Otázky z rozhovoru pre projektový manažment

čítajte ďalej a dozviete sa, ako uspieť pri získaní pozície projektového manažéra.

Jo Szczepanska

Ako uspieť vo výhre úlohy v projektovom manažmente

Ako vedúci projektového oddelenia som urobil rozhovor s mnohými projektovými manažérmi a prečítal som si tisíce životopisov. Videl som fantastických kandidátov a tiež som bol svedkom mnohých strašných chýb. Tu vám pomôžem pripraviť sa tým, že vám poviem o ôsmich najbežnejších otázkach na pohovore a o tom, čo anketár hľadá.

Otázky týkajúce sa rozhovoru s projektovým manažmentom

1. Povedzte mi o vašom poslednom projekte.
2. Povedzte mi o čase, keď projekt zlyhal.
3. Prejdite ma bežnými krokmi, ktoré vykonáte pri plánovaní projektu
4. Používate formálnu metodiku?
5. Popíšte čas, keď ste niekoho nahovorili na svoje myslenie.
6. Na aký projekt ste najviac hrdý a prečo?
7. Ako by ste otočili vzťah s nešťastným zákazníkom?
8. Čo vás motivuje k projektu?

1. Povedzte mi o svojom poslednom projekte

Toto je dobrá úvodná otázka. Je to perfektná príležitosť prelomiť ledy tým, že anketárovi nahliadnete do svojich skúseností s riadením projektu.

Čo hľadá anketár

Toto je základná otázka, takže anketár skutočne iba kontroluje, či máte skúsenosti, ktoré ste uviedli v životopise. Chcú zistiť, či ste naozaj serióznym kandidátom a či ste skôr zastávali riadnu rolu projektového manažéra, ako rolu na vedľajšej koľaji.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Byť pripravený. Túto odpoveď je ľahké nacvičiť na krátkom príklade nedávneho projektu.
• Rozprávaj ako ja, nie my.
• Hovorte s nadšením o projekte, aj keď ste ho naozaj neznášali.
• Nech je to krátke. Toto je úvodná otázka, takže anketár nechce prejav.
• Zhrňte kľúčové body: ciele projektu; kto bol zapojený; kľúčové výzvy; váš vstup; konečný výsledok
• Buď úprimný. Ak to nebol úspech, povedzte to, ale buďte pripravení vysvetliť prečo.

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

Veľké nie-nie. Preukázali ste, že vám chýbajú skúsenosti, ktoré hľadajú. Ktokoľvek, kto inzeruje pre projektového manažéra, chce, aby niekto s dôverou mohol sám prevádzkovať nový projekt bez podpory, pokiaľ sa v inzeráte výslovne nepožaduje junior.

Samozrejme preháňam. Ale nechal som kandidátov, aby uviedli príliš veľa podrobností o jednom projekte. Pamätajte, že anketári sú iba ľudia a nudia sa! Chcete upútať ich pozornosť kľúčovými bodmi, ktoré stručne vysvetlia váš projekt. Dobrým tipom je zamyslieť sa nad tým, ako čitateľ podáva súhrnný bulletin správy. Nenudite svoje publikum.

2. Povedzte mi o čase, keď projekt zlyhal

Tento program často rád hodím do mixu už v úvode rozhovoru, najmä ak som pri úvodnej otázke zahliadol katastrofický projekt. Anketári sa však často môžu pýtať na úspech projektu skôr, ako sa pýtajú na zlyhanie projektu. Buďte pripravení, ak sa objavia na začiatku pohovoru.

Čo hľadá anketár

Uvoľnite sa, nejde o otázku, ktorá sa vás snaží chytiť. Anketári nechcú, aby ste na pohovore zlyhali - chcú, aby ste uspeli! Účelom tejto otázky nie je vidieť, o čo ste zlyhaním, ale ako sa s nimi vysporiadate. Každý projektový manažér má vo svojej histórii zlý projekt a neočakáva dokonalosť.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Zhrňte zlyhanie a navrhnite možné príčiny. Majte to stručné. Pri odpovedi na túto otázku by ste sa mali sústrediť na to, čo ste s týmto zlyhaním urobili. Porozprávajte o tom, čo ste sa naučili a aké poučenie by ste si dali z nového projektu. Hovorte o tom, ako ste mohli robiť veci inak.
• Neobviňujte ostatných. Anketári sa chcú presvedčiť, že za problémy prevezmete svoje vlastníctvo.
• Nerobte zle ústam ostatným. Anketári chcú vidieť integritu.

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

Pri rozhovore hovorte čestne, ale nebláznite. Nikdy sa nepriznávajte k niečomu, čo je pre projektového manažéra zásadnou základnou úlohou. Ak sa vo fáze plánovania nezistí kritické riziko, je to prijateľná chyba. Ak neriskujete úplne, nie je to tak.

Nemôžem dostatočne zdôrazniť, aké je odcudzenie, keď počujem, ako majú ľudia pri rozhovore zlé ústa, ani ako často sa to stáva. Je to neprofesionálne. Možno ste boli frustrovaní z riadiaceho tímu. Možno to boli tupci. Názory si nechajte pre seba. Pohovor je vaša chvíľa na to, aby ste boli diplomatickí. Anketár si nechce myslieť, že má v rukách potenciálneho producenta problémov, ak vám nakoniec dá prácu.

3. Vezmite ma bežnými krokmi, ktoré vykonáte pri plánovaní projektu

Je to príležitosť pre anketára, aby zistil niečo viac o vašom prístupe k projektovému riadeniu a tiež aby zistil, čo viete. Alternatívne otázky môžu zahŕňať rozhovory o tom, ako riadite projekt alebo ako riadite riziká na projekte.

Čo hľadá anketár

Anketár sa pýta sám seba, či máte štruktúrovaný prístup k riadeniu projektov. To, o aké kroky ide, ich až tak nezaujíma, pokiaľ môžete odôvodniť, prečo ich robíte. Je to tiež dobrá príležitosť spomenúť všetky formálne metodiky, ktoré používate, pretože anketár si to bude dávať pozor.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Odpovedajte sebavedome. Príliš veľa um a ach a bude sa zdať, že tento prístup skutočne nevyužijete natoľko, ako tvrdíte
• Buďte jasní, presní a nedávajte vafle. Keď budete požiadaní o zoznam krokov, vaša odpoveď by mala byť dosť štruktúrovaná
• Je ľahké ísť na dotyčnicu. Ak tak urobíte, pokúste sa vrátiť do pôvodných koľají stručným zhrnutím svojich krokov

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

Ak sa chystáte spomenúť metodiku, uistite sa, že ste s touto metódou oboznámení, pretože vám pravdepodobne položia doplňujúcu otázku. Videl som veľa opýtaných, ako tvrdia, že majú metodiku, a potom ma prepadla panika, keď som ich mal podrobne opísať.

4. Používate formálnu metodiku?

Táto otázka bude závisieť od inzerátu o zamestnaní. Niektoré zamestnania určia konkrétnu metodiku a zvyčajne povedia, či je metodika nevyhnutnou požiadavkou alebo príjemnou požiadavkou.

Čo hľadá anketár

Tento je pomerne priamy. Chcú len vedieť, či rozumiete metodológii, ktorú ste vložili do životopisu, a či máte skúsenosti s jeho použitím na projekte. Táto otázka je vynikajúcou príležitosťou na preukázanie skúseností, vďaka ktorým ste pre nich dokonalým kandidátom.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Vždy uveďte svoje vlastné príklady toho, kde ste použili metodiku na projektoch. To vám ukáže, že nielen rozumiete teórii, ale viete aj to, ako ju aplikovať.
• Je úplne v poriadku povedať, že metodiku prispôsobujete tak, aby vyhovovala vášmu projektu. No, hovorím to, ale bohužiaľ môžete dostať „puristický“ rozhovor s projektovým manažérom, ktorý s tým nesúhlasí. Iba vy môžete súdiť! Skúsení projektoví manažéri však majú tendenciu upravovať metodiky tak, aby zodpovedali ich organizácii, veľkosti projektu a zákazníkovi. To dokazuje, že rozumiete kladom a záporom metodológie a že vašim prvoradým cieľom je urobiť to, čo sa najlepšie hodí pre váš projekt.

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

Nie ste na skúške! Držte sa kľúčových bodov a spojte ich so svojimi vlastnými skúsenosťami.

Naozaj? Ste tak inteligentní, že ste vymysleli svoju vlastnú metodológiu projektového riadenia? Je prijateľné povedať, že si prispôsobíte metodiku tak, aby vyhovovala každej situácii. Je tiež prijateľné povedať, že žiadny nepoužívate, ak je to pravda. Vymyslenie vlastného však naznačuje, že ste svojej kariére nedali čas na rozvoj svojich vedomostí o projektovom manažmente.

5. Popíšte čas, keď ste niekoho presvedčili o svojom spôsobe uvažovania

Jednou z kľúčových vlastností, ktoré spoločnosti hľadajú v projektových manažéroch, sú ich ovplyvňovacie a presvedčovacie schopnosti. Je pravdepodobné, že sa vyskytne otázka súvisiaca s týmto predmetom.

Čo hľadá anketár

Anketár sa snaží získať lepší obraz o tom, aký ste ako človek a kde ležia vaše silné a slabé stránky. Ovplyvňovanie a presvedčivosť sú dobrým meradlom toho, ako efektívny ste ako projektový manažér, pretože ide o sofistikovanejšie vlastnosti, ktoré má len málo ľudí. Aj keď ste v tejto oblasti slabí, preukazovanie toho, že si uvedomujete, aké dôležité sú tieto zručnosti pre projektového manažéra, je pre anketára stále dôležité.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Pripravte si vopred odpoveď na túto otázku a vymyslite solídny príklad toho, kde ste niekomu zmenili názor. Nemusí to nevyhnutne súvisieť s projektom; môže to byť čokoľvek, čo ste vo svojej súčasnej role robili.
• Porozprávajte sa o tom, prečo bol dotyčný proti vašej myšlienke, a začnite ho s úctou opísať. To ukazuje, že rozumiete kontrastným uhlom pohľadu
• Je rozdiel medzi tým, že si niekoho získaš, a tým, že ho budeš buldozérovať svojím názorom. Uistite sa, že vaša odpoveď preukazuje tú prvú.

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

Vyhnite sa akejkoľvek negativite. Je ľahké urobiť túto otázku s chybou a pripadá mi to neúctivé; možné varovné znamenie pre anketára, s ktorým by sa vám mohlo ťažko pracovať. Vysvetlite, že hoci ste rešpektovali názor svojich kolegov, bolo dôležité si ich osvojiť podľa vášho myslenia a vysvetliť prečo.

Klasickou chybou, ktorú mnoho ľudí urobí v rozhovore, je to, že sa odkazuje skôr na nás ako na mňa. V tomto prípade sa anketára zaujíma, aké sú vaše schopnosti ako jednotlivec, a nie to, čo urobil váš tím.

8 bežných otázok týkajúcich sa rozhovorov o riadení projektu

6. Na aký projekt si najviac hrdý a prečo?

Je to vynikajúca príležitosť zažiariť. Anketár je pozvánkou, aby hovoril o vašich silných stránkach a vašich úspechoch, takže to využite naplno.

Čo hľadá anketár

Anketár naozaj chce vedieť, čo môžete priniesť jeho organizácii. Čo sú vaše silné stránky ako človeka a ako projektového manažéra? Čo je pravdepodobné, že urobíte dobre? To tiež dáva anketárovi indíciu o tom, čo vás ako človeka motivuje a aký máte motoristický pohon.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Nadšenie, nadšenie, nadšenie.
• Uveďte uznania, ocenenia a spätnú väzbu od zákazníkov.
• Použite nedávny príklad. Možno máte úžasný projekt spred 10 rokov, na ktorý ste stále skutočne hrdí, ale anketár musí vidieť, že ste sa vyvinuli ako človek

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

Mnoho anketárov bude voči tomuto tvrdeniu skeptických. Okrem toho neodpovedáte na otázku.

Si si istý? Neznieš veľmi isto. Trochu dôvery vedie v rozhovore dlhá cesta.

7. Ako by ste otočili vzťah s nešťastným zákazníkom?

Anketár vám pravdepodobne položí otázku súvisiacu s tým, ako by ste riešili hlavný problém na projekte, a niekedy to môže mať formu jednania s nešťastným zákazníkom. Ak práca nie je zameraná na zákazníka, podobná otázka by sa mohla týkať spôsobu riešenia veľkého problému s projektom alebo veľkého problému s tímom.

Čo hľadá anketár

Anketár chce vedieť, že na projekte zvládnete zásadné problémy a môžete sa ich ujať. To tiež dáva anketárovi príležitosť zhodnotiť, aké sú tvoje schopnosti v oblasti služieb zákazníkom.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Ak môžete, začnite popisom skutočného príkladu tohto problému, s ktorým ste sa stretli. Ak nemáte príklad, uvažujte radšej hypoteticky. Prečo bol zákazník na začiatku nešťastný? Vyhýbajte sa emotívnym jazykom a udržiavajte ich objektívny.
• Nezabudnite vysvetliť, prečo je potrebné problém vyriešiť, a aký by bol potenciálny úpadok, ak by ste ho nezvládli.
• Vysvetlite, že robíte maximum, aby ste videli veci z uhla zákazníka. Toto je hlavný krok k pochopeniu nešťastného zákazníka a pomoci pri riešení situácie.

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

To by mohlo dať anketárovi varovné signály. Drobné problémy so zákazníkmi je možné riešiť na úrovni projektu, hlavné problémy by sa však mali vždy eskalovať, aj keď to má iba informovať manažment o tom, čo sa deje. Anketára sa môžete obávať, ak máte za to, že vedenie by nenahlásilo niečo také vážne ako ukončenie zmluvy.

8. Čo vás motivuje k projektu?

Môžu obsahovať rôzne verzie tejto otázky: Čo vás na projektovom manažmente baví najviac? Prečo sa vám páči byť projektovým manažérom? Prečo ste si vybrali projektový manažment?

Čo hľadá anketár

Anketár chce vedieť, či ste sa tejto role zaviazali. To je obzvlášť dôležité, ak je projektové riadenie pre vás postranným kariérnym posunom alebo propagáciou. Chcú vedieť, že vás tá rola a výzvy, ktoré prináša, budú baviť a vy sa o túto rolu nielen uchádzate, pretože je to výhodné alebo bude platiť viac peňazí, ako je vaše súčasné postavenie.

Tipy na zodpovedanie tejto otázky

• Uveďte, aké dôležité je pre vás rozvíjať danú rolu, a hodnotu, ktorú kladiete na vzdelávanie a odbornú prípravu
• Buď úprimný. Ak odpovedáte, len aby ste vyskúšali a zaujali, stretne sa to vo vašej reči tela, v tom, ako hovoríte, a vo vašom nedostatku nadšenia.
• Ak prechádzate do projektového riadenia z inej roly, vysvetlite, aký aspekt ho vzrušuje. Určite si však urobte prieskum, inak by mohol pôsobiť naivne.

Pasce, ktorým sa treba vyhnúť

To je síce pravda, ale nemala by to byť odpoveď sama o sebe. Určite môžete hovoriť o svojich ambíciách v kariérnom postupe, ale anketár sa chce presvedčiť, že vás samotná práca bude baviť a nielen že budete čakať, kým nepríde niečo lepšie.

Najlepšie tri tipy na rozhovory s projektovým manažmentom

Najlepšie tri tipy na úspech

Na záver som si myslel, že ti dám moje tri najlepšie tipy. Príležitostne som urobil rozhovor s takým fantastickým a pôsobivým kandidátom, že sa okamžite vrátim do kancelárie a poviem svojim kolegom: „Páni, boli skvelí!“. Tu sú niektoré z vecí, ktoré urobili, vďaka ktorým vynikli:

• Prineste príklady z projektov, ktoré vás ako kandidáta skutočne predajú. Môžu to byť pozitívne ponuky a spätná väzba od zákazníkov, príklady vašej dokumentácie alebo metriky ukazujúce vašu úspešnosť. Upozornenie: Neukazujte akékoľvek podrobnosti, ktoré by narušili bezpečnosť alebo dôverne. Vynechajte názvy organizácií a zachovajte ich všeobecnosť.
• Na pohovor nadviazajte e-mailom s poďakovaním. V ňom im povedzte, ako sa vám páčil vzhľad spoločnosti a prečo, a povedzte im niečo nové a pôsobivé o vás. Poskytnite im tiež podrobnosti o svojom profile LinkedIn, stránke about.me, vašom portfóliu a čomkoľvek, čo máte pripravené.
• Šaty zapôsobiť. Vždy noste oblek, aj keď organizácia zvyčajne uprednostňuje kauzálne oblečenie.

Povedzte nám, ako sa staviate k pohovorom o projektovom manažmente