Obsah:
Stretnutia sa konajú často v každej organizácii a zohrávajú veľmi dôležitú úlohu pri rozhodovaní o lepších výkonoch. Som si vedomý (á) toho, že schôdzka bude úspešne prebiehať a bude prebiehať úspešne, vyžaduje sa správne plánovanie a organizácia. Pri plánovaní stretnutia beriem do úvahy cieľ stretnutia, typ stretnutia, počet účastníkov, miesto konania atď. Skontrolujem, či existujú nejakí návštevníci, ktorí požiadali o stretnutie. Ak áno, skontaktujem sa s nimi tiež s cieľom zistiť, či sú vhodné dátumy.
Po naplánovaní stretnutie organizujem. Dbám na to, aby čas stretnutia nebol v rozpore s inými menovaniami zúčastnených osôb. Vyberám miesto, kde sa môžu ubytovať účastníci zúčastňujúci sa na stretnutí. Účastníkom poskytujem čas stretnutia a približnú dĺžku stretnutia. Dávam pozor, aby bolo zariadené aj občerstvenie. Pri organizovaní občerstvenia skúmam stravovacie požiadavky účastníkov, ak niekto má. Je dôležité zabezpečiť občerstvenie, pretože účastníci sa cítia vítaní a tiež sa zabráni ich únave, najmä ak to pre niektorých bol únavný dlhý deň.
Druhy stretnutí
V našej organizácii organizujeme rôzne typy stretnutí, v závislosti od potreby a počtu účastníkov. Máme tímové stretnutia, ktoré sa konajú raz za štrnásť dní alebo raz za mesiac podľa potreby. Účastníci sú zvyčajne členovia môjho tímu a všetci návštevníci, ak o to požiadali. Máme spoločné tímové stretnutia, čo je kombinované stretnutie pre tím ____________________________ (odstránené z dôvodu dôvernosti), ktorý sa zúčastňuje spolu s akýmikoľvek návštevníkmi. Niekedy vyzývame na mimoriadne schôdze, keď je potrebné diskutovať o naliehavých otázkach. Uskutočňuje sa tiež individuálne stretnutie, kde sa diskutuje o dôverných otázkach a tiež o výkone jednotlivcov. Prezentácie sa konajú v prípade, že došlo k zmenám v systémoch alebo boli zavedené nové zásady a postupy, ktoré je potrebné komunikovať s oddelením.
Pri plánovaní schôdzky sa ubezpečujem, že má schôdza pádny dôvod a že jej miesto je ľahko dostupné pre všetkých účastníkov. Pripravujem program a vediem ho cez predsedníčku, aby som sa uistil, že vie o bodoch, ktoré budú prerokované. Stručne ju informujem o tom, o čom bude stretnutie, kto sa ho zúčastní, kto sa ho nezúčastní, o čom sa bude zúčastňovať hosť, kde sa stretnutie bude konať a ako dlho bude trvať. Je dôležité ju informovať, aby bola pripravená a vopred vedela, čo má pripraviť. Kópiu programu schôdze zasielam všetkým účastníkom a tiež pozvánky na schôdzu v rámci programu Outlook. Informujem ich o adrese, kde sa stretnutie bude konať. Ak niekto odmietne pozvanie na schôdzku, bude musieť zdôvodniť, prijať súhlas od manažéra a odoslať ospravedlnenie za stretnutie.Tiež sa uistím, či bude stretnutie možné pokračovať s ľuďmi, ktorí sa ho nezúčastnia.
Rezervácia a nastavenie
Pri rezervácii miest alebo miestností pre schôdzky hľadám miesta alebo miestnosti, ktoré sú schopné pojať všetkých účastníkov a že miestnosť alebo miesto má všetko vybavenie potrebné na schôdzku. Vysvetlím to s miestnosťou alebo skontrolujem, či je miestnosť bezpečná z hľadiska štruktúry a či sú všetky elektrické vedenia utesnené a či vyhovujú zdravotným a bezpečnostným postupom. Ak sú prítomní zdravotne postihnutí účastníci, zabezpečím, aby mali v mieste konania schôdze všetko potrebné vybavenie. Zaisťujem tiež, aby bolo miesto konania ľahko dostupné a bolo vhodné pre všetkých účastníkov. Ak bolo miesto konania rezervované v dostatočnom predstihu, zavolám im, aby som sa ubezpečil, že je k dispozícii miestnosť na stretnutie, aby som predišiel sklamaniu na poslednú chvíľu. Všetky platby, ktoré je potrebné zaplatiť za miesto konania, schvaľuje rozpočtový manažér.Rozpočet na občerstvenie zdieľajú všetci zamestnanci tímu.
Pred stretnutím mám všetky zdroje, ako sú poznámkové bloky, perá a vybavenie, ako je OHP, notebook, projektory, predlžovacie káble a káble Ethernet atď., Potrebné na stretnutie. Stoličky a stoly sú usporiadané podľa požiadaviek. Vytlačím si zopár kópií programov a tiež zápisnice z predchádzajúcich stretnutí, aby som skontroloval, či boli všetky akcie dokončené. Ak nejaké podklady potrebujú tlač a distribúciu, mám ich pre účastníkov príliš pripravené v ruke. Nastavil som notebooky a projektory, ak sú na stretnutie potrebné. Všetky dôverné dokumenty, ktoré sa odnesú na schôdzu, ich bezpečne uchovám, aby sa nedostali do nesprávnych rúk a aby si ich mohli prezrieť iba oprávnené osoby.
Agenda
Program obsahuje dátum, názov a miesto konania, názov stretnutia, ospravedlnenie, mená návštevníkov a zoznam bodov, ktoré je potrebné prerokovať. Ak existujú konkrétne témy, o ktorých bude konkrétna osoba diskutovať, je to uvedené aj na programe rokovania. Program a zápisnica sa nazývajú referáty zo schôdze a obsahujú všetky podrobnosti o všetkých dôležitých veciach, o ktorých sa na schôdzi diskutovalo.
Počas stretnutia
Všetci účastníci stretnutia sú vítaní a je im poskytnuté občerstvenie. Distribuujem programy a všetky podklady, ktoré je potrebné distribuovať. Ak má niekto o čomkoľvek akékoľvek otázky, poskytnem mu jasné informácie. Pokiaľ o tom neviem, poskytnem radu a radu kolegom alebo manažérom.
Počas stretnutí sa mi žiada, aby som podporil vyhotovenie zápisnice a nastavenie IT vybavenia. Beriem tiež kópie programu a predchádzajúcich zápisníc.
Som si vedomý, že budem musieť byť pripravený na riešenie akýchkoľvek problémov, ktoré by sa mohli vyskytnúť počas stretnutia. Ak nastanú problémy s IT vybavením, pokúsim sa vyriešiť všetky problémy v rámci mojich administratívnych práv. Ale ak to má niečo spoločné s tým, obráťte sa na technickú podporu IT. Medzi účastníkmi môžu byť problémy z dôvodu profesionálnych a osobnostných problémov. Riešia sa to priamymi diskusiami, v prípade potreby zmenou rotácie, vykonaním sťažnosti atď.
Pri zaznamenávaní zápisníc z rokovania zaznamenávam všetko dôležité, pretože slúži ako referencia do budúcnosti a pomáha pri rozvoji organizácie. Zápisnicu si zapisujem jasnú a krátku. Som veľmi pozorný, aby som neprišiel o žiadne informácie. Beriem si so sebou šablónu s podrobnosťami o všetkých bodoch, o ktorých sa bude na stretnutí rokovať. Bude to obsahovať dátum, čas a názov stretnutia. Obsahuje tiež podrobnosti o tom, o čom sa rokovalo, prijatých rozhodnutiach a krokoch, ktoré je potrebné prijať. Zaznamená sa tiež dátum nasledujúcej schôdze, ak sa rozhodne. Ak sa na začiatku stretnutia vyskytnú noví účastníci a návštevníci, pristavujeme sa navzájom. Pri písaní zápisnice zostávam v strehu a pri písaní stránky očíslujem, aby som sa neskôr nenechal zmiasť.
Po stretnutí
Na konci stretnutia zhromaždím všetky dokumenty, ktoré je potrebné vziať späť. Odpojujem a balím všetky použité zariadenia IT. Všetky stoličky a stoly, ktoré boli preskupené, sa dajú späť na pôvodné miesta, aby sa zabránilo prekážkam pri nasledujúcej schôdzi. Po stretnutí si pozriem poznámky, vypracujem ich a napíšem vernú kópiu, skôr ako zabudnem, o čom boli diskusie. Potom zašlem hotovú zápisnicu predsedovi buď e-mailom alebo v tlačenej kópii a požiadam ich o preskúmanie, skôr ako bude odoslaná účastníkom. Predsedníčka ich skontroluje a vykoná všetky potrebné zmeny. Pozmeňujem ich, pripravujem spravodlivé kópie a zasielam ich účastníkom.
Po stretnutí sledujem kroky, ktoré je potrebné sledovať. Buď ľuďom zazvoním alebo pošlem e-mail, aby som sa ubezpečil, že akcie boli dokončené v stanovenom čase.
Ďalšou dôležitou vecou je zhromažďovanie spätnej väzby od účastníkov. Pomáha mi načúvať názorom ľudí a robiť akékoľvek potrebné zlepšenia. Spätnú väzbu počúvam veľmi pokojne a uvažujem o nej. Môže to byť pozitívne, neutrálne alebo negatívne. Nenechám na seba pôsobiť negatívne spätné väzby. Namiesto toho ho používam na zlepšenie svojho výkonu a výkonnosti tímov. Pri práci v tíme nezáleží na nápade alebo výhľade jednotlivca; záleží na pohľade celého tímu. O akejkoľvek všeobecnej spätnej väzbe sa diskutuje a komunikuje s celým tímom s cieľom zlepšiť jeho výkonnosť.
Všetky problémy na stretnutiach sú zaznamenané a sú prerokúvané na stretnutiach manažérov a rozhodujú o tom, čo je možné urobiť, aby sa v budúcnosti takýmto situáciám zabránilo.