„Objednávanie produktov a služieb“: osobné vyhlásenie (pre obchodnú a administratívnu skúšku nvq)

Na efektívne fungovanie spoločností a organizácií musia byť všetky produkty a služby pripravené v pravý čas. Každá spoločnosť má svojho dodávateľa. Informácie o dodávateľoch a produktoch zhromažďujú z rôznych zdrojov. Naša organizácia v minulosti používala na objednávanie kancelárskych potrieb __________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) a nedávno sa presunuli do _______________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) , pretože zistili, že je to nákladovo efektívnejšie. Porovnajú sa náklady na výrobky a získa sa celková cenová ponuka od dodávateľov. Pre služby je vybraná spoločnosť, ktorá poskytuje najlepšiu ponuku spolu s kvalitou.

Zvoníme dodávateľom a podľa možnosti zabezpečíme návštevu dodávateľa, aby sme sa pozreli na kvalitu služieb, ktoré poskytujú. Naša spoločnosť berie služby od _____________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) . Spravidla je teda naplánovaná návšteva s cieľom skontrolovať, či sú v súlade so všetkými zásadami a postupmi, a tiež či to bude pre klienta bezpečnejšie a lepšie miesto. Tiež skontrolujeme, či vidíme ponuky, aby sme našli najlepšiu kvalitu a služby.

Ako požadujeme produkty a služby

Po výbere dodávateľa od nich naďalej preberáme služby. Objednávky sa každý mesiac podávajú podľa požiadaviek na stacionárne a každodenné na ďalšie služby. Pri žiadosti o službu alebo produkt sa ubezpečujeme, že veľmi jasne špecifikujeme potreby a špecifikácie. Zapíšeme si názov produktu, kód, ak je k dispozícii, množstvo a náklady. To je možné, iba ak viem o produktoch a službách.

Pri výbere produktov a služieb môj vedúci kancelárie komunikuje s dodávateľmi a získava ponuky od rôznych dodávateľov. Dodávatelia pre nás tiež poskytujú vzorové výrobky na kontrolu kvality. Po dôkladnom preskúmaní nákladov a kvality sa môj kancelársky manažér rozhodne, s ktorou spoločnosťou pôjde, a dostane od nich služby.

Pri výbere služieb a produktov je veľmi dôležitá kvalita. Musí splniť očakávania klientov. Rovnako dôležité je, aký prínos budú mať tieto služby pre zamestnancov.

Ďalšou dôležitou vecou, ​​ktorú treba mať na pamäti, je nákup iba tých produktov, ktoré požadujeme, pričom treba pamätať na požiadavky klientov a zamestnancov. Pokiaľ nie, peniaze vynaložené na nežiaduce predmety sa stanú odpadom. Jasné plánovanie pomáha šetriť rozpočet.

Pri hľadaní dodávateľov a produktov obchodný manažér spolupracuje s rôznymi dodávateľmi, aby získal najlepšiu ponuku. To pomáha organizácii ušetriť peniaze a udržať si prehľad o rozpočte.

Pri kontakte s dodávateľmi sa každý ubezpečuje, že zachovávajú profesionalitu, uskutočňujú platby včas a stíhajú objednávky a dodávky. Dbáme na to, aby sme objednávku zadali v dostatočnom časovom predstihu a poskytli dodávateľovi dostatok času na včasné dodanie výrobkov alebo služieb.

Objednávanie, prijímanie a všetko, čo súvisí s poskytovaním a prijímaním tovaru a služieb, patrí do toho, čo sa nazýva dodávateľský reťazec. Dodávateľský reťazec začína od surovín použitých na výrobu produktu až po dodaný produkt pre spotrebiteľa vrátane všetkých, ako napríklad veľkoobchod, maloobchod atď. Takže všetci členovia tohto reťazca sú zodpovední za výkon a kvalitu.

Pri objednávaní produktov dbám na maximálnu opatrnosť, aby som uviedol jasné podrobnosti o produktoch, ktoré požadujem, vrátane kódu, veľkosti, farby a ďalších požadovaných podrobností. Skontrolujem, či sú všetky položky na objednávke potrebné a kto ich potrebuje. Objednávku uprednostňujem podľa potrieb a objednávam len tie najnutnejšie. Potom ich nechám autorizovať svojím manažérom. Objednávky zadávam pomocou systému s názvom ____________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) . Objednávky sa uskutočňujú prostredníctvom katalógu dodávateľa, ktorý je už v systéme k dispozícii. Hneď ako prijmeme objednávky, dôkladne sa skontrolujú oproti faktúre, aby sme zistili, že sme dostali všetky položky podľa faktúry, a potom je potvrdenie podpísané. Tiež potom tovar prijmem objednávku dňa ____________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) , aby upozornil platobný tím, že sme objednávku dostali. Systém generuje číslo nákupnej objednávky. Na faktúru potom napíšem číslo nákupnej objednávky a zaúčtujem ich do platobného tímu, ktorý uvoľní platby dodávateľovi.

Monitorovanie a hodnotenie objednávok

Objednávky sú pri zadávaní sledované, aby bolo možné sledovať, čo sa deje. Objednávky sú sledované na rýchle dodanie a kvalitu, aby sa zabránilo problémom. Objednávky zariadení ICT sa uskutočňujú prostredníctvom nášho servisného strediska ICT a sleduje sa každý produkt od objednania po dodanie.

Objednávky a služby sa tiež vyhodnocujú každý mesiac, aby sa skontrolovalo, či zodpovedajú požadovanej kvalite a výkonu. To tiež pomôže zlepšiť výkony a nájsť spôsoby, ako výkony zvýšiť, pretože to ovplyvní nie jedného jednotlivca, ale tím a organizáciu.

Po dokončení monitorovania a hodnotenia sa môžu použiť na zvýšenie efektívnosti použitých postupov. Môže sa vylepšiť výberom správnej spoločnosti a použitím správneho systému objednávania. Vždy mám zoznam položiek, ktoré si musím objednať. Tímom tiež pošlem e-mail so žiadosťou o ich požiadavky, potom ich zhromaždím a zadám na objednávku. Ak nedostanem objednávku včas, kontaktujem svojho vedúceho kancelárie, ktorý ju následne naháňa s dodávateľom. Po prijatí objednávky ju tovar prijmem do systému, aby bol dodávateľ zaplatený včas.

Ako sa uistíme, že v službách a produktoch získate najlepšiu hodnotu

Pri hľadaní lepšej hodnoty za peniaze za služby, ktoré poskytujeme a prijímame, pracujeme ako tím. Lepšia hodnota za peniaze znamená mať ten správny kvalitatívny produkt za lacnejšiu cenu. Aby sme to dosiahli, budeme musieť rokovať s dodávateľmi alebo poskytovateľmi služieb, vyhýbame sa zbytočným nákupom. Podľa potreby uskutočňujeme hromadné objednávky, pretože to šetrí čas a peniaze. Aby sme to všetko udržali, udržiavame dobré vzťahy s dodávateľom.

Pamätám si, že som spolupracoval s ____________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) 3 týždne predtým, keď som sa pokúsil o ______________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) pre klienta. _______________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) ma informovalo, že službu nebudú môcť poskytnúť, pretože si neboli istí, či túto službu niekto vyžaduje. Okamžite som ich informoval o strate pre našu organizáciu, pokiaľ tento klient neurobil ___________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) . Naša organizácia bude platiť za služby peniaze, zatiaľ ich nikto nemal, pretože sú __________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) . Pani do telefónu sa porozprávala so svojím manažérom a potom súhlasila, že pôjde podľa toho, o čo som žiadal. To je jeden zo spôsobov, ako sa organizácii ušetrili peniaze.

Zamestnanci pracujúci pre našu organizáciu nesmú prijímať žiadne dary ani pohostenia bez povolenia alebo zverejnenia. Pravidlá uvádzajú, že „ ___________________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) “. Ak ktorýkoľvek zamestnanec nebude dodržiavať organizačné zásady a postupy, bude podniknutý formálne kroky a môže to viesť dokonca k prepusteniu, pretože to bude vážne zneužitie úradnej moci.

Od poskytovateľov služieb vždy dostávame oznámenia týkajúce sa nových služieb, ktoré poskytujú. Posielajú nám aktualizované letáky, ktoré rozdávame klientom, ktorí ich potrebujú. Akákoľvek komunikácia, ktorú dostávam, je spojená s tímom a ďalšími oddeleniami, o ktorých si myslím, že ich budú vyžadovať.

Pri zadávaní objednávok mám ______________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) limit na autorizáciu. Tiež keď príde faktúra za väčšiu sumu alebo službu, alebo keď musí byť zadaná objednávka za vyššiu sumu, prezriem ju a skontrolujem, či je to niečo, čo skutočne potrebujeme, a až potom pokračujem v objednávke.

Pri objednávaní výrobkov kontrolujem, či dostaneme to, čo chceme. Napríklad pri objednávaní faxu som rokoval so svojím manažérom a tímom ICT o drahom stroji, pretože lacnejší stroj spotreboval príliš veľa atramentu alebo stúh, čo stálo viac peňazí, zatiaľ čo drahý stroj spotreboval menej atramentu. Predložil som argument, že treba minúť raz a potom ušetriť peniaze, a nie kupovať lacný stroj, na ktorý budeme musieť zakaždým minúť peniaze.

Pri objednávaní produktov a služieb sa ubezpečujem, že dodržiavam zásady a postupy organizácie a že ich dodržiavam. Ubezpečujem sa, že faktúry, ktoré dostávam, sú skutočné a originálne faktúry, a nie kopírujúce faktúry. Objednávam výrobky iba u spoločností, s ktorými sme uzavretí zmluvy a môžem ich objednávať.

Keď spolupracujem so spoločnosťou ____________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) za poskytovanie služieb zákazníkom, ak nie sú k dispozícii ___________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) , odporúčam tímu, aby požiadal o ___________ (odstránený z dôvodu zachovania dôvernosti) . Takto používame peniaze, ktoré sme zaplatili, a nenechávame naše služby nevyužité, čím neprídeme o plytvanie ani stratu.

Kontrola a kontakt s dodávateľmi a poskytovateľmi služieb

Pri výbere dodávateľov papierní alebo opatrovateľských služieb sa manažéri a seniori stretávajú spoločne a podľa potreby zabezpečia návštevy poskytovateľov služieb, aby zistili, či sú pre klientov dostatočne dobrí, a potom sa dohodnú na zmluve o poskytovaní služieb. Pri zadávaní objednávky na papiernictvo súhlasím s výrobkami, ktoré budú spadať do môjho autorizačného limitu, a vždy sa ubezpečujem, že objednávam požadované výrobky, a nie nežiaduce. Keď to presiahne môj limit, nechám si poradiť od svojej manažérky a vysvetlím jej, prečo je to dôležité skôr, ako urobím objednávku.

Pri styku s poskytovateľmi služieb si zachovávam profesionalitu. Rokujem o službách, ktoré potrebujeme, aby sme pre našich klientov mohli urobiť maximum. Ako bolo vysvetlené vyššie, hovoril som s domami, aby som zabránil strate peňazí pre našu organizáciu, ktorá patrí do mojej právomoci.

Keď sú služby poskytované klientom, zasielam zmluvy, ktoré sú zmluvou medzi poskytovateľom služieb, klientom a našou organizáciou. Ako organizácia zabezpečujeme, aby sme všetci dodržiavali to, čo je uvedené v zmluve. Poskytované služby sú neustále monitorované a sú vykonávané kontroly, aby sa zabezpečilo, že dodržiavajú zmluvy a zákony organizácií. Prípadné problémy, ktoré sa vyskytnú, sa riešia na vyššom manažmente, prijímajú sa diskusie a prijímajú rozhodnutia na základe urgentných stretnutí.

Pravidelne sa kontrolujú diskusie o poskytovateľoch služieb. Akékoľvek problémy, ktoré sa vyskytnú, sú brané vážne a poskytované služby sú dočasne alebo natrvalo pozastavené s ohľadom na blahobyt klientov.