Nvq úroveň 3: objednávanie produktov a služieb v obchode a administratíve

Získanie diplomu na úrovni 3 v odbore obchod a administratíva si vyžaduje dôkladné znalosti o objednávaní produktov a služieb.

Úvod do tejto jednotky

Táto jednotka je voliteľnou jednotkou úrovne 3 skupiny B s 5 kreditmi, čo je dosť dlhá jednotka. Po dokončení tejto jednotky bude uchádzač schopný identifikovať a používať rôzne produkty a služby, napísať špecifikácie produktov a služieb a ubezpečiť sa, že produkty a služby zodpovedajú očakávaniam a štandardom organizácie alebo spoločnosti.

Uchádzač by mal byť schopný vysvetliť dôvod, prečo sú vybrané kvalitné výrobky, ale s najlepšou hodnotou za vynaložené prostriedky. Mali by byť tiež schopní vysvetliť, ako vyjednať najlepšiu hodnotu za peniaze. Uchádzač bude musieť vedieť, ako a prečo udržiavať dobré vzťahy s dodávateľmi a poskytovateľmi služieb, a tiež vedieť a rozumieť tomu, čo je dodávateľský reťazec a ako funguje.

Okrem tohto článku existuje aj osobné vyhlásenie, ktoré sa týka väčšinovej časti jednotky!

1.1 Identifikujte rôzne zdroje informácií o produktoch a službách pre organizáciu.

Spoločnosti vždy hľadajú informácie o produktoch, ktoré používajú, v rôznych zdrojoch a poskytovateľoch, aby sa mohli dobre rozhodnúť, čo potrebujú na zefektívnenie svojho podnikania. Prezerajú náklady na výrobky s rôznymi spoločnosťami; sledujú cenu jednotlivých služieb a hľadajú najlepšiu zhodu, tj produkt, ktorý najlepšie vyhovuje ich organizácii, pokiaľ ide o náklady a kvalitu. Informácie o nich možno získať prostredníctvom katalógov, webových stránok, novín, letákov alebo zvonením a návštevami spoločností.

1.2 Vysvetlite, ako používať rôzne zdroje informácií o produktoch a službách.

Informácie o produktoch a službách sú k dispozícii online alebo v brožúrach alebo ich možno získať priamo od spoločnosti. Tieto informácie je potrebné použiť na identifikáciu služby alebo produktu, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám spoločnosti a zamestnancov. Rôzne zdroje tiež pomáhajú porovnávať rôzne produkty a služby s cieľom zvoliť ten pravý. Môžeme ich požiadať, aby nám zaslali vzorky a katalógy, aby sme sa pozreli na náklady a kvalitu. Aj pri hromadných nákupoch môžeme požiadať o cenovú ponuku a zvoliť ten najlepší.

1.3 Popíšte, ako napísať špecifikáciu produktu alebo služby.

Špecifikácia predstavuje popis toho, čo chcete kúpiť, a čo musí dodávateľ citovať a poskytnúť.

Pri písaní špecifikácie produktu:

Pokyny musia byť jasné a krátke.
Musí obsahovať náklady, množstvo a určiť, či ide o doručenie alebo vyzdvihnutie.
Musí tiež obsahovať príručky alebo poznámky o bezpečnosti a ochrane zdravia.
Uistite sa, že rozumiete tomu, čo sa vyžaduje.
Dôkladne preskúmajte trh tým, že sa porozprávate s rôznymi dodávateľmi, pokiaľ ide o stupnice nákladov a dodacích lehôt
Identifikujte možné riziká spojené s obstaraním výrobkov
Jasne rozumieť tovaru a službám jednotlivých poskytovateľov

1.4 Identifikujte zdroje výrobkov a služieb, ktoré zodpovedajú kvalitatívnym očakávaniam organizácie.

Pri výbere produktov a služieb pre organizáciu sa uistite, že ste dostali cenové ponuky od rôznych poskytovateľov služieb a spoločností, aby ste mohli porovnať jednotlivé služby a zvoliť ten, ktorý je nákladovo efektívny. Druhá vec, ktorú treba mať na pamäti, je kvalita. Porovnajte rôzne služby a navštívte spoločnosti, aby ste zistili, aké služby poskytujú, a skôr, ako sa rozhodnete kúpiť, boli svedkami ich kvality. Kvalita pre organizáciu znamená veľa.

Po dokončení vyššie uvedeného si porovnajte, vyberte najlepšiu službu, ktorá je nákladovo efektívna a kvalitná, a zakúpte si ich.

1.5 Vysvetlite účel výberu produktov a služieb, ktoré zodpovedajú kvalitatívnym očakávaniam organizácie.

Pred zakúpením akýchkoľvek produktov to každá organizácia myslí dobre. Kupujú iba veci, ktoré sú povinné. Aby boli úspešní v podnikaní, musia nakupovať výrobky alebo služby s jasným porozumením toho, aké sú požiadavky ich klientov. Iba ak si organizácia vyberie produkty a služby, ktoré zodpovedajú kvalitatívnym očakávaniam, bude schopná poskytnúť svojim zákazníkom tie najlepšie služby.

Je to tiež nevyhnutné pre výhody pre zamestnancov pracujúcich pre organizáciu. Aby bola organizácia úspešná a efektívna, musí sa kvalita šíriť medzi všetkých ľudí, oddelenia, činnosti a funkcie.

1.6 Popíšte, ako vyjednať najlepšiu hodnotu za peniaze.

Vyjednávanie, ktorá má najlepšiu hodnotu za peniaze, je dôležité, aby ste mali prehľad o svojom rozpočte a zároveň šetria na výdavkoch. Pred rokovaniami zhromaždite čo najviac informácií o produktoch alebo službách, ktoré chcete kúpiť, a potom sa uistite, či sú služba alebo produkt kvalitatívne a užitočné pre organizáciu. Skontrolujte rovnaký produkt u rôznych spoločností; môžete to urobiť online prieskumom, kontrolou brožúr, zvonením spoločností alebo ich osobne navštíviť.

Akonáhle sa rozhodnete, choďte na požadovanú cenu a zostaňte pri tom pevne. Ak s tým dodávateľ nesúhlasí, mali by ste byť pripravení odísť. Môžu sa k vám vrátiť na rokovania alebo vám iná spoločnosť môže poskytnúť konkurenčné ceny.

1.7 Vysvetlite účel rozvoja a udržiavania dobrých vzťahov s dodávateľmi a spôsoby, ako to dosiahnuť.

Udržiavanie dobrých vzťahov s dodávateľmi je dobrou obchodnou praxou. Je to prospešné pre organizáciu, ktorou ste vy, aj pre dodávateľa. Dodávatelia vám môžu poskytnúť ponuky a byť pri podnikaní flexibilní, ak máte dobrý vzťah s nimi. Vždy sa uistite, že ste vyrovnali všetky účty včas, buďte ohľaduplní k obchodným zástupcom, objednávajte s dostatočným časovým predstihom, poskytnite dodávateľovi dostatok času na to, aby vám ju včas dodal, než aby ste to robili na poslednú chvíľu a nakoniec ste veľmi opatrní o poškodenom alebo chýbajúcom tovare. Musí sa s tým zaobchádzať opatrne.

1.8 Popíšte dodávateľský reťazec a jeho fungovanie.

Podľa Wikipédie a ďalších definícií na internete,

V dodávateľskom reťazci prebiehajú rôzne činnosti, napríklad transformácia produktu z prírodného zdroja alebo surovín na konečný alebo hotový produkt, ktorý sa dodá klientovi alebo zákazníkovi. Dodávateľský reťazec tvoria všetky zúčastnené strany, ako napríklad výrobný tím, spoločnosť, dodávateľ, organizácia, ktorej sa dodáva, a zákazníci, ktorí ho kupujú. V zásade sú to výrobcovia, dodávatelia alebo veľkoobchodníci, maloobchodníci a spotrebitelia.

Stručne povedané, dodávateľský reťazec prechádza produktom od dodávateľa k spotrebiteľovi a každý jednotlivec zapojený do reťazca prispieva do dodávateľského reťazca.

2.1 Popíšte postupy objednávania a dodávania produktov a služieb pre organizáciu.

Objednávanie a dodávka výrobkov a služieb pre organizáciu je veľmi dôležitá úloha, pretože zahŕňa starostlivosť o zákazníkov. Medzi produkty môžu patriť základné veci, ako napríklad kancelárske potreby, ako sú tlačiarenské materiály, stacionárne zariadenia, IT zariadenia atď., Ktoré môžu stáť veľa peňazí. Služby môžu zahŕňať akúkoľvek službu prevzatú od inej organizácie alebo poskytovateľa. Napríklad naša organizácia prijíma služby z NHS a domovov starostlivosti.

Pri objednávaní služieb a výrobkov musí zodpovedná osoba objednať dostatočné množstvo, aby sa neminuli zásoby a neovplyvňovali fungovanie organizácie. Napríklad, ak nám dôjdu obálky, tlačový materiál atď., Môže to na organizáciu pôsobiť rôznymi spôsobmi.

Pri objednávaní výrobkov je potrebné dodržať nasledujúce postupy:

Pri objednávaní kancelárskych potrieb uveďte jasné a presné podrobnosti o produktoch vrátane kódu produktu, ak je to možné.
Mali by sa uviesť veľkosť, farba a ďalšie podrobnosti
Uistite sa, že ste dostali objednávkový formulár autorizovaný vedúcim kancelárie
Objednávanie je možné vykonať prostredníctvom objednávkového formulára alebo prostredníctvom katalógov v systéme a v našej kancelárii sa vykonáva prostredníctvom SRM.
Keď je doručená stacionárna objednávka na dodávku, mala by sa dôkladne skontrolovať položka po položke, aby sa zabezpečilo, že všetky požadované dodávky v objednávke boli správne dodané a v správnom objednanom množstve.
Objednávka žiadosti je podpísaná osobou, ktorá kontroluje dodávky, aby preukázala, že s dodanou objednávkou je dohodnuté.
Akákoľvek položka, ktorá bude rovnako chybná alebo poškodená, by mala byť čo najskôr vrátená a nahradená dodávateľom, aby sa predišlo zbytočným zdržaniam.

2.2 Popíšte potreby a priority pri objednávaní a dodávaní produktov a služieb pre organizáciu.

Pri objednávaní produktov a služieb pre organizáciu skontrolujte, či sú pre organizáciu skutočne nevyhnutné, a ako to pomôže k bezproblémovému chodu organizácie, aké sú klady a zápory, kto to potrebuje a čo bude ďalšie výhody používania týchto produktov a služieb. Produktom tiež dávajte prioritu podľa ich potrieb a objednávajte iba tie najnutnejšie, pretože objednávka všetkého požadovaného môže spôsobiť problém neskôr v rozpočtovom roku.

2.3 Vysvetlite účel koncepcie organizačnej politiky prijímania darov a pohostenia.

Je dôležité, aby organizácia mala zavedené písomné zásady, ktoré regulujú vzťah medzi spoločnosťou, jej zamestnancami a externým prostredím. Každá organizácia má pravidlá týkajúce sa prijímania darov. V našej spoločnosti je neprijateľné prijímať dary alebo pohostinstvo bez autorizácie alebo zverejnenia . Toto objasňuje štandardy pre organizáciu a informuje zamestnancov, čo sa od nich očakáva, a chráni spoločnosť alebo organizáciu. Prijímanie darov môže viesť k podozreniu z nesprávneho konania.

Podľa politiky v oblasti darov a pohostinstiev

3.1 Vysvetlite účel monitorovania a vyhodnocovania postupov pri objednávaní a dodávaní výrobkov a služieb a spôsoby ich vykonávania.

Monitorovanie a hodnotenie postupov obstarávania je neoddeliteľnou súčasťou riadenia organizácie. Počas procesu obstarávania je zapojená vysoká úroveň pozornosti a koncentrácie. Akákoľvek objednávka musí byť monitorovaná a vyhodnotená, aby nedošlo k strate organizácie.

Monitorovanie: V tomto procese sú výrobky priebežne kontrolované. Objednávky sa sledujú, aby sa zistilo, či sú dokončené v požadovanom čase a či je splnený cieľ, ktorý zahŕňa rozpočet a ďalšie potreby. Monitorovaním je možné prijať potrebné opatrenia, ak sa vyskytnú problémy, a zabrániť tak zlým praktikám.

Vyhodnotenie: Totovykonáva sa s cieľom analyzovať pokrok pri dosahovaní cieľov a cieľov, ktoré už boli stanovené. Vo všetkých organizáciách by sa produkty a služby mali hodnotiť mesačne, štvrťročne alebo ročne v závislosti od ich kapacity alebo schopností. Pomáha sledovať, či boli ciele a plány splnené, a tým pripraviť cestu pre budúce plány.

Môžu byť dosiahnuté

Vypracujte kontrolný zoznam, aby ste zistili, či sa dodržiavajú postupy verejného obstarávania. Pripravte kontrolný zoznam s diskusiou medzi členmi tímu a členmi organizácie, čo sa týka všetkých, nielen vás
Ak existujú nejaké obavy, dá sa to zistiť podľa tabuľky alebo grafu. Je možné identifikovať rizikové oblasti a hľadať riešenia od skúsených ľudí.
Mali by ste sledovať a sledovať každé obstarávanie cez celý proces obstarávania.
Vždy tiež určte, či bola použitá metóda obstarávania vhodná pre obstarávaný tovar alebo služby.
Zdokumentujte všetky obstarávania a transakcie.

3.2 Popíšte kroky, ktoré možno podniknúť na zvýšenie efektívnosti objednávania a dodávania výrobkov a služieb.

Efektívnosť pri objednávaní a dodávaní produktov a služieb možno zvýšiť nasledujúcim spôsobom:

Objednávajte prostredníctvom systému poskytovaného spoločnosťou, aby ste predišli problémom.
Vyberte si najhospodárnejšiu a najkvalitnejšiu spoločnosť
Vždy, keď objednávate pravidelne, napríklad raz mesačne, majte si zoznam objednaných položiek, aby vám neunikli žiadne položky.
Ak nedostanete objednávku včas, informujte sa u dodávateľa, aký je dôvod.
Uistite sa, že ste vybrali správne položky so správnymi kódmi a množstvom a vždy skontrolujte, či boli správcom schválené objednávky nad limitnú hodnotu.
Po dodaní objednávky skontrolujte faktúru a doklad o prijatí tovaru a pošlite ju centrálnemu platobnému tímu, aby bol dodávateľ zaplatený včas.

3.3 Popíšte spôsoby, ako dosiahnuť lepšiu hodnotu za peniaze za poskytované produkty a služby.

Každé verejné obstarávanie tovarov a služieb musí vychádzať z hodnoty za peniaze. Hodnota za peniaze nie je o dosiahnutí najnižšej počiatočnej ceny, ale o kvalite a nákladoch na kvalitatívne služby

Lepšiu hodnotu za peniaze z obstarávania možno dosiahnuť mnohými spôsobmi:

Získanie vyššej úrovne alebo kvality služieb za rovnakú cenu.
Vyhýbajte sa zbytočným nákupom, pretože to zbytočne utráca peniaze.
Zabezpečenie kvalitatívneho uspokojenia potrieb používateľov.
Vždy môžete spolupracovať s inými oddeleniami a uskutočňovať hromadné objednávky, pretože pri hromadnom nákupe môžu existovať lepšie zľavy.
Vzťah medzi vami a dodávateľom musí byť dobrý, aby bolo zabezpečenie nákladovo efektívneho podnikania.

Prečo je dôležité vyberať produkty a služby, ktoré predstavujú najlepšiu hodnotu za peniaze?

Pri výbere produktov a služieb je dôležité vybrať si tie, ktoré kedykoľvek predstavujú najlepšiu hodnotu za peniaze. Je to dôležité, pretože:

Má správnu rovnováhu medzi nákladmi a kvalitou a tieto služby sú najspoľahlivejšie.
Najlepšia hodnota za peniaze zanecháva dodávateľa aj zákazníka šťastného, pretože rovnováha vylučuje nezhody.
Pomáha budovať vzťah medzi zákazníkom a dodávateľom
Tieto výrobky vydržia dlhšie a šetria toľko ďalších malých výdavkov. Napríklad, keď sa pozriete na náklady na drahý produkt, bude to oveľa lacnejšie v porovnaní s celkovými životnými nákladmi na produkt, ktorý bol pôvodne kúpený lacnejšie, a potom na ňom boli počas jeho životnosti ďalšie malé výdavky.
Dodacie lehoty budú rýchlejšie, čím sa ušetria straty v podniku a jeho prevádzke.
Platobné podmienky budú flexibilné a ceny sa často nelíšia.
Týmto spôsobom šetríte peniaze bez toho, aby ste sa obetovali na kvalite, ale najlepšia hodnota za peniaze vždy neznamená šetriť peniaze. Napríklad dodávateľ, ktorý poskytuje kvalitné služby s rýchlou reakciou za vyššiu cenu, môže byť stále najlepším pomerom ceny a kvality, pretože za vynaložené peniaze ste dostali kvalitné služby.