Postupné vypracovanie pre úspech projektu

Progresívna práca - krok za krokom budujte úspech projektu

Mnoho ľudí sa bojí vytvorenia dobrého plánu projektu - myslí si, že to trvá príliš dlho. Inštitút riadenia projektu (PMI) má riešenie s názvom Progressive Elaboration. Je to fantazijný pojem pre postupné vytváranie dobrého dizajnu, kým nedosiahneme vynikajúce výsledky.

Progresívna práca

Sťažnosť, ktorú často dostávam od ľudí, ktorých trénujem v projektovom manažmente, je, že definovanie projektu musí trvať príliš dlho, aby sa zabránilo katastrofe projektu. Obávajú sa, že budeme plánovať navždy a nikdy nebudeme robiť žiadnu prácu. To je skutočná obava a ja to analyticky nazývam paralýza . Ale vynikajúce plánovanie a návrh nemusí viesť k paralýze analýzou.

Pochopenie troch kľúčových bodov odomkne myšlienku - a hodnotu - kvalitného dizajnu prostredníctvom postupného prepracovania.

Presnosť nie je to isté ako detail.
Prvýkrát to vyjde lacnejšie.
Nemusíme to navrhovať naraz, dopredu.

Čítajte ďalej a dozviete sa viac.

Presnosť nie je to isté ako detail

Kľúčom k postupnému rozpracovaniu je, že môžeme začať na veľmi vysokej úrovni so všeobecným obrazom toho, čo chceme. Potom môžeme pokračovať v projekte a postupovať smerom nadol do jemnejších a jemnejších detailov. Takto začneme pracovať skoro a pri vývoji nášho dizajnu pokračujeme v práci. To zabráni paralýze analýzou.

Aby sme to dosiahli dobre, musíme byť veľmi jasní: Vyhlásenie alebo dizajn na vysokej úrovni nemusí byť podrobné, ale stále musí byť presné. Môže to byť krátke a jednoduché, ale musí to byť všetko neurčité.

Prípadová štúdia: Vylepšenia webových stránok s cieľom zvýšiť konverzný pomer

V tomto prípade, typickom pre moju konzultačnú prácu, sa pozrieme na spoločnosť, ktorá má dobrú marketingovú a reklamnú kampaň - veľa ľudí prichádza na ich webové stránky. A prieskum trhu ukazuje, že ľudia, ktorí prichádzajú, sú na svojom cieľovom trhu. Majú tiež dobrý a stály produktový rad - netreba tam nič meniť. Keď však ľudia prídu na stránku, mnohí si ich nekúpia. Musíme zvýšiť konverzný pomer, ktorý sa tiež nazýva blízky kurz. Čo sa dá robiť?

Poďme postupne rozpracovať rozsah tohto projektu:

Vyhlásenie o rozsahu pôsobnosti na výkonnej úrovni: Na webových stránkach sa vykonajú zmeny s cieľom zvýšiť konverzný pomer, to znamená percento ľudí, ktorí niečo skutočne kúpia, z tých, ktorí na web prídu. Po zvýšení tejto sadzby chceme zachovať novú sadzbu. Vylúčenie rozsahu pôsobnosti: V marketingu alebo v našej produktovej rade nedôjde k žiadnym zmenám. Tí sa odhlásia v poriadku.
Meranie na výkonnej úrovni: Zahŕňa to aktuálny konverzný pomer, štúdie štandardných konverzných kurzov, stanovenie cieľov pre nový konverzný kurz do stanoveného dátumu.
Vyhlásenie o rozsahu správy na úrovni správy: Zmeny na webových stránkach musia zvýšiť konverzný pomer bez toho, aby zasahovali do prevádzkyschopnosti, produktivity alebo nákupného košíka a finančného riadenia. Zmeny a ich dôsledky musia byť vysledovateľné, takže sa naučíme, čo si máme nechať, čo vyhodiť a čo sa stále zlepšovať.
Prístup k manažmentu: Vedenie vyberá určité produkty, na ktorých treba experimentovať. Úspešné experimenty sa replikujú na všetky príslušné produkty.
Technické problémy: Podrobnejšie skúmame podrobnosti uvedené nižšie.
Technický prístup: Navrhujeme experimenty, testujeme rôzne možnosti, aby sme ich porovnali a zistili, čo funguje.

Týchto šesť krokov postupne rozpracúva dizajn projektu. Každá úroveň myslenia poskytuje viac podrobností - viac rozpracovania - keď napredujeme pri navrhovaní a implementácii nových webových stránok.

Upozorňujeme, že existujú minimálne tri rôzne tímy ľudí - pravdepodobne štyri, ak máme odborníkov na technický marketing a technických programátorov. Každý tím prichádza, keď je to potrebné, a zvyšuje podrobnosti potrebné na úspech.

Ďalšie spracovanie: Ponorenie sa do marketingových podrobností

Tu je čiastočný zoznam technických detailov marketingu (nie webdizajnu), na ktorých bude projekt pracovať na zvýšení konverzného pomeru.

Menej kliknutí na zatvorenie. Štúdie ukazujú, že čím viac kliknutí medzi príchodom na stránku a uzavretím dohody, tým viac ľudí stránku opustí. Stránky teda možno zjednodušiť, aby sa zvýšil konverzný pomer.
Vytváranie pocitu naliehavosti. Ak produkt vyzerá, že bude v predaji neskôr, ľudia často odkladajú nákup - a potom sa už nevrátia. Možno bude potrebné, aby sa tím technického marketingu vrátil k vedúcim pracovníkom a opýtal sa, či je krátkodobý zľavový predaj prijateľným spôsobom zvýšenia sadzby uzávierky.
Eliminujte zmätok. Podrobné pokyny a veľa legálnych jazykov zníži mieru zúčtovania.
Priame cieľové stránky. Reklamy by mali smerovať priamo na vstupné stránky, ktoré sú predajnými stránkami inzerovanej položky.
Vitajte späť. Pomocou súborov cookie, prihlásenia zákazníka alebo oboch môžeme nasmerovať vracajúcich sa zákazníkov tam, kam chcú najviac. Môžeme sa tiež informovať u výkonného orgánu o tom, ako viesť kreditné karty v evidencii, aby sme zjednodušili budúce nákupy.

Ako vidíte, na začiatok netreba myslieť na žiadnu z týchto myšlienok. Výkonná úroveň stanovuje cieľ, vedenie vedie smerovanie a potom technické tímy postupne rozpracovávajú, ako zmeny dosiahnu cieľ.

Umelci vždy používali progresívnu prácu

Toto je raná skica, kde umelec okrem vykreslenia celej postavy pridáva dve alternatívne hlavy a cylindr. V „portréte Edouarda Maneta sediaceho na stoličke“ rozpracováva Degas svoje nápady bez obáv z vytvorenia finálneho diela.

Edgar Degas, Múzeum Louvre, Paríž (verejná doména) cez Wikimedia Commons

Tu je v tomto náčrte čiernou kriedou koncept komplexnejšie vypracovaný ako „Štúdia portrétu Edouarda Maneta“. Vypracovanie postupuje.

Edgard Degas, Metropolitné múzeum v New Yorku (verejné vlastníctvo) cez Wikimedia Commons

Toto úplné „Leptanie“ Portrét Edouarda Maneta, Etude, sediaci otočený doľava, je bohatým a silným výsledkom Degasovho postupného spracovania jeho témy.

Edgar Degas, verejná knižnica v Bostone (verejná doména), prostredníctvom Wikimedia Commons

Prvýkrát je to lacnejšie

V prípade každého projektu existujú iba tri možnosti týkajúce sa kvality a výsledkov:

Najlacnejšou voľbou je definovať veci hneď na prvýkrát.
Druhou možnosťou je pomýliť si to a potom to počas projektu napraviť.
Treťou možnosťou je pokaziť to a dosiahnuť zlé výsledky.

Takže celkovo je lepšie byť na začiatku jasní a presní. O koľko lepšie? Skóre štúdií za posledných 40 rokov ukázalo, že existuje pomer nákladov na prevenciu chyby; náklady na opravu chyby počas projektu; a náklady na vyčistenie neporiadku po ukončení projektu. A minimálny pomer je 1: 10: 100. Takže chybe, ktorej sa dá zabrániť v ďalšej hodine plánovania na 100 dolárov za hodinu, bude trvať desať hodín projektového času a 1 000 dolárov na opravu počas projektu, a bude trvať 100 hodín a 10 000 dolárov, ak si po dokončení projektu musíme odvolať.. A boli zistené pomery oveľa vyššie ako 1: 10: 100, ak od samého začiatku používame osvedčené postupy v oblasti riadenia kvality a robíme bezchybný dizajn.

Ponaučenie: Postupné spracovanie - rozvíjanie podrobnejších podrobností vpred - má vždy zmysel. Nedbalá práca nikdy nemá zmysel.

Nemusíme to robiť naraz

Robíme dobrú, jasnú prácu na každom kroku. Zároveň nemusíme nutne definovať celý projekt naraz alebo definovať všetky podrobnosti na začiatku. Namiesto toho môžeme pracovať po etapách. V každej etape sme jasní a presní, priebežne sme však podrobnejší. Toto sa nazýva Progresívna príprava. K tomu patrí:

Počnúc celkovým obrazom a postupujúc k detailom.
Majte na každom stretnutí jasno, zapisujte si výsledky a nechajte si ich potvrdiť.
Sledovanie toho, koľko sme definovali a koľko ešte nie je definované.
Na každé stretnutie privedieme tých správnych ľudí. Prvé stretnutia sú pravdepodobnejšie s výkonnými riaditeľmi a manažérmi na vyššej úrovni. A my, projektoví manažéri, budeme pravdepodobne na všetkých stretnutiach. Keď sa snažíme zistiť podrobnosti o procese, pracovnom postupe a rozhraní, pracujeme viac s pracovníkmi. A keďže stretnutia budú čoraz technickejšie, potrebujeme viac technických ľudí (napríklad programátorov a technikov) zapojených do projektu.
Pokračujeme, kým nie sú definované všetky podrobnosti všetkých funkcií produktu alebo služby, ktoré vytvárame alebo vylepšujeme. Môže sa však stať, že budeme mať napísaný veľa programu alebo produkt vyvinutý, pretože budeme pokračovať v podrobnostiach o ďalších častiach.

Progresívna práca na projektoch, ktoré riešia problémy

Špeciálnym prípadom, kde je obzvlášť užitočné postupné spracovanie, sú projekty, ktoré riešia problémy.

Problémom je niečo, čo sa objavilo a ktoré bráni spoločnosti alebo výrobnej linke v práci tak, ako fungovala predtým. Cieľ je už teda jasný: Nechajme túto vec fungovať! Angažovanosť výkonných pracovníkov je minimálna a manažéri majú čo robiť, iba ak poskytujú podporu. V skutočnosti, pretože manažéri už vedia, čo to „je“ a ako to má fungovať, „Získajte túto vec d ** mn * d!“ je úplné a presné vyjadrenie výkonného rozsahu na vysokej úrovni.

Prípadová štúdia: Oneskorenie štartu raketoplánu Atlantis v roku 2006

Dobrým príkladom tohto typu projektu bol rok 2006, keď sa problémy s 10-ročným palivometrom, ktorý meral množstvo vodíka v palivových nádržiach raketoplánu Atlantis, dostali na fritzu. Meradlo sa stalo nespoľahlivým, niekedy ukazovalo, že nádrž bola prázdna, keď bola plná, a problém bol občasný.

Vyhlásenie o rozsahu výkonnej úrovne by bolo jasné: Opravte palivomer, aby sme mohli letieť s raketoplánom!

Keď však skúmame problém po úrovniach pomocou progresívneho spracovania, nájdeme štyri technické problémy, ktoré problém stále viac sťažujú:

Rozhodnutie vedenia: Ak vieme, že je rozchod chybný, môžeme ho jednoducho vypnúť, spoľahnúť sa na iné rozchody a rovnako letieť. Veľa sa o tom debatovalo. Ale nakoniec sa rozhodlo, že základný bezpečnostný prvok, hlavný vypnutý motor (MECO), by nebol spoľahlivý bez tohto meradla. Takže rozhodnutie manažmentu bolo, že rozchod musí byť opravený.
Technický problém: Problém bol prerušovaný. Preto žiaden absolvovaný test nebol dôkazom toho, že meradlo funguje a že raketoplán mohol bezpečne lietať. Musel sa nájsť konkrétny problém, aby sa zabezpečilo jeho odstránenie.
Podrobný technický problém: Meradlo nebolo jednoduché zariadenie. Zahŕňal veľa rôznych komponentov a elektrických konektorov medzi nimi. Niektoré z nich boli zakopané hlboko v elektroinštalácii raketoplánu. Samotné umiestnenie všetkých komponentov a čistenie ich konektorov bola veľká práca. Niekoľkokrát sa inžinieri domnievali, že problém vyriešili, ale meradlo sa neskúšalo čistiť.
Veľmi podrobný technický problém: Dizajnové plány raketoplánu nemuseli byť presnou zhodou s Atlantisou, tak ako bola postavená. Diely boli inovované a vymenené. Jeden inžinier uviedol, že nájdenie všetkých častí rozchodu bolo prieskumnou misiou, že stále zisťujú, ako fungoval raketoplán!

To ukazuje, ako je potrebné postupne vypracovávať veľmi jednoduchú výkonnú smernicu, aby sa zabezpečila úspešnosť, a to na jemnejšiu a podrobnejšiu úroveň podrobností. K tomuto vypracovaniu však nemusí dôjsť v rámci plánovania. Keď sa dosiahol každý komponent palivomeru, bolo možné ho vyčistiť, otestovať a zdokumentovať. Toto je myslené postupným rozpracovaním projektu, ktorý odstráni problém.

Progresívna práca nie je len zameraním

Aj keď sa tento článok zameriava na progresívne spracovanie pri vývoji štruktúry definície rozsahu a rozdelenia práce (WBS), koncept progresívneho spracovania je širší ako tento. V skutočnosti sa dá použiť na všetkých deväť oblastí riadenia projektu. Tu je niekoľko príkladov:

Progresívne vypracovanie komunikačného plánu projektu

Prvá verzia komunikačného plánu projektu môže byť iba zoznam kontaktov členov tímu a zákazníkov projektu. Vypracovávame to takto:

Identifikácia všetkých účastníkov projektu a ich pridanie do zoznamu
Rozhodovanie o tom, ako komunikovať s každou zainteresovanou stranou
Rozhodovanie o tom, ako do projektu zahrnúť Hlas zákazníka

Vypracovanie riadenia rizík v projekte

Formálne kroky riadenia projektových rizík postupne rozvíjajú našu definíciu projektového rizika - čo by sa mohlo pokaziť - a našu reakciu prostredníctvom:

Identifikácia rizika, kde tvoríme náš prvotný zoznam rizík.
Analýza rizík, kde hodnotíme a uprednostňujeme riziká
Plánovanie reakcie na riziko, kde sa rozhodujeme, čo robiť, aby sme zabránili rizikovým udalostiam, a čo robiť, ak k nim dôjde
Monitorovanie a kontrola rizík, pri ktorých sledujeme riziká, hľadáme nové riziká a narábame s nimi, keď nastanú.

Z týchto príkladov môžete vidieť, že postupné spracovanie je štandardnou praxou pre všetkých deväť oblastí projektového riadenia.

Progresívna tvorba a životné cykly projektu

Progresívne spracovanie je možné aplikovať rôzne na rôzne projekty. Pri výbere postupu postupného vypracovania je kľúčové prepojiť prepracovanie detailov s životným cyklom projektu, ktorý používate.

Progresívna práca v klasickom vodopáde

V klasickom vodopáde alebo v životnom cykle vývoja systému (SDLC) predchádza realizácii všetko plánovanie. Preto k progresívnemu vypracovaniu rozsahu všetkého dochádza vo fázach plánovania.

Progresívna práca s rýchlym sledovaním

Ak je klasický vodopád upravený tak, aby umožňoval rýchle sledovanie, potom je celý produkt rozdelený na moduly. Po dokončení plánovania pre každý modul môže vývoj pre tento modul pokračovať, zatiaľ čo ďalšie sa ešte len plánujú. V tomto životnom cykle sú niektoré moduly vypracované rýchlejšie ako iné.

Súbežné riadenie projektu

Súbežný projektový manažment vyvinula spoločnosť Hewlett-Packard a v súčasnosti sa široko využíva v automobilovom priemysle. Spojením všetkých rôznych špecialistov na začiatku možno znížiť životný cyklus projektu (povedzme pri uvedení nového koncepčného vozidla na trh) z piatich rokov na 18 mesiacov! Pri súbežnom riadení projektov sa pokrokové spracovanie realizuje včas a rýchlo krížovo funkčnými tímami.

Vývoj softvéru s nulovým nedostatkom

Metóda nulového defektu vývoja softvéru sa zameriava na presnosť, aby sa zabránilo prenikaniu chýb do kódu. Včasné vypracovanie návrhu, po ktorom nasleduje skoré vypracovanie samotného kódu s mnohými recenziami kladie viac pozornosti na problém a vytvára softvér najvyššej kvality za najnižšiu cenu. 80% úsilia vynaloženého na dobrý dizajn sa drasticky zníži testovanie a ladenie, ktoré sú drahé.

Špirálový model

Špirálový model bol predchodcom spoločnosti Agile Development. Zaradí funkcie do plánu a ak dôjde k oneskoreniu funkcie, v špirále sa presunie na neskorší cyklus. každá funkcia je vypracovaná hneď ako príde na rad dizajn, a potom znova, v ďalšom cykle, keď príde na vývoj.

JAD a RAD

JAD, vývoj spoločných aplikácií a RAD, rýchly vývoj aplikácií, nie sú skutočnými alternatívami životného cyklu. Sú to skôr techniky vyvolávania požiadaviek, ktoré ovplyvňujú životný cyklus. Vývoj sa urýchli tým, že sa dizajnéri a programátori dostanú do tesnej blízkosti svojich klientov, používateľov aplikácie. Časté stretnutia umožňujú rýchle progresívne spracovanie. A tento prístup je kľúčovou súčasťou agilného rozvoja.

Progresívna práca v agilnom vývoji

Agilný vývoj, nazývaný tiež Agilné programovanie, je najnovším prístupom k životnému cyklu projektu a pracuje obzvlášť dobre s dnešnými objektovo orientovanými kódmi a webovými vývojovými platformami. Programátori úzko spolupracujú so zákazníkom, často majú trvalé bydlisko v každom oddelení zákazníkov. Pomocou prototypov a rýchlej modifikácie aplikácií sa dizajn spája s vývojom. Postupné spracovanie je neustály proces v priebehu celého projektu.

Čo si myslíte o progresívnej práci?

Progresívna práca udržuje projekt v pohybe

Záverečná lekcia teda je: Akýkoľvek typ projektu, na ktorom pracujeme, a akýkoľvek životný cyklus a ďalšie metodiky, ktoré si vyberieme, neplánujeme a potom ideme. S postupným rozpracovaním plánujeme a ideme a plánujeme ďalej, ako ideme.