Rady pre zamestnancov: ako rešpektovať kancelárske vybavenie

Prosím, nerozbíjajte kancelárske vybavenie: Keď sa neinvestovaní zamestnanci zbláznia

Všimli ste si niekedy, že sa zdá, že niektorým zamestnancom vlastne nejde o šetrenie peňazí alebo starostlivosť o majetok spoločnosti, akoby bol ich vlastný?

Keď som bol malý, v blízkosti miesta, kde som býval, bolo niekoľko nájomných domov. Na dvore vždy vyzerali vyčerpané starými nezdravými autami, mačkami, ktoré mali viac sád napoly divokých mačiatok, a po dvore roztrúsenými a ošúchanými hračkami.

Moja mama nám povedala, že ľudia, ktorí si prenajímali domy, často nemali majetkovú účasť alebo sa nestarali o ich údržbu, rovnako ako ľudia, ktorí ich vlastnili, pretože tvrdo nepracovali na získaní nehnuteľnosti a neplánovali sa presťahovať inam, takže to neurobili. Naozaj ich nezaujíma, či miesto vyhodili do koša a nechali ho vyčistiť a opraviť niekomu inému, keď boli preč. Aj keď si myslím, že moja mama mohla byť trochu predpojatá, mala bod.

Niekedy sa zdá, že noví zamestnanci a zamestnanci mimo kancelárie nerešpektujú zásoby a vybavenie. Nezdá sa im, že by im bola spoločnosť zverená, a je im jedno, keď sa niečo pokazí, pretože môžu odísť a nechať problém vyriešiť niekým iným. Odmietajú prevziať zodpovednosť za nedostatok záujmu, čo môže v kancelárii spôsobiť veľké napätie, ako aj náklady a náklady na produktivitu práce.

Školenie v kancelárii by malo pokrývať použitie základného vybavenia

Základné školenie v tom, ako správne používať kancelárske vybavenie, by malo byť súčasťou školenia každého. Aj keď sa zdá byť zrejmé, že každý vie, ako používať kopírku, fax, zošívačku a telefón, zapnúť počítač, odosielať dokumenty do tlačiareň a súbory ukladajte v abecednom poradí, bohužiaľ to tak často nie je.

Ako sa stať úctivým zamestnancom v kancelárii

1. S tlačiarňou / kopírkou buďte opatrní a zdvorilí

• Nenechávajte žiadny papier na kopírke so zatvorenou hornou časťou, aby ľudia museli odstrániť váš papier, aby mohli kopírovať ten svoj.
• Nenechávajte vrchnú časť otvorenú (prach a nečistoty sa môžu dostať dovnútra a poškodiť zrkadlá).
• Niečo bielo bielite a potom skúste kopírovať papier bez toho, aby ste bielizeň nechali zaschnúť.
• Nepretekajte skrútené alebo zošité kópie cez zariadenie. Výsledky toho by mali byť zrejmé skôr, ako to vôbec vyskúšate.
• Nevytvárajte zaseknutý papier a nechajte ho vyčistiť niekomu inému.
• Nepoužívajte všetok papier a nevkladajte doň viac.
• Na záver si pozrite ukážku toho, čo chcete vytlačiť, aby ste nepremrhali stovky listov papiera, ktoré môžu stáť iba sedem centov za kus, ale časom pribudnú stovky dolárov.

2. Sponky udržiavajte oddelené od zatlačovacích špendlíkov a vymeňte čiapočky na značkovačoch

Existuje dôvod, prečo kancelárske sponky držíme oddelene od špendlíkov a nahrádzame viečka fixiek. Vedeli by ste to, keby ste niekedy sami pracovali v kancelárii. Dať ruku do krabice na kancelárske sponky a zaseknúť sa o pol tucta zatĺkacích špendlíkov nie je také vzrušujúce, ako by to mohlo znieť.

Keď sa úplne nové zvýrazňovače a čierne značkovače, ktoré používame takmer každý deň, tiež pokazia alebo vykrvácajú všetko, pretože ste zabudli nasadiť viečko naspäť alebo ste sa ho bezvýhradne pokúsili vymeniť, ale nečakali ste, až ho zacvaknete na miesto, stojí nás každý minimálne 1 dolár a sťažuje nám prácu oveľa viac, ako je potrebné. Mimochodom, použitie čiernej Sharpie na zvýraznenie textu má opačný efekt, ako ste zamýšľali, a nedá sa vrátiť späť… povzdych!

3. Vráťte veci naspäť tak, ako ste ich našli

Keď pracujeme so zákazníkmi v rýchlo sa rozvíjajúcom prostredí, nemusíme myslieť na to, kde by sa mohla skrývať zošívačka alebo páska, alebo siahnuť po našom pere a na jeho mieste nájsť zväzok obalov z tootsie roliek. Telefón by mal byť otočený tvárou k používateľovi a nemal by byť otočený opačne. Keď je klávesnica hore nohami, je ťažké vytočiť číslo. Nahraďte všetko tak, ako ste to našli, alebo ešte lepšie, vôbec sa ho nedotýkajte! Nie je to tak, akoby ste ho používali na niečo produktívne.

4. Používajte lepiace poznámky podľa určenia

Rýchle poznámky sú určené na dočasné správy, nie na vytváranie koláží okolo počítača. Lepiace poznámky, ktoré sú tiež trochu drahé, by sa nemali používať ako náhrada dobrého účtovníctva. Aj keď je skvelé zapísať si telefónne číslo alebo zanechať správu niekomu, kto prichádza na ďalšiu zmenu, poznámky je treba po prečítaní odstrániť, nenechávať ich niekoľko týždňov, aby nikto netušil, či sú dôležité alebo nie, a preto im vôbec prestávajú venovať pozornosť, pretože sa zhromažďujú ako suché lístie okolo pracovnej plochy a nikto nie je ochotný prevziať iniciatívu na ich odstránenie pre prípad, že by mohli byť dôležité.

5. Rešpektujte zariadenie a ľudí, ktorí ho používajú

Nerazte do kopírovacích strojov, nenaťahujte telefónne káble okolo počítačov a nezachytávajte svojich spolupracovníkov ani zabíjajte spoločný priestor na stole, aby sa k nemu nikto nemohol dostať alebo použiť nič iné ako vy. Jemne nasaďte kryty kopírky. Neumiestňujte otvorenú šálku kávy do blízkosti klávesnice počítača, nenechávajte na nej kvapky ani horšie škvrny, nepríjemný zápach z úst, kolínsku vodu alebo mastnú pokožku na akomkoľvek povrchu, najmä telefónne prijímače, prosím!

6. Nesťahujte veci na firemnom počítači, pokiaľ to nie je vašou úlohou

Ak ste si nevšimli, existujú tieto veci, ktoré sa nazývajú vírusy a ktoré sa skrývajú pri sťahovaní a deaktivujú počítače. Spoločnosť môže mať nainštalovaný antivírusový softvér, ale nepokúšajte osud. Je v poriadku príležitostne prechádzať webové stránky, keď je obchod pomalý a všetka vaša práca je hotová. Buďte však opatrní pri sťahovaní vírusov, ktoré môžu vymazať uložené dáta a z vašich spolupracovníkov a šéfov budú vaši najhorší nepriatelia.

7. „Nepožičiavajte“ si zásoby z iných oddelení

Ak zdieľate oddelenia v blízkosti iných kancelárií, „nepožičiavajte si“ ich zásoby a nevracajte ich, alebo ešte lepšie, vôbec si ich nepožičiavajte. Získajte svoj vlastný! Dobre, všetci vieme, že niektoré kancelárie nie sú v oblasti zásobovania také dobré ako iné, ale rovnako ako doma, ak použijete poslednú kvapku mlieka, nedávajte prázdny kartón späť do chladničky. Ak potrebujete použiť niečo, čo nie je vaše, najskôr sa opýtajte, uistite sa, že je to v poriadku, a potom to nahraďte zásobovacím fondom vlastnej kancelárie.

8. Pri plánovaní veľkých pracovných miest dajte vedieť niekomu vopred

Ak plánujete kopírovanie 200 brožúr, ktoré je potrebné kompletovať a zošívať, musíte si ich naplánovať vopred. Uistite sa, že je dostatok papiera, aby ste nepoužili posledný z nich. Uistite sa, že nikto iný nemusí tlačiareň alebo kopírku používať počas doby, keď ju používate, a využite funkcie kopírky (napr. Zoskupovanie, zošívanie, dierovanie), aby ste nevynútili použitie podradených listov na vloženie 800 listov papiera a zošívajte ich ručne. Čo nás vedie k číslu deväť!

9. Spýtajte sa, ako používať kancelárske vybavenie

Ak neviete, ako používať kancelárske vybavenie, zistite, ako na to, alebo požiadajte niekoho, aby vám to ukázal. Tiež by bolo pekné, keby ste si spomenuli, takže nabudúce nebudete obťažovať ostatných, ktorí si robia svoju prácu. Vždy sa čudujem niekomu, kto sa pýta, akým smerom sa papier v tejto „veci“ uberá. K dispozícii je schéma všetkého moderného kancelárskeho vybavenia, ktorá vám ukazuje, kam a kam smerovať papier. Mohol by som vám ukázať „kam to dať“, ale moja odpoveď by sa vám nemohla páčiť.

10. Používajte správne vybavenie pre správnu prácu

• Nepoužívajte kancelársku pásku na prilepenie letáku na natretú stenu. Strhne farbu zo steny.
• Nezaseknite zošívačku a potom ju rozbite a rozlomte pružinu.
• Nepokúšajte sa zošívať 200 kópií pomocou zošívačky určenej pre malé a nie veľké úlohy, spôsobí to zlý výkon zošívačky a s najväčšou pravdepodobnosťou ponecháte rozvinuté ostré kovové hroty, ktoré sa dajú krájať do ruky ďalšej osobe, ktorá manipuluje so zošívanými papiermi.

11. Používajte zdravý rozum

Nie je nič zlé na tom, keď sa niekoho opýtate, ako má niečo urobiť, ale ak čakáte, že to urobí za vás, keď je zaneprázdnený vykonávaním vlastnej práce namiesto toho, aby ju správne vykonával sám, ste zodpovednosťou voči úradu, nie majetkom. Každý, bez ohľadu na to, aký je jeho stav, by mal poznať základné kancelárske schopnosti a zdvorilosť pri zdieľaní a používaní spotrebného materiálu. Môže sa zdať hlúpe, keď sa o týchto veciach čo i len zmienite, keď je potrebné vziať do úvahy oveľa dôležitejšie veci, ale udržiavanie plynulého chodu kancelárie, rešpektovanie vybavenia a nezneužívanie spotrebného materiálu môžu viesť k ďalším peniazom a času venovanému iným veciam, ako je koniec roka bonusy a pizza párty

Takže nehádžte zošívačku s uviaznutými sponkami do koša alebo ju nevypínajte pomocou zošívačky spolupracovníka, akoby ste ju nikdy nezlomili. Nekopírujte zadok alebo tvár na kopírke a rešpektujte, kam sa veci majú, a keď si chcete veci požičať, čo najskôr ich vymeňte, pretože je pravdepodobné, že zošívačka, páska a nožnice sú potrebné minútu po minúte. základ a nie niečo, bez čoho môžete ísť desať dní bez toho, aby ste si museli požičiavať niekoho iného, ​​kým si objednávate iný, kým sa ten starý neobjaví desať minút pred príchodom nového. Ak dáte veci späť a budete sa usilovať o to, aby boli veci čisté a dobre udržiavané, zaistíte šťastné a produktívne pracovisko pre všetkých ešte dlhú cestu!

Siahli ste niekedy do držiaka na kancelárske sponky a prišli s dvadsaťmetrovým retiazkovým náhrdelníkom? Áno, niekto tých 10 dolárov za hodinu dobre využil na to, aby sa naučil nový obchod.

Kto vedel, že má talent používať také veci, ako sú rezačky papiera, zošívačky a dierovače?

Väčšinu svojho dospelého života som strávil prácou v kancelárii nejakého typu a polovicu z toho som pracoval ako vedúci kancelárie, takže som mohol rozprávať nejaké príbehy. Videl som papier, ktorý zbytočne mrhal lesom, smrtiace zbrane vyrobené z gumičiek a ceruziek, ktoré sa spúšťali do prázdnych škatúľ naskladaných pozdĺž steny, a úplne nové kancelárske stoličky zničené za menej ako týždeň s úplne roztrhnutými ramenami a operadlami sedadiel. vypnutý. Mysleli ste si, že to boli ľudia v ľahu alebo v rebríku?

Nedávno sme našli rezačku papiera, ktorú sme v kancelárii používali takmer dvadsať rokov, rozdrvenú medzi kopírkou a drvičom papiera s odtrhnutou rukoväťou. Náhradný model rovnakého kalibru by stál 150 dolárov, ale s niekoľkými šetrnými online porovnaniami sme dokázali nášho dodávateľa prehovoriť na slušnú náhradu za 35 dolárov.

Necelý mesiac po zakúpení novej rezačky som prišiel v jedno ráno, aby som začul hrozný zvuk, a našiel som nového zamestnanca, ktorý sa pokúša rezať 20 listov papiera čepeľou určenou najviac pre päť naraz !!!

Odolal som nutkaniu zakričať: „Čo si myslíš, že robíš?“ a namiesto toho sa spýtal: „Vieš, že by si nemal nakrájať viac ako päť listov naraz, však?“

Zamestnanec sa na mňa nechápavo pozrel a naďalej sa pokúšal orezať tých 20 listov, pričom do rezu vložil trochu viac sily v domnienke, že by to problém skôr vyriešilo, ako keby vytvoril väčší a zničil našu druhú rezačku papiera za menej ako dva mesiace.

„Ca-Runch, Quoosh,“ ozval sa zvuk, keď čepeľ prerezala šesť centimetrov do papierov a zvyšok pokrčila a nastrúhala. za necelé dve sekundy sa dvadsať listov nastrúhaného, ​​ohnutého a predtlačeného papiera vyhodí do koša, nie koša a je všetko, čo môžem urobiť, aby som nezovrel svoje srdce a neochotne omdlel na opotrebovanom koberci.

Žiadny manažér kancelárie nechce mikromanažovať málo pracovných miest, ale malé chyby môžu časom stáť veľa peňazí

Ak si musíte objednať spotrebný materiál, viete, koľko to stojí, a keď viete, že vaše oddelenie má rozpočet a že sa skráti pracovná doba zamestnancov a zvýšenie platov je podmienené splnením vášho rozpočtu, máte tendenciu byť mimoriadne opatrní o maličkostiach, ktoré časom pridajú veľa peňazí, ako je použitie viac ako polovice vreckoviek v úplne novej škatuľke Kleenex na vyčistenie rozliatej kávy, keď za skriňou sedí mop a starý uterák, alebo ohýbanie sponiek na papier. do zvieracích tvarov alebo ich rozdrobenie na malé kúsky a ponechanie ležať na pracovnej ploche ako starší pes rozpadajúci sa na granule.

Iste, každý niekedy používa kancelárske vybavenie na osobné použitie, napríklad pri kopírovaní receptu, ale keď vytlačíte 200 strán komentárov na farebnom kopírke, keď budete chcieť iba jednostránkový recept, ktorý ste si pred vytlačením zoznamu viac ako 600 ľudí komentuje, ako milovali alebo mohli vylepšiť recept, potom sa zneužitie vybavenia stáva pre každého nákladným.

Videl som, ako zamestnanci používajú kancelárske nožnice, aby zoškrabali psie hovienka z topánok, a vložili ich späť do zásuvky bez toho, aby ich vôbec utierali, alebo žuvali vrcholy všetkých pier, alebo nastriekali polovicu plechovky lyzolu do kúpeľne. po vetre alebo použite päť papierových uterákov v plnej veľkosti na osušenie rúk a pol rolky vreckovky na utretie ich dna a upchatie toalety, aby pretiekla na podlahu a nechajte ju vyčistiť niekomu inému.

Aj keď nechcete počítať minúty, ktoré ľudia strávia na toalete, alebo ich obmedziť na päť listov toaletného papiera pre číslo jedna a desať pre väčšie pracovné miesta, prichádza bod, v ktorom musíte ľuďom pripomínať, že plytvanie zásobami je rovnako dôležité zlé ako strácať čas flákaním, keď treba pracovať.

Všetko je v poriadku, o to je postarané

Existujú niektoré veci, ktoré je nebezpečné zanedbávať, ako napríklad nechať vysokoteplotný ohrievač na noc zapnutý bez toho, aby ste ho vytiahli zo zásuvky, alebo nechať vyrezávač škatule otvorený a otočený smerom von a stlačený na tvrdom povrchu. Existujú aj ďalšie veci, ktoré sú nepríjemné, napríklad nechať čierne perá v štrbinách čiernej klávesnice, takže keď začnete písať, pero na vás vyskočí a skĺzne pod vaše prsty, aby vám zabránilo v zadaní prístupového kódu a prinútilo vás začať odznova..

Byť dobrým spolupracovníkom je ako byť dobrým spolubývajúcim. Ak si budete vážiť ostatných a prostredie, v ktorom pracujete, všetko pôjde dobre, ale ak si svojou prítomnosťou sťažíte život, je nepravdepodobné, že v tejto pozícii vydržíte dlho alebo budete mať veľa priateľov.

Zmierte sa s tým, všetci ideme do toho a robíme chyby a je to ten vzácny zamestnanec, ktorý nevyužíva výhody moderného kancelárskeho vybavenia na vykonávanie nejakej osobnej práce, ktorú by doma robiť nemohol, ale neustále zneužívanie vybavenia a kolegov zamestnancov nastavuje pracovisko až na nešťastné miesto s mnohými hádkami a sťažnosťami. Ak prispievate na nešťastné pracovisko, ste súčasťou problému, nie ste členom tímu a starostlivosť o zásoby a rešpektovanie ostatných v osobnom priestore vedie k vytvoreniu pohodlného a produktívneho pracovného prostredia.