Otázky, ktoré by si mal manažér projektu položiť pri začatí nového projektu

Počas niekoľkých prvých týždňov práce na novom projekte, ktorý nastaví tón a bude riadiť zvyšok projektu, je potrebné zhromaždiť kľúčové informácie. Medzi dôležité prvky, ktoré je potrebné spojiť, patria:

Prečo sa podnikanie u tohto projektu posúva vpred
Kto je najdôležitejšou osobou pre celý projekt
Či je cieľovým dátumom splatnosti tvrdá čiara v piesku
Aké sú kritériá úspešnosti projektu?

Tento článok poskytuje prehľad všetkých kľúčových prvkov, ktoré musíte zhromaždiť, aby ste zaistili, že sa váš projekt dostane správnou nohou.

Rozumie podnik hodnotovej ponuke?

Toto je možno najdôležitejšia otázka, ktorú si môžete položiť. Rozhodnutie o tom, či sa navrhovaná práca zmení na formálny projekt, by malo byť do značnej miery založené na obchodnom prípade, ktorý by mal obsahovať hodnotový návrh spojený s touto prácou. Ak ako projektový manažér nenájdete obchodný prípad, prepracujte sa prostredníctvom kanálov, ktoré máte k dispozícii, a zistite, či nenájdete taký, ktorý by vám poskytol tieto informácie. Ak neexistuje žiadny obchodný prípad, je to červená značka, ktorú môže podnik pripravovať na prácu, ktorá nie je jasne premyslená, a existuje riziko, že podnik môže minúť veľa peňazí, ale za to nič nedostane.

Predtým, ako sa posuniete vpred v projekte, je vašou úlohou pozdvihnúť varovný signál na potrebné strany a pripraviť budovanie obchodného prípadu a súvisiaceho hodnotového návrhu, ak taký ešte neexistuje. Predtým, ako budete pokračovať v projekte, chcete všetkým objasniť, o čo v danom prípade ide.

Ak sa však projekt posúva z oveľa vyššej úrovne, môžete mať tlak na to, aby ste sa vzdali vytvárania obchodných prípadov a aby ste s projektom napredovali. Toto je obchodné rozhodnutie a pokiaľ máte zdokumentované, že ste sa pokúsili vytvoriť obchodný prípad, mali by ste mať pokryté svoje základne pre prípad, že sa projekt stane finančnou jamou a C-suite sa začne pýtať, prečo je podnikanie dokonca aj spustenie tohto projektu.

Jasné pochopenie hodnotovej ponuky pomáha zabezpečiť, aby sa podnikanie neposúvalo vpred s projektmi, ktoré nevrátia žiadnu hodnotu.

Ukončite blog včiel

Existuje sponzor výkonného projektu?

Je nevyhnutné sa pred začatím projektu uistiť, že viete, od koho bude smerovanie projektu na vysokej úrovni pochádzať. Ak pracujete na projekte, do ktorého je zapojených veľa starších ľudí, každý z nich môže začať konať, akoby šou riadil, aj keď to tak nie je. Vždy by mal existovať výkonný sponzor, ktorý poskytuje vedenie a vedenie na vyššej úrovni, a odtiaľ by mali pochádzať pochodové objednávky. Táto osoba bude rozhodujúca pri určovaní toho, aké sú v konečnom dôsledku požiadavky projektu, a bude tiež niekým, o koho sa môže manažér projektu oprieť, aby vytiahol ďalších vedúcich vodcov späť do radu a odbúral bariéry, ktoré pomôžu udržať veci v pohybe.

Rozbehol podnik podobný projekt?

Musíte sa opýtať, či je v podniku spustený podobný projekt, na ktorom budete pracovať predtým. Ak podnik prevádzkuje podobný projekt, je možné, že budete môcť vykopať všetky dokumenty a artefakty spojené s týmto projektom a využiť tieto informácie pre svoj projekt. Napríklad, ak existuje dokument odrážajúci získané skúsenosti, mohli by ste sa vyhnúť niektorým chybám, ktoré tento projekt trápili. Ďalej by ste sa mohli pozrieť na niektoré riziká, ktoré projektový tím dokumentoval počas celého projektu, a zistiť, či ide o legitímne hrozby pre váš projekt. Môžete sa tiež pozrieť na členov projektového tímu a zistiť, či existujú ľudia, ktorí sú stále v spoločnosti, ktorú by ste mohli preskúmať a zapojiť sa do vášho projektu. Aj keď nemôžete týchto ľudí vtiahnuť do svojho projektu,mali by ste byť schopní osloviť a viesť s nimi rozhovor o podobnom projekte, na ktorom pracovali.

Ako získať požiadavky na projekt od zainteresovaných strán

Existuje dátum, do ktorého je potrebné projekt uskutočniť?

Niekedy je konečný termín, ktorý sa má predložiť pre projekt na začiatku, mäkký dátum a ak tento dátum skĺzne, nemá to žiadny skutočný dopad. Ak je však cieľový dátum navrhnutý pre váš projekt tvrdý dátum - je nepružný a nie je tu priestor na jeho skĺznutie - musíte to vedieť. Vedieť, že dátum je nepružný, by vás malo prinútiť k úplnej analýze práce, ktorú je potrebné vykonať, a k dodržaniu harmonogramu, ktorý zostavíte, veľmi realisticky a čestne. Ak navyše po zostavení poctivého harmonogramu máte pocit, že existuje riziko, že sa projekt nemusí k uvedenému dátumu dokončiť, môžete sa najskôr na začiatku projektu porozprávať s vlastníkom firmy a nie o ďalšom postupe rozsahu projektu.

Vďaka jasným definíciám úspechu sa obchodný kruh vráti po určitom čase a overí si, že získava hodnotu, ktorú predpokladal, keď sa rozhodne v projekte pokročiť.

Strayer University

Čo bude definovať úspech projektu?

Definícia úspechu projektu je ďalším nevyhnutným predpokladom vstupu do nového projektu. Tieto informácie by ste mali byť schopní odvodiť po preštudovaní hodnotovej ponuky v obchodnom prípade. Napríklad ak pracujete ako projektový manažér pre káblovú spoločnosť a hodnotovým návrhom spojeným s týmto projektom je, že v priebehu roka zaznamenáte 10% nárast počtu predplatiteľov, potom by ste mali zvážiť definovanie úspechu ako 10% nárast počtu predplatiteľov jeden rok po dokončení projektu. Je dobré mať aspoň dve až tri metriky, ktoré môžete použiť na meranie úspešnosti projektu.

Aké zručnosti budú potrebné v projektovom tíme?

Nikdy nie je príliš skoro začať uvažovať o tom, koho budete chcieť zahrnúť do projektového tímu. Zdroje sú na niektorých miestach veľmi obmedzené a každý chce najlepších ľudí vo svojom tíme. Vo výsledku je dôležité začať vytvárať zoznam schopností, ktoré by ste chceli vidieť vo svojich členoch tímu, aby ste mohli začať identifikovať ľudí, ktorých chcete do projektu zapojiť, skontrolovať ich dostupnosť a prípadne si ich nárokovať. po celú dobu, počas ktorej máte pocit, že ich vo svojom projekte budete potrebovať.