Plánujte a organizujte stretnutia: diplom nvq úrovne 3 v odbore obchod a administratíva

Preskúmajte dôležité aspekty plánovania a organizácie stretnutí v tejto jednotke.

Foto: Christina @ wocintechchat.com na serveri Unsplash

Úvod do tejto jednotky

Táto jednotka je voliteľnou jednotkou skupiny B na úrovni 3 s celkovým počtom 5 kreditov. Táto jednotka pomáha uchádzačovi pochopiť opatrenia a činnosti potrebné na plánovanie a organizáciu stretnutí, ako sa pripraviť na stretnutie, ako podporovať priebeh stretnutia a ako na stretnutie nadviazať.

Pre túto jednotku bol tiež zahrnutý príklad osobného vyhlásenia!

1.1 Vysvetlite úlohu osoby, ktorá plánuje a organizuje stretnutie

Aby stretnutie mohlo fungovať efektívne, je potrebné dobré plánovanie a príprava. Tieto dva kroky zaberú veľa času.

Pri plánovaní stretnutia zvážte toto:

• Zistite základné podrobnosti o stretnutí: typ stretnutia, rozpočtovaná suma, ktorú je možné minúť, počet účastníkov, miesto konania, kde sa bude konať, a ďalšie podrobnosti.
• Zistite cieľ stretnutia
• Zistite, aká je úloha každého účastníka tímu.
• Usporiadajte kontrolný zoznam a vložte všetky dátumy do kalendára, aby ste sa uistili, že rôzne schôdzky alebo udalosti si navzájom nedochádzajú.
• Ak budú musieť byť stretnutia pravidelne naplánované, aby bolo možné monitorovať vykonané činnosti, je možné do elektronického kalendára vložiť stretnutie, ktoré sa opakuje každý mesiac alebo každých štrnásť dní.

Pri organizovaní stretnutia zvážte toto:

• Plne pochopte účel stretnutia
• Zistite časové obmedzenie ľudí, ktorí sa zúčastnia na schôdzke, a určte najlepší čas na jej uskutočnenie, aby nedošlo k rozporu s inými schôdzkami.
• Vyberte si miesto, ktoré je ľahko dostupné pre všetkých účastníkov.
• Naplánujte si dĺžku stretnutia, zvážte návštevníkov a počet otázok, ktoré je potrebné prediskutovať.
• Naplánujte si, aké občerstvenie bude poskytnuté a kto bude mať na starosti.
• Zhromaždite položky programu a pripravte ich v správnom formáte a poradí.
• Ak je potrebné rozdeliť zodpovednosť medzi rôznych ľudí, urobte si zoznam, kto bude čo robiť!
• Uistite sa, že osoba zabezpečujúca stretnutie vie, čo je potrebné na stretnutí dosiahnuť a ako dlho je naplánované jeho trvanie.

1.2 Popíšte rôzne typy stretnutí a ich hlavné črty

Existujú rôzne typy stretnutí. Stretnutia sa líšia, pokiaľ ide o:

• Počet ľudí zúčastňujúcich sa na stretnutí
• Účel stretnutia
• Veľkosť organizácie
• Osoba predsedajúca schôdzi
• Dĺžka stretnutia

Základné typy stretnutí sú nasledujúce.

• Stále stretnutie: Toto je stretnutie, ktoré sa koná pravidelne každý týždeň alebo každé dva týždne s manažérom v súvislosti s akýmkoľvek prebiehajúcim projektom. Tieto stretnutia trvajú do ukončenia projektu a majú všeobecný formát pre program a zápisnice.
• Tematické stretnutie: Stretnutie zamerané na diskusiu o konkrétnej téme týkajúcej sa práce alebo projektu.
• Prezentácia: Stretnutie, ktoré sa koná všeobecne s cieľom informovať tím o zmenách vykonaných v procesoch a postupoch. Na tomto stretnutí je prítomný moderátor alebo dvaja účastníci a na konci majú účastníci možnosť klásť otázky.
• Konferencia: Stretnutie organizované so značným plánovaním a štruktúrou a moderované predsedajúcim. Počet účastníkov závisí od účelu konferencie.
• Núdzové stretnutie: Stretnutie, ktoré sa konalo naraz, bez väčšieho predchádzajúceho upozornenia, bolo zamerať sa na krízu vnútornú alebo vonkajšiu. Na schôdzi sa musia zúčastniť všetci členovia tímu.
• Seminár: Stretnutie sa koná hlavne na vzdelávacie účely a je vedené odborníkmi z určitej oblasti.

1.3 Vysvetlite, ako plánovať stretnutia, ktoré plnia dohodnuté ciele a ciele

Stretnutia je potrebné plánovať s veľkou pozornosťou a podrobnosťou, pretože zohrávajú veľmi dôležitú úlohu pri dosahovaní cieľov organizácie. V prvom rade si pripravte kontrolný zoznam pre stretnutie.

Kontrolný zoznam schôdzky:

• Skontrolujte, či boli stanovené konkrétne a realistické ciele.
• Skontrolujte, či je miesto stretnutia prístupné pre všetkých.
• Skontrolujte, či sú dátumy a časy vhodné pre všetkých účastníkov.
• Skontrolujte, či je predseda oboznámený s programom.
• Pripravte program, ktorý dokáže splniť všetky ciele.
• Skontrolujte, či je program vytlačený a pripravený, zdroje pripravené na schôdzu a všetky pozvánky boli odoslané.
• Skontrolujte, či je predseda, zapisovateľ a prednášajúci pripravení a či je občerstvenie pripravené.

Plánovanie: Naplánujte si schôdzku spolu s predsedom a všetkými účastníkmi vrátane typu schôdzky, jej účelu, dostupného rozpočtu, počtu účastníkov, miesta konania a ďalších základných podrobností.

Požiadavky na miesto konania: Pri výbere miesta konania schôdzky zohľadnite účel stretnutia a počet účastníkov a to, či je miesto konania dobre dostupné. Overte si na mieste konania, či majú všetky zariadenia potrebné na stretnutie. Ak je to potrebné, informujte tiež predsedu a účastníkov a v prípade potreby získajte nápady o ich očakávaniach v súvislosti s miestom konania, aby sa predišlo problémom a neúspechom pri schôdzi.

Cieľoví účastníci a pozvánky: Jasne uveďte účastníkov stretnutia a pošlite im pozvánky na stretnutie. Spýtajte sa, o čom budú rozprávať a ako dlho to budú potrebovať. Takto môžete vypočítať dĺžku stretnutia.

1.4 Vysvetlite účel krátkej dohody o stretnutí

Stručná informácia je krátkou poznámkou o tom, o čom stretnutie je: účel, kto sa ho zúčastní a prečo sa ho zúčastní.

Stručný obsah nám umožňuje zamerať sa na ciele stretnutia a jeho výsledky, čo pomáha pri efektívnom budovaní tímu.

Dobrý brief musí byť krátky, jasný a sústredený a musí sčítať všetky myšlienky, ktoré je potrebné sprostredkovať. Týmto spôsobom bez akejkoľvek nejasnosti jasne pochopíte, o čo sa snažíte.

Stručný prehľad musí byť úplne jasný o cieľoch stretnutia týkajúcich sa podnikania.

Veľkosť miesta konania je dôležitým faktorom pri stretnutí.

1.5 Vysvetlite, ako určiť vhodné miesta konania pre rôzne typy stretnutí

Pri výbere miesta konania schôdzky alebo konferencie je potrebné mať na pamäti niekoľko vecí.

• Vhodnosť : Skontrolujte, či je miesto konania konania dostatočne veľké na to, aby sa do neho zmestili všetci účastníci stretnutia.
• Miesto : Uistite sa, že miesto konania sa nachádza na mieste prístupnom pre všetkých účastníkov stretnutia.
• Dostupnosť : Skontrolujte, či je miesto konania v požadovaný deň voľné, aby ste sa vyhli sklamaniu na poslednú chvíľu. Môže to spôsobiť ďalšie problémy, ak nebudete vedieť, že miesto nie je k dispozícii po vykonaní všetkých opatrení a po príchode všetkých účastníkov.
• Veľkosť : Skontrolujte, či sa v miestnosti môžu ubytovať všetci účastníci a zdroje, ktoré budú potrebovať, a či je k dispozícii pomoc s potrebnými prostriedkami.
• Vybavenie : Skontrolujte miesto konania a zistite, či sa tu dá stretnutie zorganizovať bez akýchkoľvek problémov s využívaním zdrojov.
• Náklady : Skontrolujte tiež, či miesto konania zapadá do rozpočtu a či je nákladovo efektívne.

1.6 Popíšte typy zdrojov potrebných pre rôzne typy stretnutí

Nasleduje zoznam základných zdrojov potrebných pre schôdzu.

• Písomný materiál: robiť si na schôdzi poznámky.
• Spätný projektor: na predvádzanie alebo zobrazovanie dokumentov alebo snímok.
• Suchá lepenka: Pomáha osobe, ktorá preukáže, jasne zapísať veci alebo nápady pre účastníkov, aby o tom neboli žiadne pochybnosti.
• PC / notebook: používajú sa v spojení s spätným projektorom na zobrazovanie prezentácií alebo dokumentov.
• Informačné výtlačky pre ostatných účastníkov: Patria sem agendy a ďalšie papiere, ktoré môžu účastníci požadovať, aby mohli po stretnutí bez problémov pokračovať.

1.7 Načrtnite hlavné body, ktoré by mali byť predmetom programu a príspevkov z rokovania

Program rokovania je pripravený pred schôdzou a je rozposlaný všetkým účastníkom. Je to zoznam tém, ktoré budú predložené na diskusiu.

Program musí obsahovať:

• stručný popis cieľov stretnutia
• zoznam tém, ktorým sa treba venovať
• zoznam s uvedením, kto a ako dlho sa bude venovať každej téme.
• Na uskutočnenie informovanej diskusie o téme stretnutia bude potrebné poznať čas, dátum a miesto konania schôdze a všetky ďalšie informácie, ktoré účastníci musia mať.

Príspevky zo schôdze sú záznamom z

• prítomných
• čas začiatku a konca stretnutia
• všetky diskutované témy; nič by nemalo byť vynechané.

1.8 Vysvetlite účel, ktorý majú účastníci potrebovať, osobitné požiadavky, a poskytnite im informácie potrebné na stretnutie.

Organizátor stretnutia bude musieť zabezpečiť, aby boli uspokojené potreby všetkých účastníkov. Ak vám bolo pridelené niečo konkrétne, príďte vždy pripravení. Ak plánujete konferenčný hovor, nezabudnite to urobiť vopred. Môže sa stať, že budete požiadaní, aby ste si priniesli jedlo alebo pitie.

• Ak sa práve zúčastňujete stretnutia, mali by ste si so sebou vziať aspoň dve perá a dostatok papiera na zapisovanie poznámok.
• Ak ste zodpovední za organizovanie jedál a nápojov pre účastníkov, skontrolujte, či niektorý z účastníkov nemá špeciálne stravovacie požiadavky.
• Ak stolička alebo reproduktor potrebuje notebook a projektor, skontrolujte, či sú pripravené a pripravené.
• Ak je účastník fyzicky postihnutý a vyžaduje špeciálne opatrenia týkajúce sa prístupu, uistite sa, že je v mieste konania konania pre túto osobu k dispozícii.
• Informujte sa na mieste konania o dátume a čase stretnutia a o tom, či bude miesto konania k dispozícii po celú dobu.
• Ak účastníci potrebujú adresu a pokyny, nezabudnite im e-mailom poslať podrobnosti v dostatočnom predstihu.

Nechajte všetkých externých účastníkov informovať o účele stretnutia a jednotlivých úlohách.

1.9 Popíšte zdravotné, bezpečnostné a bezpečnostné požiadavky, ktoré je potrebné zohľadniť pri organizovaní stretnutí

Zdravie, bezpečnosť a ochrana sú najdôležitejšie faktory, ktoré je potrebné brať do úvahy pri vedení stretnutia.

• Skontrolujte, či je miesto konania bezpečná štruktúra pre daný druh stretnutia.
• Skontrolujte, či sú elektrické drôty správne pripevnené a či sa nedotýkajú podlahy.
• Uistite sa, že používané zariadenie, ako napríklad notebooky a OHP, je v dobrom stave a prešlo testovaním IKT, aby sa predišlo problémom s bezpečnosťou.
• Zaistite, aby všetky dôverné dokumenty prijaté na schôdzku nezostali pozadu a boli bezpečne vrátené. Zaistite tiež, aby k týmto dokumentom mali prístup iba oprávnené osoby.

1.10 Vysvetlite účel a výhody briefingu predsedu pred schôdzou

Predseda schôdze by mal byť o schôdzke informovaný, aby vedel, čo môže od nej očakávať. Niektorí predsedovia majú na svojom pláne veľa práce, a preto nemôžu venovať všetku svoju pozornosť jednému projektu alebo oblasti. Osoba zodpovedná za inštruktáž predsedu je osoba zodpovedná za hladký priebeh schôdze.

1.11 Vysvetlite účel privítania a poskytnutia vhodného občerstvenia pre účastníkov

Účelom privítania a poskytnutia vhodného občerstvenia pre účastníkov je dosiahnuť, aby sa cítili vítaní a uvoľnení, a aby mali dobrú náladu na to, aby boli pozorní a zúčastňovali sa. Ľudia sa necítia unavení ani vhodným občerstvením.

1.12 Popíšte druhy informácií, rád a podpory, ktoré bude pravdepodobne potrebné poskytnúť počas stretnutia

Najzrejmejšou formou podpory, od ktorej by ste mohli byť požiadaní, je písanie minút. Môžete byť požiadaní, aby ste poskytli program schôdze a ďalšie podporné dokumenty. Medzi ďalšie typy informácií a podpory môžu patriť zdroje IT, ako napríklad projektor, notebooky alebo dokonca jedlo a pitie.

1.13 Popíšte druhy problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť počas stretnutia, a ako ich vyriešiť

Počas stretnutia môžu vzniknúť rôzne problémy. Môžu pochádzať od ľudí zúčastňujúcich sa na stretnutí alebo zo zdrojov použitých na stretnutí.

Problémy v IKT

Prenosný počítač alebo projektor použitý na schôdzku nemusia fungovať správne kvôli konfliktu so softvérom. Problémom väčšinou nie je spojenie s intranetom. Takéto problémy je možné vyriešiť, iba ak má človek oprávnenie správcu vykonávať zmeny v systéme. Ak nie, je potrebné vyhľadať radu od IT technika.

Problémy s účastníkmi

Okrem toho môžu zo stretnutí vzniknúť konflikty. Medzi typy konfliktov na obchodných rokovaniach patria:

• Profesionálne rozdiely: Vznikajú z dôvodu rozdielnych názorov. Ak tieto rozdiely zostanú nevyriešené, môžu to pokaziť pracovné vzťahy.
• Boj o moc a osobnostné problémy: Vznikajú, keď sa jednotlivci alebo skupiny navzájom nepáčia. Pramenia skôr z osobností ľudí ako z pracovných konfliktov.

Riešenie konfliktov

Existuje niekoľko prístupov a techník, ktoré môžete použiť na riešenie konfliktov.

Konflikty môžu byť o:

• Nezhody týkajúce sa pracovnej záťaže
• Názorové rozdiely
• Nezhody týkajúce sa obedných prestávok, dovolenky, dovolenky atď.
• Rozdiely týkajúce sa rôznych spôsobov práce.

Konflikty je možné vyriešiť nasledujúcimi spôsobmi:

• Musia sa viesť osobné diskusie, pri ktorých ľudia zreteľne počúvajú. Sú potrebné na dôkladné pochopenie problému a poznanie závažnosti problému
• Rotas je možné meniť alebo doplňovať tak, aby vyhovoval potrebám a riešil prípadné konflikty
• Ak konflikty nevyriešia iba priame diskusie, vedenie sa musí zapojiť.
• Ak je problém závažný a dotknutá osoba chce v prípade konfliktu podať sťažnosť, musí sa vykonať postup pri sťažnosti.

1.14 Vysvetlite, čo by malo byť súčasťou záznamu o stretnutí a účelu zaistenia presnosti a schválenia záznamu

Zápisnica by mala obsahovať všetky informácie týkajúce sa rozhodnutí prijatých na schôdzi a opatrení, ktoré je potrebné prijať do určitého časového obdobia. Keď sa zaznamenávajú rozhodnutia, umožňuje to všetkým zúčastneným ľuďom sledovať veci a pripomína im, čo musia robiť. Akékoľvek pochybnosti alebo zmätky, ktoré vzniknú po schôdzi, je možné objasniť postúpením a vykonaním zápisnice.

Zápisnica musí byť jasná a stručná. Osoba poverená zápisom do zamestnania musí byť pripravená pred schôdzou, musí byť počas schôdzky pozorná a ostražitá a musí si po nej zapisovať zápisnicu.

Pred stretnutím

Zapisovateľ by nemal byť aktívnym účastníkom stretnutia, pretože môže byť ťažké zvládnuť obe úlohy. Vytvorte si šablónu na zaznamenávanie minút svojej schôdzky a nezabudnite na nejaké voľné miesto na zaznamenávanie poznámok. Uveďte nasledujúce informácie:

• Dátum a čas stretnutia
• Účel stretnutia
• Vedúci schôdze alebo meno predsedu
• Priradené úlohy
• Prijaté rozhodnutia
• Opatrenia, ktoré sa majú prijať
• Akékoľvek ďalšie problémy
• Dátum nasledujúcej schôdze

Pred stretnutím zhromaždite od organizátora čo najviac informácií. Požiadajte o zoznam účastníkov a tiež informácie o účele stretnutia.

Rozhodnite sa, ako chcete zaznamenávať svoje poznámky. Ak vám nestačí spoliehať sa na svoje pero a poznámkový blok, skúste použiť magnetofón.

Počas stretnutia

Keď ľudia vstupujú do miestnosti, začiarknite ich mená vo vašom zozname účastníkov alebo si napíšte mená, keď vstupujú do rokovacej miestnosti. Ak sú tu noví ľudia, ktorých si nie ste vedomí, požiadajte predsedu alebo osobu samotnú, aby ich predstavila tímu. Je tiež dobré predstaviť všetkých prítomných, pretože návštevníci alebo niektorí účastníci nemusia vedieť, kto je prítomný na stretnutí. Úvod vám tiež pomôže zapísať si do zápisnice, kto k čomu bol pridelený.

Minútista musí byť veľmi pozorný poslucháč a nesmie odvádzať myseľ do ničoho iného, ​​aby si mohol poznámky správne zapisovať. Ak nechápete presne, aké rozhodnutie bolo prijaté alebo aké kroky boli pridelené, požiadajte o vysvetlenie vedúceho schôdzky.

Po stretnutí

Po schôdzke si prezrite poznámky a doplňte ďalšie vynechané body. Objasnite všetky pochybnosti, aby ste nestratili prehľad o tom, čo sa na schôdzi diskutovalo. Napíšte svoje poznámky do šablóny, ktorú ste vytvorili pred schôdzou, čo uľahčí ich čítanie a použitie všetkým.

Pri písaní poznámok:

• Postupne očíslujte stránky, aby ste neboli neskôr zmätení.
• Zamerajte sa na akčné položky, nie na diskusiu.
• Buďte objektívni.
• Ak si potrebujete prečítať ďalšie dokumenty, priložte ich v prílohe alebo uveďte, kde sa dajú nájsť.
• Po dokončení zadávania zápisu požiadajte predsedu schôdze, aby skontroloval, či dokument neobsahuje chyby.

Dobré minúty zabezpečujú, aby sa rozhodnutia a kroky vyplývajúce zo stretnutia nestratili alebo nezabudli. Slúžia tiež ako záznam pre budúce referencie, a preto sú dôležitými dokumentmi pre hladký chod organizácie.

1.15 Vysvetlite, ako zaznamenávať akcie a v prípade potreby postupovať

Akákoľvek činnosť prerokovaná na schôdzi musí byť zaznamenaná vtedy a tam. Následné kroky môžu zahŕňať jednotlivca alebo tím ako celok. Ak má teda následná kontrola niečo spoločné s vami alebo s vašim tímom, pred ďalším stretnutím tímu sa uistite, že je úplná. Ak to súvisí s iným tímom alebo osobou z externej organizácie, prenasledujte telefonicky alebo e-mailom, aby ste zistili, či bola úloha sledovaná.

1.16 Vysvetlite účel zberu a vyhodnotenia spätnej väzby účastníkov zo stretnutia

Spätná väzba je odrazom výkonnosti jednotlivcov v tíme. Každý človek v tíme pracuje inak. Z nášho pohľadu môže niektorá situácia vyzerať dobre, ale veci musíme vidieť aj z pohľadu pozorovateľa. Spätná väzba dáva šancu pochopiť pohľad iných ľudí na spôsob, akým pracujeme.

Spätná väzba môže byť pozitívna, negatívna alebo neutrálna.

Spätnú väzbu je možné poskytnúť rôznymi spôsobmi a je dôležité venovať pozornosť čo najväčšiemu počtu z nich. Spätná väzba vyjadruje spôsob, akým ľudia vidia spôsob našej práce, a ako je možné ju vylepšiť. Nie každá spätná väzba je nevyhnutne presná.

Účelom zhromažďovania a vyhodnocovania spätnej väzby zo stretnutia je:

1. Pretože organizácia pracuje pre svojich zákazníkov, je zákaznícky servis veľmi dôležitý pre hladký chod organizácie. Musíme preto počúvať spätnú väzbu, aby sme zlepšili služby zákazníkom.

2. Získanie spätnej väzby vám pomôže rozlíšiť medzi tým, čo je správne a čo nesprávne. Dozviete sa tiež, čo je potrebné alebo nevyhnutné a čo nie, čím vám pomôžete zvýšiť efektivitu.

3. Žijeme v komunite, ktorá má odlišné kultúry a viery. Zbieranie spätnej väzby vám teda pomôže vylepšiť prácu s rozmanitou komunitou.

4. Pracujeme s ľuďmi, ktorí majú v komunite rôzne osobnosti a vzťahy a charaktery. Získanie spätnej väzby nám pomáha pracovať efektívne spôsobom, ktorý vyhovuje každému človeku v komunite.

5. Spätná väzba vám hovorí, či je spôsob vašej práce úspešný alebo nie. Pomôže vám to tiež zvážiť alternatívne spôsoby zlepšenia vášho výkonu.

6. Spätnou väzbou zisťujeme, či sme niekomu ublížili, či sa niekto cítil nepríjemne alebo či nikoho nerešpektoval. Mohli by sme to urobiť neúmyselne, takže spätná väzba nám pomáha tieto chyby identifikovať.

7. Spätná väzba nám pomáha zamerať sa skôr na to, čo požadujú účastníci stretnutia, ako na to, čo požadujeme my.

Využitie spätnej väzby od účastníkov:

1. Spätnú väzbu môžeme použiť na lepšie pochopenie potrieb komunity.

2. Môžeme ho použiť na pochopenie zmien v komunite.

3. Môžeme ho použiť na vylepšenie samotného programu.

4. Spätná väzba pomáha rozvíjať organizačnú kultúru, ktorá zahŕňa a uplatňuje to, čo sa získalo od ostatných.

1.17 Popíšte, ako dohodnúť vzdelávacie body na zlepšenie organizácie budúcich stretnutí

Poznačte si problémy, s ktorými sa stretávate na stretnutiach, a diskutujte o nich s manažérmi. Ľudia sa tak môžu rozhodnúť, ako sa s takýmito problémami v budúcnosti vyrovnať.

Problémy je potrebné riešiť, pretože sa týkajú všetkých účastníkov a návštevníkov stretnutia. Ak nepodniknete žiadne kroky, nevyriešené problémy môžu byť škodlivé pre hladký chod organizácie.