Screening resumes: tipy pre nových manažérov

Pretože nebudete mať čas na pohovor so všetkými, musíte byť pri posudzovaní kandidátov selektívni.

Personálne zabezpečenie spoločnosti Amtec

Ako novému manažérovi alebo nadriadenému, ktorý sa podieľa na prijímaní zamestnancov, sa vám niekedy môže stať, že vám odovzdajú hromadu životopisov alebo žiadostí o prácu.

Keď je pozícia otvorená, často existuje takmer nezvládnuteľný počet uchádzačov, ktorí sa hlásia alebo sa nachádzajú v zložkách oddelenia ľudských zdrojov. Ako zaneprázdnený manažér určite nemôžete urobiť osobný pohovor so všetkými kandidátmi; najmä ak nie všetky sú skutočne kvalifikované alebo vhodné na pozíciu, ktorú sa pokúšate obsadiť.

Iste, byť schopný účelne odfiltrovať tých kandidátov, ktorí nie sú skutočne kvalifikovaní pre danú prácu alebo majú iné diskvalifikujúce atribúty, by bol obrovský prínos.

Personalisti sa tým zaoberajú neustále. Môžete si vziať niekoľko lekcií z ich príručky, ktoré vám pomôžu obmedziť výber a ušetria veľa času. Budem diskutovať o niekoľkých taktikách, ktoré vám pomôžu začať.

Niekoľko všeobecných myšlienok

Najskôr je potrebné si uvedomiť, že úvodné skríning aplikácií alebo pokračovanie je iba prvým krokom v procese prijímania zamestnancov. Vaším cieľom je zúžiť váš výber tak, aby ste väčšinu času zamerali na najlepších kandidátov. Telefonické a osobné pohovory by ste mali viesť iba s kandidátmi, ktorí sa s najväčšou pravdepodobnosťou najlepšie hodia pre vašu otvorenú pozíciu. Tento skríning je jednoduchým krokom k usporiadaniu ľudí do skupiny „odmietnuť“ alebo „naplánovať rozhovor“.

Po druhé, je dobré sa dobre pripraviť predtým, ako začnete s procesom skríningu. V ideálnom prípade by ste si mali vypracovať kontrolný zoznam požiadaviek, ktoré chcete vidieť u každého kandidáta, ktorého považujete.

Ak sa na výberovom procese zúčastnia ďalší jednotlivci, budete pravdepodobne chcieť získať ich vstup (alebo aspoň súhlas) do vypracovania kontrolného zoznamu (-ov). Typ pozície, ktorú prijímate, ovplyvní, do akej miery bude podrobný váš kontrolný zoznam, ale môže obsahovať:

• špecifické zručnosti
• pracovné skúsenosti
• vzdelanie, licencie alebo registrácie
• vedomosti
• osobná charakteristika
• kompetencie
• úspechy
• špecifické vekové požiadavky, ak si to práca vyžaduje

Tento kontrolný zoznam by sa mal používať dôsledne a objektívne.

Pravdepodobne si vytvoríte komplexnejší kontrolný zoznam, ktorý budete používať počas procesu pohovoru. Pravdepodobne to bude založené na popise práce, základných povinnostiach a zodpovednostiach a možno medziľudských a behaviorálnych charakteristikách, ktoré sú pre prácu kritické. V niektorých organizáciách sa vykonáva komplexný audit úloh, aby sa zabezpečilo, že všetky kritické funkcie sú identifikované a odrážajú sa v popisoch úloh. Vďaka tejto úrovni definície je proces skríningu, pohovorov a výberu oveľa ľahší a je pravdepodobnejšie, že bude úspešný.

Ale zatiaľ bude tento predbežný kontrolný zoznam o niečo podrobnejší, aby ste mohli rýchlo pracovať.

Aké by mali byť vaše skríningové kritériá?

Presne to, čo počas tohto procesu zisťujete, závisí od pracovných požiadaviek, ktoré máte pre otvorenú pozíciu.

1. Dokument, ktorý skrínujete, sa dá často použiť na to, aby ľudia na základe prezentácie vylúčili alebo zvážili ďalšie úvahy. Napríklad:

• Je životopis usporiadaný, čitateľný a bezchybný, pokiaľ ide o pravopis a gramatiku?
• Je motivačný list dobre napísaný, stručný, ale plný užitočných informácií?
• Je žiadosť vyplnená úplne, je čitateľná a postupoval podľa pokynov?

V niektorých zamestnaniach tieto typy vecí nemusia byť rozhodujúce. V takom prípade ich jednoducho nezahrňte do rýchleho posúdenia.

2. Ďalším kritériom, ktoré je potrebné zvážiť, by boli minimálne požiadavky na prácu. Môžu to byť napríklad vlastníctvo preukazu alebo registrácie, ktoré sa požadujú, minimálna požiadavka na vzdelanie, je právne spôsobilá na prácu v krajine, najmenej jeden rok praxe v konkrétnom type pracovného prostredia alebo iná požiadavka, že by niekoho automaticky vylúčil, keby ho nemal.

Pri prezeraní životopisu alebo prihlášky by ste si mali najskôr skontrolovať tieto minimálne požiadavky, aby boli vylúčení kandidáti, ktorí tieto veci nevlastnia, a aby ste zbytočne nevenovali čas preskúmaniu ich dokumentov. Ale pre tých, ktorí vyhovejú, môžete pokračovať v skríningu na vyššej úrovni.

3. Dodatočné kritériá by vychádzali z kvalifikácií, ktoré by boli uprednostňované alebo veľmi žiaduce. Ak by uchádzač disponoval týmito kvalifikáciami, bol by silným kandidátom hodným osobného pohovoru.

V tomto okamihu by mohli vstúpiť do hry špecifické zručnosti, kompetencie, úspechy, pracovné skúsenosti atď. Možno potrebujete niekoho, kto má skúsenosti s konkrétnym zaobchádzaním, metódami analýzy, používaním určitého vybavenia alebo znalosťami konkrétneho softvéru. Teraz je čas hľadať to. Niektoré z týchto skríningov je možné vykonať jednoduchým vyhľadaním kľúčových slov, ale niekedy musíte odvodiť na základe názvov pracovných pozícií, popisov pracovných povinností alebo dosiahnutých výsledkov.

Ak je to pre prácu dôležité, je možné skontrolovať aj mäkké zručnosti alebo veci, ktoré sú kvalitatívnejšie. Mohli by sa hľadať silné komunikačné schopnosti, vodcovské schopnosti, riešenie problémov, tvorivé myslenie alebo flexibilita. To si vo všeobecnosti vyžaduje dôkladnejšie preskúmanie, ale určite to môže pomôcť znížiť počet kandidátov, ktorí sa považujú za vhodných na pohovor.

Je rovnako dôležité kontrolovať mäkké zručnosti ako aj pracovné skúsenosti.

Personálne zabezpečenie spoločnosti Amtec

Niekoľko vecí na zapamätanie

Životopisy a dokonca aj aplikácie môžu byť trochu klamlivé.

• niektorí uchádzači o prácu nevedomky vynechajú dôležité informácie.
• niektoré sú lepšie v písaní sprievodných listov a životopisov, ako v schopnostiach potrebných pre danú prácu.
• niektorí, ktorí si v zamestnaní počínajú mimoriadne, sú slabí pri písaní životopisov a motivačných listov.
• priestor je obmedzený, takže úplné opisy úspechov a pracovných povinností nie sú skutočne možné.
• niektorí jedinci sa pokúsia nafúknuť svoje skúsenosti, úspechy alebo kvalifikáciu.
• niekedy môžu byť poskytnuté informácie mätúce alebo zdanlivo nekonzistentné.
• názvy pracovných pozícií sa v organizáciách / spoločnostiach neuplatňujú dôsledne, takže samy osebe nemusia znamenať veľa.

Z týchto a ďalších dôvodov je možné nesprávne posúdiť vhodnosť daného kandidáta. Niekedy by stálo za to preskúmať viac prostredníctvom telefonického pohovoru pred preverením kandidáta, pokiaľ prešiel zbežným skríningom položiek, ktoré „musíte mať“. Vaše triedenie aplikácií alebo životopisov môže skončiť tromi kategóriami:

• odmietnuť
• objasniť viac prostredníctvom telefonického rozhovoru
• naplánovať osobný pohovor

Niektoré bežné veci, ktoré si môžu vyžadovať objasnenie počas telefonického alebo osobného pohovoru, môžu zahŕňať:

• vynechaná informácia
• medzery v zamestnaní (zistite okolnosti)
• dôvody častých zmien pracovných miest
• dôvody na odchod z predchádzajúcich zamestnaní
• povinnosti a zodpovednosti vyplývajúce z určitých pracovných pozícií, ak nie je výslovne uvedené písomne
• kvantitatívny „dôkaz“ o dosiahnutých výsledkoch, pokiaľ nie je uvedený písomne
• dôkaz o akejkoľvek schopnosti, ktorú ste mohli odvodiť, iba na základe vášho skríningu ich životopisu alebo aplikácie

Ďalšie kroky

Preverili ste teda všetky dostupné životopisy alebo prihlášky, teraz je čas naplánovať si telefonické pohovory, ak máte hraničných kandidátov alebo kandidátov, o ktorých si myslíte, že potrebujete viac informácií, aby ste určili ich vhodnosť na pohovor. Samozrejme, skôr ako zavoláte, mali by ste mať konkrétne ciele / otázky, ktoré vám umožnia vylúčiť ich na základe informácií, ktoré poskytujú.

Po identifikácii všetkých vašich najlepších kandidátov si budete musieť naplánovať osobné pohovory. To je samozrejme potrebné koordinovať s ostatnými osobami, ktoré majú byť zahrnuté do výberového konania.

Ako už bolo spomenuté vyššie, osobné pohovory sa najlepšie uskutočňujú pomocou iného kontrolného zoznamu, ktorý pokrýva kritické položky v popise práce. Môže obsahovať hodnotiacu stupnicu pre každú položku s cieľom porovnať uchádzačov o zamestnanie. Technické alebo klinické zručnosti, pracovné skúsenosti, behaviorálne alebo medziľudské schopnosti atď. Sú všeobecne zahrnuté v kontrolnom zozname pre pohovor. Každý anketár by sa mal podieľať na vypracovaní kontrolného zoznamu.

Použitím kontrolného zoznamu počas úvodného zisťovania aj počas osobných pohovorov môžu zamestnávatelia zabezpečiť spravodlivý a konzistentný prístup pri rozhodovaní o prijatí do zamestnania a pravdepodobne budú schopní nájsť najvhodnejší kandidát pre danú prácu.

© 2018 Christine Mulberry