Obsah:
- Čo sú to minúty?
- Ako sa pripravujem na stretnutie
- Čo robím počas stretnutia
- Preskúmanie a distribúcia zápisnice
- Použite toto iba ako referenciu
Trvá minúty.
Čo sú to minúty?
Zápisnice sú krátke poznámky, ktoré si robím počas stretnutia alebo diskusie. Zaznamenávam ich, aby nám neuniklo nič, o čom sa diskutovalo alebo sa dohodlo na stretnutí. Zápisnicu oficiálne schvaľuje predseda a vedie sa ako záznam, ktorý patrí organizácii. Môžu im pomôcť pri akýchkoľvek vyšetrovaniach, ktoré sa uskutočnia v budúcnosti. Poskytujú tiež záznam o tom, aké rozhodnutia sa na stretnutí prijali a kto bude podľa nich konať.
Zápisnica je vždy krátka a čistá a je napísaná jednoduchým jazykom, pretože musí k nej dochádzať alebo k nej mať prístup ľudia s rôznymi úrovňami štandardov v tomto jazyku, v mojom prípade angličtine. Ktokoľvek, kto sa nemohol zúčastniť stretnutia, a kto potrebuje vedieť, čo sa na stretnutí stalo, bude mať úžitok z jednoduchej písomnej zápisnice.
Ako sa pripravujem na stretnutie
Organizujem a pripravujem sa na schôdzku zhromažďovaním informácií pre program, odsúhlasením predsedom položky, ktoré majú byť zaradené do programu, šírením programu s podpornými dokumentmi, rezerváciou zasadacej miestnosti, informovaním všetkých zúčastnených o dátume, čase, mieste konania a účelu a organizovaním občerstvenia. Mám tiež podrobnosti o všetkých návštevníkoch a ospravedlneniach potrebných na stretnutie.
Mám program v ruke a všetky potrebné poznámkové bloky a perá pripravené na zápisnice. Pozorne počúvam diskusiu a dôležité body si zapisujem.
Čo robím počas stretnutia
V priebehu rokovania neustále komunikujem so svojím predsedom a zabezpečujem, aby sa program sledoval tak, ako bol prerokovaný a schválený. Zriedka, z dôvodu nevyhnutných okolností, bude potrebné zmeniť alebo dodržať postupnosť programu postupne, ale účastníci budú oboznámení so zmenou a dôvodom, aby nedošlo k nejasnostiam. Zaisťujem tiež, aby predseda zhŕňal dôležité body, a aby účastníci prijímali všetky prijaté rozhodnutia, berúc do úvahy konflikty názorov. Zaistím tiež, aby sa pre každý bod programu robili kroky.
Sústredím sa na to, že si zapíšem, o čom sa rozhodlo a kto to urobí. Každej položke dávam samostatný nadpis a čoskoro po stretnutí sa pokúsim napísať svoje hrubé poznámky. Dbám na to, aby bola zápisnica presná, metodická, gramaticky správna a výstižná a aby bola napísaná v jednoduchom a ľahko zrozumiteľnom jazyku. Uisťujem sa, že sú svojou formou a obsahom konzistentné a že sa sústredím na prijaté rozhodnutia. Zápisy sa tiež vypracúvajú v dohodnutom formáte podľa bodov programu a v prípade potreby majú prehľadné nadpisy.
Preskúmanie a distribúcia zápisnice
Po spísaní zápisnice si nájdem čas, aby som ju skontroloval a spustil pred predsedom na schválenie a na vykonanie potrebných zmien, než ich rozošlem potrebným členom. Zápisnica sa distribuuje ako chránený dokument e-mailom potrebným zamestnancom. Zaisťujem, aby sa všetky kroky, ktoré je potrebné sledovať, vybavili v požadovanom časovom rámci.
Minúty sa ukladajú na pevný disk pre neskoršie použitie. Slúžia ako záznam pre každú osobu, ktorá v budúcnosti prevezme akékoľvek pozície, pre referenčné účely.
Použite toto iba ako referenciu
Ako láskavo nekopírujte nič tu zadané a zobrazte to vo svojom súbore. Toto bolo zverejnené tu, iba aby vám pomohlo získať predstavu o porozumení toho, čo od vás očakávajú a ako musíte písať. Keď si pripravujete vlastné súbory, budete sa musieť týkať svojej vlastnej pracovnej oblasti a organizácie a držať sa jej. Ďakujem za spoluprácu.