Zlaté pravidlá organizácie kancelárie

Organizovaná kancelária znamená organizovanú myseľ. Čítajte ďalej a dozviete sa skvelé organizačné tipy.

Canva.com

Možno sme znížili množstvo papiera, s ktorým manipulujeme, ale to nám nijako neuľahčilo zvládnuť všetky konkurenčné požiadavky na náš čas. V skutočnosti je to zložitejšie, pretože „papierovanie“ prichádza v toľkých rôznych formátoch. Ak si však chcete prácu zorganizovať, stále platia zlaté pravidlá.

Zlaté pravidlá organizácie vašej práce

1. S každým papierom, e-mailom alebo telefonickou správou manipulujte iba raz
2. Keď to urobíte, uložte ich na správne miesto.
3. Po dokončení všetko skombinujte alebo archivujte.

Samozrejme, v skutočnom živote je často ťažké dosiahnuť tieto ciele. Ale len tým, že sa budete snažiť dodržiavať pravidlá, uľahčíte si život.

Zlaté pravidlo: S každou položkou manipulujte iba raz

Keď ste zaneprázdnení, je lákavé odložiť účet alebo čokoľvek stranou a povedať, že „sa k tomu dostanete neskôr“. Realita je taká, že sa už na to pozeráte, takže ste už vyrušený. Bude časovo efektívnejšie niečo s tým urobiť, ako zavrieť alebo odložiť.

Viem, že poviete: „ale musím ísť do banky / dostať sa na internet / ísť na poštu, aby som zaplatil tento účet, a teraz to nemôžem urobiť.“ Rozumiem tomu - ale myšlienkou je ísť k dosiahnutiu tohto cieľa čo najďalej , aj keď je to len malý krôčik.

Možnosť 1 - Urobte malý krok vpred

Povedzme, že na zaplatenie tejto faktúry musíte ísť na poštu. V takom prípade vložte účet do kabelky, takže keď budete najbližšie nakupovať, nemôžete na to zabudnúť. Alebo ak sa musíte pripojiť na internet, vložte účet do počítača. Môžete mať priečinok na spisy, ktorý vám umožní robiť rôzne veci, alebo účet jednoducho umiestnite na klávesnicu, aby ste ho pri ďalšom prihlásení nezmeškali. Ak ide o e-mail alebo správu, presuňte ich do priečinka „úlohy“ alebo pridajte pripomienku.

Možnosť 2 - Delegát

Ak má niekto iný s dokumentom niečo urobiť, určite stojí za to venovať si pár minút tomu, aby ste mu okamžite zavolali alebo poslali e-mail, bez ohľadu na to, ako ste zaneprázdnení. To znamená, že keď ste zaneprázdnení, druhá osoba už na probléme pracuje - pokrok sa deje.

Tip!

Po dokončení dokumentu ho nenechajte tam, kde ste ho dostali: zvyknite si ho okamžite odložiť a umiestniť na správne miesto.

Čo ak nemáte „správne miesto“

Ak nemáte „správne miesto“, potom niečo usporiadajte teraz! Potrebujete správne miesto pre položky, s ktorými ste skončili, a správne miesto pre položky, s ktorými stále musíte konať.

Môže to byť také jednoduché ako pilník na harmoniku (veľký kartónový pilník s niekoľkými otvormi, jeden pre každé písmeno abecedy alebo s menovkami, ktoré si môžete zvoliť sami). Aj keď všetko, čo môžete spravovať, je kartónová škatuľka s označením „účty“, ďalšia s označením „daň“, niečo si dajte.

Tip!

Pamätajte, že niekedy je „správnym miestom“ odpadkový kôš. Nemusíte si nechať všetko!

Nemusíte si odkladať účty za domácnosť

Ak nepodnikáte z domova a potrebujete si uplatniť daň, nemusíte si účty za domácnosť odkladať navždy. Faktúry za elektrinu, plyn a telefón sa dajú vyhodiť, hneď ako dostanete účet za ďalší mesiac a uvidíte, že dostali vašu platbu. Jediným dôvodom, prečo si ponechať faktúry za energie, je, ak chcete monitorovať využitie. Mnoho dodávateľov vám teraz môže tieto informácie poskytnúť online alebo na požiadanie.

Ak si myslíte, že v blízkej budúcnosti budete chcieť požiadať o pôžičku, uschovajte si šesťmesačné bankové výpisy, pretože banka vám môže zaúčtovať náklady na dotlač. V opačnom prípade, ak ste skontrolovali výpis a vedeli ste, že je správny, nemá zmysel ho uchovávať, pokiaľ ho nepotrebujete pre daňového úradníka. To isté môže platiť aj na výplatných páskach - skontrolujte miestne daňové predpisy.

Archivácia

Keď ste dokončili dokumenty, ale potrebujete si ich uschovať, najekonomickejšou metódou sú obálky.

Veľké obálky zaberajú oveľa menej miesta ako kartónové priečinky alebo krúžkové zakladače, takže sú priestorovo najefektívnejším spôsobom na ukladanie dokumentov, ktoré si musíte nechať, ale len zriedka sa na ne musíte pozrieť. Sú tiež lacné! Vaše obálky môžete uložiť v starom kufri alebo v dekoratívnej úložnej krabici od písacieho stroja.

Keď skončíte s projektom každého druhu, vložte všetko do obálky. Obálku s predmetom a dátumom označte pekným veľkým písmom hrubým perom. Príkladom môže byť žiadosť o hypotéku - keď už vybavíte všetky doklady, pravdepodobne si nikdy viac dokumenty neprezeráte, iba platíte splátky. Takže vložte všetky listy a právne dokumenty právnych zástupcov do obálky a odložte ich na bezpečné miesto.

Objemné priečinky zaberajú príliš veľa miesta

A čo dane?

To isté platí pre daň. Musíte si niekoľko rokov uchovávať informácie o svojej ročnej dani (skontrolujte svoje miestne požiadavky), ale pravdepodobne ich už nikdy neprehliadnete, pokiaľ nebudete skontrolovaní. Každoročnú daň vložte do samostatnej obálky, označte ju štítkom a odložte.

Ak budete postupovať podľa tejto rutiny, nebudete potrebovať veľa miesta na ukladanie aktívnych dokumentov, čo vám uľahčí udržiavanie poriadku a ukladanie nových vecí.

Tip!

Na konci každého finančného roka si zvyknite svoje súbory skontrolovať.

Na konci každého roka vyčistite všetky dokumenty, ktoré v novom roku nebudete potrebovať - ​​buď ich zabaľte do obalu a odložte do úložiska, alebo ich binujte. To isté urobte pre svoj počítač.

Dokumenty sa budú ľahšie ukladať a vyhľadávať a vaše „aktívne“ archivovanie nezaberie veľa miesta.

Zoradené!