Úroveň NVV 3: Produkujte dokumenty v obchodnom prostredí

Prečítajte si zásady a postupy týkajúce sa vytvárania vysoko kvalitných obchodných dokumentov.

Foto Sharon McCutcheon na serveri Unsplash

Úvod do tejto jednotky

Toto je voliteľná jednotka skupiny B na úrovni 3 so 4 kreditmi. Uchádzači budú mať dôkladné vedomosti a praktické zručnosti súvisiace s produkciou kvalitných dokumentov. Budú musieť vedieť, aké zdroje sú v organizácii / spoločnosti k dispozícii a ako ich používať, dodržiavať všetky zásady a postupy na tvorbu dokumentov, efektívne využívať zdroje a dodržiavať špecifikácie.

1.1 Uveďte príklady rôznych typov dokumentov, ktoré je možné vytvoriť pre obchodné prostredie, a vysvetlite rôzne štýly, ktoré je možné použiť.

V obchodnom prostredí je možné vytvoriť veľa rôznych typov dokumentov. Patria sem: faxové dokumenty, vizitky, poznámky, programy, minúty, tabuľky, tabuľky s analýzou, listy s údajmi, listy, prezentácie a mnoho ďalších. Všetky majú rôzne účely a použitie;

Vizitky

Používajú sa na to, aby poskytli zákazníkovi informácie o tom, ako kontaktovať spoločnosť. Môžu to byť malé karty.

Faxový dokument

Ďalším typom dokumentu používaným v podnikaní je faxový dokument; Sú veľmi užitočné v podnikaní a sú najrýchlejšími spôsobmi prenosu dokumentov. Tie sú v papierovej podobe, buď farebne alebo čiernobielo.

Agenda

Programy vám povedia, čo sa bude diať. Pomáhajú ľuďom usporiadať sa, aby presne vedeli, čo by mali robiť a čo sa bude diať. Tieto dokumenty sú pri doručení na schôdzu v papierovej podobe a je možné ich distribuovať elektronicky.

Poznámky

Poznámky sa používajú na neformálnu komunikáciu s organizáciou a môžu byť v papierovej alebo elektronickej podobe.

Zápisnice

Tieto obsahujú podrobnosti o tom, čo sa stalo na stretnutí. Môžu byť vytlačené v papierovej podobe pre stretnutia a môžu byť distribuované elektronicky.

Tabuľky

Môžu byť použité na rôzne účely, od štatistických po analytické. Sú v elektronickom formáte, môžu byť vedené v tej istej knihe alebo ako rôzne listy podľa potreby.

Analytické tabuľky

Môžu to byť buď grafy alebo diagramy, ktoré pomáhajú monitorovať štatistiku výkonu. Sú tiež v elektronickom formáte a na požiadanie je možné ich vytlačiť v papierovej podobe.

Údajové listy

Tieto listy môžu byť buď vo formáte Word, alebo vo formáte Excel. Môžu sa použiť na zhromažďovanie konkrétnych údajov, ktoré sa majú komunikovať v rámci organizácií alebo mimo nich, alebo tiež na sledovanie štatistík a výkonnosti.

Listy

Toto sú dokumenty používané na rôzne typy komunikácií vo všetkých oddeleniach na rôzne účely. Existujú rôzne typy listov, formálne, neformálne, obchodné a pod.

Prezentácie

Toto sú dokumenty programu PowerPoint a slúžia na demonštračné účely na stretnutiach. Sú v elektronickom formáte a v prípade potreby je možné ich vytlačiť.

1.2 Uveďte príklady a vysvetlite rôzne formáty použité pre text.

Pri ukladaní dokumentu môžete nastaviť názov súboru a miesto, kam chcete súbor v počítači uložiť.

Môžete tiež zmeniť formát súboru. Pri zmene formátu sa mení dizajn, rozloženie alebo písma. Je to úplne iný formát, zatiaľ čo obsah zostáva rovnaký.

Každý textový procesor má svoj vlastný ukladací formát. Mnoho textových súborov používa obyčajný text (.txt), formát RTF (Rich Text Format), ako aj Microsoft Word (.doc) a teraz.docx. Existujú ale možnosti na import a export vo formáte Word .

Súbory RTF dokáže prečítať každý balík na spracovanie textu a ich veľkosť je menšia.

PDF je ďalší prenosný formát súboru, ktorý nie je možné upravovať. Existuje však niekoľko editovateľných, ktoré umožňujú určité polia s textovými poľami, ktoré umožňujú zadávanie údajov. Súbory PDF možno previesť do formátu Word a naformátovať a v prípade potreby ich potom previesť späť do formátu PDF. Ale PDF sa vždy používa pre hotové dokumenty, ktoré nevyžadujú ďalšie úpravy. Ak posielate dokumenty iným osobám, ktoré nevyžadujú alebo by nemali byť upravované, je najlepšie ich odoslať vo formáte PDF.

1.3 Aký je účel a výhody výroby kvalitných a atraktívnych dokumentov?

Dokumenty, ktoré produkujete pre svoju organizáciu, sú obrazom alebo reprezentáciou vašej organizácie. Takže automaticky vytvára dojem na čitateľa o štandardoch organizácie a o tom, ako si váži svojich zákazníkov. Kvalitný dokument vyzerá dobre aj pre oči čitateľa a je ľahko sledovateľný a dobre čitateľný.

Kvalitné dokumenty lákajú zákazníkov a dodávateľov, čím zvyšujú zisk organizácie. Pomáha pri zdokonaľovaní rôznych oblastí a zvyšuje kreativitu v tom, čo robíte, čo zase priláka zákazníkov. Úhľadne vypracovaný dokument bude obsahovať krok za krokom vysvetlenie alebo plán alebo štatistiku toho, čo sa požaduje, a pomôže identifikovať, riadiť a monitorovať riziká. To zase pomôže organizácii starať sa a byť zodpovedná za svojich zákazníkov.

Kvalita vašich dokumentov je tiež odrazom vás.

2.1 Vysvetlite rôzne zdroje potrebné na výrobu kvalitných a atraktívnych dokumentov.

Zdroje, ktoré budete pravdepodobne potrebovať na vytvorenie kvalitného a atraktívneho dokumentu

Na výrobu

1. Vysoko kvalitný užívateľ kopírky a kopírky, aby ste dosiahli čistý a jasný výtlačok

2. Vysoko kvalitná tlačiareň pre kvalitné tlačové výstupy

3. Skener, aby ste mohli skenovať dokumenty v pôvodnej podobe.

4. Počítač na spracovanie a obsluhu všetkých vyššie uvedených strojov

5. Vysoko kvalitný softvér, tj. Microsoft Word na spracovanie textu

6. Schopný alebo kvalifikovaný písací stroj na výrobu dokumentu tak, aby bol dokument pripravený v požadovanom formáte a usporiadaní

7. Pravdepodobne obal alebo väzba pre ten úhľadný a dokončený vzhľad

Pre kvalitu

1. Obrázky, vďaka ktorým budú dokumenty atraktívne a príjemnejšie

2. Čiteľné písmo, ktoré si môže každý prečítať bez akýchkoľvek ťažkostí

3. Decentná veľkosť písma, aby bola čitateľná pre všetkých

4. Jednoduché rozloženie pre elegantný a príjemný vzhľad.

2.2 Akými spôsobmi môžete použiť rôzne zdroje na výrobu kvalitných a atraktívnych dokumentov?

Použitím vysokokvalitných papierov, kvalitných laserových tlačiarní a dobrého softvéru na úpravu je možné vyrobiť vysokokvalitný a atraktívny dokument.

2.3 Popíšte rôzne typy technológií dostupných na vkladanie, formátovanie a úpravy textu a ich hlavné vlastnosti.

Na zadávanie, formátovanie a úpravy textu sú k dispozícii rôzne technológie:

• Počítač s monitorom, klávesnicou a myšou alebo notebookom
• Tlačiareň, skener
• Softvér na spracovanie textu

Bežný alebo štandardný spôsob zadávania textu do počítača (alebo za starých čias bol písací stroj) je pomocou klávesnice. Môže to byť bezdrôtová alebo káblová klávesnica alebo dotyková podložka v závislosti od zariadenia, ktoré používate. Na klávesnici používateľ stlačí konkrétnu klávesu pre každý znak, ktorý vyžaduje zadanie, a ten sa prenesie do softvéru na spracovanie textu, ktorý je k dispozícii, nainštalovaný alebo používaný v zariadení. Spravidla je to textová aplikácia Microsoft, ktorá sa bežne používa na spracovanie textu vo väčšine organizácií.

Ďalšou formou zadávania textu je skener. Skener dokáže podľa potreby skenovať ako JPEG alebo PDF. V niektorých prípadoch je tiež možné previesť naskenované dokumenty do formátu Word a vykonať zmeny. Na dosiahnutie tohto cieľa je k dispozícii softvér.

Technológia dostupná na vkladanie textu

Klávesnica (a myš) slúžia na ručné zadávanie textu. Môže byť pomalý a / alebo náchylný na chyby v závislosti od schopností obsluhy klávesnice. Sú všeobecne dostupné a zvyčajne sa dodávajú s počítačom.

Dokumenty sa skenujú pomocou skenera a potom sa dajú konvertovať na text pomocou softvéru na optické rozpoznávanie znakov. Presnosť prevodu závisí od kvality systému. Originálny dokument musí byť veľmi jasný a vo vhodnom písme. Nie všetky systémy si dokážu poradiť s grafikou originálu.

Technológia dostupná na formátovanie a úpravy textu

Najjednoduchším dostupným textovým editorom je poznámkový blok. Môže sa použiť iba na základné úpravy. nemôžete používať príliš veľa módnych typov písma alebo formátov alebo vkladať znaky. Toto sa v zásade používa na úpravy a opravy a nezaberá príliš veľa miesta v pamäti, pretože jeho veľkosť je v porovnaní s ostatnými textovými procesormi príliš malá.

Ak potrebujete módne štýly a rozloženie, najlepším textovým procesorom bude Microsoft Word. Má množstvo zabudovaných funkcií, ktoré umožňujú vyššiu úroveň úprav, opráv a vylepšenia textu. Má nespočetné množstvo typov písma, rozloženia, šablón, funkcií, farieb atď. Kvôli týmto výhodám je veľkosť súboru v porovnaní s programom Poznámkový blok alebo Word Pad relatívne veľká, pretože všetky tieto podrobnosti o formátovaní sa ukladajú spolu so znakmi.

Na triedenie textu a ďalších údajov sa používa ďalší softvér (tabuľkový procesor, databázové aplikácie). Používajú sa tiež na štatistické a analytické účely.

3.1 Aké sú výhody dohody o účele, obsahu, štýle a termínoch na vyhotovenie dokumentov?

Všetky dokumenty

• sú napísané konkrétnemu publiku;
• mať jednotnú správu
• by mali mať v dokumente informácie, ktoré sú ľahko prístupné, jasné, presné a čitateľné;
• V skutočnosti oslovte určené publikum.
• Mali by sa dostať k cieľovému publiku včas

Keď píšete dokumenty alebo pripravujete dokumenty, vždy musí existovať účel. Dokument tiež musí mať určité rozloženie alebo štýl v závislosti od účelu, pre dokument budú stanovené konečné termíny. Takže všetky tieto aspekty musia byť zohľadnené a dohodnuté s vašim manažérom alebo organizáciou alebo tímom, podľa toho, ktorá politika a postup platí. To rozhodne, či bude dokument presnou replikou toho, čo sa od organizácie vyžaduje, a pomôže vám vytvoriť dokument bez chýb a zodpovedajúci požiadavkám publika, ktoré oslovíte. Plánovaním všetkých týchto krokov vopred teda dokončíte prípravu dokumentu včas s minimálnou stratou času a chýb.

3.2 Popíšte spôsoby organizácie obsahu potrebného pre dokumenty.

Predtým, ako začnete pracovať na dokumente, musíte si zistiť

• Ako sa má dokument predložiť
• Informácie, ktoré majú byť zahrnuté.
• Pre koho je dokument určený
• Aký dlhý môže byť dokument
• Účel dokumentu
• Aké formáty budú potrebné
• Vypracujte hrubý prievan
• Vyberte správny jazyk (formálny / neformálny)

Všetky informácie potrebné na prípravu dokumentu by mali byť bezpečne uložené s jasnými názvami súborov, zoznamom alebo databázou zdrojov. To, ako je hotový dokument prezentovaný a usporiadaný, bude závisieť od toho, na čo sa má dokument použiť, od formátu a obsahu. To teda musí byť dohodnuté s pôvodcom a pravidelne aktualizované, aby sa zabezpečilo, že hotový výrobok zodpovedá danému účelu. Podnadpisy sú užitočné, aby ste ľahko našli konkrétny informačný bod.

3.3 Popíšte spôsoby integrácie a rozloženia textu a netextu.

Text a netext je možné ľahko integrovať do programu Microsoft Office Word. Program Microsoft office word vám umožňuje vkladať obrázky, grafy, kliparty a obalovať text a pomáha vám pri riešení rôznych funkcií pri vytváraní konzistentného formátu. Existuje aj množstvo rôznych funkcií, ktoré je možné tiež použiť. Existujú aj rôzne ďalšie kancelárske aplikácie, ktoré pomáhajú pri integrácii a rozložení textu a netextu, napríklad Excel a PowerPoint, pomáhajú pri integrácii textu a netextu do tabuliek a listov. Podľa toho, ktorá aplikácia sa kedy použije, je potrebné vykonať formátovanie a ďalšie procesy, pričom treba pamätať na to, ako potrebujete, aby výstupný dokument vyzeral.

3.4 Ako by ste skontrolovali presnosť úplných dokumentov, ako sú pravopis a gramatika, interpunkcia, správnosť? Prečo by si to robil?

Väčšina textových editorov má kontrolu pravopisu. Takže keď niečo napíšete do počítača, bude to neustále kontrolovať kúzlo. Kontrola pravopisu nie je úplne presná. Pokiaľ namiesto požadovaného slova napíšete iné slovo, kontrola pravopisu ho neidentifikuje. Budete potrebovať slovník. Kontrola pravopisu nebude obsahovať všetky slová, takže budete vždy musieť pridať nové slová, keď ich budete v slovníku potrebovať. Môžete tiež pridať slová a mená, ktoré opakovane používate, ale nie v slovníku, aby ste predišli ich pravostrannej kontrole.

Po dokončení kontroly pravopisu je dobré urobiť aj kontrolu gramatiky, hoci kontrola gramatiky nie je taká dobrá a nevyberie všetky gramatické chyby. Najlepšie je preto prečítať si dokument raz alebo dvakrát aj po vykonaní všetkých týchto kontrol a ak je to možné, je dobré nechať si ho prečítať od inej skúsenej osoby, pretože v našom vlastnom písomnom dokumente vždy nevidíme všetky chyby..

Presnosť a správnosť sa kontroluje, pretože dokumenty sú obrazom organizácie a musia byť na vysokej úrovni. Pomáha tiež čitateľovi ľahko pochopiť, čo sa snažíte vysvetliť alebo predstaviť.

Pre dokumenty existujú digitálne aj fyzické úložné riešenia.

3.5 Vysvetlite, prečo by ste mali bezpečne ukladať dokumenty. Uveďte príklady toho, ako by ste to robili.

Dôležité dokumenty, či už menšie alebo väčšie, musia byť bezpečne a bezpečne uložené podľa zásad a postupov organizácie. Môže to byť buď digitálne úložisko, alebo fyzické úložisko v závislosti od potrieb a s prihliadnutím na jeho dôvernú povahu. Digitálnym úložiskom môže byť zabezpečený server, jednotka alebo flash disky organizácie. Fyzickým úložiskom môžu byť kartotéky. V každom prípade sú uložené pre budúce referencie, a preto sú dôležité. Je tiež potrebné dodržiavať zákon o ochrane údajov.

Súbory a záznamy by sa mali ukladať v súlade s predpismi, aby sa zaistila bezpečnosť uvedenej dokumentácie / údajov, a pre bezproblémový chod firmy je nevyhnutné. Informácie musia byť bezpečne uložené, aby ich nebolo možné zverejniť tretím stranám bez príslušných povolení. Je to dôležité, pretože všetky údaje, ktoré nie sú zabezpečené, sa môžu šíriť po celom internete. Uistite sa tiež, že ste svoju prácu uložili a správne zabezpečili.

Tiež by ste mali vždy ukladať zmeny v dokumente, výkrese alebo tabuľke, na ktorej pracujete, tak často, ako je to možné - v prípade prerušenia napájania alebo zlyhania počítača.

Väčšina podnikateľov sa dnes spolieha na elektronické dáta, a preto je najlepšie mať k dispozícii dobré riešenie zálohovania. Naša organizácia zálohuje dáta každú noc na svoj server a prípadne na externé médiá, kedykoľvek je to potrebné, aby sa zabránilo strate dát pri neodvratných zlyhaniach.

3.6 Aký je účel dôvernosti a ochrany údajov pri príprave dokumentov?

Zverejnenie osobných údajov môže mať vážne následky. Pravdepodobne neexistuje žiadny dôležitejší aspekt žiadneho podnikania ako ochrana údajov a dôvernosť. Pomáha zachrániť spoločnosť, jej hodnoty a dôveru od zákazníkov.

3.7 Aký je účel a výhody dodržania termínov?

Je dôležité dodržiavať termíny, pretože to šetrí čas, peniaze a zdroje a vždy chceme byť pred konkurenciou.

Účelom a výhodami dodržiavania termínov je úspora finančných vecí, ako je znižovanie nákladov, a šetrí váš drahocenný čas. Ak nie sú dodržané termíny, utratíte viac peňazí za prácu, ktorá čaká na dokončenie, a to ovplyvňuje celkový obrat, a tým drasticky ovplyvní váš rozpočet.

Nedodržanie termínu nepriamo ovplyvňuje aj rôzne ďalšie vzájomne súvisiace oddelenia. Príkladom môže byť finančné oddelenie, mzdové oddelenie a účtovné oddelenie a určite všetky ďalšie prepojené oddelenia. Ovplyvňuje to potom celkový príjem alebo zisk organizácie, čo bude mať zase vplyv na platy zamestnancov, zvyšovanie platov a bonusy.