých členov tímu, ak sa práve zaoberáte konkrétnym problémom vášho projektu.

16:00: Aktualizácia rozpočtu

Udržiavanie kontroly nad financiami projektu je nevyhnutné. Na začiatku každého projektu budete musieť zostaviť rozpočet, aby ste mohli odhadnúť, čo a kedy miniete. Aby ste mali nad svojím projektom úplnú kontrolu, musíte pravidelne kontrolovať rozpočet a porovnávať ho so svojimi skutočnými údajmi o výdavkoch. Pre projektového manažéra je veľmi dôležité vynikajúce pochopenie čísel.

16:30: Finančné stretnutie

Ak na projekte vyčerpáte rozpočet, môžete sa pravdepodobne ocitnúť na stretnutí s finančným tímom, aby skontroloval svoje výdavky. Alebo môže vaša organizácia jednoducho chcieť pravidelné finančné preskúmanie vášho projektu, aby sa zistilo, či je na dobrej ceste. Na každom projekte však určite nájdete to, že budete často požiadaní, aby ste sa zúčastnili stretnutí s internými oddeleniami, ktoré majú o váš projekt záujem alebo záujem.

17:00: Naliehavý konferenčný hovor

Je to vzácny deň, keď všetko na projekte beží hladko. Často sa môže stať, že budete musieť zmeniť svoj starostlivo naplánovaný harmonogram, aby ste zvládli rastúcu krízu projektu. Možno budete musieť napríklad naplánovať neskorý konferenčný hovor, aby ste dohnali tretiu stranu o probléme, ktorý s vami nastal ráno. Nezabudnite tiež, že ak máte do činenia s tímami v rôznych časových pásmach, je pravdepodobné, že budete musieť naplánovať hovory skoro ráno alebo neskoro večer. Jedným z mnohých dôvodov, prečo je práca v oblasti projektového riadenia zriedka 9-5.

17:30: Odpovedajte na e-maily

E-mail je stále dôležitým komunikačným nástrojom pre akékoľvek podnikanie. Aj keď ste v priebehu dňa mohli mať 10 až 20 minút na čítanie a odpovedanie na e-maily, pravdepodobne zistíte, že vaša doručená pošta rýchlo pribúdala. Často sa teda môžete ocitnúť v tom, že sa na konci pracovného dňa stlačíte o ďalších 30 minút viac, len aby ste stihli e-maily a dostali sa na vrchol zvyšného zoznamu svojich úloh, skôr ako budete pripravení odísť z práce.

18:00: Prezrite si zoznam úloh na zajtra

Takže o 18:00 môžete mať teraz pocit, že ste vo svojej práci dosiahli určitý pokrok a že ste pripravení opustiť kanceláriu. Ak sa však chcete pokúsiť dať si náskok vo veľmi rušný deň, ktorý ste si zajtra naplánovali, môžete len stráviť 10 minút kontrolou svojho zoznamu úloh. Zoznam úloh je samozrejme nevyhnutným nástrojom pre každého projektového manažéra, pretože vám pomôže s riadením času a žonglovaním s veľmi náročným harmonogramom.

Záver: Žiadne dva projekty / organizácie nie sú rovnaké

Ak vás niektorý z týchto bodov prekvapí, nezabudnite, že toto je iba sprievodca a v skutočnosti sa všetky projekty líšia a líši sa aj to, ako si na nich zariadite čas. Všetky organizácie sú navyše odlišné. Niektorí môžu mať kultúry, ktoré od vás očakávajú, že budete pracovať dlhé hodiny a obedovať minimálne; iní môžu mať veľmi odlišný prístup a môžu aktívne povzbudzovať zamestnancov, aby si robili správne prestávky, znižovali svoje pracovné zaťaženie a pracovali primeraný čas. Nech už projekt riadite akýkoľvek, z tohto príkladu si môžete vziať jednu lekciu, že pre projektového manažéra je neuveriteľne dôležitá schopnosť zostať organizovaný, bdelý a efektívny. Kvalitný manažment času má podstatný rozdiel v tom, že dokáže udržať na vrchole komplexných požiadaviek a nepredvídateľnosti, ktoré so sebou prináša dohľad nad projektom.