Strategické plánovanie pomocou inteligentnej analýzy, analýzy SWOT a stúpania

Strategické plánovanie

Písanie dynamického strategického plánu a hodnotenie vašej organizácie by malo zahŕňať zavedené analytické nástroje.

„Strategické plánovanie je systematický prístup danej organizácie k rozhodovaniu o problémoch, ktoré majú zásadný a rozhodujúci význam pre jej trvalé dlhodobé zdravie a vitalitu“ (Steiss).

Tu sú 3 analytické nástroje, ktoré by mala vaša organizácia zvážiť:

SMART: Konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo ohraničené

SOAR: Silné stránky, príležitosti, túžby a výsledky

SWOT: Silné a slabé stránky, príležitosti a hrozby

Písanie SMART cieľov

Sú ciele vašej organizácie napísané vo forme „SMART“ cieľov? Sú „konkrétne“, „merateľné“, „dosiahnuteľné“, „relevantné“ a „časovo ohraničené“? Príklad: Do 30. júna 2021 100% zamestnancov úspešne dokončí bezpečnostný kurz OSHA.

Ciele SMART sú dôležité pre strategické plánovanie, pretože sa zameriavajú na efektívnosť organizácie. Ciele a ciele, ktoré sú jasné, efektívne a efektívne, presiahnu organizáciu a inšpirujú vedenie a zamestnancov, aby ich nasledovali.

Zvážte tieto tri cieľové oblasti: poskytovanie služieb, ľudské zdroje a rozvoj zdrojov. Ciele pre tieto tri oblasti píšte podľa formátu SMART. Vaše ciele v oblasti rozvoja zdrojov by sa mali usilovať o zvýšenie počtu dobrovoľníkov a príspevkov. Ciele napíšte tak, aby boli vyčísliteľné a dosiahnuteľné.

Zložky strategického plánu

Napíšte jasné ciele a zámery.
Stanovte si primerané časové rámce.
Merajte produktivitu, zlepšovanie kvality a poskytujte analýzy nákladov.
Hľadajte spoluprácu, inšpirujte sa inováciami a merajte dopad výhod pre komunitu.
Vytvorte rozpočet, ktorý súvisí s požiadavkami na grant. Umožnilo by to viac merateľných meraní výkonnosti, ako aj analýzu nákladov a prínosov.
Identifikujte výkonnú rolu v riadení zmien a celkovej organizačnej kontrole.
Zhodnoťte smerovanie a účel vašej organizácie.
Identifikujte a kvantifikujte ukazovatele výkonnosti.
Váš plán by mal klásť dôraz na zlepšenie vzťahu s klientom.

SWOT analýza

Sú s trengths, w eaknesses, o pportunities a t hreats identifikované? SWOT analýza je všeobecne akceptovaný nástroj na hodnotenie výkonu. Malo by to však byť viac ako cvičenie generujúce zoznam (Kearns). Pomocou štyroch analytických nástrojov dôkladne vyhodnotte svoju organizáciu.

Zamerajte sa na identifikáciu viac silných ako slabých stránok vašej organizácie. Pamätajte na to, že výskumy a skúsenosti ukazujú, že „zameranie na silné stránky jednotlivcov a organizácií je oveľa účinnejšie a efektívnejšie ako zaoberanie sa nedostatkami“. (O'Neill).

Identifikujte príležitosti svojej organizácie na úspech. Niektoré organizácie sú v pokušení sústrediť sa iba na príležitosti a rozvíjať ich zdĺhavo, zatiaľ čo silným a slabým stránkam a hrozbám sa nevenuje toľko pozornosti. Zameranie na príležitosti dáva organizácii zmysel pre nadhľad a vzbudzuje nádej a hrdosť.

Rozvíjajte všetky štyri kategórie primerane a čo najvyváženejšie.

Analýza stúpania

Podobne ako pri SWOT analýze je SOAR rozumnou alternatívou pre váš plán. Oba dva nástroje pre plánovanie a vyhodnocovanie požiadajte organizáciu identifikovať s trengths a O pportunities. Avšak stúpať pozýva vaša organizácia identifikovať spirations a r esults. Merriam Webster definuje ašpiráciu ako: „Silná túžba niečo dosiahnuť.“

SOAR je dôležitý pre strategické riadenie, pretože inšpiruje inovácie. Aké sú ambície a ambície organizácie? Existujú nové prístupy k vášmu obchodnému procesu, ktoré by sa mali brať do úvahy? Dajú sa odvážiť nové metódy? Ak sa zapracovali nové nápady, čo sa získalo? Aké boli výsledky? Inovácie a výsledky by mali byť vyčísliteľné.

Demografické a ekonomické faktory

Je obzvlášť dôležité vziať do úvahy demografické a ekonomické faktory, pretože sú najdynamickejšími premennými pri plánovaní. Ciele strategického riadenia by mali byť časovo ohraničené a mali by zahŕňať krátkodobé aj dlhodobé ciele. Projekujú sa na definované časové obdobie rôzne demografické a ekonomické faktory? (Steiss). Aj keď je veľa vyhlásení o misii napísaných v časovom rámci 3 - 5 rokov, uvažujte o dlhodobejších 20 - 30-ročných vyhláseniach o vízii. Zvážte údaje o trhu ako súčasť ekonomického hodnotenia vašej organizácie. Určte a poskytnite údaje o sčítaní ľudu.

Spolupráca a sociálne inovácie

Zahŕňa vaša organizácia spoluprácu aj sociálne podniky ako mechanizmy na podporu väčšej sociálnej inovácie? Produktivita a zlepšenie kvality sa najlepšie merajú podľa toho, ako dobre organizácia spolupracuje s inými entitami. Je vaša organizácia schopná merať sociálne inovácie? Mohlo by to zahŕňať inšpiratívny vstup komunity s cieľom identifikovať spôsoby, ako zlepšiť sociálne podmienky oblasti. Organizácie majú tendenciu identifikovať využitie spolupráce v roli programových služieb. Niektoré programy sa môžu pochváliť najmodernejšími najmodernejšími postupmi. Tieto komponenty musia byť tiež kvantifikovateľné.

Výhody pre komunitu a dopadové opatrenia

Poskytuje vaša organizácia informácie o tých, ktorí majú z týchto aktivít priamy úžitok (klienti a členovia), ako aj dopadové opatrenia, ktorých cieľom je odzrkadliť čistý prínos pre širšiu komunitu? Preskúmajte výstupy a výsledky organizácie. Identifikujte výhody, ktoré je možné vyhodnotiť pomocou analýzy nákladov a prínosov. Ako alternatívu môžete identifikovať a analyzovať opatrenia týkajúce sa vplyvu. Niektoré organizácie poskytujú základné predpoklady služieb. Tu je príklad nejasného tvrdenia, ktoré sa nachádza v správe neziskovej organizácie: „Zapojenie a účasť na živote komunity má pozitívny vplyv na ľudí so zdravotným postihnutím.“ Predpokladáme, že plán má pozitívny vplyv, ale nie sú k dispozícii žiadne štatistiky. To sa dá považovať za nedostatok, najmä ak sa vyžaduje, aby sa podávali správy o dopadových opatreniach.Organizácia mohla povedať: „V roku 2020 dostalo naše služby 405 osôb so zdravotným postihnutím. 375 si dokázalo nájsť prácu na čiastočný úväzok.“

Ciele rozpočtu, grantu a procesu

Poskytnite formálny rozpočet. Stanovuje rozpočet pracovný finančný plán projektu, aby bolo možné merať a vykazovať pokrok a výkonnosť pracovníkov spravujúcich fondy? Špecifikácie grantu budú spravidla vyžadovať, aby personál vykonal opatrenia na zabezpečenie výkonu. Každý zdroj príjmu a výdavok musia byť jasne zdokumentované. Uveďte podrobnosti o zdrojoch financovania. Nepoužívajte vágne vyhlásenia typu: „Vládne zmluvy sú stále významným zdrojom financovania.“ Identifikujte a vyčíslite zdroj financovania. Napríklad uveďte zoznam organizácií, ktoré uzavreli zmluvu s uvedeným vládnym subjektom, a uveďte výšku financovania v dolároch. Ak sa na založenie alebo udržanie organizácie použili nejaké finančné prostriedky, poskytnite údaje. Nedostatok dokumentácie môže byť ďalším nedostatkom pre organizáciu počas hodnotenia grantu.

Váš strategický plán by mal obsahovať požiadavky na grant. Ďalej má rozpočet priamy odkaz na metódy (ciele procesu) a komponenty hodnotenia v rámci špecifikácií a požiadaviek grantu? Je dôležité prepojiť rozpočet s cieľmi procesu, aby sa zlepšila efektívnosť nákladov a efektívnosť.

Niektoré organizácie identifikujú úsilie o získanie finančných prostriedkov ako súčasť finančného a strategického plánovania. Nepoužívajte vágne vyhlásenia typu: „Počet príspevkov na podporu prevádzkového rozpočtu sa zvyšuje o 25%.“ Identifikujte sumu zahrnutú do zbierky prostriedkov, aby mohol ktokoľvek vypočítať 25% nárast. Ďalším príkladom nejasného vyhlásenia nájdeného v strategickom pláne: „Máme nadačný fond vo výške 1 milión dolárov.“ Potrebné sú ďalšie podrobnosti týkajúce sa spôsobu nastavenia nadačného fondu. Váš strategický plán musí obsahovať kópiu rozpočtu a prepojiť ho s cieľmi procesu.

Príklad grantových požiadaviek

Efektívna komunikácia

Komunikuje administratíva vašej organizácie o potrebe zmien a o tom, ako je možné ich úspešne dosiahnuť? Je dôležité preukázať, že širokej komunikácie sa dá dosiahnuť efektívne a výnosne. Ak vaša organizácia prechádza zmenami, aký komunikačný proces sa používa? Ako sa to riadi alebo kontroluje? Aj keď zmeny očakávajú mnohé organizácie, v pláne je potrebné dobre rozvinúť ich kontrolu a komunikáciu.

Záväzok manažmentu zmeniť

Ak sa zmena implementuje do nového systému riadenia, vedie k nej alebo existuje dôkaz o záväzku výkonnej moci, otvorenej a dôveryhodnej kultúre a zmocnení zamestnancov? Aj keď to môže byť ťažké identifikovať a zmerať, diskutuje strategický plán alebo ponúka náhľad na to, či sú riadiaci pracovníci zaviazaní? Je kultúra taká, ktorá presahuje pracovný vzťah a vzbudzuje nádej, presvedčenie a dôveru v organizáciu a navzájom? Posilnenie postavenia zamestnancov by sa mohlo prejaviť podľa toho, koľko vstupov a buy-inov sa zvažuje, a miery voľnosti, ktorá sa im páči. Aká veľká miera voľnosti sa dáva každému zamestnancovi?

Niektoré organizácie dodržiavajú súbor základných prevádzkových hodnôt. Podporuje vaša organizácia starostlivý prístup, pohotovú reakciu, úctu, individualizovanú podporu, rozmanitosť, integritu a zodpovednosť, najmodernejšie postupy, partnerstvá, advokáciu a finančnú udržateľnosť? Ak áno, ako sa merajú? Servisné agentúry by sa mali zamerať na vzťah so svojimi klientmi. Zamerajte sa na vzťah medzi zamestnancom a vedením. Dobre napísaný strategický plán bude obsahovať aj splnomocnenie zamestnancov.

Odporúčania

Aj keď existuje veľa kritérií, ktoré možno použiť na presné vyhodnotenie vášho strategického plánu, nezabudnite zahrnúť tieto kľúčové hodnotiace značky:

Rozpočet

Váš plán by mal obsahovať rozpočet. Poskytnite informácie o grantových požiadavkách a akýchkoľvek vládnych financiách. Uveďte sumy. Prepojte rozpočet s plánom. To by zase umožnilo merateľné výkonové štandardy.

Ciele a ciele

Ciele a ciele by mali jasne zodpovedať kritériu „SMART“. Zaistite, aby boli ciele merateľné. Poskytnite údaje na výpočet pomeru nákladov a prínosov. Poskytnite vyčísliteľné vstupy, výstupy, výsledky a dopady.

Zapojenie zamestnancov

Vedenie spoločnosti by malo vytvárať pozitívne pracovné prostredie podporou vstupu do tímu. To je obzvlášť dôležité v agentúre poskytujúcej služby, aby agenti mohli efektívne osloviť tých, ktorí to potrebujú, so zmyslom pre hrdosť a inováciu.

Zhrnutie

Vyvážený strategický plán sa bude snažiť zahrnúť všetky tri metódy plánovania a analýzy (SMART, SWOT a SOAR). Mal by byť napísaný tak, aby umožňoval nápravu akýchkoľvek nedostatkov. Plán by mal obsahovať informácie o rozpočte, ako aj grantové požiadavky. Zdôraznite silné stránky a príležitosti. Uznávajte hrozby a slabosti. Buďte otvorení zmenám a považujte svoj plán za dynamický. Dodržiavanie týchto iniciatív umožní vašej organizácii prechádzať našou neustále sa meniacou dobou.

Referencie

Austrálska komisia pre produktivitu (2010). Príspevok neziskového sektoru, výskumná správa, Canberra.

Chanley, S. (2011). 5. týždeň: 6. týždeň analýza nákladov a rozpočtovanie - prednáška 6. týždňa.

Cummings, TG & Woorley, CG (1995). Požiadavky na úspešnú organizačnú zmenu . Authenticity Consulting LLC. Zdroj: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "

Kearns, KP (1992). Od komparatívnej výhody k kontrole poškodenia: Vyjasnenie strategických problémov pomocou SWOT analýzy. Neziskové riadenie a vedenie 3 (1), 3-22. doi: 10,1002 / nml. 4130030103

O'Neill, C. (2007). SOAR don't SWOT: Strategické plánovanie založené na aktívach. Revízia správnych rád a neziskových organizácií . Rancho Santa Margarita, CA: Charity Channel LLC.

Steiss, AW (2003). Strategické riadenie pre verejné a neziskové organizácie. New York: Marcel Dekker, Inc.