Ako sa vyhnúť rušným signálom pri prevrátení telefónnej linky

Obrázok Gerda Altmanna z Pixabay

Zamysleli ste sa niekedy nad tým, ako veľké spoločnosti môžu prijímať toľko simultánnych telefónnych hovorov bez toho, aby dostali rušný signál?

Domáce telefóny a mobilné telefóny umožňujú čakanie na hovor. Vy to dobre poznáte. Čakanie na hovor však nebude fungovať s telefónnymi systémami. Ak chcete, aby telefónny systém, napríklad automatická pobočková ústredňa, zvládol viac volajúcich, potrebujete viac telefónnych liniek s možnosťou obnovenia.

Obnovenie telefónnej linky je metóda použitá na umožnenie spojeniu viacerých volajúcich smerovaním každého volajúceho cez nasledujúcu dostupnú telefónnu linku.

Je dôležité si uvedomiť, že prevrátenie nie je funkciou vášho domáceho telefónneho vybavenia. Musí to urobiť váš poskytovateľ telefónnych služieb. Musíte požiadať telefónnu spoločnosť, aby presunula ďalších volajúcich na nasledujúcu vyššiu linku. Toto sa tiež nazýva skupina lovu.

Všetci vaši volajúci vytočia vaše hlavné číslo, ale ak sa používa prvá linka, nasledujúci volajúci zvoní na ďalšej nepoužitej linke. Ak sa používajú všetky linky, ďalší volajúci dostane signál obsadenia.

Na druhej strane, čakanie na hovor umožní odpovedať druhému volajúcemu na jednej linke. To nie je dobré pre telefónny systém, ktorý je navrhnutý tak, aby smeroval každého súčasného volajúceho na konkrétne oddelenie alebo personál.

Telefónny systém odpovie na všetky telefónne linky, ktoré vyzváňajú. Ak váš poskytovateľ telefónnych služieb neprenesie obsadené linky na nasledujúcu linku, potom neexistuje spôsob, ako telefónny systém dokáže odpovedať na týchto ďalších volajúcich.

Koľko riadkov potrebujete?

Jednoduchá odpoveď: Jedna linka pre každého volajúceho. Ak teda potrebujete vybaviť povedzme desať simultánnych volajúcich, potrebujete desať liniek od svojho telefónneho operátora.

Stále používate iba jedno telefónne číslo. Dodatočné linky majú svoje vlastné čísla a dajú sa priamo vytočiť. Ale hlavná myšlienka je, že prvé číslo je jediné potrebné. Ak sa linka používa, volajúci prejde na ďalší bezplatný riadok.

Inými slovami, prvý volajúci zvoní na prvej fyzickej linke a ďalší volajúci sa „pretočí“ na nasledujúcu dostupnú fyzickú linku. Toto obnovenie pokračuje, kým sa nevyužijú všetky riadky.

Ak sú všetky linky sú v prevádzke, potom ďalšie volajúci bude mať obsadzovací tón. Ak teda chcete pre svoju firmu podporiť vysoký objem hovorov, musíte si od svojej telefónnej spoločnosti zaobstarať ďalšie linky a požiadať o konfiguráciu týchto liniek s prechodom na ďalší riadok v skupine.

Služba prevrátenia sa zvyčajne poskytuje bez ďalších poplatkov. Telefónna spoločnosť z dodatočných poplatkov za linku aj tak profituje.

Viacero prichádzajúcich hovorov je možné prijať prechodom na ďalšiu dostupnú linku.

Prečo nie je čakanie na hovor nevyhnutné

Majte na pamäti, že telefónny systém je automatizovaný na smerovanie prichádzajúcich hovorov.

Ak na niektorej z vašich liniek máte Čakajúce volanie, ďalší volajúci sa NERUJE na ďalší riadok. Budú tam zaseknutí a budú čakať, kým osoba na tejto linke zareaguje na tón čakajúceho hovoru.

To funguje dobre na jednej linke, ako je domáci telefón alebo mobilný telefón. Ak ale použijete prechod na ďalšie linky, čakanie na volanie naruší jeho fungovanie.

Ako funguje telefónny systém PBX pri prevrátení?

Všetky prichádzajúce linky organizované v skupine hľadania prevrátenia sú pripojené k telefónnemu systému (PBX) a všetky interné telefóny sú pripojené k jeho rozširujúcim konektorom.

Prvý volajúci bude zvoniť na prvom riadku. Budúci volajúci prejde cez druhý riadok atď.

Nezáleží na tom, na ktorej linke sa volajúci nachádza. Ústredňa PBX bude vybavovať všetkých volajúcich rovnako. Ak systém obsahuje automatizovaného sprievodcu, ponúknutím ponuky možností pomôže viesť volajúceho na požadované miesto určenia.

Existujú dva spôsoby, ako dosiahnuť rovnaké výsledky.

Každý telefón má pridelené číslo internej pobočky. Všetci volajúci volajú na to isté hlavné číslo, automatickým spojením vyberte možnosti, aby zazvonili na požadovanú linku, alebo vytočte známe číslo pobočky, ak to telefónny systém poskytuje.
Každý telefón môže mať číslo priamej voľby. Príponu zvyčajne predstavujú posledné štyri číslice telefónneho čísla. Telefónny systém zistí posledné štyri číslice a automaticky presmeruje volajúceho na túto pobočku.

Upozorňujeme, že v druhom prípade nepotrebujete pre každé číslo samostatný riadok. Potrebujete iba dostatok liniek na podporu maximálneho počtu volajúcich očakávaných v najhorších dobách načítania.

Ako funguje volanie z viacerých liniek?

Vyvolávanie funguje inak u rôznych modelov pobočkových ústrední. Keď ktorýkoľvek interný personál zdvihne linku, väčšina telefónnych systémov vyžaduje, aby volajúci stlačil 9 pre vonkajšiu linku. Systém bude poskytovať oznamovací tón z jednej z dostupných vonkajších liniek.

Niektoré pobočkové ústredne automaticky vydávajú oznamovací tón z ktorejkoľvek dostupnej vonkajšej linky bez vytáčania čísla 9, takže je možné uskutočňovať hovory bez stlačenia ďalších klávesov.

Obrázok Pete Linforth z Pixabay

Keď to zhrnieme, všetko je zvážené

Ak ste ten, kto zodpovedá za nastavenie telefónneho systému, je treba vziať do úvahy.

Viete, ako budete vybavovať všetkých svojich volajúcich súčasne? Máte dostatok personálu na prijatie všetkých hovorov? Ak nie, tak prečo nemať iba jeden riadok a nechať preplniť hlasovú poštu od svojej telefónnej spoločnosti.

Rozhodli ste sa, ako budete smerovať všetky hovory? Samozrejme, ku každej linke môžete mať jednoducho pripojený telefón. Potom však nemáte možnosť presmerovať hovory z jedného do druhého. Tiež nemáte plynulý prechod na smerovanie volajúcich k personálu alebo oddeleniam.

Práve tam sa stáva telefónny systém PBX taký dôležitý. Jednoduchý telefónny systém umožňuje živému recepčnému odpovedať na všetky prichádzajúce hovory a presmerovať ich na správne miesta.

Ďalším stupňom je automatizovaný telefónny systém pre obsluhu, najmä ak nemáte recepčného na plný úväzok, ktorý by odpovedal na všetky hovory. Umožní vám to privítať všetkých vašich volajúcich na privítanie a ponuku možností, ktoré si môžu zvoliť, aby smerovali k požadovanému personálu alebo oddeleniu.

Kompletný telefónny systém by mal tiež obsahovať hlasovú schránku pre každú pobočku, ktorá prehrá osobný pozdrav každého z pracovníkov a bude prijímať správy o neprijatých hovoroch.

Teraz viete, čo stojí za dobre vybaveným rozhraním pre spoločnosti, ktoré majú veľa volajúcich.