Softvér na spracovanie textu: diplom NVV v odbore obchod a správa: časť II

Vytvárajte a upravujte rozloženie a štruktúry dokumentov textového spracovania

Dokument nemožno napísať iba tak, že text a obrázky budú rozptýlené sem a tam. Všetky dokumenty potrebujú úhľadnú prezentáciu so štandardnou štruktúrou a rozložením. Aby sme to dosiahli, je potrebné vedieť, ako štruktúrovať dokument, aké techniky a nástroje sú na to potrebné a kde ich nájsť.

2.1 Identifikujte požiadavky na štruktúru a štýl dokumentu

Akýkoľvek dokument, ktorý bol vytvorený, musí spĺňať určité štandardy kvôli ľahkej čitateľnosti a kvôli zachovaniu profesionality. Ak sa všeobecne pozrieme na štandardnú štruktúru každého dokumentu, bude mať titulnú stránku, obsah, úvod, telo dokumentu atď.

Ukážka titulnej stránky dokumentu

nsf.gov

Každá časť dokumentu má svoj vlastný štýl a štruktúru.

Napríklad titulná strana dokumentu bude mať názov správy, dátum, stav dokumentu atď., Obsah bude obsahovať všetky oddiely a pododdiely dokumentu s príslušnými číslami strán atď..

V závislosti od typu dokumentu musíte nastaviť štandardné rozloženie stránok pre stránky v textovom procesore. Medzi základné nastavenia patrí veľkosť papiera, typ papiera, orientácia papiera, základné písmo, jazyk, nastavenie dátumu, zarovnanie obsahu dokumentu, okraje, riadkovanie, stĺpce, hlavičky, päty, čísla strán, názvy odsekov, tabuľky. a mnoho ďalších v závislosti od účelu.

Okrem toho musíme nahliadnuť do grafickej časti dokumentu. Grafika použitá v dokumente bude tiež musieť zodpovedať určitým štandardom. Musia byť jednoduché a musia ísť s obsahom dokumentu (byť zmysluplné) , musia byť primerane označené titulkami, v prípade potreby označené štítkom, prípadne legendami.

Ďalším dôležitým aspektom, ktorý je potrebné v dokumente zohľadniť, je gramatika, čitateľnosť a štýl dokumentu. Kontrola pravopisu a kontrola prípadných chýb v gramatike. Niektoré základné štandardy sú vyhýbanie sa podčiarkovaniu textu, použitie jednoduchých úvodzoviek namiesto dvojitých úvodzoviek, ponechanie medzery medzi vetami a odsekmi, kontrola interpunkčných znamienok atď. Pri písaní dokumentu je tiež lepšie používať aktívny hlas ako pasívny hlas.

Keď sa postaráte o všetky štýly a štruktúru dokumentu, je potrebné upraviť nastavenie stránky tak, aby dokument vyzeral prehľadne a prezentovateľne na tlač a čítanie.

2.2 Zistite, ktoré šablóny a štýly sú k dispozícii a kedy ich použiť

Súbor špecifikácií, ako je veľkosť stránky, orientácia stránky, okraje, písma, riadkovanie atď., Sa nazýva šablóna. Každý jeden dokument, ktorý je vytvorený v programe Word, je založený na šablóne.

Napríklad keď otvoríte nový dokument v programe Word, Word použije predvolenú šablónu s niektorými normálnymi alebo predvolenými nastaveniami, ktorá sa nazýva normálna šablóna.

Šablóna obsahuje aj štýly dokumentu.

Napríklad pre normálnu šablónu je predvoleným štýlom normálny štýl. Bude mať predvolené písmo, veľkosť písma, riadkovanie, okraj atď. V samotnom slove sú k dispozícii rôzne ďalšie štýly ( Formát -> Štýly a formátovanie ), z ktorých si môžete jeden zvoliť, upraviť existujúci štýl alebo vytvoriť vlastný štýl.

V závislosti na každej organizácii a oddelení, kde pracujete, už môžete mať rôzne šablóny, ktoré boli predtým navrhnuté pre konkrétne účely zohľadňujúce potreby a požiadavky organizácie a jej štandardy. Šablóny môžu mať rôzne formáty stránky, rôzne štýly a určitý štandardný text, čo všetko závisí od potrieb a štandardov organizácie.

Napríklad hlavičkový papier, ktorý má každá organizácia, je príkladom šablóny. Môže obsahovať základné informácie a kontaktné informácie o spoločnosti. Tieto šablóny je možné upraviť alebo môžete vytvoriť svoje šablóny a uložiť ich na ľahko prístupnom mieste na pevnom disku. Vzhľad dokumentu je určený štýlmi a špecifikáciami dokumentu.

Šablóny môžu byť normálne predvolené šablóny alebo šablóny s makrami. Ak potrebujete vytvoriť šablónu pre dokumenty, ktoré budete vytvárať pomerne často, musíte urobiť nasledovné: Vytvorte šablónu s požadovaným štýlom a špecifikáciami a pridajte text, ktorý sa objaví pri každom vytvorení nového dokumentu, potom uložte šablónu so zmysluplným názvom. Ak chcete upraviť už existujúcu šablónu podľa svojich potrieb, otvorte už existujúcu šablónu, vykonajte požadované úpravy a uložte ju pod iným názvom.

Výukový program pre Word 2003 pomocou šablón

Existujú dva typy šablón: vstavané šablóny a vlastné šablóny.

Vstavané šablóny majú vopred nastavenú štruktúru, ktorá bola navrhnutá pre rôzne typy dokumentov.

Napríklad fax, poznámky, listy, životopisy, správy atď.

Vlastné šablóny sú šablóny vytvorené používateľom, ak vstavaná šablóna pre ich účel a požiadavku nie je k dispozícii alebo ak nie je k dispozícii uspokojivá. Používateľ vytvorí šablónu pomocou vlastného formátovania a štýlov a uloží ju spolu s ostatnými šablónami, aby boli k dispozícii pre budúce použitie.

Súbor - Šablóny - začiarknite políčko „Automaticky aktualizovať štýly dokumentov“

michaelgoerz.net

V prípade, že chcete preformátovať štýly existujúceho dokumentu na štýly, ktoré ste vytvorili v novej šablóne, môžete to dosiahnuť pripojením novo vytvorenej šablóny k dokumentu, ktorý vyžaduje preformátovanie.

Ak chcete k dokumentu priložiť šablónu, Súbor -> Šablóny -> Začiarknite možnosť „Automaticky aktualizovať štýly dokumentov“ -> kliknite na OK

Word prepíše štýly, ktoré majú v starom dokumente zodpovedajúce názvy, a do zoznamu štýlov sa pridá nová šablóna a nové štýly. V tomto procese sa zmenia iba štýly a ďalšie špecifikácie, ako sú okraje, hlavičky, päty atď., Sa nezmenia, pretože ide o nastavenia na úrovni dokumentu. Nastavenia na úrovni dokumentu vždy nahradia nastavenia na úrovni šablón.

Ak sa chcete pozrieť na dostupné formátovanie a štýly, kliknite na položku Formát - Štýly a formátovanie

Vkladací stolík

Tabuľky sa používajú v rôznych druhoch dokumentov na rôzne účely a existujú rôzne typy tabuliek. Pozrime sa na rôzne nastavenia a funkcie, ktoré sú k dispozícii na úpravu tabuľky a na usporiadanie informácií v nej.

Vytvorenie alebo vloženie tabuľky - Tabuľka -> Vložiť -> Tabuľka -> Nastaviť počet riadkov a stĺpcov -> Môžete použiť Autofit na obsah, ktorý upraví tabuľku podľa obsahu, alebo zvoliť automatické prispôsobenie na okno, ktoré roztiahne tabuľku až po okraje stránky.

Pridanie a zmena štruktúry tabuľky - Na tabuľku môžete kedykoľvek kliknúť pravým tlačidlom myši, prejsť do vlastností tabuľky a vykonať toľko zmien vo vlastnostiach tabuľky. Môžete tiež pridávať a odstraňovať riadky a stĺpce, meniť šírku, orámovanie, tieňovanie a mnoho ďalších vlastností tabuľky.

Ak chcete previesť text na tabuľku, najskôr zadajte údaje oddelené tabulátormi alebo čiarkami, tu som údaje oddelil tabulátormi

Ak chcete zlúčiť bunky v tabuľke, vyberte bunky, ktoré chcete zlúčiť - kliknite pravým tlačidlom myši na vybrané bunky - vyberte možnosť „zlúčiť bunky“

Zlúčenie a rozdelenie buniek v tabuľke - na zlúčenie buniek vyberte bunky, ktoré chcete zlúčiť -> kliknite na ne pravým tlačidlom myši -> kliknite na zlúčiť bunky.

Ak chcete rozdeliť bunky -> kliknite pravým tlačidlom myši na bunku, ktorú chcete rozdeliť -> kliknite na rozdelenie buniek -> nastavte počet riadkov alebo stĺpcov, na ktoré sa má bunka rozdeliť

Zarovnanie textu vodorovne alebo zvisle v tabuľke - Vyberte bunky, v ktorých chcete text zarovnať. Kliknite na ne pravým tlačidlom myši -> kliknite na položku Smer textu -> a potom vyberte požadované zarovnanie

Okraj bunky, orámovanie a tieňovanie v tabuľke - Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku -> kliknite na položku Okraje a tieňovanie -> zmeňte nastavenie okrajov, orámovania a tieňovania

Ako vytvoriť formulár?

Taktiež sa pozrieme na to, ako vytvoriť a upraviť formulár. Formuláre sú textové dokumenty, ktoré majú polia formulára, ktoré v prípade potreby vyplníte. Tieto formuláre je možné použiť v počítači alebo vytlačiť a vyplniť. Podobne ako v iných dokumentoch, aj formuláre je možné uložiť ako šablónu. Ak chcete vytvoriť formulár, MS Word -> Nové -> Prázdny dokument -> Podľa potreby môžete zadať potrebný názov a ďalšie podrobnosti. Môžete tiež použiť tabuľku na profesionálne usporiadanie formulára.

Zobraziť - Panely nástrojov - Formuláre, zobrazí panel nástrojov formulárov

Pridanie odrážok a štýlov zoznamu - Formát - Odrážky a číslovanie

Vstavané štýly uľahčujú prácu pri štýlovaní nadpisov, odsekov a obsahu. Napríklad keď ručne vyberiete nadpis, zmeníte písmo, veľkosť písma, farbu písma, urobíte kroky v troch krokoch, aby ste dosiahli výsledok, a budete to musieť opakovať pre každý nadpis. Ale keď zmeníte štýly pomocou vstavaných alebo už vytvorených štýlov, dokončíte úlohu jediným kliknutím.

Prepojené štýly menia štýly znaku aj odseku spoločne a na konci sú označené znakom „ ¶a“. Tieto štýly sa správajú buď ako odsek alebo ako štýl znakov a je možné ich použiť kliknutím kdekoľvek vo vnútri odseku, čím sa uplatní celý odsek, alebo môžete vybrať konkrétnu časť odseku a použiť štýl, ak potrebujete použiť štýl iba na časť. odseku.

Štýly zoznamov sa používajú na zmenu vzhľadu zoznamov. Má úrovne hierarchie so štýlmi odsadenia a číslovania.

Štýly tabuliek sa používajú na zmenu vzhľadu tabuliek. Prichádzajú s rôznymi vzhľadmi okrajov, tieňovania, zarovnania a typov písma v tabuľkách.

Spätná väzba:

Dúfam, že všetci viete o

• Preštudovanie požadovanej štruktúry a rozloženia požadovaného pre dokument
• Dostupné štýly a šablóny
• Použitie tabuliek a ďalších informácií požadovaných pre dokument
• Aplikácia vyššie uvedených techník na dokument

Snažil som sa čo najlepšie priložiť snímky obrazovky k väčšine akcií vysvetlených tu. Niektoré snímky obrazovky pochádzajú z programu Microsoft Word 2010 a čo najskôr ich nahradím programom Word 2003.

Dúfam, že vám boli tieto informácie užitočné. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte nás kontaktovať. Prvú časť tejto jednotky nájdete na nižšie uvedenom odkaze

Oddiel 1 - Presné zadávanie a kombinovanie textu a ďalších informácií v rámci dokumentov textového editora (softvér na spracovanie textu, otázky 1.1 až 1.7)

Ďalšia časť tejto jednotky sa nachádza na nižšie uvedenom odkaze

Oddiel 3 - Používanie softvérových nástrojov na spracovanie textu na efektívne formátovanie a prezentáciu dokumentov tak, aby vyhovovali požiadavkám (softvér na spracovanie textu, otázky 3.1 až 3.6)