Ako si vytvoriť vlastnú šablónu faktúry

Šablóna faktúry

Eric Cramer

Moja žena sa rozhodla, že po narodení nášho druhého syna chce zostať doma, a tak sme sa rozhodli založiť domáci podnik, ktorý sa špecializuje na pozvánky zákazníkov. Jednou z výziev pri začatí podnikania sú všetky náklady na spustenie. Jedným z miest, kde môžete ušetriť peniaze, je vytvárať si vlastné faktúry v programe Microsoft Excel, pretože fakturačný softvér môže byť veľmi drahý. Mnoho šablón faktúr je k dispozícii na stiahnutie online; sú však veľmi základné a na vyplnenie každej faktúry vyžadujú ďalšie stlačenia klávesov. Okrem toho po vyplnení každej faktúry budete musieť všetky údaje ručne znova vymazať, aby ste ich mohli znova použiť. To je dôvod, prečo rád vyrábam svoje vlastné šablóny, aby som ich mohol efektívnejšie a užitočnejšie.Pridajte niekoľko kariet navyše a môžete znížiť časť na zadávanie údajov a pridať makro, ktoré automaticky vyprázdni šablónu faktúry, aby bola pripravená, keď ju budete nabudúce potrebovať. Ďalším dôvodom, prečo má vaša vlastná šablóna zmysel, je to, že ju môžete ľahšie prispôsobiť tomu, čo na nej chcete.

Ako vytvoriť šablónu faktúry

Otvorte nový zošit v programe Excel. Uložte ho ako zošit s povolenými makrami. Vložte do zošita ďalšie štyri karty, aby ste ich mali celkom sedem. Šesť kariet vpravo bude obsahovať údaje, ktoré sa vtiahnu na hlavnú kartu.

Screenshot obrazovky Control

Eric Cramer

Ovládacia tab

Na karte „Ovládanie“ sa nachádzajú všetky odkazy na bunky v rozbaľovacích poliach, ktoré riadia, čo ktoré rozbaľovacie pole zobrazuje.

• Pravým tlačidlom myši kliknite na kartu úplne vpravo, premenujte ju na „Control“ a stlačte kláves Enter.
• V bunke A1 označte pracovný hárok ako „Ovládacia karta“.
• Do bunky A4 zadajte „Dodať na rovnakú adresu“.
• Do bunky A6 zadajte „Meno zákazníka“.
• Do bunky A8 zadajte „Predajca“.
• Do bunky A10 zadajte „Spôsob dopravy“.
• Do bunky A12 zadajte „Obchodné podmienky“.
• Do bunky A14 zadajte „Dátum splatnosti“.
• Do bunky A16 zadajte „Kód dane z obratu“.
• Do buniek B4, B6, B8, B10, B12, B14 a B16 vložte okolo každej z nich tučným písmom výraznejšiu farbu a tieňte ich svetlozelenou farbou, čo znamená, že tieto políčka budú riadené automaticky.

Screenshot obrazovky Nastavenie dane z obratu

Eric Cramer

Karta Nastavenie dane z obratu

Karta „Nastavenie dane z obratu“ je skvelým spôsobom, ako nastaviť všetky kódy DPH, ktoré budete musieť použiť pri vytváraní faktúry pre zákazníka. V prípade Design Studio Creations máme iba jedno miesto a väčšina našich predajov sa nachádza v Illinois, takže nám stačí nastaviť iba jeden daňový zákon. Mnoho podnikateľov bude musieť nastaviť viac daňových kódov. Na tejto karte som nastavil všetkých 50 štátov a 1 miestny daňový zákon. Avšak vytvoril som všetky daňové sadzby; nepoužívajte žiaden z kurzov, ktoré som zadal. Informácie o tom, aká by mala byť správna sadzba dane z obratu, získate u štátneho ministerstva pre príjmy.

• Kliknite pravým tlačidlom myši na ďalšiu kartu, premenujte ju na „Nastavenie dane z obratu“ a stlačte kláves Enter.
• V bunke A1 označte hárok ako „Tabuľka sadzby dane z obratu“.
• Do bunky A4 zadajte „Nie“. Toto je iba zástupný symbol na stole, ktorý nám dáva možnosť používať funkciu Vlookup a načítať údaje na hlavnú kartu.
• Do bunky B4 zadajte „Štátny kód“.
• Do bunky C4 zadajte „Hodnotiť“.
• V bunke A5 zadajte „1“ a zvyšok riadku nechajte prázdny.
• Do bunky A6 zadajte „2“. Zvýraznite A5: A6, kliknite a potiahnite nadol malé políčko na pravej strane zvýraznenej oblasti, aby sa stĺpec správne očísloval. Musíte ísť iba o toľko riadkov, koľko budete mať kódov dane z obratu. Odporúčam vám prejsť o jeden alebo dva riadky ďalej v prípade, že budete niekedy musieť pridať ďalšie kódy. Lepšie je vložiť riadok nad posledný riadok a potom pridať nový riadok úplne dole, aby boli vzorce na ostatných kartách správne.
• Od B5 a C5 zadajte kódový názov dane z obratu a sadzbu.
• Zvýraznite A4: C5 a zmeňte farbu pozadia na tmavú. Zmeňte tiež farbu textu na bielu alebo inú svetlú farbu. Dôvod, prečo vám dávam farebný riadok 5, je pripomenúť vám, aby ste do tohto riadku nič nezadávali.
• Zvýraznite A6 až stĺpec C v poslednom riadku vašej daňovej tabuľky a vytieňujte ho svetlou farbou. Zvolil som svetložltú farbu, ktorá mi pripomína, že ide o oblasť, do ktorej sa musia údaje zadávať ručne. Nezabudnite v dolnej časti zatieniť niekoľko ďalších riadkov, aby ste umožnili budúci rast.
• Rovnako umiestnite okolo celej oblasti tučný okraj.
• Zmeňte formátovanie v stĺpci C na percentá s dvoma desatinnými miestami. Ak si nie ste istí, ako to urobiť, kliknite na tlačidlo „%“ v ponuke „Domov“ programu Excel a potom dvakrát kliknite na desatinné tlačidlo so šípkou smerujúcou doľava.

Screenshot záložky Podmienky predaja

Eric Cramer

Záložka Podmienky predaja

Na karte „Obchodné podmienky“ sú definované vaše fakturačné podmienky. Firmy, ktoré sa rozhodnú svojim zákazníkom ponúknuť úver, im zvyčajne ponúkajú 30-denné čisté lehoty. Niektoré podniky poskytujú zľavu, ak zaplatíte za 10 dní 1-2 percentá. Výrobné spoločnosti budú mať mnohokrát podmienky 45 - 60 dní od dátumu vystavenia faktúry. Ak môžete presvedčiť všetkých svojich zákazníkov, aby zaplatili vopred, je to najlepší spôsob, ako to urobiť, mnohokrát to však nie je praktické. V našom podnikaní s svadobnými oznámeniami požadujeme s manželkou 50% zálohu, keď s nami podpíšete zmluvu, pričom zvyšný zostatok je splatný pri vyzdvihnutí objednávky. Toto je tiež skvelé miesto na zadanie zľavového kódu (kódov), ak plánujete zákazníkom ponúknuť zľavu, ak ich objednávka spĺňa určité požiadavky.

• Kliknite pravým tlačidlom myši na ďalšiu kartu a premenujte ju na „Obchodné podmienky“.
• V bunke A1 zadajte „Obchodné podmienky“ ako názov pracovného hárka.
• Do bunky A4 zadajte „Nie“. Toto je rovnaký typ stĺpca ako na karte „Nastavenie dane z obratu“.
• Do bunky B4 zadajte „Popis obchodných podmienok“.
• Do bunky C4 zadajte „Po termíne“.
• Do bunky D4 zadajte „Zľava“.
• V bunke A5 zadajte „1“ a zvyšok riadku nechajte prázdny.
• Do bunky A6 zadajte „2“. Zvýraznite A5: A6 a zatlačte na malú škatuľku na pravej strane zvýraznenej oblasti. Pre ďalšie rozšírenie si nechajte niekoľko riadkov navyše.
• Zadajte všetky informácie o termíne zákazníka, ktoré plánujete použiť. Na fotografii mojej tabuľky vpravo nájdete informácie o tom, aké výrazy som použil.
• Zvýraznite A4: D5 a farbu pozadia tmavou farbou. Zmeňte farbu písma na svetlejšiu farbu, napríklad bielu. Zmeňte formát v bunkách A4: D4 na stredový formát.
• Zvýraznite A6 v pravom dolnom rohu tabuľky a zmeňte pozadie na svetlejšiu farbu. Okolo každého stĺpca použite tenký okraj, aby bola tabuľka atraktívnejšia.
• Zmeňte formát v stĺpci D na percentá s dvoma desatinnými miestami opakovaním rovnakých krokov, ktoré ste vykonali na karte „Nastavenie dane z obratu“.

Screenshot z karty Spôsoby dopravy

Eric Cramer

Spôsob dopravy Tab

Karta „Spôsob dodania“ môže alebo nemusí byť pre vaše podnikanie relevantná. Väčšina našich zákazníkov si vyzdvihuje svoje pozvánky u nás; odosielame však niekoľko objednávok ročne. S rastom nášho podnikania máme v úmysle tento trend zmeniť a prevládať. Ak viete, aké budú vaše náklady na dopravu, môžete ich nastaviť na tejto karte a tieto informácie získať na hlavnej karte. Všetko, čo musíte urobiť, je pridať stĺpec pre náklady na prepravu, ktorý môže vyžadovať viac kódov pre FedEx, UPS a USPS atď. Budete tiež musieť pridať stĺpec naľavo od popisu spôsobu prepravy s číslami, ktoré sa počítajú dole stranou. Potom použite Vlookup na hlavnej karte, ktorý sleduje spôsob dopravy a automaticky pripočíta celkovú sumu k faktúre.

• Pravým tlačidlom myši kliknite na ďalšiu kartu a premenujte ju na „Spôsoby dopravy“.
• Do bunky A1 zadajte „Tabuľka spôsobov dopravy“.
• Do bunky A4 zadajte „Spôsoby dopravy“.
• Od bunky A6 zadajte všetky spôsoby dopravy, ktoré chcete nastaviť. Pre ďalšie rozšírenie nechajte v dolnej časti niekoľko ďalších riadkov.
• Zmeňte farbu pozadia a písma v bunkách A5: A6 na tmavšiu farbu so svetlejším písmom.
• Zvýraznite od A6 nadol a zmeňte farbu pozadia na svetlejšiu.
• Zvýraznite celý stôl a okolo neho pridajte tenký okraj.

Tabuľka alternatívnych spôsobov dopravy

Ak sa to rozhodnete použiť, pridajte do časti B4 nadpis „Náklady“ a vyplňte náklady. Potom použite Vlookup založený na kontrolnom čísle (B10) na karte „Kontrola“, vyhľadajte náklady a vložte ich na kartu faktúra.

Kontrolné číslo	Spôsob dopravy	Náklady
1	Cust. Zdvihnúť	zadarmo
2	USPS	5,25
3	FedEx	7,50
4	UPS	7,75
5	Dodanie	8,00

Screenshot záložky Zoznam predajcov

Eric Cramer

Karta predajca

Karta „Predajca“ je zoznam všetkých vašich predajcov. Je to vynikajúca vec, ktorú môžete uviesť na všetkých svojich faktúrach, aby ste vedeli, kto faktúru vytvoril, ak máte nejaké ďalšie otázky. Toto je voliteľná karta, najmä pre skutočne malé podniky, ktoré nemajú žiadnych zamestnancov, ale je to dobrý zástupný symbol pre ďalší rast.

• Pravým tlačidlom myši kliknite na ďalšiu kartu a premenujte ju na „Predajca“.
• Do bunky A1 zadajte „Zoznam predajcov“.
• Do bunky A4 zadajte „Meno predajcu“.
• Počnúc bunkou A6 zadajte do zoznamu všetky mená svojich predajcov.
• Rovnaké formátovanie ako ostatné karty, tmavšia hlavička so svetlým textom a svetlá oblasť, kde sa majú údaje zadávať.

Snímka obrazovky s kartou Nastavenie zákazníka

Eric Cramer

Karta Nastavenie zákazníka

Karta „Nastavenie zákazníka“ je vynikajúci nápad pre podniky, ktoré majú opakovaných zákazníkov, pretože na tejto karte budú uložené všetky informácie o ich adrese. Na hlavnej karte bude rozbaľovacie pole, ktoré vám umožní zvoliť meno zákazníka a všetko ostatné sa vyplní automaticky. Ak je adresa na doručenie rovnaká ako adresa zákazníka, budete môcť začiarknuť alebo zrušiť začiarknutie políčka.

• Pravým tlačidlom myši kliknite na ďalšiu kartu a premenujte ju na „Zákaznícke nastavenie“.
• V bunke A1 zadajte „Tabuľka nastavení zákazníka“.
• Do bunky A4 zadajte „Nie“.
• Do bunky B4 zadajte „Meno zákazníka“.
• Do bunky C4 zadajte „Adresa“.
• Do bunky D4 zadajte „Adresa 1“.
• Do bunky E4 zadajte „Mesto“.
• Do bunky F4 zadajte „Štát“.
• Do bunky G4 zadajte „Zip“.
• V bunke H4 zadajte „Telefón“.
• Zmeňte šírku stĺpca stĺpca I na.5.
• Do bunky J4 zadajte „Adresa“.
• Do bunky K4 zadajte „Adresa 1“.
• Do bunky L4 zadajte „Mesto“.
• Do bunky M4 zadajte „Štát“.
• Do bunky N4 zadajte „Zip“.
• Do bunky O4 zadajte „Telefón“.
• Zvýraznite C3: H3 a kliknite na tlačidlo zlúčiť bunky. Zadajte „Informácie o zákazníkovi“.
• Zvýraznite J3: O3 a kliknite na tlačidlo zlúčiť bunky. Zadajte „Odoslať komu“.
• Zvýraznite A3: H3 a zmeňte pozadie na tmavočervené a farbu textu na bielu. Rovnako zvýraznite J3: O3 a zmeňte pozadie na tmavomodré a farbu textu na bielu.
• Do bunky A5 zadajte „1“.
• Do bunky A6 zadajte „2“.
• Zvýraznite A5: A6 a potiahnite malú škatuľu na pravej strane vybranej oblasti a potiahnite ju po rade riadkov. Rozhodol som sa ísť dole do 40. riadku, ale postupom času budete musieť pridať ďalšie. Nezabudnite nechať v dolnej časti niekoľko ďalších riadkov, aby bolo vloženie ďalších riadkov rýchle.
• Zatiente všetky čísla, ktoré ste práve stiahli, tmavočervenou farbou s bielou farbou písma.
• Začiarknite B5: O5, aby ste zabránili zadaniu údajov odtiaľ.
• Od čísla A6 zadajte všetky informácie o zákazníkovi, ktoré máte. Ak nemáte informácie, nechajte túto časť nevyplnenú. V bunke C6 je dobré vložiť panel „Zmraziť“, aby ste uzamkli hlavičky stĺpcov a riadkov tak, aby boli neustále viditeľné.

Snímka obrazovky z karty Faktúra

Eric Cramer

Tabuľka faktúr

Nakoniec sme sa teraz dostali na kartu Faktúra. Nezostáva nám nič iné, než rozložiť faktúru tak, ako to chceme, a pridať niekoľko rozbaľovacích ponúk a vyhľadávaní. To, ako chcete, aby vaša faktúra vyzerala, je na vás, je úplne prispôsobiteľné.

• Poslednú kartu premenujte na „Faktúra“.
• Zvýraznite bunky A1: J46 a zmeňte farbu pozadia na bielu. Pridajte tenký okraj okolo celej zvýraznenej oblasti.
• V bunke F1 zadajte „Číslo faktúry:“ a sedemkrát stlačte tlačidlo „Zväčšiť odsadenie“ v ponuke „Domov“ programu Excel. Zmeňte veľkosť písma na 20 a naformátujte ju tučným písmom. Zmenil som písmo na „Bookman Old“, ale to je úplne na vás.
• Do bunky I1 zadajte svoje počiatočné číslo faktúry. Zakaždým, keď vystavujete faktúru, budete musieť zmeniť číslo faktúry. Ďalšou užitočnou kartou, ktorú môžete pridať, je register faktúr, kde sledujete všetky svoje faktúry.
• Do bunky I2 zadajte nasledujúci vzorec: = today (), ktorý zobrazí aktuálny dátum.
• Ak chcete na faktúru vložiť logo svojej firmy, prejdite do ponuky „Vložiť“ v programe Excel a kliknite na tlačidlo Obrázok. To prinesie okno, ktoré vám umožní prechádzať a vyberať obrázok svojho loga. Presuňte obrázok tak, aby bol v strede medzi dátumom a dolnou časťou riadku 11.
• V bunke B4 zmeňte formát na tučné písmo a potom zadajte názov spoločnosti. Do riadkov pod názvom spoločnosti zadajte svoju adresu, mesto, štát, PSČ, telefónne číslo, e-mailovú adresu a web. Kombinujte mesto, štát a PSČ do jedného radu.
• Zvýraznite bunky A1: J11 a zmeňte pozadie na ľubovoľnú farbu, ktorá sa vám páči. V prípade potreby zmeňte farbu písma. Okolo tejto časti tiež pridajte tenký okraj.
• Zvýraznite stĺpec A a zmeňte šírku stĺpca na 2,5.
• Zvýraznite stĺpce B a C a zmeňte ich šírku na 8,5.
• Zvýraznite stĺpec D a zmeňte šírku stĺpca na 12.
• Zvýraznite stĺpec E a zmeňte šírku stĺpca na 16.
• Zvýraznite stĺpec F a zmeňte jeho šírku na 9,5.
• Zvýraznite stĺpec G a zmeňte šírku stĺpca na 12,15.
• Zvýraznite stĺpec H a zmeňte šírku stĺpca na 9.
• Zvýraznite stĺpec I a zmeňte šírku stĺpca na 15.
• Zvýraznite stĺpec J a zmeňte šírku stĺpca na 2,5.
• V bunke B13 zmeňte formát na tučné a zadajte „Komu:“
• Ak chcete dokončiť ďalší krok, kliknite na ikonu Microsoft Office a v dolnej časti ponuky vyberte položku „Možnosti programu Excel“. Zobrazí sa dialógové okno, pod nadpisom „Najlepšie možnosti pre prácu s programom Excel“ začiarknite políčko „Zobraziť kartu Vývojár na páse s nástrojmi“. Teraz kliknite na kartu vývojár. Kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky na ikone priečinka a nástroje ležiace naprieč ním. Kliknite na tlačidlo „Vložiť ovládacie prvky“, vyberte ikonu so zoznamom, čo je druhá ikona zľava. Nakreslite rozbaľovacie políčko do bunky B14. Urobte to s rovnakou veľkosťou ako riadok a roztiahnite ho tak, aby prechádzal do časti stĺpca D. Kliknite pravým tlačidlom myši na rozbaľovacie pole a vyberte príkaz „Ovládanie formátu“, čím sa zobrazí dialógové okno. Vstupný rozsah nájdete na karte „Nastavenie zákazníka“ a zvýraznením položky B5 úplne dole v dolnej časti zoznamu. V poli odkazu na bunku choďte na kartu „Ovládanie“ a kliknite na B6.Vždy začiarknem políčko 3-D, pretože vyzerá čistejšie, a klikám dobre.
• Do bunky B15 zadajte nasledujúci vzorec:

• Do bunky B16 zadajte nasledujúci vzorec:

• Do bunky B17 zadajte nasledujúci vzorec:

• V bunke F13 zmeňte formát bunky na tučné písmo a zadajte príkaz „Dodať do:“
• Na karte „Vývojár“ v programe Excel kliknite na ikonu „Vložiť ovládacie prvky“ a potom kliknite na začiarkavacie políčko. Nakreslite to do bunky F12. Zmeňte popis na „Odoslať na rovnaké“. Teraz musíme prepojiť začiarkavacie políčko s kartou „Ovládanie“, takže kliknite pravým tlačidlom myši na začiarkavacie políčko a vyberte možnosť „Ovládanie formátu“. Zobrazí sa dialógové okno, ktoré vyhľadáva „Cell Link“, čo je bunka B4 na karte „Ovládanie“. Začiarknite políčko 3D a kliknite na tlačidlo OK.
• Do bunky F14 zadajte nasledujúci vzorec:

• Do bunky F15 zadajte nasledujúci vzorec:

• Do bunky F16 zadajte nasledujúci vzorec:

• Do bunky F17 zadajte nasledujúci vzorec:

• Zvýraznite B19: C19 a kliknite na tlačidlo „Zlúčiť a vycentrovať“ na karte „Domov“ programu Excel. Do bunky zadajte „Predajca“.
• Do bunky D19 zadajte „Spôsob dodania“.
• Do bunky E19 zadajte „Zákaznícke číslo objednávky“.
• Zvýraznite F19: G19 a kliknite na tlačidlo „Zlúčiť a vycentrovať“ na karte „Domov“ programu Excel. Do bunky zadajte „Platobné podmienky“.
• Zvýraznite H19: I19 a kliknite na tlačidlo „Zlúčiť a vycentrovať“ na karte „Domov“ programu Excel. Do bunky zadajte „Dátum splatnosti“.
• Zvýraznite B19: I19 a zmeňte farbu pozadia na tmavú a farbu písma na svetlejšiu. Pridajte biely tenký okraj okolo každej z buniek.
• Zvýraznite B20: I20 a zmeňte farbu pozadia na svetlejšiu.
• V B20 vložte rozbaľovaciu ponuku a roztiahnite ju tak, aby zodpovedala nadpisu vyššie. Pravým tlačidlom myši kliknite na rozbaľovacie pole a v ponuke vyberte príkaz „Ovládanie formátu“. „Vstupný rozsah“ je A5 až do konca vášho zoznamu na karte „Predajca“. „Cell Link“ je bunka B8 na karte „Control“. Začiarknite políčko 3D a kliknite na tlačidlo OK.
• V D20 vložte ďalšie rozbaľovacie pole. „Vstupný rozsah“ by mal byť na konci vášho zoznamu na karte „Spôsoby dopravy“ A5. „Cell Link“ je bunka B10 na karte „Control“. Začiarknite políčko 3-D a kliknite na tlačidlo OK.
• V F20 vložte ďalšie rozbaľovacie pole. „Vstupný rozsah“ by mal byť B5 na konci vášho zoznamu na karte „Obchodné podmienky“. „Cell Link“ je bunka B12 na karte „Control“. Začiarknite políčko 3-D a kliknite na tlačidlo OK.
• Do bunky H20 zadajte nasledujúci vzorec:

• To spôsobí, že termín splatnosti sa automaticky vypočíta na základe predajných podmienok. Zmeňte farbu pozadia tak, aby bola rovnaká ako farba použitá v hornej časti faktúry.

• Do bunky B22 zadajte „Množstvo“.
• Do bunky C22 zadajte „Položka č.“.
• Zvýraznite D22: G22 a zlúčte bunky dohromady. Do bunky zadajte „Popis“.
• Do bunky H22 zadajte „Jednotková cena“.
• Do bunky I22 zadajte „Celkový súčet“.
• Zvýraznite bunky B22: I22 a zmeňte farbu pozadia na tmavú a farbu písma na svetlejšiu. Okolo každej bunky tiež pridajte biely tenký okraj. Zmeňte formát na tučné.
• Zvýraznite bunky D23: G23 a spojte ich dohromady. Skopírujte bunku a skopírujte ju dole do bunky D38.
• Do bunky I23 zadajte nasledujúci vzorec a skopírujte ho úplne dole do I38: = H23 * B23
• Zvýraznite B23: H38 a zmeňte farbu pozadia na svetlejšiu. Okolo každej bunky tiež pridajte tenký okraj.
• Zvýraznite I23: I38 a zmeňte farbu pozadia na svetlú, ale odlišnú od tej vyššie. Okolo každej bunky tiež pridajte tenký okraj. Zmeňte formát bunky na menu.
• Zvýraznite G39: H39, spojte bunky dohromady a zmeňte formát na tučné. Okrem toho zmeňte zarovnanie buniek na zarovnané doprava. Zmeňte pozadie bunky tak, aby zodpovedalo akejkoľvek farbe, ktorú ste použili na odtieň I23: I38. Skopírujte túto bunku úplne dole na G44.
• Do bunky G39 zadajte „Medzisúčet“.
• Do bunky G40 zadajte „Zľava“.
• Do bunky G41 zadajte „Zdaniteľný súčet“.
• Do bunky G42 zadajte „Daň z obratu“. Pridajte rozbaľovacie pole na ľavú stranu bunky, ktorá má „Vstupný rozsah“ B5 až do dolnej časti zoznamu na karte „Nastavenie dane z obratu“. Na karte „Ovládanie“ je potrebné nastaviť „Cell Link“ na B16.
• Do bunky G43 zadajte „Preprava / preprava“.
• Do bunky G44 zadajte „Celková splatnosť“.
• Do bunky I39 zadajte nasledujúci vzorec: = Súčet (I23: I38)
• Do bunky I40 zadajte nasledujúci vzorec:

• Toto vyhľadá na karte „Obchodné podmienky“, stiahne čiastku zľavy, ak existuje, a vynásobí ju „medzisúčtom“.

• Zadajte nasledujúci vzorec do bunky I41, aby ste určili zdaniteľný celkom: = SUM (I39: I39)
• Zadajte nasledujúci vzorec do bunky I42, ktorý stiahne zodpovedajúcu sadzbu dane z obratu a vyjde so sumou dolára:

• Bunka I43 je bunka, ktorá vyžaduje manuálny vstup. Zmeňte farbu tejto bunky na rovnakú farbu, ktorú ste použili pre hlavný text podrobností informácií.
• Zadajte nasledujúci vzorec do bunky I44, aby ste určili celkovú dlžnú sumu: = SUM (I41: I43)
• Zvýraznite I39: I42 a zmeňte farbu pozadia tak, aby zodpovedala tomu, čo ste použili vyššie na určenie celkového počtu riadkov. Okrem toho zmeňte bunku I44 na rovnakú farbu.
• Zvýraznite I39: I44 a pridajte tenký okraj okolo každej bunky a zmeňte formát na menu s dvoma desatinnými miestami.
• Zvýraznite A1: J46 a nastavte oblasť tlače. Zaistite, aby sa faktúra tlačila na jednej stránke.

Dokončovacie práce pre šablónu faktúry

Dôrazne odporúčam pridať makro na vyčistenie karty „Faktúra“, aby bolo pripravené na použitie, keď ho budete najbližšie potrebovať. Na karte „Vývojár“ v programe Excel kliknite na tlačidlo „Vytvoriť makro“ a otvorí sa dialógové okno. Pomenujte makro „ClearInvoice“ a kliknite na OK. Kliknite na kartu „Ovládanie“ a do bunky B4 zadajte „False“. V bunkách B6, B8, B10, B12 a B16 zadajte do každej bunky „1“. Týmto sa rozbaľovacie polia resetujú tak, aby zostali prázdne. Vráťte sa späť na „Faktúru“ a v bunke stlačte kláves E20 na klávesu „Odstrániť“. Zvýraznite B23: H38 a stlačte kláves „Odstrániť“. Kliknite na bunku I43 a stlačte kláves „Odstrániť“. Nakoniec kliknite na bunku N1 a stlačte tlačidlo zastavenia makra. Na karte „Vývojár“ v programe Excel pridajte tlačidlo kliknutím na tlačidlo „Vložiť ovládacie prvky“. Priraďte k nemu svoje makro a zmeňte názov tlačidla na „Vymazať faktúru“.

Nastavenie šablóny faktúry

Po prechode na jednotlivé karty a pridaní potrebných údajov je čas vyplniť údaje o svojej firme v hornej časti karty „Faktúra“. Pridajte svoje logo vložením obrázka a jeho potiahnutím do pravého horného rohu faktúry, kde je zástupný symbol. Priraďte svojej faktúre počiatočné číslo a formulár je pripravený na použitie.

Screenshot dokončenej faktúry

Eric Cramer

Ako napísať faktúru

Vytvorenie faktúry je jednoduché s novou šablónou faktúry. V rozbaľovacej ponuke vyberte zákazníka. Ak je potrebné zákazníka nastaviť, prejdite na kartu „Nastavenie zákazníka“ a zadajte tam svoje informácie. Ak je adresa zákazníka na doručenie rovnaká ako jeho fakturačná adresa, začiarknite políčko „Dodať na rovnakú“ adresu. Vyberte príslušného predajcu, spôsob dopravy, zadajte číslo objednávky zákazníka a vyberte jeho platobné podmienky. Ďalej zadajte podrobnosti o tom, čo fakturujete zákazníkovi. Vyberte príslušný kód dane z obratu a zadajte náklady na dopravné, ktoré sa majú fakturovať zákazníkovi. Pri vytváraní faktúry navrhujem vytlačiť dve kópie, jednu pre zákazníka a druhú pre vašu evidenciu. Je tiež dobré spustiť protokol faktúr, aby ste mali prehľad o tom, aké číslo faktúry ste použili naposledy.Výpočet vašich predajov na konci každého mesiaca tak bude oveľa jednoduchší.

Pri práci v programe Excel nezabudnite, že trochu nastavenia na prednom konci môže ušetriť veľa času a problémov na zadnom konci. Nebojte sa do tejto šablóny pridať ďalšie alebo ju môžete zjednodušiť.