Príprava ako kľúč k úspechu

Pixabay

Príprava sa môže zdať nudná a časovo náročná, keď sa naozaj chcete iba ponoriť do projektu a začať mať pocit, že ste niečo dokázali. Najmä keď sú termíny krátke. Lenže unca prevencie môže zmierniť pol kila zásahu. Trávenie času na začiatku projektu organizovaním sa a zmapovaním plánu vám môže ušetriť kopu strateného času neskôr pri opakovanej práci alebo pri pominutí pomocníkov, pretože neviete, akú prácu im dať ďalej. Okrem toho, čas venovaný dodržiavaniu správnych postupov môže zabrániť tomu, aby sa neskôr objavili problémy, ktoré strácajú čas, zle prezentovať spoločnosť klientom a zbytočne stresovať a znepokojovať spolupracovníkov.

Skok z pracovníka na manažéra

Pri postupe na podnikovom rebríčku zodpovednosti sa môžeme ocitnúť v prechode od roly robotnice k role manažmentu, aj keď náš názov práce toto slovo neobsahuje. Úlohou včely robotnice je plniť príkazy a čo najrýchlejšie to odškrtávať z príslovečného zoznamu „To Do“. Ale keď sa presuniete do manažérskej roly, hlboko zakorenená myšlienka „musím to zvládnuť“ môže v skutočnosti brániť vašej schopnosti riadenia.

Manažéri musia urobiť krok späť od zhonu a naučiť sa tráviť čas prípravami, delegovaním a komunikáciou. Z myslenia včiel robotníc sa tieto veci javia ako veľmi nehmotné a môžu vo vás vyvolať pocit, akoby ste nič „neurobili“. Ale ignorovanie týchto požiadaviek na rolu môže znamenať, že tí, ktorých riadite, v skutočnosti nerobia nič, pretože ste si nenašli čas na to, aby ste im povedali, čo je potrebné urobiť, alebo ste si nenašli dostatok času na to, aby pochopili, na čo sa pýtate pre. Pre manažérov je tiež dôležité zvážiť potreby každého jednotlivého pracovníka a prispôsobiť jeho štýl komunikácie a výučby potrebám tohto pracovníka, aby sa maximalizoval jeho potenciál.

Poznanie je moc

Jednou z najlepších metód prípravy na budúce udalosti je dokumentácia tých súčasných. Poznanie je moc. Ak si teraz budete chcieť chvíľu dokumentovať, čo ste práve urobili na odstránenie problému alebo konfiguráciu funkcie, znamená to, že nabudúce bude treba urobiť to isté, môžete túto úlohu delegovať na niekoho iného, pretože všetko, čo vy Je potrebné ich nasmerovať na článok, ktorý podrobne popisuje, čo musia urobiť. Ak si teraz zdokumentujete proces, ktorý sa bude opakovať, teraz vám ušetrí dve hodiny za 3 mesiace a znova za 6 mesiacov a znova a znova a znova, zakaždým, keď nepotrebujete prísť na proces znova a potom to urobiť, alebo nauč to niekoho iného. Nevynaliezajte koleso znova, dokumentujte vynález a potom ho nechajte vyrobiť niekomu inému.

Plánovanie projektu, aby ste sa naďalej sústredili

Pohľad na rozsah celého projektu môže byť skľučujúci, dokonca úplne ohromujúci. Ak je projekt rozdelený na malé časti a konkrétne úlohy, je ľahké sa sústrediť na každú malú úlohu a efektívne prechádzať z jednej na druhú. Plánovanie projektu a identifikácia úloh a termínov je kľúčovým krokom k príprave na ďalšiu prácu. Tento proces sa dá naučiť. Môžete sa naučiť, ako si usporiadať seba a svoju prácu, a tým získate viac práce za kratší čas a s menším stresom. Keď stojíme pred novým projektom, je potrebné si najskôr uvedomiť konečný termín. Ďalej rozdeľte projekt na kľúčové tematické bloky práce. Budú to vaše míľniky. Odhadujte termíny pre každý míľnik tak, aby ste dodržali konečný termín. Ak používate Planner, organizátor štýlu Kanban,tieto míľniky sa stanú vašimi stĺpcami alebo segmentmi. Potom vezmite každý míľnik a rozdeľte ich ďalej na úlohy potrebné na dosiahnutie tohto míľnika. Usporiadajte tieto úlohy postupne a voila, máte projektový plán, ktorý vás udrží v ceste.

Denná a týždenná príprava

Možno vaša práca nie je založená na projektoch alebo sa týka viacerých projektov. Denná a týždenná príprava sa potom stáva kľúčom k udržaniu zamerania a dosahovaniu cieľov. Na začiatku každého dňa neskočte iba na prvý e-mail, ktorý uvidíte, a začnite odpovedať. Začnite každý deň prípravou.

Udržujte zoznam úloh vrátane kalendára
Skontrolujte existujúce úlohy
Skontrolujte všetku novú komunikáciu a pridajte položky do zoznamu úloh. Ak sa týkajú konkrétneho dátumu, napríklad schôdzky, pridajte do kalendára odkaz na tieto úlohy.
Uprednostnite zoznam úloh
Pomocou kalendára a zoznamu úloh identifikujte úlohy, ktoré by ste mali splniť do konca dňa
Teraz začnite pracovať.

Každý pondelok si pozrite zoznam úloh a kalendár, aby ste získali predstavu o tom, ako bude vyzerať váš týždeň. Blokujte všetky potrebné veľké časové úseky pre schôdzky alebo veľké úlohy.

Kľúčové body

Príprava je nevyhnutná, nie voliteľná
Pripravenosť zvyšuje efektivitu, šetrí čas a peniaze
Ak nebudete pripravení, riskujete spokojnosť zákazníka
Nedostatok prípravy zvyšuje stres, úzkosť, absencie zamestnancov a vyhorenie zamestnancov.
Pripravte sa na správu zoznamov úloh a procesov dokumentovania.