Oddelenie ľudských zdrojov: vykonajte analýzu práce - klady a zápory

Typickým cieľom analýzy práce je udržať súčasný personál bez toho, aby došlo k preťaženiu práce. Konečným účelom analýzy práce je však definovanie popisu práce. Popis práce je potrebný, aby sa najal najkvalifikovanejší zamestnanec na konkrétnu pozíciu. Akonáhle dokončíte analýzu práce, najlepšie pochopíte, aké úlohy a zodpovednosti vyžaduje pozícia.

Toto môže manažmentu pomôcť určiť, či má prijať zamestnanca na plný alebo čiastočný úväzok, na dohodu alebo na dobu určitú. Poznanie nevýhod analýzy práce tiež pomôže pri jej vykonávaní. Ak dôjde k stretom medzi zamestnancami, budete vyzbrojení na boj.

Tento článok bude skúmať históriu analýzy práce, rôzne perspektívy analýzy práce, formálne vymedzenie analýzy práce, keď sa robí, prečo sa to robí, nevýhody jej vykonania, spôsoby vykonania úlohy (jedinečné a metódy) a odkazy na ďalšie informácie.

Michele Jones

Michele Jones

Teóriu analýzy práce vytvorili dvaja psychológovia, Fredrick Taylor a Lillian Moller Gilbreth, na začiatku 20. storočia (Muchinsky, 2012).

Predstavte si seba ako zamestnanca…

Si zaneprázdnený. Máte celý deň. Vždy ste vedeli, že vy a referent zaznamenávate rovnaké informácie, takže sa vaše pracovné miesta prekrývajú. Tiež však viete, že zaneprázdnenie vám zrýchli deň, takže ste na to nikdy nepoukazovali.

Zrazu ste vyrušený. Ste pozvaní na schôdzku a dostanete pokyny, ako dokončiť svoju časť pracovnej analýzy, ktorá z toho, čo rozumiete, je len fantazijné slovo na vyjadrenie toho, čo robíte počas dňa.

Neistá časť z vás si myslí: „Prečo musia vedieť, čo robím celý deň? Robím si prácu, však? Snažia sa celý deň dozvedieť, čo robím, aby mohli odovzdávať povinnosti iným? Sú uprostred toho, že ma nechajú ísť? Možno by som nemal byť úplne čestný. Možno by som mal k svojim pozičným požiadavkám pridať ďalšie povinnosti… “

Predstavte si seba ako zástupcu ľudských zdrojov…

Predstavenstvo sa rozhodlo, že požaduje, aby ste vykonali analýzy pracovných miest u všetkých zamestnancov spoločnosti. Poznáte mnoho spôsobov, ako splniť túto úlohu, ale tiež viete, že sú s tým spojené aj úskalia.

Medzi problémy, ktoré v súčasnosti v oblasti ľudských zdrojov riešite, patria spory medzi zamestnancami o to, kto je za koho zodpovedný, spory medzi zamestnancami o to, kto je zodpovedný za ktoré úlohy, a spory medzi zamestnancami o to, kto ktorý úspech dosiahol.

Inými slovami, medzi zamestnancami ste sa hádali po krk. Toto je samozrejme súčasť práce. Problém je v tom, že tieto spory priamo ovplyvňujú túto úlohu. Pokusy o zistenie, kto je „skutočným“ supervízorom, kto vykonáva ktorú úlohu a kto dosiahol ktorý úspech, sú položky, ktoré musia byť súčasťou analýzy práce.

Jednou z výhod pracovnej analýzy je, že môže obmedziť politické hádky vyjasnením vzťahov a oblastí zodpovednosti v reportovaní, takže tento problém sa môže svojím spôsobom vyriešiť sám (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Aj keď analýzy pracovných pozícií majú výhody a dôležité účely, môžu mať s týmto zadaním problémy tak zamestnanci, ako aj analytici pracovných pozícií. Či už ste zamestnanec alebo analytik práce, pokúste sa vizualizovať druhú stranu mince, aby ste zistili, aké ťažkosti môžu nastať.

Michele Jones

Čo je analýza práce?

Analýza pracovných pozícií je postup, pri ktorom oddelenie ľudských zdrojov zhromažďuje, dokumentuje a analyzuje informácie o náplni práce a požiadavkách. Ukazuje jasný vzťah medzi pracovnými úlohami a vedomosťami, zručnosťami a schopnosťami potrebnými na vykonávanie úloh (US Office of Personnel Management, 2007).

Za účelom získania presnej analýzy by sa oddelenie ľudských zdrojov malo spoliehať na nadriadených a zamestnancov, aby mohli poskytnúť kompletnú analýzu pracovných miest, organizačnú schému oddelenia a ďalšie informácie o akýchkoľvek zmenách v oddelení, ktoré ovplyvnili danú pozíciu.

Michele Jones

Kedy personálne oddelenie zvyčajne očakáva vykonanie analýzy práce?

• Keď dôjde k zlúčeniu alebo akvizícii
• Keď nové spoločnosti prevezmú staré
• Keď spoločnosť robí hodnotenie výkonu
• Keď sa vo firme robia zmeny

Michele Jones

Ministerstvo práce Spojených štátov vytvorilo databázu 20 000 popisov pracovných miest na základe analýz pracovných miest, ktoré vykonali oddelenia ľudských zdrojov. Databáza sa volá O'NET. Je to bezplatné vyhľadávanie a obsahuje nástroj na skúmanie kariéry, ktorý pomáha používateľom dozvedieť sa viac o nových kariérach. Preskúmajte online slovník pracovných titulov (O'NET), ktorý dnes vytvorilo ministerstvo práce Spojených štátov, aby ste sa dozvedeli viac.

Michele Jones

Prečo sa robia analýzy pracovných pozícií?

1. Zistite, čo je potrebné na úspešné vykonanie práce, a to porozumením:

• Ako sa robí práca
• Keď sú potrebné pracovné úlohy
• Koho sa práca týka
• Aké vlastnosti sú potrebné na výkon práce
• Aké funkcie a povinnosti sa pravidelne dokončujú
• Aké duševné a fyzické požiadavky sa považujú za potrebné

2. Prerozdeliť, vylúčiť, objaviť alebo rozdeliť ďalšie zodpovednosti a povinnosti

3. Vytvoriť popis práce a zdokumentovať atribúty pozície

4. Zlepšovať procesy alebo postupy

5. Rozvíjať lepší výkon zamestnancov

6. Efektívne riadiť výcvikové a propagačné systémy

7. Pomáhať zamestnancom maximalizovať ich talent a kariérny postup

8. Nájsť najlepšiu kvalitu zamestnancov pre každú konkrétnu pozíciu

9. Zistiť, či je zdravotne postihnutý jedinec schopný plniť úlohy spojené s pozíciou so špeciálnym ubytovaním alebo bez neho

10. Pomáhať pri právnej obrane pri výbere spoločnosti alebo eliminácii obsadzovania pozícií; Ďalšie informácie o tom, ako súvisí analýza pracovných miest so zákonom, nájdete na webovej stránke Komisie pre rovnaké pracovné príležitosti.

11. Správne klasifikovať pracovné miesta z hľadiska ich príslušného názvu a rozsahu platov

Prečo sú analýzy pracovných miest nevýhodné?

• S každou osobou sa môže zaobchádzať odlišne, pretože vykonáva odlišné povinnosti.
• Mnoho pracovníkov sa neradi prispôsobuje novému prostrediu.
• Môžu sa vyskytnúť rušivé postoje, ak sa ľudia cítia v zamestnaní ohrození.
• Je ťažké zistiť mentálnu kvalifikáciu, pretože ju nie je možné priamo zistiť.
• Po dokončení analýzy je možné určiť, že niektoré polohy treba vylúčiť.
• Získané údaje môžu skresliť osobné predsudky zo strany analytika práce.
• Ak sa ľudia cítia vo svojej súčasnej situácii neistí, môžu skresliť pravdu o tom, čo skutočne robia za deň.
• Analýza úloh je veľmi časovo náročná, pretože sú potrebné presné informácie.
• Ak pracovníci nechápu, čo je pracovná analýza, nemusia sa zúčastňovať užitočným spôsobom.
• Dokončenie analýzy práce môže byť veľmi ťažké, ak sa úlohy často menia.
• Koordinácia komplexnej analýzy práce si vyžaduje veľa pracovnej sily a spolupráce.

• Šokujúci príbeh o nedokončení analýzy práce

  Tento príbeh je príkladom nevýhody spojenej s analýzou práce. Prijatie kandidáta, ktorý nemá kvalifikáciu na pozíciu, bolo výsledkom zlyhania spoločnosti v úspešnej analýze práce.

Michele Jones

Ako sa robia analýzy úloh?

Oddelenie ľudských zdrojov často prichádza s vlastným spôsobom, ako robiť analýzy pracovných miest, aby na základe svojich metód vytvorili jednotné popisy pracovných miest. Existujú však aj iné spôsoby, ako je možné vykonať analýzy úloh.

Existuje mnoho jedinečných a tradičných metód, ktoré možno implementovať do vykonávania analýz úloh, aby sa zamestnancom uľahčil tento postup. Ďalej bude ilustrovaných šesť príkladov spôsobov vykonávania tejto úlohy.

Michele Jones

1. Účasť zamestnancov

Nechajte každého zamestnanca vyplniť pracovnú analýzu. Všetci zamestnanci by mali byť povinní dokončiť analýzu práce. V prípade akýchkoľvek otázok alebo problémov pri vypĺňaní analýzy práce by malo oddelenie ľudských zdrojov pomáhať každému zamestnancovi.

Toto umožní oddeleniu ľudských zdrojov vidieť, kde je preťaženie alebo kam sa môžu presunúť povinnosti. Oddelenie môže analyzovať informácie získané od zamestnancov a vedúcich pracovníkov a určiť, či je potrebné vykonať nejaké zmeny.

Ak sa pozícia zamestnanca považuje za vylúčenú, obvykle je cieľom spoločnosti nájsť pre neho inú rolu a v prípade potreby ich preškoliť. Dobrá spoločnosť by mala veriť, že talentovaní jednotlivci uvítajú výzvu novej roly a budú sa tešiť z kariérneho rastu spolu s ďalšími zodpovednosťami, ktoré s tým súvisia.

Michele Jones

2. Bonusový systém

Po dokončení analýzy každého pracovného miesta môže spoločnosť rozhodnúť, že bonus by sa mal vydať tým, u ktorých sa zistí, že majú nárok. Túto oprávnenosť možno určiť na základe posledného hodnotenia výkonnosti nadriadeného a dĺžky času, keď je zamestnanec zamestnaný v spoločnosti. Percentuálna výška bonusu by mala byť rovnaká pre všetkých oprávnených zamestnancov.

Stanovený harmonogram bonusov, ako je tento, by motivoval nadriadených a zamestnancov, aby sa ochotne a radi zúčastnili na analýze práce. Možno by to brali ako príležitosť, nie ako hrozbu.

Spolu s plánom bonusov by mohol byť nastavený motivačný systém, ktorý by motivoval aj tých, ktorých bonus prehliadne. Systém by v zásade mohol dať non-bonusovým pracovníkom „nádej“. Mohli sa dozvedieť, prečo nedostali bonus a čo môžu v budúcnosti urobiť pre zlepšenie výkonu svojej pozície.

Michele Jones

3. Podrobnosti o analýze práce

Na získanie presnej analýzy polohy bude pravdepodobne potrebné, aby si zamestnanci niekoľko dní uchovávali denník svojich aktivít, aby mohli sledovať, ako trávia čas v práci. Analýzu práce by mal schváliť aj každý nadriadený.

Analýza by mala obsahovať:

• Názov oddelenia
• Súhrn pozícií ich celkových zodpovedností alebo hlavného účelu
• Podrobný popis všetkých úloh, ktoré sú spojené s vykonávaním ich pozícií
• Odhad priemerného času stráveného vykonaním každej úlohy v celkovej výške sto percent a ich usporiadanie podľa dôležitosti
• Zoznam zamestnancov, ktorých činnosť na tejto pozícii koordinuje alebo dohliada na ne
• Zoznam identifikujúci typy zodpovedných povinností v oblasti dohľadu, ako je napríklad prideľovanie práce, prijímanie zamestnancov do zamestnania alebo hodnotenie výkonu

Vedúci by mal stručne opísať minimálnu prax, vzdelanie a akékoľvek licencie potrebné pre danú pozíciu.

Michele Jones

4. Dva prístupy k analýze pracovných miest

Dva populárne prístupy k analýzam úloh sú orientované na úlohy a na pracovníkov. Metóda zameraná na úlohy sa sústreďuje na úlohy spojené s vykonávaním práce. Metóda zameraná na pracovníka sa snaží preskúmať ľudské kvality potrebné na úspešné vykonanie práce.

Tieto charakteristiky sú zvyčajne rozdelené do štyroch častí nazývaných KSAO:

• Vedomosti
• Zručnosti
• Schopnosti
• Iné (osobnosť, záujmy a skúsenosti)

Michele Jones

5. Metódy analýzy úloh

Niektoré zo spôsobov vykonania analýzy práce zahŕňajú tradičné metódy a jedinečné metódy. Mnoho personálnych oddelení prichádza s vlastnými spôsobmi, ako robiť analýzy úloh. Možno to budú chcieť urobiť kvôli spôsobu, akým plánujú použiť svoju pracovnú analýzu.

Hlavným dôvodom na vykonanie analýzy práce je prísť s príslušným popisom práce. Mnoho odborníkov na ľudské zdroje chce, aby boli všetky ich popisy práce podobné. Chcú, aby mali rovnaký formát a boli vytvorené rovnakou metódou.

Jedinečné spôsoby vykonania analýzy práce
Pracovné vzorky
Podkladová analýza
Dotazníky
Pozorovania - priame aj nepriame
Rozhovory so zamestnancami alebo nadriadenými
Vyšetrovanie kritických udalostí
Pracovné denníky
Technika Repertory Grid
Kontrolné zoznamy
Hierarchická analýza úloh

Čo je to PAQ? PAQ je nástroj na analýzu úloh, ktorý vypĺňa profesionálny analytik úloh a meria platnosť komponentu úloh vlastností zistených pri testovaní schopností. Čo je to JASR? Táto metóda je zameraná na úlohy a rýchla.

Tradičné spôsoby vykonania analýzy práce
Osobné pohovory
Prieskumy
Pracovné posudky
Telefonické rozhovory
Procesné a procesné preskúmania
Dotazník pre analýzu polohy (PAQ)
Rozhovory týkajúce sa správania
Analýza práce rýchlosťou reality (JASR)
Pracovné listy s analýzou práce

Michele Jones

6. Šesťstupňový proces analýzy úlohy

Mnoho spoločností používa šesťstupňový proces z hľadiska vykonania analýzy práce. Spravidla je usporiadané nasledovne:

1. Zhromaždite údaje a rozhodnite sa, ako ich najlepšie využiť. Môže to vyžadovať písanie popisov pracovných pozícií, určovanie výkonnostných štandardov alebo uskutočňovanie ďalších pracovných štúdií.
2. Uveďte zoznam úloh a kvalifikácií potrebných na úspešné vykonanie úlohy. Skontrolujte organizačné schémy a procesné schémy.
3. Identifikujte kritické úlohy alebo reprezentatívne úlohy pre hlavnú analýzu.
4. Analyzujte prácu zhromažďovaním údajov o pracovných činnostiach, pracovných podmienkach a schopnostiach potrebných na výkon práce. Ohodnoťte schopnosti a identifikujte, ktoré kompetencie sú najdôležitejšie.
5. Preverte závery s pracovníkom a jeho nadriadeným. Po potvrdení vylúčte úlohy, ktoré nesúvisia s kompetenciami.
6. Zdokumentujte všetky zistenia a vytvorte presný popis úlohy so špecifikáciami úloh.

Michele Jones

Pravdepodobne najťažšou, ale zároveň najdôležitejšou vecou pri analýze práce je dostať každého na palubu. V tomto článku je uvedených veľa možností, ktoré vás prevedú spôsobom, ako to dosiahnuť. Najlepšie môže byť poznámka, formálne stretnutie alebo osobný pohovor. Vysvetlenie účastníkom analýzy práce, prečo sa dokončuje, im môže pomôcť v pochopení rozhodnutia spoločnosti.

Demonštrácia O'NET - analýza práce

Referencie

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF a Shaw, JB (2006). Správa ľudských zdrojov (6. vydanie). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psychológia aplikovaná na prácu. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Americký úrad pre personálny manažment. (2007). Príručka pre operácie delegovaných skúšok: Sprievodca vyšetrovacími úradmi federálnych agentúr. Získané 30. novembra 2013 z