Ako používať diagram pert na riadenie projektu

Čo je PERT?

PERT, technika hodnotenia a kontroly projektu, je metóda podrobného plánovania projektu, ktorá obsahuje tieto dve zložky:

• Priemer PERT: Technika presného odhadu času a nákladov pomocou štatistického priemeru.
• Graf PERT: graf, ktorý umožňuje podrobné plánovanie všetkých projektových aktivít.

PERT vyvinula NASA, ale nejde o žiadnu raketovú vedu. Matematika je jednoduchá - sčítanie a odčítanie - a robí ju akýkoľvek softvérový program na správu projektov. Logika je tiež jednoduchá.

• Čas pre každú úlohu odhadujeme s prihliadnutím na optimistické, pravdepodobné a pesimistické odhady.
• Vypracujeme plánovací kalendár, ktorý obsahuje všetky pracovné činnosti a tiež zohľadňuje závislosti medzi činnosťami, to znamená, ktoré činnosti je potrebné vykonať skôr, ako budú môcť ostatní.

Pozrime sa na každý z týchto dvoch prvkov techniky PERT: odhad PERT a graf PERT. Na záver si povieme, ako zmeniť PERT graf na plán projektu v reálnom svete, ktorý sa volá Ganttov diagram.

Obsah

• Odhad PERT

  Vypočítajte realistický odhad času, ktorý bude trvať vykonanie každej úlohy

• Graf PERT

  Predstavujeme klasický graf PERT

• Výrazy v grafe PERT

  Glosár pre PERT

• Od grafu PERT po skutočný svet

  Zoberme si naše úlohy a zaneste ich do kalendára!

• Použitie PERT na vašom projekte

  Odhad a harmonogram PERT znižujú náklady a problémy

Optimistické a pesimistické odhady

Niektorí odhady sú optimistické, iné pesimistické. Použite PERT na získanie realistického odhadu od jedného z nich!

Sid Kemp

Odhad PERT

Keď sa niekoho spýtate, „ako dlho bude trvať vykonávanie tejto práce?“ obvykle dostanete odpoveď so zaujatosťou. Niektorí ľudia sú neustále pesimistickí a domýšľajú si - alebo vám to hovoria - práca bude trvať dlhšie, ako je pravdepodobné. Takto vyzerajú dobre, keď to stihnú skôr. Iní sú neustále optimistickí, predstavujú si, ako sa potápajú a robia prácu plnú čerstvej energie, a že im nerobia problémy. Ich odhady sú nereálne nízke, pretože nikto nemá stále dostatok energie a veľa šťastia.

Aby to nebolo jednoduché, ľudia nevedia, že to robia. Spravidla ide o zvyk v bezvedomí.

Ako potom dostaneme realistický odhad? Robíme to tak, že položíme tri otázky týkajúce sa každej vykonanej práce a potom vykonáme špeciálny výpočet nazývaný priemer PERT.

Čo odhadujeme?

Chceme odhadnúť čas, ktorý bude trvať dokončenie každej malej časti nášho projektu. Odhad a plánovanie PERT by sa malo robiť na podrobnej úrovni pomocou zoznamu aktivít, ktorý je vytvorený zo štruktúry rozdelenia práce. PERT nie je súčasťou včasného odhadu, skôr ako sa vytvorí ŠPP. Je súčasťou podrobného odhadu, spolieha sa na plán rozsahu projektu, pričom WBS sa robí na podrobnej úrovni, a kompletný je aj zoznam aktivít. Odhadujeme úsilie (množstvo práce) potrebné na splnenie každej úlohy a počet ľudí pridelených k úlohe.

Najlepšie je, ak si každý pracovník vytvorí svoj vlastný zoznam aktivít a odhad PERT. Ako projektový manažér môžete naučiť každého človeka v tíme, ako to robiť. Alebo ak to už vedia, môžu pracovať vo dvojiciach, navzájom si klásť otázky týkajúce sa odhadu PERT a tiež si navzájom kontrolovať prácu.

Tri otázky PERT

Namiesto otázky „Ako dlho bude trvať vykonávanie tejto práce“, položte tri otázky:

• Ak bude práca skutočne bezproblémová a bezproblémová, ako dlho to bude trvať? (Optimistická odpoveď)
• Ak to robíte, keď ste unavení a narazíte na problémy, ako dlho to bude trvať? (Pesimistická odpoveď)
• Na základe týchto odpovedí, ako dlho to bude trvať? (Pravdepodobná odpoveď)

Položte otázky v tomto poradí, pravdepodobná odpoveď bude posledná. Takto sa ľudia, ktorí sú vždy optimisticky alebo pesimisticky zvyknutí, prispôsobia a dajú realistickú odpoveď, ktorá je v skutočnosti dosť realistická. S trochou cviku v tom môže byť každý naozaj dobrý.

Všetky tri odhady zadávame do tabuľky pod nadpismi „Pesimistické“, „Pravdepodobné“ a „Optimistické“, ako je uvedené v tabuľke 1.

Výpočet priemeru PERT

Použitie troch čísel ako odhadov pre každú podrobnú položku by plánovač priviedlo do šialenstva! Zabránime tomu tým, že tri odhady vyriešime na jedno číslo, priemer PERT. Logika je taká, že pravdepodobný čas je pravdepodobnejší ako pesimistický alebo optimistický, ale na všetkých troch číslach záleží. Pomocou O, L a P pre optimistické, pravdepodobné a pesimistické je to naša rovnica: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Odhadovaný čas. Pravdepodobnosť sa vynásobí štyrmi, pretože hovoríme, že je štyrikrát pravdepodobnejšie, že skutočný čas sa bude zhodovať s pravdepodobným časom, než že sa bude rovnať optimistickému alebo pesimistickému času.

Odkiaľ sakra pochádza 6? (Každý sa ma na to pýta, keď to učím na hodine.) Je to jednoduché: Máme celkovo šesť dátových bodov: 4 pravdepodobnosti, 1 optimistický a 1 pesimistický. Aby sme dostali priemer, vydelíme celkovú hodnotu celkovým počtom dátových bodov. (Pozrite si bočný panel s názvom Mnoho typov priemerov a všetko to bude mať zmysel.)

Priemer PERT je uvedený v pravom stĺpci tabuľky č. 1.

Mnoho druhov priemerov

Niektorí ľudia si myslia, že existuje iba jeden spôsob výpočtu priemeru: Sčítame všetky položky a vydelíme ich celkovým počtom položiek. V štatistike je to vlastne jeden z troch bežných typov priemerov a nazýva sa to priemer . K dispozícii je tiež medián a režim . Aj ľudia oboznámení so štatistikami si môžu myslieť, že existujú iba tri typy priemerov. Ale v skutočnosti ich je najmenej tucet.

Napríklad v olympijských športoch, ktoré sa posudzujú, sa konečné skóre počíta takto: Eliminujte najvyššie a najnižšie skóre, potom zvyšok priemerného priemeru. To vylučuje zaujatosť pochádzajúcu od sudcov z domovskej krajiny a z ich primárneho rivala. To je zvláštny typ priemeru.

Priemer PERT, ktorý počíta pravdepodobné skóre ako štvornásobne pravdepodobnejšie ako optimistický čas alebo pesimistický čas, je ďalším typom centrovacieho priemeru. Je založený na jednoduchej myšlienke, že pravdepodobná udalosť je skutočne pravdepodobnejšia ako extrémne udalosti. Štyrikrát pravdepodobnejšie bolo vybrané na základe štatistickej teórie, práce s normálnou krivkou a štandardnou odchýlkou.

Tabuľka č. 1: Výpočet priemerného času PERT na úlohu

Pre každú úlohu pracovník poskytuje 3 odhady: optimistický, pravdepodobný a pesimistický. Tabuľka počíta priemer PERT ako (optimistický + 4 x pravdepodobne + pesimistický) / 6. V tomto prípade (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Úloha	Optimistický	Pravdepodobne	Pesimistický	Priemer PERT
Inštalácia Framistatu	3	6	18	7.5

Používate PERT?

Obrázok 1: Uzol grafu PERT

Toto je formát jedného uzla v grafe PERT. Každá aktivita dostane jeden uzol. Za starých čias ich projektoví manažéri využívali na doplnenie harmonogramu projektu - ručne!

Sid Kemp

Graf PERT

Zvláštne je, že graf PERT sa už takmer nikdy nevidí, aj keď je ústrednou súčasťou každého podrobného harmonogramu projektu.

Táto časť predstavuje niekoľko výrazov, ktoré sú pre vás pravdepodobne nové. Možno si ju budete chcieť prečítať, potom si prečítajte nasledujúcu časť Podmienky v grafe PERT a potom sa vráťte a znovu si prečítajte túto časť. Dajte si s tým trochu času a všetko to bude mať zmysel. Je tiež dobré si prečítať obrázok č. 2: Zjednodušený diagram PERT

Graf PERT bol vyvinutý ako výpočtový nástroj. V 70. rokoch minulého storočia projektoví manažéri vyplňovali všetky názvy jednotlivých aktivít a časové odhady PERT. Každá úloha v zozname aktivít projektu by získala políčko, ktoré sa v grafe PERT nazýva uzol. Vzorový uzol je znázornený na obrázku č. 1. Potom by nakreslili šípky označujúce závislosti, napríklad keď sa jedna úloha nemohla začať, kým sa iná nedokončila. Potom by spravili priepustku, sčítali čas na všetky úlohy idúce dopredu, aby vypočítali plán skorého štartu vrátane dátumov predčasného a neskorého začiatku. Ak budeme postupovať podľa harmonogramu Early Start, každú projektovú úlohu začneme čo najskôr. Potom by projektový manažér pridal urobiť spätnú prihrávku , to všetko sčítať dozadu, od konca projektu, a vypočítať posledný dátum, kedy by každá úloha mohla skončiť (neskorý dátum ukončenia) a posledný dátum, kedy by mohla byť zahájená každá úloha (neskorý dátum začiatku).

Ak napríklad úloha 2 nemôže začať, kým sa úloha 1 nedokončí, potom úloha 2 závisí od úlohy 1. Povedzte, že úloha 1 je „Ship Framistat“ a úloha 2 je „Install Framistat“. Je zrejmé, že Framistat nemôžeme nainštalovať, kým nebude dodaný a dorazí. Úloha 1 sa začína 1. dňom a trvá 4 dni. Dátum predčasného začiatku úlohy 1 je deň 1 a doba trvania je 4, takže predčasný koniec je deň 4. Úloha 2 môže začať o deň neskôr, v deň 5. Prihrávka dopredu nám umožňuje vypočítať načasovanie každej úlohy, ktorá je táto spôsobom, určenie dátumov skorého začiatku a skorého dokončenia. Spätná jazda sa začína od konca projektu a odčíta sa doba trvania od neskorého konca, aby sa vypočítal dátum neskorého začiatku pre každú úlohu.

Pre niektoré úlohy je rozdielny dátum skorého začiatku a neskorého začiatku. Tieto úlohy majú plávajúci charakter. V jednoduchej angličtine to znamená, že ste mohli úlohu spustiť v určitý deň alebo ju môžete nechať plávať určitý počet dní a kedykoľvek ju spustiť až do neskorého dátumu začatia. To nebude dôležité, pretože projekt sa bude realizovať v ten istý deň.

Ostatné úlohy majú nulový plavák. Ich skorý dátum začiatku je rovnaký ako dátum neskorého začiatku. Ak sa jedna z týchto úloh začne o deň neskôr, skončí sa o deň neskôr a neskoro zatlačí aj inú úlohu. To povedie až do konca projektu a projekt bude doručený o deň neskôr. Úlohy, ktoré majú nulovú float, sú na kritickej ceste. To znamená, že chceme zabezpečiť, aby sa každá z týchto úloh vykonala včas. Neexistuje žiadny plavák: Oneskorenie spustenia akejkoľvek úlohy na kritickej ceste oneskorí dodanie projektu.

Graf PERT sa počíta bez odkazu na skutočný kalendár. 1. deň je prvý dátum projektu a posledný deň je určený podľa toho, ako dlho bude trvať, kým sa všetky úlohy vykonajú v správnom poradí.

So všetkými týmito informáciami mohli vytvoriť Ganttov diagram, čo je ľahko zobraziteľný kalendár založený na grafe PERT.

Teraz používame softvér na správu projektov. Zadáme dátum začatia a ukončenia projektu, potom odhadovaný čas PERT pre každú úlohu. Ideme do roztomilých grafických programov, aby sme medzi úlohami vytvorili odkazy alebo závislosti. Klikneme na tlačidlo výpočtu a Ganttov diagram, kalendár projektu sa zobrazí v plnej farbe s míľnikmi. Nie ste radi, že máte počítač?

Ak vám to nedávalo zmysel, pozrite si zoznam nižšie uvedených podmienok harmonogramu PERT.

Graf PERT si môžete pozrieť v ľubovoľnom softvéri na správu projektov, ale nikto to nerobí, pretože sa ťažko čítajú. A nikto ich nikdy nevytlačí - okrem obrovských tapiet. Pamätajte, že každá projektová úloha má vlastnú škatuľu, ako je to na obrázku 1. A dokonca aj malý projekt pravdepodobne bude mať desiatky úloh. Veľké projekty majú desaťtisíce úloh - alebo viac.

Ak už nikto nepoužíva graf PERT, prečo sa o nich dozvedieť? Existujú dva veľmi dobré dôvody. Po prvé, všetky pojmy v grafe PERT sú nevyhnutné pre dobré riadenie projektu. Potrebujete vedieť, ako pracovať s analýzou kritickej cesty a mať plán pod kontrolou, inak bude váš projekt doručený neskoro. Po druhé, možno budete chcieť získať certifikáciu ako profesionál v oblasti projektového riadenia a PERT určite bude na teste!

Obrázok č. 2: Zjednodušený graf PERT

Tento zjednodušený graf PERT zobrazuje úlohy 1 - 5, z ktorých každá nemôže začať, kým nie je dokončená predchádzajúca úloha, na kritickej ceste, a úloha 6, ktorá musí byť vykonaná po úlohe 1 a pred úlohou 5, s plavákom

Sid Kemp

Výrazy v grafe PERT

Graf PERT potrebuje vlastný slovník. Ideme na to!

• Dátumy v grafe PERT sa začínajú 1. dňom, prvým dňom projektu, a končia sa dátumom ukončenia projektu, ktorý sa počíta, keď urobíme priepustku ďalej. Graf PERT nie je v skutočnom kalendári. To prichádza neskôr, po dokončení analýzy PERT.
• Závislosť medzi dvoma úlohami hovorí, že tieto dve úlohy sú prepojené. Najbežnejším typom závislosti je od začiatku do konca. To znamená, že úloha A musí byť hotová skôr, ako sa môžeme pustiť do úlohy B. Napríklad musíme urobiť nákupy a doniesť si jedlo domov skôr, ako uvaríme večeru. Existujú aj iné typy závislostí, napríklad keď sa úlohy musia začínať v rovnakom čase alebo sa musia skončiť v rovnakom čase. Ale 90% všetkých závislostí je od začiatku do konca a vytvára reťazec úloh potrebných na dokončenie projektu. Závislosti sa tiež nazývajú odkazy.
• Skorý štart je najskorší dátum, od ktorého sa môže daná úloha začať. Prvá úloha na projekte má skorý začiatočný dátum. Úloha, ktorá je s touto úlohou spojená, sa však nemôže začať, kým nebude hotová prvá úloha atď.
• Trvanie je počet dní (alebo hodín) potrebných na splnenie úlohy.

• Skorý cieľ je najskorší dátum, kedy je možné úlohu dokončiť. Pre každú úlohu je predčasné dokončenie = skorý začiatok + trvanie.
• Forward Pass je výpočet vykonaný pre každú úlohu, ktorý určuje jej skorý dátum začiatku a skorý dátum ukončenia. Forward pass tiež určuje celkové trvanie projektu a dátum dokončenia projektu.
• Celková doba trvania projektu je doba, ktorú bude trvať celý projekt, kým sa dokončí vykonanie všetkých úloh, ako sa počíta pri postupe dopredu. Rovná sa dĺžke kritickej cesty.
• Dátum ukončenia projektu je číslo dňa, kedy sa projekt dokončí. Projekt sa vždy začína v prvý deň. Takže projekt s trvaním 50 dní sa skončí v deň 50, a to je dátum dokončenia projektu.
• Spätný prechod je druhý výpočet pre každú úlohu v projekte, ktorý sa začína dátumom ukončenia projektu a pracuje späť k prvej úlohe. Vypočítava neskorý dátum ukončenia a neskorý dátum začatia každej úlohy.
• Neskorý dátum dokončenia je posledný dátum, ktorý môže úloha dokončiť bez zdržania projektu.
• Neskorý dátum začiatku je posledný dátum, kedy môže byť úloha zahájená bez oneskorenia projektu.
• Float predstavuje počet dní, počas ktorých môžeme nechať úlohu plávať bez spustenia po dátume skorého začiatku. Dá sa to vypočítať dvoma spôsobmi. Float = Late Start Date - Early Start Date, and also Float = Late Finish Date - Early Finish Date.
• Kritická cesta sú všetky úlohy, ktoré majú nulovú počiatočnú hodnotu, to znamená úlohy, ktoré majú rovnaký skorý a neskorý dátum spustenia. Ich dátum skorého dokončenia je samozrejme rovnaký ako dátum neskorého dokončenia. Každá z týchto úloh musí začať a skončiť včas, aby sa projekt mohol dokončiť včas.

Od grafu PERT po skutočný svet

Na grafe PERT sa projekt začína 1. dňom a končí sa dátumom ukončenia projektu, ktorý sme vypočítali tak, že sme zostavili PERT graf v priepustke dopredu. Kedy je však 1. deň? A kedy bude projekt hotový? Odpoveď na to prináša zavedenie grafu PERT do kalendára reálneho sveta. To je ťažšie, ako to znie. Aj po dokončení diagramu PERT si vytvorenie skutočného pracovného plánu alebo Ganttov diagram pre náš projekt vyžaduje zohľadnenie týchto vecí:

• Pracovný kalendár vrátane víkendov a sviatkov, keď sa nepracuje.
• Riešenie konfliktov zdrojov. Čo ak je jeden zamestnanec s konkrétnymi schopnosťami pridelený k dvom úlohám súčasne? Alebo čo ak je jedno pracovné miesto alebo vybavenie, napríklad konferenčná miestnosť alebo buldozér, potrebné na dve rôzne úlohy súčasne? Tieto konflikty je potrebné vyriešiť, čo môže predĺžiť harmonogram.
• Vyrovnanie zdrojov. Ak spoločnosť prideľuje určitý počet zamestnancov do celého projektu, nemusí to zodpovedať projektu podľa plánu v grafe PERT. Graf PERT môže ukazovať, že jeden týždeň potrebujeme iba 10 ľudí a ďalší týždeň 50. Nemôžeme zaplatiť 40 ľuďom, aby sedeli a prvý týždeň nič nerobili. Úroveň zdrojov upravuje úlohy tak, aby sme využívali všetkých ľudí, ktorých máme neustále k dispozícii, ale môže tiež predĺžiť dĺžku projektu.
• Výber dátumu začatia alebo dátumu ukončenia. Vedenie spoločnosti potom rozhodne, že projekt sa začne v určitý deň. Alebo sa rozhodne, že sa skončí určitým dátumom, a preto musí začínať určitým dátumom. Tento dátum často ovplyvňujú praktické úvahy, ako napríklad dostupnosť peňazí na projekt v novom fiškálnom roku. A má to dôsledky na trvanie projektu. Dvojmesačný projekt, ktorý sa začína 15. septembra, bude pravdepodobne dokončený do 15. novembra. Rovnaký projekt, ktorý sa začne 15. novembra, pravdepodobne nebude hotový do 15. januára, pretože musíme brať do úvahy sviatky vďakyvzdania, Vianoce a Nový rok.

Keď umiestnime projekt do kalendára reálneho sveta, nazveme ho Ganttov diagram. Ganttov diagram je nástroj na správu a vykazovanie, ktorý povedie projekt k úspechu.

Používanie PERT vo vašom projekte

Keď vediem hodiny projektového riadenia, zisťujem, že každý, kto vyštudoval projektový manažment, sa naučil PERT, ale takmer nikto ho nikdy nepoužil. Je to pochopiteľné - zdá sa byť skutočným problémom vytvoriť pre každú úlohu tri časové odhady a všetko myslieť. Zdá sa, že má zmysel iba pripraviť rýchly zoznam úloh, skočiť do práce a pustiť sa do toho.

Môže sa to tak javiť, ale to vôbec nie je pravda. Realita je taká, že odhadovanie a plánovanie PERT trvá veľmi málo času a je úplne užitočné. V skutočnosti vám odhad a plánovanie PERT môže ušetriť veľa času a ťažkostí s každým projektom.

Keď učím projektový tím, aby robil odhady PERT, myslí si, že to bude nepríjemné, ale nakoniec si ich užili. Kľúčové je, že si predstavujú prácu, narazenie na problémy a ich riešenie. Vážne sa pozerajú na to, čo je optimistické, realistické a pesimistické. Vďaka tomu sa nadchnú, že si môžu sadnúť a robiť prácu. A tiež vedia, čo ich čaká. Často vidia problémy a urobia si poznámku, aby ich včas vyriešili, vykonali malý prieskum a skontrolovali si veci vopred.

Tým, že tím vytvoril graf PERT, existujú dva výsledky. Jedným z nich je, že vedenie má veľmi reálny a spoľahlivý pracovný plán a harmonogram projektu. Druhou je, že každý člen tímu je jasný, pripravený ísť a nadšený z práce. Na začiatku práce tím beží ako dobre naolejovaný stroj. Predvídali sa problémy a tím sa prepracoval skôr, ako problémy spôsobili oneskorenie. Tím často zistí, že pracuje vopred, a všetci - tím, manažéri aj zákazníci sú spokojní s prácou a výsledkami.