Projektový manažment: plánovanie

Nástroje a techniky plánovania

Obrázok annca z Pixabay

Plánovanie je hlavná metóda, ktorú môžeme použiť na riadenie a reguláciu realizovaného projektu. Realizáciou projektu sa uvedie do praxe plán, ktorý prinesie očakávané výsledky.

Vo fáze plánovania projektový manažér premyslí celý projekt, komunikuje a riadi jednotlivcov, ktorí vykonajú prácu, a nájde najlepšie riešenie, v ktorom sa musí práca vykonať alebo vykonať.

Projektoví manažéri musia plánovať, ako nájsť najlepší postup, objasniť si v mysli, čo je potrebné urobiť, skontrolovať, čo je mimo oblasti ich odbornosti, a vedieť, ako delegovať a určiť práce na iných.

Tu je niekoľko plánovacích nástrojov, ktoré môžeme použiť na plánovanie projektu.

Ganttov diagram

Obrázok OpenClipart-Vectors z Pixabay

Ganttov diagram je grafické znázornenie plánu projektu. Zobrazuje úlohy, ich trvanie, ich sekvencie (alebo polohy v čase) a celkové trvanie projektu. Poskytuje všetky tieto informácie vo vzájomne súvisiacej podobe a je jednoduchým spôsobom na komunikáciu plánu projektu.

Pripravujeme Ganttov diagram, ktorý kombinuje informácie o úlohách a dĺžke trvania nášho projektu. Takýto graf nám pomáha pochopiť proces nevyhnutný na dokončenie projektu. Pomáha nám tiež získať presné informácie o celom trvaní projektu, oznámiť o ňom informácie a poskytnúť štandard pre hodnotenie a odhad, ak potrebujeme prijať ďalšie rozhodnutia.

Je Ganttov diagram úplne spoľahlivý? Nie naozaj. Nemôžeme sa spoliehať na Ganttov diagram, ktorý poskytuje podrobnosti o tom, prečo sú úlohy zoradené v poradí, v akom sa objavujú. Nemôžeme sa tiež spoliehať na Ganttov diagram, ktorý ukazuje, ktoré úlohy sú rozhodujúce pre dobre načasované dokončenie projektu, ani ukázať vplyv zmien na závislosti alebo postupnosť úloh. Závislosť úloh je logický vzťah medzi úlohami alebo míľnikmi. V závislosti od úlohy sa úloha alebo míľnik spolieha na ďalšie úlohy, ktoré sa majú vykonať, úplne alebo čiastočne, skôr ako sa budú môcť vykonať.

Analýza kritických ciest

Obrázok Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Kritickou cestou je poradie činností projektu, pri ktorom sa hodnotí najdlhšie celkové trvanie s cieľom určiť najkratší možný čas na dokončenie projektu.

Kritický diagram alebo sieť ukazuje, ktoré úlohy sú kritické alebo nevyhnutné pre včasné dokončenie projektu.

Softvér pre kritické cesty automaticky počíta účinky zmien vo vzťahu k závislostiam medzi úlohami. Vďaka svojej prevádzkovej rýchlosti softvér rýchlo aktualizuje všetky zmeny údajov úloh a jej zdrojov.

Softvérové ​​programy sa používajú na pomoc pri plánovaní projektu a prideľovaní zdrojov úlohám, vyrovnávaní zdrojov, kalkulácii alebo odhadovaní nákladov, štruktúre rozpisu práce a štruktúre rozpisu organizácie.

Tu je niekoľko softvérov na správu projektov uvádzaných v abecednom poradí: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , pondelok .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront a Wrike . Ak sa chcete dozvedieť viac informácií o tomto softvéri, môžete navštíviť webovú stránku GetApp®, ktorá publikuje používateľské a redakčné recenzie softvéru a aplikácií pre firmy.

Čo-ak scenáre

Počas fázy plánovania je potrebné overiť náklady a čas oproti cieľom.

Čo sa stane, keď sa použijú scenáre pri zmene údajov. Počítačový softvér potom prepočíta nové trvanie, pridelenie zdrojov a náklady, aby ponúkol možné možnosti.

Ak plánovací softvér preukáže, že požadovaný dátum dokončenia presahuje povolený čas alebo náklady, musí vedúci projektu preskúmať tri možnosti:

• Zistite, ktoré úlohy je možné vykonávať paralelne alebo ktoré možno čiastočne pokryť, a potom tieto úlohy znova paralelne pripojte k sieti. Počítač potom odhadne kratšie trvanie projektu.
• Zadajte nový povinný dátum dokončenia a počítač vypracuje nový dátum spustenia.
• Zistite, či je možné skrátiť trvanie kritických úloh. To je možné dosiahnuť vložením väčšieho množstva zdrojov, dlhšou prácou, znížením kvality, ktorá zníži množstvo práce, alebo použitím prefabrikátu.

Ak plánovací softvér preukáže, že náklady budú vyššie ako pridelený rozpočet, projektový manažér môže znížiť počet zdrojov, skrátiť harmonogram alebo znížiť kvalitu produktu.

Vysvetlenie pojmov a výrazov

Tu je vysvetlenie niektorých slov alebo výrazov použitých vyššie:

• Rozdelenie zdrojov priraďuje zdroje, ako napríklad čas, osoby a nástroje, mnohým úlohám tak, aby boli dodržané stanovené termíny.
• Vyrovnávanie zdrojov je technika, ktorá upravuje dátumy začiatku a konca v súlade s obmedzením zdrojov tak, aby sa vyvážil dopyt po zdrojoch s dostupnou ponukou.
• Štruktúra rozpisu práce rozdeľuje projekt na menšie súčasti, pričom každá sa zameriava na výstup.
• Organizačná štruktúra rozdelenia je model, ktorý podrobne popisuje organizačný rámec pre plánovanie projektu, správu zdrojov, sledovanie času a výdavkov, alokáciu nákladov, vykazovanie výnosov a ziskov a správu práce.
• Sledovanie času vedie záznamy o odpracovaných hodinách.
• Sledovanie výdavkov vedie evidenciu vynaložených prostriedkov.

Projektový manažment: Definovanie cieľov

• Projektový manažment: Definovanie cieľov

  Prax projektového riadenia je dobre zavedená. Má rozšírený sortiment v rôznych priemyselných odvetviach. V súčasnosti sa uplatňuje niekoľko firiem a organizácií v oblastiach ako marketing, financie, vývoj produktov, spotrebiteľské služby a vláda

Projektový manažment: Monitorovanie a riadenie ľudí

• Riadenie projektu: Monitorovanie a riadenie ľudí Riadenie

  projektu nemusí byť vo veľkom meradle a neobmedzuje sa iba na veľké projekty. Niektoré z informácií uvedených v mojich 3 článkoch o Princípoch riadenia projektu môžete použiť na vypracovanie osobného akčného plánu.